En esta publicación, hemos seleccionado siete de los problemas más frecuentes que pueden dañar gravemente su sector de viajes de negocios.
Idealmente, los viajes corporativos requieren planificación táctica, precisión, conveniencia y comunicación a lo largo de varias reuniones para cerrar un trato justo.
Por simple que parezca, en realidad es bastante raro alcanzar este estándar ideal en la gestión de viajes corporativos.
En realidad, el proceso suele estar plagado de su propia serie de desafíos. Sin embargo, identificar estos desafíos puede ser el primer paso para resolver el problema antes de que convierta sus planes de viajes corporativos en una posible pesadilla.
7 problemas que pueden arruinar la gestión de tus viajes corporativos
Durante mucho tiempo, la microgestión definió en gran medida el ámbito de la gestión de viajes corporativos.
La razón principal de esto es que los viajes corporativos siempre han sido un gasto importante para las empresas. Al mismo tiempo, ofrecen un gran retorno de la inversión (ROI) que valida su necesidad.
Según un informe sobre turismo corporativo realizado por Economía de Oxfordcada dólar que las empresas gastan en viajes de negocios garantiza un retorno de 12,50 dólares en ingresos.
Sin embargo, la pandemia provocó un cambio colosal en el sector hacia la necesidad de una mayor transparencia y mayores medidas de cumplimiento. Se ha producido una importante rebaja en los viajes corporativos, lo que ha tenido importantes implicaciones comerciales para muchas empresas.
Esto ha llevado a la necesidad de reevaluar las principales cuestiones que pueden afectar a la gestión de viajes corporativos de su empresa. Aquí hemos seleccionado siete de los problemas más frecuentes que pueden dañar gravemente su sector de viajes de negocios.
¡Ahora, profundicemos!
1. Seguimiento del exceso de solicitudes de gestión de viajes
A menos que tenga un administrador de viajes corporativos dedicado, monitorear una larga lista de solicitudes de viaje puede ser una tarea difícil de manejar con su agenda habitual.
Dado que la tarea es la primera base para gestionar sus viajes corporativos, no puede seguir posponiéndola infinitamente. Sin embargo, un flujo continuo de solicitudes puede fácilmente consumir mucho tiempo y recursos de otras secciones de su negocio.
Además, cualquier problema de procedimiento al solicitar solicitudes de viaje puede tener consecuencias que provoquen dolores de cabeza para la persona responsable de monitorear esas solicitudes. Archivar las solicitudes y procesarlas según el protocolo se convierten en tareas adicionales para el gestor de viajes.
Para las empresas emergentes, cada desafío se magnifica aún más porque, en esencia, todavía estás aprendiendo en el trabajo. Sin la experiencia adecuada, monitorear el exceso de solicitudes de viajes puede convertirse en una tarea horrenda. Afortunadamente, puede confiar en los expertos de la industria para salir de tales situaciones.
La gestión de viajes corporativos de Travelperk Las guías son un excelente recurso para comprender los procesos básicos involucrados en el manejo de la planificación de viajes de negocios.
Al elegir recursos para solucionar este problema, asegúrese de confiar únicamente en expertos que tengan experiencia en el campo. Además, cuanto más profunda sea la guía, más valiosa será para explicar y abordar el problema en la realidad.
2. Gestionar la comunicación multicanal
Si monitorear un exceso de solicitudes no es suficiente desafío, también debe lidiar con un flujo de comunicación omnicanal. Hoy en día, todas las empresas emplean múltiples canales de comunicación para permanecer accesibles a sus equipos y clientes en todo momento.
Sin embargo, esto puede aumentar el estrés de su estrategia de gestión de viajes. Imagine que un empleado envía una solicitud de viaje por correo electrónico, mientras que otro empleado usa la aplicación de mensajería de Slack y otro usa WhatsApp Messenger para enviarle las solicitudes.
Si bien cada uno de ellos solo tiene que tomar la iniciativa de contactarte, como punto de contacto, debes ocuparte de revisar todas las plataformas para catalogar la lista de solicitudes.
Es bastante fácil no revisar algunas de las plataformas en un día de trabajo; sin embargo, eso significa que no catalogarás algunas solicitudes de viaje vitales que potencialmente pueden causar pérdidas.
Además, si la gestión de viajes corporativos es sólo una parte de su agenda diaria, el estrés constante de mantener comunicación en línea y en persona para las solicitudes de viaje será una interferencia. Obstaculizará su productividad y será una gran distracción para su flujo de trabajo habitual.
3. Seguimiento de autorizaciones de solicitudes
Si bien la afluencia de solicitudes es un desafío, el simple hecho de conquistar ese aspecto del proceso no afectará su estrategia de gestión de viajes corporativos. Debe seguir cada una de las solicitudes de aprobación de los recursos autorizados dentro de la empresa.
Los planes de viaje sólo podrán materializarse cuando se asignen los fondos para el proceso. Sin embargo, sólo la alta dirección puede conceder la financiación. La autoridad compartirá la carga de la toma de decisiones con el gestor de viajes, pero este no tendrá el tiempo adecuado para examinar las solicitudes y enumerarlas según su prioridad.
