9 razones del mundo real Los datos duplicados est√°n matando sus devoluciones de marketing y ventas

Todos hemos estado all√≠. Env√≠a una campa√Īa de marketing por correo electr√≥nico a su lista, comienza a desplazarse por los informes y siente que se le cae el est√≥mago.

Has descubierto un error vergonzoso.

Quizás entregaste el mismo correo electrónico a la misma persona varias veces. O usó registros que habían sido duplicados y que desde entonces han quedado obsoletos.

No importa cu√°l sea el problema exacto, cualquier error en sus mensajes de marketing automatizados se refleja mal en su negocio, puede confundir a los clientes y agotar√° la productividad de sus equipos de marketing y ventas. En √ļltima instancia, los problemas de datos pueden causar da√Īos irreparables a sus presupuestos de marketing y ventas.

El problema de calidad de datos m√°s com√ļn son los datos duplicados. Los duplicados pueden provenir de una amplia gama de fuentes: error de entrada del cliente, errores de importaci√≥n y exportaci√≥n, o incluso errores de su equipo.

Veamos exactamente por qu√© los datos duplicados pueden ser un problema para las empresas de cualquier tama√Īo y las diferentes formas en que pueden da√Īar sus campa√Īas de marketing y ventas.

¬ŅQu√© son los datos duplicados?

Fuente: Salesgenie

Los datos duplicados pueden ser cualquier registro que, sin darse cuenta, comparta datos con otro registro en su base de datos de marketing. La forma m√°s visible de datos duplicados es una copia completa de otro registro. Estos son los m√°s f√°ciles de detectar y generalmente ocurren mientras se mueven datos entre sistemas.

Pero las copias exactas de los registros completos no son el √ļnico tipo de datos duplicados. De hecho, son quiz√°s el menos perjudicial de todos los duplicados (aunque su existencia puede conducir a problemas m√°s graves en el futuro).

El tipo m√°s com√ļn (y da√Īino) de datos duplicados es un parcial duplicar. Estos son registros que pueden contener el mismo nombre, n√ļmero de tel√©fono, correo electr√≥nico o direcci√≥n que otro registro, pero tambi√©n contienen otros datos que no coinciden.

A veces, los duplicados parciales se crean por error humano, cuando un cliente o miembro de su equipo ingresa la informaci√≥n a mano. Inadvertidamente, alguien puede crear un nuevo registro para un prospecto, cliente o compa√Ī√≠a que ya est√° contenido en su HubSpot u otras bases de datos de marketing.

Muchos duplicados parciales comienzan como duplicados de copia al carbón. Supongamos que tiene un registro de cliente en su base de datos que se copia por completo durante el proceso de importación. Ahora tiene dos registros para ese cliente.

A medida que recopila más datos sobre ese cliente, solo se actualiza uno de los dos registros. Sin darse cuenta, puede agregar nuevos datos a cada registro, lo que hace que los dos registros se separen más entre sí con el tiempo.

Comprender los datos duplicados es un primer paso sólido. Pero para comprender realmente su impacto, debe comprender los problemas del mundo real que crean los datos duplicados.

1. Presupuesto de marketing desperdiciado

La duplicaci√≥n de datos desperdicia su presupuesto de marketing. En algunos casos, la tasa de duplicaci√≥n en una base de datos puede alcanzar hasta 20% -30%. La mala informaci√≥n de marketing le cuesta a las empresas estadounidenses $ 611 mil millones por a√Īo.

Cuando tiene duplicados frecuentes en su base de datos HubSpot, puede enviar inadvertidamente m√ļltiples mensajes de marketing a la misma persona. Sus campa√Īas pueden obtener datos importantes de la campa√Īa para la personalizaci√≥n del registro de clientes incorrecto, eliminando sus tasas de conversi√≥n y reduciendo su gasto publicitario.

Además, sus equipos de marketing tendrán que dedicar tiempo a tratar con datos duplicados cuando deberían centrarse en estrategias más importantes y generales.

Puede tomar horas examinar las largas hojas de cálculo de Microsoft Excel y usar fórmulas complicadas para identificar y combinar o eliminar registros duplicados. Incluso entonces, es probable que elimines accidentalmente datos importantes. Editar datos a mano es una tarea que lleva mucho tiempo, a menudo toma días o semanas en grandes bases de datos.

2. No hay una vista √ļnica del cliente

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Fuente: Bizibl

Una visi√≥n √ļnica del cliente es cr√≠tica, y sus beneficios reverberan en toda su organizaci√≥n como un todo. En los sistemas modernos de marketing, los equipos de marketing, ventas y atenci√≥n al cliente terminan compartiendo los mismos datos.

