3 herramientas esenciales para almacenar tus documentos de forma segura

1. Cajas fuertes digitales para tus documentos importantes

Lo primero es lo primero: ¿qué es una bóveda digital (CFN)? Es un espacio de almacenamiento online que garantiza un alto nivel de seguridad para todos tus documentos más personales. Las cajas fuertes electrónicas son prácticas para las personas que desean centralizar sus documentos administrativos en una sola plataforma (avisos fiscales, facturas, contratos, etc.).

Las cajas fuertes digitales también son adecuadas para las empresas que desean configurar la distribución automatizada de documentos de recursos humanos a todos sus empleados, como las nóminas de cada mes, por ejemplo.

2. Plataformas para implementar GED efectivo

Para almacenar todos sus archivos de forma segura, también puede optar por EDM (Gestión electrónica de documentos). El GED está dirigido a empresas u organizaciones, en plena transformación digital, que deseen desmaterializar todos sus documentos administrativos y configurar un archivo digital realmente seguro para su estructura.

Las soluciones especializadas en EDM permiten: digitalizar y clasificar documentos, configurar una indexación inteligente de archivos, definir autorizaciones de acceso según grupos de usuarios, utilizar modelos de flujo de trabajo para automatizar procesos clave como el procesamiento de facturas o la integración de nuevos empleados, por ejemplo. .

3. Soluciones online para almacenar todos tus archivos

Las soluciones de almacenamiento de archivos le permiten guardar muchos archivos: documentos, fotos, videos, etc. Con estas herramientas en línea, puede organizar sus archivos de manera segura en carpetas y subcarpetas. También tienes la posibilidad de compartirlos con tus contactos, mientras controlas los parámetros de uso compartido (puedes autorizar o no a una persona para agregar o eliminar archivos).

Entre las soluciones más conocidas encontramos: Google Drive, iCloud, OneDrive o Dropbox. Esto puede diferir según las herramientas: capacidad de almacenamiento (cuántos GB o TB disponibles para almacenar archivos), funciones de colaboración o personalización de carpetas.

Bonificación: herramientas para guardar y proteger sus contraseñas

¿Aún no tienes un administrador de contraseñas? Es hora de tomar acción. Primera ventaja: ya no necesitas recordar todas tus contraseñas o escribirlas en un post-it, son guardadas por la herramienta. Segunda ventaja: el administrador le ofrecerá contraseñas “fuertes” que fortalecerán la seguridad de sus cuentas, sus datos e indirectamente, sus documentos almacenados en línea, como archivos adjuntos en sus correos electrónicos o fotos en su solución de almacenamiento. En resumen, para garantizar la seguridad de sus documentos, ¡es hora de acabar con las contraseñas vulnerables como: azerty o 123456!

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