¿Alguna vez has mirado con incredulidad cómo un salón de baile elaboradamente decorado se llena con cientos de invitados mezclados? ¿O vio a los artistas sorprender a una audiencia embelesada? Quizás se haya preguntado cómo los planificadores de eventos transforman los espacios cotidianos en lugares glamorosos y crean experiencias únicas en la vida.
Ya sea que se organice una gala elegante, una conferencia de alta tecnología o una fiesta íntima de jubilación, organizar eventos impactantes es en parte arte y en parte ciencia. Sin una coordinación adecuada, su visión corre el riesgo de fracasar, agotar los presupuestos y disminuir las impresiones.
Por suerte, asociarse con un profesional empresa de gestión de eventos alivia los dolores de cabeza, para que puedas concentrarte en tus objetivos de educar a los asistentes, inspirar ideas, construir una comunidad, agradecer a los empleados o hacer crecer tu marca.
Esta guía comparte consejos de expertos sobre cómo seleccionar el socio de eventos adecuado, establecer flujos de trabajo efectivos, capturar datos significativos y adoptar innovaciones para ofrecer momentos WOW de los que se hablará mucho después. Siga estas mejores prácticas para explorar todas las facetas del éxito de un evento.
Servicios ofrecidos por empresas de gestión de eventos
Asociarse con una empresa de gestión de eventos profesional es la mejor manera de garantizar que todo salga perfectamente en el gran día. Al evaluar a los planificadores de eventos, busque estas ofertas esenciales:
Selección y gestión del lugar
- Visitas al sitio y recomendaciones de lugares.
- Negociación y reserva de contratos.
- Gestión in situ durante el evento.
Diseño y decoración de eventos
- Creación de conceptos de diseño y temas.
- Alquiler de decoración y montaje/desmontaje.
- Señalización, iluminación, AV y más
Catering y planificación de menús
- Recomendaciones y coordinación de catering.
- Menús personalizados para comidas y snacks
- Disposición de puestos de comida, bares, etc.
Entretenimiento y producción
- Conseguir oradores, artistas u otros talentos
- Producción de sonido, escenario e iluminación.
- Dirección técnica del evento en vivo.
Marketing y Promoción de Eventos
- Correo electrónico, redes sociales y contenido del sitio web.
- Invitaciones y programas impresos.
- Mensajería y publicidad antes/durante el evento.
Viaje y alojamiento
- Bloques de habitaciones de hotel y descuentos para grupos
- Arreglos de transporte terrestre
- Coordinación de viajes para huéspedes fuera de la ciudad.
Tecnología de registro y eventos
- Páginas de registro personalizadas y emisión de boletos
- Aplicaciones de eventos y plataformas de eventos virtuales
- Sistemas de check-in, encuestas en vivo, analíticas, etc.
Gestión de eventos en el sitio
- Horarios detallados, planos de planta, BEO y duración del espectáculo.
- Dotación de personal con administrador de eventos y equipo de soporte.
- Solución de problemas durante el evento
Servicios posteriores al evento
- Fotos, vídeos, comunicados de prensa y más contenido.
- Encuestas, informes analíticos y métricas de éxito
- Notas de agradecimiento a los asistentes y socios.
Cómo encontrar una empresa de gestión de eventos
Con muchas opciones para elegir, es fundamental encontrar el socio de gestión de eventos adecuado para sus necesidades. Estos son los principales consejos para seleccionar una empresa calificada:
- Busque directorios de la industria como Cvent o BizBash, que enumeran cientos de agencias de planificación de eventos y empresas de producción de eventos corporativos.
- Consulte las listas de clientes y los estudios de casos en los sitios web de la empresa para encontrar personas con experiencia en eventos, industrias o audiencias similares a las que usted presta servicios.
- Lea reseñas verificadas de terceros en Facebook, Google Business Profile y otros lugares para evaluar la calidad del servicio y las calificaciones de satisfacción general.
- Solicite propuestas de tres a cinco empresas líderes que se ajusten a sus criterios para comparar los servicios ofrecidos, los precios y las tarifas, así como la capacidad de respuesta y la experiencia durante sus reuniones iniciales.
- Solicite referencias de antiguos clientes con los que pueda contactar sobre su experiencia como socios en eventos anteriores.
- Confirme que las licencias necesarias y la cobertura de seguro de responsabilidad estén vigentes.
- Reúnase en persona con los contendientes finales para asegurarse de tener una buena relación y visiones alineadas con los objetivos del evento antes de firmar cualquier contrato.
La mejor opción tendrá amplia experiencia, aportará ideas nuevas y creativas, se comunicará de forma proactiva, comprenderá a su público objetivo y el propósito del evento de adentro hacia afuera, aliviará su estrés (¡no aumentarálo!) y se mantendrá dentro de los parámetros de su presupuesto.
Contratar una empresa de gestión de eventos
Una vez que haya encontrado una agencia de gestión de eventos calificada o una empresa de producción de eventos corporativos con quien trabajar, es hora de formalizar la relación. Siga estas mejores prácticas al incorporar un socio de evento:
Solidificar el alcance del trabajo y los entregables
Proporcione expectativas detalladas sobre las áreas en las que necesitará apoyo. ¿Se encargarán de la búsqueda del lugar de principio a fin? ¿Liderar la promoción y publicidad del evento? ¿Supervisar todas las relaciones con los proveedores? Tener responsabilidades claramente definidas y resultados mensurables (asistentes al evento, impresiones en las redes sociales, etc.) garantiza la alineación.
