La productividad y el rendimiento del equipo influyen directamente en el éxito de su empresa. Influyen en el uso de recursos, el calendario del proyecto y los gastos generales, entre otros elementos. Es bastante común que los líderes empresariales aborden los desafíos en esta área con incentivos para los empleados o estableciendo objetivos métricos. Sin embargo, es importante explorar también métodos más matizados que aumenten la eficiencia.
Una forma de abordar este problema es mediante prácticas de gestión de tareas. Exploraremos qué influye en la gestión eficaz de tareas y cómo puede incorporarlo como una influencia positiva en sus equipos, proyectos y éxito general.
Comprender los elementos esenciales.
Si desea aumentar la productividad y el rendimiento del equipo mediante la gestión de tareas, es importante comprender de qué se trata. Por supuesto, como concepto es bastante sencillo de entender. Usted supervisa y guía cuidadosamente cada tarea a lo largo de su ciclo de vida para garantizar que se realice de manera eficiente. Sin embargo, los detalles para lograrlo pueden ser un poco ambiguos. Entonces, echemos un vistazo a los elementos esenciales que conforman una sólida gestión de tareas.
Incluyen:
- Claridad de la tarea. ¿Quién es responsable de cada tarea? Es una pregunta bastante simple, pero no tomarla en serio puede llevar a descuidar actividades clave. Su equipo necesita saber exactamente qué miembro o miembros deben encargarse de qué aspectos de una tarea. En algunos casos, comunicar por qué sus habilidades los hacen adecuados para la tarea también puede consolidar por qué necesitan asumir la responsabilidad.
- Definición clara de objetivos. Si el personal no sabe lo que debe lograr al realizar sus tareas, ¿cómo puede lograr el máximo rendimiento? Asegúrese de que cada miembro comprenda los objetivos de una tarea y también cómo contribuye a otras tareas relacionadas con objetivos a largo plazo.
- Plazos y prioridades sólidos. Su personal necesita saber cuál es el tiempo previsto para completar las tareas. No se trata de gastar tiempo innecesario en ellos. Los plazos deben ser realistas para que sus empleados eviten el agotamiento y otras interrupciones en la productividad. Deberían tener claridad sobre lo que se debe lograr y cuándo. Si hay varias tareas, también se debe comunicar el orden de prioridad.
Estos no son los únicos elementos esenciales de la gestión empresarial, pero sí se encuentran entre los más importantes. Cuando comience a planificar la integración de técnicas y herramientas relevantes en su flujo de trabajo, es fundamental tener estos elementos en mente y utilizarlos para guiar su toma de decisiones.
Si bien la gestión de tareas ha sido parte del panorama empresarial durante algún tiempo, en los últimos años se han logrado algunos avances. Entre ellas, son fundamentales las herramientas tecnológicas que apoyen procesos efectivos. Al identificar qué dispositivos y software pueden ayudar mejor a su equipo a mantener la productividad y la calidad de las tareas, podrá desarrollar un negocio más eficiente.
Software de gestión de proyectos
Para gestionar eficazmente el progreso de las actividades dentro de los proyectos, es importante que todas las partes interesadas tengan total visibilidad. Los servicios de software como Asana y Trello brindan a todo el personal acceso a un centro centralizado relacionado con las tareas. Estos sistemas utilizar el enfoque del tablero Kanban, que muestra los proyectos como un sistema de columnas con cada tarea representada por una tarjeta que avanza a través de estas columnas. Gracias a estas plataformas, todos conocen la etapa actual de una tarea, sus plazos dentro del proyecto y pueden comunicar sobre elementos individuales. En los últimos tiempos, han surgido una gran cantidad de plataformas de gestión de proyectos y tareas de vanguardia como alternativas a Trello, que captan la atención de los clientes con sus interfaces impecablemente diseñadas y prometen a los usuarios una experiencia de gestión de proyectos más fluida y optimizada. Para obtener más información sobre las alternativas de Trello disponibles, consulte esto El artículo de MeisterTask.
Plataformas de aprendizaje automático
Uno de los obstáculos para una buena gestión de tareas son las tareas manuales innecesarias, que pueden provocar ineficiencias, retrasos y errores humanos. Varios Las industrias utilizan el aprendizaje automático. procesar datos operativos con mayor rapidez y precisión para mitigar errores y aumentar la productividad.
