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Capacitación de su personal: cómo ampliar sus esfuerzos y crear un ejército exitoso
Ya sea que recién esté comenzando o haya estado administrando propiedades por un tiempo, eventualmente llegará a un punto en el que necesitará saber cómo hacer crecer su negocio de administración de propiedades.
La planificación del crecimiento es más sencilla si divide las operaciones de administración de propiedades en departamentos que pueda abordar por su cuenta o con la ayuda de una buena persona. Contratar a las personas adecuadas para el trabajo es invaluable. La contratación adecuada le ahorrará tiempo y dinero, y evitará frustraciones a medida que su negocio crezca.
¿Cómo escalar sus operaciones para crear su propio ejército de gestión de propiedades? Comience con procedimientos completamente documentados, expectativas claramente definidas sobre responsabilidad, objetivos y, por último, midiendo lo que ha implementado.
Procedimientos y responsabilidad
Los departamentos más comunes en las empresas de administración de propiedades organizadas incluyen:
- Desarrollo de negocio para nuevos clientes (ventas, búsqueda de propietarios, nuevas propiedades o inversores).
- Arrendamiento y selección de inquilinos.
- Mudanza e incorporación de nuevos inquilinos (se vincula con el arrendamiento, pero puede incluir mantenimiento).
- Cobros de alquiler.
- Renovaciones.
- Desalojos.
- Mantenimiento.
- Preparativos y turnos.
- Contabilidad y distribuciones entre propietarios.
Si administra propiedades por su cuenta o con un equipo más pequeño, terminará teniendo personas en múltiples roles. A medida que su empresa crezca, podrá delegar funciones a sus empleados. Es más fácil hacerlo si planifica este crecimiento con anticipación.
Cuando esté formando su equipo, es fundamental que comunique por escrito sus procedimientos y flujos de trabajo para cada etapa de la administración de la propiedad. No solo tendrá excelentes materiales de capacitación, sino que también le permitirá asignar personas a cada flujo de trabajo y realizar un seguimiento de la responsabilidad de cada tarea. Los roles claramente definidos con políticas y procedimientos bien documentados aumentarán la eficiencia porque todos sabrán a quién acudir en caso de problemas de mantenimiento o arrendamiento, y qué esperar cuando lo hagan.
Redactar estas políticas y procedimientos es mucho trabajo al principio, pero a largo plazo ahorra tiempo. Si esto le parece abrumador, puede obtener asesoramiento de empresas de consultoría en gestión de propiedades.
Considere sus objetivos
Considere sus objetivos de crecimiento. Si planea dirigir una gran empresa que administra cientos de propiedades, su organización será muy diferente en ese momento de lo que es ahora.
El gráfico a continuación muestra un ejemplo de una nueva empresa con pocos empleados en naranja, una empresa en crecimiento (15 a 20 empleados) en verde y una organización grande que podría tener cientos de empleados en azul.
Planificar el crecimiento ahora puede ayudarle a estructurar su desarrollo para llegar al siguiente nivel y alcanzar sus objetivos. Conocerá en cada paso del proceso dónde expandirse y qué procedimientos (¡ya documentados!) delegar a medida que incorpora a las personas.
Una forma de formar un equipo es analizar qué requiere cada puesto y luego determinar quién tiene las habilidades necesarias para cumplir con ese requisito. Esto puede ayudar a su empresa a encontrar las contrataciones adecuadas y reducir la cantidad de contrataciones incorrectas.
Medir, medir, medir
Una vez que tenga a las personas adecuadas haciendo el trabajo correcto, deberá crear herramientas para realizar un seguimiento de sus flujos de trabajo. El desarrollo de sus flujos de trabajo le permitirá crear políticas y procedimientos que puedan dirigir las operaciones. Puede supervisar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos por parte de sus empleados, así como su rendimiento y eficiencia.
Si se hace correctamente, un buen flujo de trabajo cubrirá las tareas de nivel superior del departamento, una lista detallada de todas las tareas y procesos esenciales que deben completarse en cada etapa y quién es responsable de esa tarea. Es posible que deba revisar sus flujos de trabajo a medida que cambien sus necesidades, pero los conceptos básicos deben seguir siendo los mismos. Un buen flujo de trabajo aumentará la responsabilidad y la eficiencia.
Hay muchas formas de gestionar sus operaciones de administración de propiedades, pero si crea departamentos con flujos de trabajo y tareas claramente definidos, podrá crear un equipo diseñado para ayudarlo donde es más débil.
Escriba sus procedimientos y flujos de trabajo para que todos rindan cuentas, contrate personal en función de sus habilidades y las tareas que necesita que realicen, y asegúrese de que todos sepan quién es responsable de qué. Realice un seguimiento de su desempeño y eficiencia para asegurarse de que todos sean responsables.
Si necesita ayuda para crear flujos de trabajo de administración de propiedades, PMOS puede ser una buena solución para usted. Comuníquese con nuestro equipo para obtener ayuda.
