9 consejos para trabajar con equipos en diferentes zonas horarias

A medida que el trabajo remoto y las oficinas satelitales se vuelven más comunes, los especialistas en marketing están descubriendo que los equipos globales pueden ser increíblemente beneficiosos para la cultura y la capacidad de una empresa para contratar talentos diversos.

En el lugar de trabajo de hoy, la diversidad genera ideas nuevas y √ļnicas, nos permite ver nuestras campa√Īas desde diferentes puntos de vista y beneficia a las empresas econ√≥micamente. De hecho, para 2022, Gartner predice que el 75% de las empresas con diversos tomadores de decisiones de primera l√≠nea superar√°n sus objetivos financieros.

Pero, a pesar de todos los beneficios de tener un personal global diverso, las compa√Ī√≠as todav√≠a est√°n tratando de descubrir c√≥mo trabajar con √©xito en diferentes zonas horarias.

Como alguien que ha gestionado iniciativas de marketing en empresas con empleados remotos y oficinas en todo el mundo, he visto de primera mano cómo es una colaboración internacional exitosa y sin éxito.

Cuando tienes un plan de juego exitoso, regularmente puedes chatear por video con colegas, escuchar sus pensamientos y obtener informaci√≥n sobre c√≥mo es el lugar de trabajo en el otro lado del mundo. Estos beneficios permiten que su equipo trabaje mejor juntos y pueden hacer que sus compa√Īeros de equipo internacionales se sientan m√°s incluidos en el trabajo diario de su equipo.

Cuando la colaboraci√≥n internacional se realiza de manera deficiente, es posible que los colegas se enfrenten a la frustraci√≥n, todo tipo de desalineaci√≥n y una sensaci√≥n de desconexi√≥n personal y profesional entre los equipos. Estos aspectos negativos no son √ļtiles para retener a los empleados o construir una cultura empresarial positiva.

Si bien crear procesos que permitan a los empleados trabajar en diferentes zonas horarias es logísticamente beneficioso, en un nivel más profundo, también facilita que diversos talentos globales se unan a su equipo.

Consejos para trabajar con compa√Īeros de equipo en diferentes zonas horarias

1. Comuníquese claramente sobre los límites de la zona horaria con su equipo.

Como empleado trabajador ubicado más lejos de la oficina de su empresa, puede sentir presión para decir que sí a cada reunión a la que esté invitado. Además, es posible que le resulte difícil decir que no a las reuniones, o sugerir otros horarios, para reuniones programadas fuera de su horario de trabajo habitual.

Sin embargo, muchos especialistas en marketing de HubSpot dicen que debe mantener un diálogo con sus contrapartes globales para asegurarse de que se respeten los límites de todos y que haya reuniones iguales en horas impares para ambos equipos.

"Si tiene claro por qu√© no puede trabajar cada hora del d√≠a en todas las zonas horarias, los compa√Īeros de equipo lo entender√°n. Solo aseg√ļrese de proponer alternativas", dice Nataly Kelly, vicepresidenta de localizaci√≥n de HubSpot.

Ya sea que trabaje en la oficina, de forma remota o en una oficina global fuera de su sede principal, aseg√ļrese de estar abierto a discutir sus propios horarios y l√≠mites de trabajo con su equipo disperso. Del mismo modo, invite a sus compa√Īeros de equipo a discutir sus propios horarios y l√≠mites de trabajo para que todos est√©n familiarizados con las diferentes zonas horarias en las que todos trabajan.

Si tiene su sede en la sede de su oficina, Kelly dice que debe "recordar que sus homólogos en la mayoría de las oficinas internacionales están acostumbrados a trabajar turnos impares todo el tiempo".

Mientras tanto, si no está trabajando en el mismo país que su equipo más amplio, "no tenga miedo de pedir reuniones fuera de las zonas horarias de los demás".

"Hay un toma y daca. Siempre y cuando verifiques con la persona sus preferencias, está bien preguntar. Algunos incluso podrían preferir trabajar en un turno no estándar de todos modos", explica Kelly.

Incluso después de tener una conversación inicial, también debe hablar si tiene problemas para asistir a muchas reuniones en varias zonas horarias. Del mismo modo, también debe alentar a sus colegas a comunicarse cuando se encuentren con bloqueadores de zona horaria. Estas discusiones ayudarán mejor a su equipo a aprender cómo elaborar estrategias e identificar soluciones respetuosas o empáticas a los desafíos relacionados con la zona horaria.

Adem√°s de discutir espec√≠ficamente las necesidades y l√≠mites relacionados con la zona horaria seg√ļn sea necesario, tambi√©n puede marque sus horas de trabajo est√°ndar en un calendario de equipo – mientras alienta a sus colegas a hacer lo mismo.