En finanzas, estas herramientas utilizan algoritmos para evaluar el fraude y los mercados financieros de maneras que consumirían mucho tiempo para el personal humano. En la fabricación, los algoritmos realizan un mantenimiento predictivo que reduce la posibilidad de que surjan problemas que interrumpan las operaciones de producción. Vale la pena explorar cómo integrar software de aprendizaje automático en su flujo de trabajo para aumentar la eficiencia de sus tareas.
Suites colaborativas
Es poco probable que su personal realice todas las tareas en completo aislamiento. Por lo tanto, las prácticas de gestión de tareas deben facilitar al máximo la colaboración entre los miembros del personal. También vale la pena considerar que una colaboración sólida puede aumentar la retención de empleados. Adopte un conjunto de herramientas colaborativas, especialmente si sus equipos están formados por personal remoto.
Hay varias suites basadas en la nube disponibles, como Microsoft Teams y Google Workspace. Esto permite a los colegas crear y compartir fácilmente documentos de proyectos desde una red a la que pueden acceder desde cualquier lugar del mundo en el que estén trabajando. Es importante destacar que los miembros de la gerencia pueden monitorear el progreso de las tareas dentro de la suite.
Recuerda que no todas las herramientas son apropiadas para gestionar tareas en todos los equipos. Considere las necesidades de los miembros de su personal, los objetivos del proyecto y el modelo de negocio. Utilice esta información para tomar decisiones informadas sobre qué tecnología puede mejorar mejor la productividad.
Establecer mejores prácticas
Sólo necesita tener un muy buen conocimiento de los componentes de la gestión de tareas y las herramientas que pueden ayudar. Pero estos no son los únicos factores importantes. También debe comprometerse a adoptar un conjunto de mejores prácticas que influyan en la eficacia con la que su equipo gestiona las tareas. Al identificar acciones que tengan sentido para su equipo y sus objetivos, puede fomentar una estructura de proyecto más sólida que ayude a su gente a lograr el máximo rendimiento.
Algunos elementos a considerar incluyen:
Propiedad colectiva de activos
Sí, es importante tener claridad sobre quién es el responsable de cada actividad. Sin embargo, también es aconsejable asegurarse de que todo el equipo reconozca que las ineficiencias afectan a todos. Asegúrese de que todo el equipo tenga un sentido de propiedad sobre todas las tareas. Anímelos a responsabilizarse mutuamente de mantener el rumbo y a colaborar para encontrar soluciones a los obstáculos.
Agilidad de la estructura del equipo.
La forma de su equipo y sus jerarquías pueden influir en la eficacia con la que gestiona las tareas. Tienes que estar abierto a reestructura tu equipo con el fin de simplificar procesos cuando sea necesario. Esto puede implicar la creación de organigramas básicos para visualizar el flujo de actividad entre los miembros del personal y ajustar el flujo para ver cómo esto podría afectar los resultados. Crear un marco de roles y responsabilidades también puede ser útil para comprender quién realiza qué tipos de tareas y cómo consolidarlas mejor para lograr eficiencia.
Monitorear y evaluar tareas.
Debes hacer esto de forma precisa y continua. monitorear el progreso de todas las actividades delegadas dentro de tu equipo. Utilice software de gestión de proyectos para recopilar datos en tiempo real sobre plazos, tiempos de finalización y errores, entre otras métricas. Evite utilizar esta información para microgestionar a su personal. En su lugar, evalúe los datos para detectar áreas comunes de ineficiencia (y eficiencia) en todo el equipo y utilice su evaluación para ajustar las prácticas o tomar decisiones sobre capacitación adicional del personal.
Con un sólido conjunto de mejores prácticas como parte de su flujo de trabajo, no se limita a establecer reglas que influyen en el comportamiento. Está creando un entorno que permite a su equipo tomar decisiones diarias y realizar mejoras que aumentan la productividad.
Conclusión
La gestión de tareas le permite realizar mejoras en la productividad y el rendimiento de su equipo. Esto requiere comprender los elementos centrales del método, respaldar las herramientas tecnológicas y un conjunto sólido de mejores prácticas para que sea eficaz.
Dicho esto, es importante recordar que todas las empresas tienen necesidades y objetivos diferentes. Esté abierto a adoptar un enfoque personalizado para la gestión de tareas, adaptando y cambiando procesos para apoyar y alentar de manera más relevante a los miembros de su equipo.
⸻ Biografía del autor ⸻
Sam Bowman Le encanta escribir sobre personas, tecnología, negocios y cómo se unen. Le gusta usar Internet para la comunidad sin tener que salir de casa. En su tiempo libre le gusta correr, leer y combinar ambas cosas corriendo a la librería local.