La mayoría de las empresas tienen el objetivo de rastrear cada interacción que tienen con un cliente a lo largo de su compromiso con la empresa.

Eso significa que los registros de clientes que sus equipos de marketing utilizaron para guiar a sus prospectos a través del ciclo de compra son los mismos registros que utiliza su equipo de éxito de clientes.

Los errores de datos y los registros duplicados siguen siendo un problema durante todo el ciclo de vida del cliente.

La falta de una vista √ļnica del cliente es quiz√°s el aspecto m√°s perjudicial de los datos duplicados.

Los diferentes registros pueden recibir actualizaciones por separado, lo que resulta en una imagen incompleta del viaje que tomó cada cliente, lo que reduce la eficacia con la que puede hablar con ellos.

El 78% de los consumidores solo se involucrar√°n con las ofertas si han sido personalizadas, teniendo en cuenta sus interacciones anteriores con una empresa.

3. La duplicación de datos dificulta la personalización

Los clientes esperan personalizaci√≥n. Si no lo est√° haciendo bien, puede apostar que est√° perdiendo negocios con sus competidores. Es un elemento b√°sico de cualquier campa√Īa de marketing moderna y efectiva. El 67% de las empresas conf√≠an en los datos de CRM para ayudarles a apuntar y segmentar clientes. El 77% de los consumidores informan que han pagado m√°s por un producto que ofrece una experiencia personalizada.

Sin confianza en la precisión de sus datos, es difícil inyectar personalización en todos los aspectos de su negocio. Debe tener datos limpios y precisos, o los clientes verán a través de sus esfuerzos de automatización y personalización.

Entregar contenido con personalización inexacta es mucho peor que no tener personalización en absoluto.

Los registros duplicados tienden a ser una instantánea de un momento en el tiempo. Si tiene dos registros para el mismo cliente, uno podría ser cuando descubrieron su empresa por primera vez y otro cuando tomaron su decisión de compra.

Desea enviar mensajes completamente diferentes a los clientes que se encuentran en diferentes etapas del ciclo de compra. Parte de la personalización es comprender lo que sus clientes quieren escuchar y cuándo quieren escucharlo. Cuando tiene datos duplicados en sus bases de datos HubSpot, Salesforce o Marketo, realmente puede ser un obstáculo en ese esfuerzo.

Un gran mensaje entregado en el momento equivocado perder√° la marca o no ser√° escuchado.

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Fuente: Acquia

4. Los errores perjudican la percepción de la marca.

Los errores que provienen de datos duplicados pueden da√Īar la forma en que los prospectos y los clientes ven su negocio.

Enviar a la misma persona la misma campa√Īa dos o tres veces es molesto, en el mejor de los casos, y altera la percepci√≥n en el peor. Cuando env√≠a comunicaciones a un cliente potencial con datos inexactos, sus esfuerzos de automatizaci√≥n se vuelven extremadamente transparentes a los ojos del cliente. Todos aman la personalizaci√≥n, pero solo cuando es invisible. Para ser invisible, tiene que ser correcto.

Los datos duplicados no solo perjudican a los clientes potenciales cuando interact√ļan con su empresa antes de su compra. Puede afectar los mensajes que reciben durante su tiempo como cliente. Con el tiempo, esos peque√Īos errores se suman. Puede hacer que sus clientes sientan que se los est√° pasando por alto y ning√ļn cliente quiere sentirse de esa manera.

5. Confusión entre los clientes.

La personalización deficiente o inexacta no solo reduce sus tasas de conversión ni perjudica la percepción de su marca por parte de sus clientes, sino que los confunde activamente.

Cuando envía mensajes de marketing que incluyen datos desactualizados o inexactos, trabajará más para su equipo de atención al cliente que tiene que responder las preguntas de esos clientes confusos. Es posible que sus clientes sientan que han perdido un paso crítico o que necesitan proporcionar más información.

6. Los datos duplicados matan la capacidad de entrega del correo electrónico

Hay pocas cosas m√°s importantes para el √©xito de las operaciones de marketing de una empresa que la reputaci√≥n de su correo electr√≥nico. Es algo que todos deber√≠an trabajar para proteger. Si sus tasas de entrega de correo electr√≥nico caen en picada, da√Īar√° su reputaci√≥n y cualquier iniciativa sobre cu√°l es, para muchos, su canal de marketing digital m√°s efectivo.

Los datos duplicados pueden da√Īar su reputaci√≥n de correo electr√≥nico de varias maneras diferentes. Cuando entrega mensajes duplicados a la misma persona varias veces, es m√°s probable que sus mensajes se marquen como spam.

