Para cualquier organización, el tiempo es un activo que debe utilizarse de la mejor manera posible. Una vez que tenga una visión general del tiempo de los empleados, como cuánto tiempo dedican a cada tarea, también podrá tener una estimación de su productividad.
Si los empleados invierten demasiado tiempo en cualquier tarea, puede provocar retrasos en el proyecto y también sobrecostos. Por lo tanto, el seguimiento del tiempo juega un papel crucial a la hora de discernir el tiempo, la productividad y el ancho de banda de los empleados para poder formular estrategias adecuadas para mejorar su productividad y minimizar el desperdicio de recursos.
En este blog, arrojamos luz sobre cómo el seguimiento del tiempo afecta la productividad de los empleados en cualquier organización.
¿Qué es el seguimiento del tiempo?
El seguimiento del tiempo es el proceso de rastrear y registrar cuánto tiempo dedica un empleado a cada tarea y proyecto. También proporciona una imagen de la productividad del equipo, la distribución del tiempo entre tareas y proyectos, el progreso del proyecto, etc.
Anteriormente, el seguimiento del tiempo se realizaba mediante hojas de tiempo tradicionales en papel, pero presentaba varias limitaciones e inconvenientes. Ahora, las soluciones modernas de seguimiento del tiempo han reemplazado en gran medida estas hojas de papel, superando sus limitaciones y al mismo tiempo proporcionando capacidades adicionales como la gestión de niveles de productividad.
¿Cómo el seguimiento del tiempo mejora la productividad?
Estas son algunas de las formas en que el seguimiento del tiempo puede ayudar a mejorar la productividad:
1. Proporciona datos para analizar la productividad
El seguimiento del tiempo mantiene un registro del tiempo de los empleados y del trabajo realizado diariamente. El director del proyecto puede utilizar estos datos para evaluar varios detalles, como el ancho de banda y la utilización del tiempo de los empleados, los empleados que procrastinan su trabajo, qué empleados son más productivos y cuáles toman más tiempo para completar las tareas, etc.
Armados con esta información, los gerentes de proyectos pueden detectar dónde se está quedando atrás la productividad para poder tomar decisiones más inteligentes para mejorar la productividad y la eficiencia de los empleados.
Además, los empleadores pueden tener una visión general de qué departamento dedica cuánto tiempo a qué proyecto y si vale la pena o no utilizar el tiempo. Este análisis les ayuda a desarrollar una estrategia que sea rentable para su organización.
2. Comparaciones de niveles de productividad
Un software de seguimiento del tiempo proporciona una vista de 360 grados de la contribución de todos al equipo. Estos datos son útiles para que los gerentes de proyectos identifiquen a aquellos empleados que están haciendo un esfuerzo adicional y trabajando horas extras para alcanzar el objetivo del proyecto. Los gerentes pueden reconocer públicamente sus esfuerzos o recompensarlos por motivar a otros empleados a ser más productivos.
De manera similar, si los gerentes descubren que los empleados toman más tiempo para realizar tareas similares, pueden asegurarse de que se les brinde capacitación u orientación relevante para mejorar la productividad y la eficiencia.
3. Asignación de tareas más inteligente
Uno de los trabajos más desafiantes para cualquier gerente es asignar las tareas adecuadas a la persona adecuada según su ancho de banda y disponibilidad. El seguimiento del tiempo proporciona una visibilidad clara del ancho de banda y la utilización del tiempo de cada empleado. Equipados con estos datos, los gerentes pueden asignar tareas correctamente sin sobrecargar a sus empleados.
Además, el seguimiento del tiempo también proporciona una estimación de la capacidad de los empleados, lo que permite a los gerentes distribuir las tareas entre la fuerza laboral de manera más eficiente.
4. Identificación y Prevención de Distracciones
Independientemente de cuán dedicados sean los empleados, es probable que surjan distracciones que conduzcan a una menor productividad. Estos pueden presentarse en forma de asistencia a reuniones innecesarias, solicitudes de tareas ad hoc, largas horas de descanso, etc.
Las distracciones alteran la concentración de los empleados, lo que puede provocar que sus tareas actuales se retrasen o incluso descarrilen. Con la ayuda de un software de seguimiento del tiempo, los gerentes pueden identificar las causas de la distracción y, por lo tanto, mitigar el problema delineando una hoja de ruta adecuada.
5. Eliminación de cuellos de botella
Cuellos de botella pueden surgir en cualquier momento durante el transcurso de un proyecto por diversas razones. Estos cuellos de botella pueden acabar provocando retrasos en el futuro, ya que las tareas suelen estar interconectadas. Con la ayuda de un rastreador de tiempo, los gerentes de proyectos pueden buscar cualquier cuello de botella o obstáculo en una tarea específica que necesite más tiempo y abordarlo de manera proactiva.
6. Manténgase enfocado en las prioridades
Un rastreador de tiempo brinda información sobre qué empleado está trabajando en qué tarea y durante cuánto tiempo. El director del proyecto puede comprobar si las tareas en las que está trabajando son de alta prioridad o no.
Por ejemplo, un empleado puede dedicar una buena cantidad de tiempo a una tarea que puede resultar insignificante. Por lo tanto, con la ayuda de un rastreador de tiempo, los empleadores pueden reevaluar y redefinir sus prioridades, lo que puede contribuir a una mayor productividad.
