Una lista desplegable es una herramienta muy útil para cualquiera que colabore con otras personas para ingresar datos en Google Sheets. ¿Por qué? Bueno, un menú desplegable no sólo ahorra tiempo y acelera el proceso de entrada de datos, sino que también reduce los errores y ayuda a mantener la coherencia de una hoja de cálculo de Google.
Si también desea utilizar un menú desplegable en Google Sheets, esta publicación es para usted. Aquí cubriremos los diferentes métodos que puede utilizar para agregar un menú desplegable en Google Sheets y también veremos cómo podemos editar, eliminar y personalizar listas desplegables.
¿Qué es una lista desplegable y por qué utilizarla?
Una lista desplegable es una lista de elementos entre los que un usuario puede elegir una opción que se completa en una celda de una hoja de cálculo de Google. Por ejemplo, aquí hay una lista desplegable de diferentes países. Para seleccionar un país específico y completarlo en la celda, el usuario simplemente hace clic en esa opción en la lista.
Menú desplegable
Por supuesto, esta es una gran herramienta por las siguientes razones:
1. Mejorar la eficiencia
Dado que el usuario no tendrá que escribir datos manualmente, el uso de un menú desplegable ahorra mucho tiempo. No sólo eso, también ayuda a minimizar errores y así mejorar la eficiencia.
2. Mantener la uniformidad
El uso de un menú desplegable limita las opciones que un usuario puede ingresar en las celdas. Esto asegura que los datos sean consistentes. Esto se vuelve muy importante para evitar errores cuando los datos se utilicen posteriormente con fórmulas o condiciones.
3. Fácil de usar
Un menú desplegable es intuitivo y permite a las personas ingresar datos fácilmente. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar una opción de la lista proporcionada y listo. Esto también elimina cualquier confusión sobre qué datos ingresar en una celda, ya que todas las opciones permitidas están presentes frente al usuario.
Cómo crear y agregar una lista desplegable en Google Sheets con valores preestablecidos
Cuando necesites agregar un menú desplegable con algunas opciones, puedes usar este método más simple y rápido:
Paso 1: seleccionar celdas
Seleccione la celda o celdas donde desea agregar el menú desplegable.
seleccionar celdas
Paso 2: vaya a la pestaña Datos y seleccione Validar datos
Ir a Datos pestaña y seleccione la Validación de datos opción.
validación de datos
Alternativamente, puede hacer clic derecho y elegir el archivo desplegable opción.
opción desplegable
Paso 3: haga clic en Agregar regla
En el panel lateral que se abre, haga clic en Agregar regla opción.
agregar regla
Paso 4: seleccione el menú desplegable
En el menú desplegable Criterios, seleccione la opción desplegable si aún no está seleccionada.
elija la opción desplegable
Paso 5: agregar opciones
Ahora escriba las opciones que desee en los cuadros titulados Opción 1 y Opción 2 y haga clic en Finalizar para guardar los cambios.
agregar elementos
Para agregar más elementos a la lista, cree otra opción haciendo clic Agregar otro elemento opción.
agregar más artículos
Puede ver que los usuarios ahora pueden elegir el país en este menú desplegable.
resultado
Cómo crear y agregar una lista desplegable en Google Sheets con datos existentes
Tenga en cuenta que en la sección anterior hemos agregado algunos elementos en el menú desplegable. Por lo tanto, era posible escribir manualmente las opciones al crear el menú desplegable. Pero si tiene una lista larga de elementos que desea agregar a la lista desplegable, debe seguir este método:
Paso 1: seleccione las celdas
Seleccione la celda o celdas donde desea agregar el menú desplegable.
seleccione las celdas
Paso 2: vaya a la pestaña Datos y seleccione Validar datos
Ir a Datos pestaña y seleccione la Validación de datos opción.
validación de datos
Paso 3: haga clic en Agregar regla
En el panel lateral que se abre, haga clic en Agregar regla opción.
agregar regla
Paso 4: Elige tus criterios
Elegir el Menú desplegable (de un rango) opción de criterios desplegable.
menú desplegable del rango
Paso 5: seleccione el rango de datos
Haga clic en el icono de la ventana en el cuadro vacío debajo del Criterios desplegable.
haga clic en el icono de la ventana
Ahora puede agregar el rango de celdas (donde está la lista de elementos/datos) en el cuadro de diálogo y presionar Aceptar.