Cuando tienes un plan de juego exitoso, regularmente puedes chatear por video con colegas, escuchar sus pensamientos y obtener informaci√≥n sobre c√≥mo es el lugar de trabajo en el otro lado del mundo. Estos beneficios permiten que su equipo trabaje mejor juntos y pueden hacer que sus compa√Īeros de equipo internacionales se sientan m√°s incluidos en el trabajo diario de su equipo.

Las estrategias anteriores le darán a usted y a su equipo una mejor idea de cuándo programar reuniones o cuándo pueden enviar respetuosamente correos electrónicos, preguntas o tareas a colegas globales.

2. Sea espec√≠fico cuando discuta fechas y horas con sus compa√Īeros.

"Al trabajar con miembros del equipo de diferentes zonas horarias con respecto a los plazos, me ha resultado √ļtil indicar expl√≠citamente el plazo para el que estamos trabajando tanto en mi zona horaria como en su zona horaria, por lo que no hay confusi√≥n en ninguno de los extremos cuando se espera que se pueda entregar el producto. completo ", dice Lestraudra Alfred, gerente de marketing con sede en California y redactora del Blog HubSpot.

Incluso cuando trabajas con un colega en el mismo pa√≠s que t√ļ, no ser tan espec√≠fico como sea posible sobre fechas u horas puede causar confusi√≥n o retrasar tus procesos.

Por ejemplo, si un gerente de marketing con sede en Boston le da a un bloguero con sede en California una fecha límite para las "9 a.m. del lunes", podría ser difícil determinar si la fecha límite era para las 9 a.m. EST o PST. Esto podría hacer que el contenido se publique más tarde de lo esperado.

Del mismo modo, si un gerente de contrataci√≥n en California le da a un candidato a un puesto de trabajo con sede en Dubl√≠n un tiempo de entrevista sin se√Īalar EST o PST, el candidato puede iniciar sesi√≥n para una entrevista en video en el momento equivocado.

Si bien reconocer una zona horaria parece obvio, muchos de nosotros hemos olvidado hacerlo cuando trabajamos con colegas internacionales o incluso planificamos videollamadas con seres queridos en el extranjero. Debido a que es un accidente tan com√ļn que tiene la capacidad de alterar totalmente los horarios, vale la pena se√Īalar este consejo si trabajas con equipos internacionales

3. Tenga en cuenta las horas de trabajo designadas de otros compa√Īeros de equipo.

Una vez que usted y su equipo establezcan l√≠mites de zonas horarias y horas de trabajo preferidas, resp√©telos. Esto significa que si necesita algo de un compa√Īero de equipo global, usted determina qu√© tan urgente es la tarea antes de enviarla. O bien, esto podr√≠a significar que desarrolle un programa virtual de reuniones de equipo que se ajuste a las horas de trabajo activas de todos, en lugar de hacer que algunos compa√Īeros de equipo llamen tarde por la noche o temprano en la ma√Īana.

Cuando sus compa√Īeros de equipo globales sienten que se respeta su horario, pueden sentirse m√°s felices en su trabajo, menos estresados ‚Äč‚Äčo les resulta m√°s f√°cil desconectarse de la comunicaci√≥n laboral fuera de sus horas de trabajo principales. En √ļltima instancia, estas cosas ayudar√°n a impulsar la retenci√≥n laboral, la productividad y el rendimiento general de su equipo.

4. Pruebe turnos divididos o días laborables que atiendan a diferentes zonas horarias.

Si trabaja en una oficina dentro de un pa√≠s pero la mitad de su equipo est√° en otra ubicaci√≥n, hable con su gerente para ver si puede hacer medio d√≠a en la oficina y luego trabajar de forma remota por la noche o temprano en la ma√Īana una o m√°s d√≠as por semana. Trabajar durante una parte del d√≠a atiende a su zona horaria, seguido de otro turno que atiende a la zona horaria de otro equipo, a menudo se denomina turno dividido.

Dividir su horario por hora en torno a las zonas horarias de su equipo le permite estar más disponible para reuniones o comunicación rápida con sus colegas internacionales sin ignorar a los colegas en su oficina. También se asegurará de que esté disponible para su departamento internacional sin necesidad de permanecer despierto todas las horas del día.

"Si est√° trabajando en dos zonas horarias que no se superponen demasiado, ¬Ņpor qu√© no dividir su turno en dos en lugar de hacer la misma cantidad de horas consecutivas?" pregunta Kelly

"Debido a que a menudo trabajo durante las horas de Asia Pacífico, iré a la oficina de HubSpot en Cambridge durante la mitad del día. Luego, más tarde, trabajaré otra mitad del día desde casa. Por lo general, este turno dura de 8 p.m. a medianoche , que de todos modos es mi momento de mayor productividad del día ".