Además, es más probable que los propios destinatarios marquen sus correos electrónicos entrantes como spam cuando reciben duplicados.

Recibir m√ļltiples correos electr√≥nicos (o correos electr√≥nicos con datos de registros inexactos y obsoletos) tambi√©n aumentar√° las tasas de cancelaci√≥n de la suscripci√≥n. Los clientes tienen muy poca paciencia para ese tipo de errores.

De hecho, mejorar la higiene de la lista de correo electrónico es una de las principales preocupaciones y desafíos más importantes entre los vendedores de correo electrónico:

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Fuente: Datos V12

7. Información inexacta sobre llamadas de ventas.

Tener datos precisos y una vista √ļnica del cliente es fundamental para sus equipos de ventas. Deben poder acceder de manera confiable a la informaci√≥n sobre las interacciones anteriores de un cliente potencial con su marca. No desea que participen en sus llamadas de ventas sintiendo que no est√°n preparados.

Si los datos de CRM duplicados son con frecuencia un problema para sus representantes de ventas, descubrir√° que comienzan a verificar sus bases de datos antes de hablar con los clientes potenciales. Esto no solo desperdicia su tiempo, sino que realmente puede desgastar a sus representantes de ventas con el tiempo.

Esto es particularmente cierto para los representantes de ventas que reciben comisiones. Cuantas menos llamadas de ventas puedan hacer, menos dinero ganar√°n. Con el tiempo, proporcionar a sus representantes de ventas datos de baja calidad crear√° animosidad y puede llevarlos a buscar trabajo en otra compa√Ī√≠a.

8. Pérdida de productividad arreglando registros

Cuando sus equipos de marketing y ventas se hayan visto afectados por la duplicación de datos duplicados, se encargarán de solucionar el problema.

Si bien esto puede parecer algo bueno, en realidad es una gran pérdida de tiempo tratar de solucionar los problemas a mano. El uso de complicadas fórmulas de Excel para identificar, fusionar o eliminar registros duplicados no solo es difícil, sino que también consume mucho tiempo y, a menudo, solo identifica una parte de los registros duplicados en un conjunto de datos.

En una base de datos con decenas de miles de registros diferentes, puede llevarle a sus representantes semanas revisar todo a mano. Incluso entonces, puede estar seguro de que perder√°n registros duplicados en el proceso o eliminar√°n datos buenos por error.

9. La información inexacta perjudica las decisiones respaldadas por datos

Cada empresa quiere “estar m√°s orientada a los datos” e inyectar m√°s datos en sus procesos de toma de decisiones. Por supuesto, el valor de hacerlo es tan claro como el d√≠a …si tienes fe en tus datos. Si su base de datos de marketing est√° llena de datos duplicados y otros errores, ¬Ņc√≥mo puede estar realmente seguro de que sus informes y decisiones no est√°n contaminados por datos inexactos?

Cuando un cierto porcentaje de todos sus registros se cuentan dos o incluso tres veces, eso puede tener un efecto compuesto en lo que le dicen sus datos. Tiene que remediar esos problemas antes de poder tener verdadera fe en las decisiones respaldadas por datos que toma su empresa.

Evitar problemas de datos duplicados

Los datos duplicados pueden tener un impacto negativo en todas las √°reas de su negocio. Con una soluci√≥n como Insycle, puede detectar, fusionar o eliminar registros duplicados autom√°ticamente. Con la funci√≥n “Combinar en masa” de Insycle, puede combinar de manera confiable cientos de registros duplicados con un solo clic.

Por ejemplo, si desea encontrar registros en su base de datos que compartan un nombre y apellido (y, por lo tanto, es probable que sean duplicados), es tan simple como seleccionar los campos correctos (o cargar una plantilla predefinida) y ejecutar un filtro buscar.

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Se le proporcionar√° una lista de entradas duplicadas con nombres y apellidos coincidentes que puede combinar de forma masiva en un registro maestro. Alternativamente, puede inspeccionar los registros a mano para asegurarse de que no se hayan identificado accidentalmente registros √ļnicos como duplicados.

Luego, puede programar procesos autom√°ticos de limpieza de registros duplicados para que se ejecuten diariamente, semanalmente o mensualmente. ¬°Nunca m√°s tendr√° que sufrir los efectos negativos de duplicar datos!

programa de automatización de datos insycle

Insycle se conecta directamente a su cuenta HubSpot, Salesforce o Intercom, lo que le permite identificar y eliminar duplicados en tiempo real. Puede probar Insycle con una prueba gratuita de 7 días hoy.