Establecer cronogramas y horarios
Si bien la lluvia de ideas creativa lleva tiempo, conviene mantener el proyecto encaminado para cumplir con los plazos clave. Describe todas las fechas límite para los hitos importantes, como el contrato del lugar, la reserva de entretenimiento, el envío de invitaciones, las fechas de los ensayos y cualquier otra cosa vital para llevar a cabo el evento.
Configurar herramientas y canales de colaboración
Un flujo de trabajo fluido depende de una comunicación continua y una fácil transferencia de archivos, ideas y comentarios. Configurar unidades y calendarios compartidos. Elija plataformas como Slack o Trello para colaborar. Celebre reuniones periódicas para actualizar el estado por teléfono, video chat o en persona.
Revise los contratos cuidadosamente
Antes de celebrar un acuerdo formal, examine cuidadosamente los contratos. Asegúrese de que todos los servicios, tarifas y programas de facturación descritos coincidan con su discusión. Verifique los costos ocultos. Confirmar políticas de cancelación o límites de responsabilidad. Revisar minuciosamente los contratos desde el principio evita malentendidos en el futuro.
Consíguelo por escrito
Si bien los acuerdos verbales tienen su lugar en las primeras conversaciones, las aprobaciones oficiales siempre deben constar por escrito. Mantenga un registro en papel de las propuestas firmadas, declaraciones de trabajo, facturas, órdenes de cambio y cualquier otro acuerdo contractual en caso de que surjan preguntas más adelante.
Asignar una persona principal
Las emergencias del día del evento requieren decisiones y respuestas rápidas. Capacite a su contacto principal del evento con la autoridad para tomar decisiones críticas para que los problemas se resuelvan rápidamente. Sin embargo, aún deberían involucrar a las partes interesadas clave durante una situación de crisis.
Realizar revisiones posteriores al evento
Recopile información a través de encuestas de satisfacción de eventos, informes de métricas, llamadas de clientes e informes del equipo. Identifique áreas de mejora, refine procesos, celebre los éxitos y determine los próximos pasos para aplicar las lecciones aprendidas y hacer que su próximo evento sea aún mejor.
Claves para afrontar el éxito de un evento
Al aprovechar la experiencia de una empresa de gestión de eventos, obtendrá tranquilidad y un socio de confianza que le ayudará a navegar todos los elementos del éxito del evento. Estos son los mejores consejos:
Innovar con eventos híbridos
Los eventos virtuales, híbridos y presenciales tienen ventajas. Trabaje con expertos creativos para incorporar experiencias digitales en eventos tradicionales a través de transmisiones en vivo, plataformas interactivas, realidad virtual y más para aumentar el alcance y la participación.
Centrarse en la experiencia de la audiencia
Mantenga a su asistente objetivo en el centro de todas las decisiones, desde entretenimiento con un gran atractivo hasta entrega de contenido breve, indicaciones para establecer contactos, tecnología perfecta, entornos inmersivos, momentos para compartir y conclusiones relevantes.
Plan de Contingencias
A pesar de los planes mejor trazados, ocurren contratiempos. Cree presupuestos de contingencia, asegure proveedores de respaldo, planifique fallas tecnológicas, capacite al personal para emergencias y compre un seguro para eventos que permita cambios rápidos para que el evento se desarrolle sin problemas.
Deje tiempo para construir relaciones
Las asociaciones exitosas dependen de la confianza y la buena relación. Realice llamadas de alineación para mapear visiones, compartir recursos útiles, intercambiar ideas de manera colaborativa y poner nuevos pensamientos en acción juntos.
Obsesionarse con el propósito del evento
Recuerde con frecuencia por qué está organizando este evento y cómo se ve el éxito. ¿Está impulsando las ventas? ¿Mejorar la satisfacción de los empleados o del cliente? ¿Construir buena voluntad comunitaria? No pierda de vista los objetivos principales en medio de detalles logísticos.
Capture análisis de eventos significativos
El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento más allá de las cifras básicas de asistencia puede revelar el impacto y las oportunidades del evento. Mida el compromiso a través de la asistencia a las sesiones, la participación en encuestas, las entradas al concurso, medios de comunicación social volumen, uso de hashtags de marca, interacciones con clientes potenciales y otros datos cuantificables.
Manténgase fiel a la identidad de la marca
De principio a fin, todos los puntos de contacto con su audiencia (el lugar, la decoración, el catering, los obsequios, el entretenimiento, los mensajes y más) deben reflejar auténticamente la personalidad de su marca. Los detalles importan al crear una experiencia de marca inmersiva.
El poder de los momentos WOW
Busque momentos impresionantes del evento que los asistentes compartan con entusiasmo después, generando un boca a boca positivo. La combinación adecuada de elementos sorpresa deja una impresión duradera y extiende la vida útil de su evento más allá del gran día.
Conclusión
Asociarse con un experto en gestión de eventos le brindará expertos para manejar el trabajo pesado estratégico y táctico necesario para el éxito de reuniones y eventos. Sus conexiones, poder de negociación, perspectiva externa, ideas innovadoras y amplia experiencia crean experiencias memorables y significativas para sus asistentes.
Si bien los eventos seguramente requieren mucho esfuerzo y coordinación, considérelo como una oportunidad especial para que su comunidad de clientes, prospectos, empleados o pares de la industria interactúen con su marca de nuevas maneras. Al aprovechar la valiosa experiencia de un socio del evento, podrá concentrarse en fomentar las conexiones y llevar a cabo el propósito de su evento en lugar de ordenar los detalles logísticos detrás de escena, distraído y estresado.