Alternativamente, Kelly dice que también podría considerar elegir algunos días a la semana en los que trabajará completamente en el horario de otro equipo internacional.

Cuando Kelly trabaja en d√≠as que atienden a las regiones de Europa, Oriente Medio y √Āfrica (EMEA), dice: "Entro en la oficina muy temprano y me voy temprano. Para hacer esto, reservo un evento de d√≠a completo en mi calendario que dice "Horario de EMEA: 6 am a 3 pm EST" para que las personas en mi zona horaria no me reserven. Tambi√©n marco 3 pm en adelante como "Ocupado" para que no me reserven ".

"Alternativamente, tambi√©n puede bloquear la hora al final del d√≠a con un recordatorio privado que dice:" Vete a casa ahora, has estado aqu√≠ desde las 6 de la ma√Īana ", agrega Kelly.

"Lo m√°s dif√≠cil de hacer es asegurarse de no terminar trabajando 12 horas diarias de manera rutinaria", se√Īala Kelly. "Reservar los horarios que mencion√© te ayuda a evitar eso".

5. Adoptar procesos virtuales y herramientas de gestión de proyectos.

Con toda la tecnología a nuestro alcance, muchos equipos ya no están obligados a trabajar en la misma ubicación o al mismo tiempo.

Para mantener a su equipo en la tarea y trabajando eficientemente en todo el mundo, aproveche las herramientas como las aplicaciones de mensajería instantánea, el software de gestión de tareas y los rastreadores de progreso que permitirán a cualquier persona en su equipo elaborar estrategias y actualizar los equipos en su progreso en diferentes momentos del día.

Además de permitir que las personas trabajen en los mismos proyectos en diferentes zonas horarias, estas herramientas permiten a los empleados globales mantenerse en la misma página sobre qué aspectos de un proyecto se han completado.

Por ejemplo, si un empleado en Australia está trabajando mientras los empleados de EE. UU. Están desconectados, el equipo de EE. UU. Puede ver lo que completó el equipo australiano cuando iniciaron sesión e identificar qué tareas deben completarse a continuación.

Para obtener m√°s informaci√≥n sobre herramientas y software que pueden ayudar a los equipos globales y remotos, consulte esta √ļtil lista.

6. Programe correos electr√≥nicos menos urgentes para enviar en un momento en que los compa√Īeros de equipo internacionales est√©n activos.

"Cuando trabajas en diferentes zonas horarias, es importante saber cuándo estás enviando un mensaje o correo electrónico", dice Rebecca White, escritora junior del HubSpot Blog.

"Por ejemplo, si espera una respuesta el día que envía el mensaje, es posible que deba enviarlo temprano en el día para asegurarse de que el destinatario reciba el mensaje durante sus horas normales de trabajo", aconseja White. "Recomiendo enviar mensajes un día o dos antes de que necesite una respuesta. Esto les da tiempo a las personas para responder si no reciben sus mensajes hasta el día siguiente".

Si tiene que enviar un mensaje antes o despu√©s de sus propias horas de trabajo, algunas plataformas de comunicaci√≥n, como Gmail, le permitir√°n programar correos electr√≥nicos con anticipaci√≥n. Esto puede ser especialmente √ļtil si est√° trabajando hasta tarde y no quiere molestar a su equipo con un mensaje. Sin embargo, puede ser √ļtil cuando desea enviar un mensaje no urgente a sus compa√Īeros de equipo globales sin despertarlos incre√≠blemente temprano en la ma√Īana o alterar su rutina nocturna.

Para hacer esto en Gmail, cree el correo electrónico como redactaría cualquier otro mensaje. Luego, cuando esté listo para programar el correo electrónico, haga clic en la flecha en el icono de envío para la opción "Programar mensaje".

Programe enviar sus correos electrónicos en gmail

Cuando se trata de una comunicación rápida, algunas herramientas, como Slack, incluso le enviarán una notificación antes o después de enviar un mensaje que indique en qué zona horaria se encuentra su destinatario.

advertencias de zona horaria en Slack

Los mensajes de zona horaria como el anterior pueden ayudarlo a tener en cuenta qu√© enviar y cu√°ndo enviarlo, y si su mensaje es lo suficientemente urgente como para enviarlo lo antes posible. Por ejemplo, si tiene algunos mensajes que desea enviar, pero observe que son las 9 p.m. en la zona horaria de otro empleado, puede evitar enviar hasta la ma√Īana o programar un correo electr√≥nico.