7. Garantizar descansos obligatorios
Los descansos son importantes para elevar la moral de los empleados, ya que ayudan a lograr una salud emocional equilibrada y a eliminar el estrés en el lugar de trabajo. No aprovechar suficientes descansos durante las horas de trabajo puede afectar negativamente a la productividad de los empleados.
Aquí es donde entra en juego el rastreador de tiempo, ya que permite bloquear los descansos adecuados en el intervalo correcto. Estos descansos evitarán el agotamiento y el esfuerzo mental, que se dice que son las principales causas de la baja productividad.
8. Apoye mejores niveles de concentración
Cuando los empleados tienen claridad sobre en qué tareas prioritarias deben trabajar, junto con otras tareas de baja prioridad en proceso, pueden concentrarse mejor en su trabajo y administrar eficientemente su tiempo para realizarlas.
El seguimiento del tiempo es útil para identificar las tareas prioritarias o urgentes que deben realizarse primero, lo que les ayuda a concentrarse mejor en sus tareas.
9. Mantiene a raya la procrastinación
El problema de la procrastinación es eterno y suele ocurrir cuando los empleados están sobrecargados con tareas desagradables o se enfrentan a la ambigüedad sobre qué tareas son de alta prioridad.
Sin embargo, se ha observado que la mayoría de los empleados se sienten más motivados a completar el trabajo cuando se les proporcionan hitos, ya que les da una sensación de realización personal.
De este modo, los gestores de proyectos pueden establecer hitos y micrometas en diferentes fases del proyecto con la ayuda de un rastreador de tiempo. De esta manera, los empleados pueden trabajar de manera más productiva para alcanzar sus objetivos y también pueden vencer la procrastinación.
Además, algunos programas de seguimiento vienen con una función de notificación automática que envía una notificación de exceso de programación si la programación se retrasa.
10. Evita que los empleados realicen múltiples tareas
Cuando los empleados tienen que realizar múltiples tareas juntas, comienzan a realizar múltiples tareas para completarlas todas simultáneamente. Sin embargo, cambiar frecuentemente de una tarea a otra puede degradar la productividad. Esto puede alterar aún más la concentración y también aumenta las posibilidades de cometer errores.
El seguimiento del tiempo proporciona una idea de si los empleados cambian de tarea con frecuencia y, con la ayuda de esta información, los gerentes de proyecto pueden evaluar y priorizar sus tareas en consecuencia.
11. Planificación de proyectos mejorada
Una de las tareas más desafiantes de la planificación de proyectos es estimar el tiempo que pueden llevar las tareas individuales. Sin embargo, los rastreadores de tiempo conservan los datos históricos de proyectos anteriores.
Los gerentes pueden aprovechar estos datos para estimar los requisitos de tiempo para proyectos futuros, ya que una estimación incorrecta puede resultar en plazos incumplidos, sobrecostos y sobrecargar al equipo con múltiples tareas que pueden obstaculizar su productividad.
3 excelentes aplicaciones para rastrear el tiempo
Replicón
Replicon es un software de seguimiento del tiempo que ofrece muchas funcionalidades automatizadas impulsadas por IA. Se integra con más de cien aplicaciones populares de productividad y gestión de proyectos, incluidas Asana, Slack, Zoom, etc.
Cuenta con captura de hojas de horas flexible que admite todo tipo de empleados en diferentes roles. El software también ayuda a verificar, analizar, revisar y aplicar los flujos de trabajo correctos para producir hojas de horas precisas.
Descargo de responsabilidad. El autor de esta publicación trabaja para Replicon.
Bonsái
La herramienta de seguimiento del tiempo de Bonsai ofrece funciones para hacer que su flujo de trabajo sea más fácil y eficiente. Tiene una interfaz sencilla y directa que centraliza sus hojas de horas. También le permite administrar tareas, realizar un seguimiento de las horas facturadas y crear y enviar facturas a los clientes.
El rastreador del tiempo de Indy
Indy es una herramienta confiable para realizar un seguimiento de sus horas de trabajo en proyectos y le ayuda a recibir pagos. Puede iniciar o pausar el registro de sus horas de trabajo con un clic y organizar sus sesiones de trabajo rastreadas. También existe la opción de agregar las horas a sus facturas para recibir el pago por su trabajo.
Rastreador de tiempo de trabajo web
WebWork es un software de seguimiento de empleados que ayuda a los empleadores a realizar un seguimiento del progreso de los equipos remotos mediante capturas de pantalla e informes. Puede obtener informes como hojas de horas o estadísticas que puede exportar fácilmente en diferentes formatos.
Además, puede monitorear automáticamente la asistencia de los empleados, monitorear el uso de aplicaciones particulares, entre proyectos y chatear con su equipo. La herramienta está disponible para Windows, Mac y Linux, así como para Android, iOS y la web.
Conclusión
Dado que una mayor productividad y mayores niveles de eficiencia son las claves para la entrega exitosa de proyectos a tiempo, invertir en un sistema sólido de seguimiento del tiempo puede ser enormemente beneficioso para cualquier organización. El seguimiento del tiempo puede ayudar a las organizaciones a gestionar mejor el tiempo de sus empleados y descubrir oportunidades perdidas para mejorar sus niveles de productividad.