Teniendo en cuenta que cada solicitud puede llegar en momentos diferentes, compararlas entre sí para determinar el factor de prioridad de cada solicitud puede llevar mucho tiempo y, a menudo, ser confuso.
Sin embargo, si usted está a cargo de que el director ejecutivo de la empresa apruebe las solicitudes, no podrá darse el lujo de lamentarse del desafío de clasificar las solicitudes. Simplemente identifique el problema e implemente un sistema para ayudar a administrar el seguimiento de manera más efectiva desde el origen.
4. Seguimiento de las inversiones en viajes
Sin duda, la gestión de viajes corporativos forma parte de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de su negocio. Si desea realizar un seguimiento de sus gastos de viaje, debe compararlos con el ROI generado por los planes de viaje. Ciertos planes de viaje deben repetirse con frecuencia para obtener el máximo retorno de la inversión.
Sin embargo, algunos planes de viaje son básicamente una alternativa de pesca para recopilar información y presentar la marca a tu cliente. En estos casos, hay que monitorear los KPI para evaluar la ventaja de repetir ese plan en particular para obtener mejores retornos.
Descripción visual de Geckoboard de los KPI comerciales pueden reducir el tiempo de evaluación cuando se decide entre múltiples solicitudes de viaje. Simplemente puede controlar el desempeño del plan y decidir si vale la pena invertir parte de su presupuesto de viaje para realizarlo.
5. Reducir los costos de viaje
Si reduce los costos de sus viajes de negocios, potencialmente aumentará los retornos de ingresos para cada uno de los planes de viaje. Esto es obvio. Sin embargo, también es más fácil decirlo que hacerlo.
La mayoría de las empresas pasan por alto el mérito de buscar un inventario de bajo costo al preparar sus planes de viaje. Reservar transporte en clase ejecutiva y habitaciones de hotel en el último minuto puede traducirse fácilmente en mayores costos de viaje. Esto afectará directamente al margen de beneficio que espera de su estrategia de viaje.
No sacrifique buenas ofertas de viajes por conveniencia solo porque está reservando para su negocio. En todo caso, las nuevas empresas deberían tratar sus planes de viajes corporativos con tanta cautela como la que se necesita para buscar ofertas económicas para sus vacaciones personales.
6. Gestionar la reserva de itinerarios del personal.
Si no cuenta con una gestión de viajes corporativa dedicada, el mero trabajo de reservar múltiples itinerarios de viaje puede resultar exigente y poco realista. A menudo, las pequeñas empresas optan por la reserva automática de personal para reducir esta carga.
Idealmente, esto debería aligerar la carga de la dirección; También puede aumentar los costos de viaje. Debe implementar un sistema para supervisar el cumplimiento de las reglas de la empresa por parte del personal cuando reserva su propio itinerario corporativo.
Un sistema de cadena de aprobación dedicado lo ayudará a verificar el itinerario y los gastos en múltiples niveles. Esto ayudará a gestionar los costos y el cumplimiento de manera más realista.
7. Mantener la flexibilidad
Si bien el cumplimiento de las reglas es necesario, trate de no imponer un rigor tan estricto que resulte asfixiante para sus empleados.
Las empresas emergentes que ahorran dinero durante los viajes de negocios terminan dando una impresión laboral negativa a sus empleados actuales. Cuando se corre la voz en el mercado, esto también puede perjudicar el potencial de contratación de posibles empleados en el futuro.
Los viajes corporativos tienen un impacto positivo tanto en los empleados como en los clientes.
Los empleados esperan con ansias las oportunidades de viajar y las empresas suelen estar bastante satisfechas de ofrecérselas, siempre que tengan un efecto posterior positivo para el negocio.
Sin embargo, es necesario mantener un amplio inventario de recursos de viaje para brindarles a sus empleados más opciones al reservar un itinerario. Asegúrese de tener una amplia selección de rutas de viaje, vendedores y proveedores para que sus empleados puedan elegir.
Esto será aún más útil cuando tenga que reservar un recorrido corporativo sorpresa y no tenga vacantes en su transporte u hoteles habituales.
Además, tener una amplia selección de recursos te brinda la ventaja de comparar precios y disfrutar de descuentos por volumen en ofertas competitivas.
Conclusión
La gestión de viajes corporativos es una parte esencial de un negocio. Debe identificar la necesidad de recursos dedicados para manejar la parte administrativa de la reserva de planes de viaje.
Si el proceso de viaje es complicado, los empleados encontrarán soluciones para gestionar la reserva del viaje de la forma menos problemática. Puede que esto no sea lo más fácil para su presupuesto o lo mejor para mantener el cumplimiento.
Necesita procesos de gestión de viajes autosuficientes con protocolos integrados para que los empleados no tengan la obligación de interpretar las reglas. Simplemente cree un sistema que reconozca los problemas mencionados anteriormente y los gestione desde el principio.