7. Si debe enviar un mensaje no programado, sea paciente.

Los colegas en diferentes zonas horarias no quieren ser bombardeados con mensajes y correos electrónicos justo cuando se despiertan o cuando se van a la cama. Debido a esto, muchos empleados globales harán un esfuerzo para desconectarse al posponer sus notificaciones de mensajes instantáneos o apagar sus dispositivos de trabajo cuando hayan terminado de trabajar por el día.

Esperar que sus compa√Īeros de equipo est√©n "siempre activos" no crea la mejor cultura y puede hacer que se sientan irrespetados. Por lo tanto, para evitar esto, minimice los mensajes que env√≠a despu√©s del horario de atenci√≥n y sea paciente si no recibe una respuesta de inmediato. Las probabilidades son que un gran compa√Īero de equipo se pondr√° en contacto contigo cuando comiencen a trabajar al d√≠a siguiente.

8. Tenga en cuenta a los empleados internacionales cuando programe reuniones.

Ya sea que desee reservar una reuni√≥n est√°ndar, un enfriador de agua virtual para la uni√≥n del equipo o incluso la celebraci√≥n del cumplea√Īos de un compa√Īero de trabajo, debe intentar programar estos eventos en un momento que tenga sentido para todos los empleados de la empresa. Puede que esto no siempre sea posible, pero tener en cuenta los horarios internacionales garantiza que todos los empleados se sientan incluidos y que se respete su tiempo.

En una publicaci√≥n de blog anterior, Siobh√°n McGinty, un Director de marketing principal, explic√≥ que programar reuniones o eventos virtuales en los momentos en que se pueden incluir a todos los compa√Īeros de equipo puede ser beneficioso para los empleados remotos o globales.

"Ese sentimiento de inclusi√≥n puede marcar una gran diferencia en la retenci√≥n, la felicidad y el rendimiento de los empleados, por lo que las peque√Īas cosas realmente importan mucho", dijo McGinty.

A veces, programar una reunión a una hora que funcione para todas las zonas horarias es más fácil decirlo que hacerlo. Por ejemplo, si tiene su sede en los EE. UU. Y tiene equipos en Asia y California, puede ser complicado encontrar un horario que se ajuste a los horarios y horas de trabajo habituales de todos.

Si debe programar una reuni√≥n virtual a una hora que sea m√°s tarde en la noche o temprano en la ma√Īana para las personas de su equipo, trate de compensar las molestias de alguna manera para demostrar que est√° siendo emp√°tico con sus colegas.

En muchos equipos de marketing de HubSpot, si programamos una reunión que requiera que las personas en otras zonas horarias se levanten temprano o se queden despiertas hasta tarde, tratamos de ser empáticos con esos colegas de alguna manera. Por ejemplo, nuestros gerentes pueden gastar la cena para las personas que trabajan hasta tarde en otra zona horaria o pueden decidir que la próxima reunión será antes o después de las horas de trabajo de la oficina de los EE. UU. Y, por lo tanto, se ajusta al día laboral de los equipos globales.

9. Sepa cu√°ndo ser flexible.

Cuando trabajas de forma remota o en una ubicación diferente a la de otros miembros del equipo, no puedes dirigirte fácilmente a ellos, hacer una pregunta o conversar. Esto puede dificultar la comunicación y desarrollar una relación con sus colegas.

Para evitar bloqueadores de equipos relacionados con las zonas horarias, una cosa que Susanne Ronnqvist Ahmadi, vicepresidenta de marketing internacional de HubSpot, dice que debe tener como objetivo tener un horario flexible en ciertos momentos del día.

"Esté preparado para saltar a una llamada / videollamada sin tener que programar una hora para ello", aconseja Ronnqvist Ahmadi. "Hágale saber a su equipo que está disponible a través de Slack (o cualquier herramienta que use), e incorpore 'tiempo de aire' en su agenda para registros o chats rápidos".

La clave para la etiqueta de zona horaria

En √ļltima instancia, las cosas m√°s importantes a tener en cuenta y al tener en cuenta al trabajar con miembros del equipo en diferentes zonas horarias son el respeto, la empat√≠a y la inclusi√≥n.

Todos los pasos anteriores le permitir√°n crear un cronograma que funcione para su equipo global, incluir a todos en reuniones virtuales y permitir que sus diversos compa√Īeros globales contribuyan con grandes ideas durante sus propias horas de trabajo.

Para obtener m√°s informaci√≥n sobre los aspectos clave de trabajar con equipos internacionales o remotos, consulte estas publicaciones de blog sobre c√≥mo organizar reuniones virtuales, trabajar con compa√Īeros de equipo globales y consejos de comunicaci√≥n internacional.

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