agregar rango de celdas
Alternativamente, puede seleccionar datos directamente desde las celdas y el rango se completará automáticamente en el cuadro de diálogo:
seleccionar directamente elementos de la hoja
Paso 6: guarde sus cambios
Haga clic en la opción Listo en el panel lateral para guardar los cambios.
presione Listo
Puede ver que los valores se agregan al menú desplegable.
resultado
Cómo editar o eliminar una lista desplegable en Google Sheets
Si desea editar una lista desplegable en Google Sheets, simplemente siga estos pasos:
Paso 1: seleccione la lista desplegable
Seleccione la lista desplegable que desea editar simplemente haciendo clic en ella.
seleccione el menú desplegable
Paso 2: haz clic en el ícono del lápiz
Haga clic en el icono del lápiz en la parte inferior de la lista.
haga clic en el icono del lápiz
Paso 3: edite según sea necesario
Ahora puede realizar cambios en el cuadro Seleccionar rango de datos. Por el bien de este ejemplo, cambiemos A8 por A5. Esto eliminará los últimos tres valores de la lista.
Si desea eliminar todo el menú desplegable, simplemente haga clic en la opción Eliminar regla. Una vez que esté satisfecho con los cambios, presione Listo para guardar los cambios.
modificar
Puede ver que el menú desplegable ahora solo contiene 5 elementos.
descenso resultante
Cómo utilizar la nueva lista desplegable
Usar una lista desplegable en Google Sheets es muy sencillo. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar una opción del menú desplegable y los datos se completarán en la celda.
Puedes ver en la imagen a continuación que la opción elegida se agrega a la celda:
Escoge una opción
Además, también puedes utilizar un menú desplegable con una fila o columna completa sin tener que crear una para cada celda. Simplemente copie la celda con el menú desplegable y péguela en las celdas donde desea agregar el menú desplegable.
copiar y pegar
Más consejos para listas desplegables en Google Sheets
Mover elementos en una lista desplegable
Si desea mover elementos hacia arriba y hacia abajo en una lista desplegable, siga estos pasos:
Paso 1: haz clic en el ícono del lápiz
Seleccione el menú desplegable simplemente haciendo clic en él y luego seleccione el ícono de lápiz presente en la parte inferior.
icono de lapiz
Paso 2: Arrastra y suelta
Pase el cursor sobre los 6 puntos frente a la opción que desea mover. Cuando el cursor cambie a un ícono de cuatro flechas, arrastre y mueva la opción hacia arriba o hacia abajo. Cierra el panel lateral una vez que hayas terminado.
arrastrar y soltar
Asignar colores a los elementos de la lista desplegable
Puede asignar diferentes colores a las opciones en el menú desplegable de la siguiente manera:
Paso 1: haz clic en el ícono del lápiz
Seleccione el menú desplegable simplemente haciendo clic en él y luego seleccione el ícono de lápiz presente en la parte inferior.
icono de lapiz
Paso 2: haga clic en el menú desplegable Color
Haga clic en el menú desplegable a la derecha del círculo gris. Se abrirá un panel de color.
menú desplegable de colores
Paso 3: Selecciona el color
Seleccione el color deseado del panel. Puede obtener una vista previa de cómo se verá el menú desplegable desde la parte inferior del panel.
selecciona el color
Repita lo mismo para todas las opciones y cierre el panel lateral cuando haya terminado.
repetir para todas las opciones
Producción:
resultado
Cómo cambiar el estilo de visualización del menú desplegable
Puede cambiar la forma en que aparece un menú desplegable en su hoja. Así es como se hace:
Paso 1: haz clic en el ícono del lápiz
Seleccione el menú desplegable simplemente haciendo clic en él y luego seleccione el ícono de lápiz presente en la parte inferior.
icono de lapiz
Paso 2: vaya a Opciones avanzadas
Haga clic en el menú de opciones avanzadas del panel lateral.
opciones avanzadas
Paso 3: elige tu estilo visual
Ahora puede elegir el estilo de visualización deseado. Para este ejemplo, seleccionamos el estilo Flecha.
estilo de visualización de flecha
Así es como se ve ahora el menú desplegable:
menú desplegable de estilo de flecha
Conclusión
En esta publicación, hemos visto cómo podemos agregar una lista desplegable en Google Sheets. Los menús desplegables son una gran herramienta para usar, especialmente cuando se trabaja en equipo. No sólo mejora la experiencia del usuario, sino que también hace que el negocio en general sea mucho más eficiente. Google Sheets viene con muchas herramientas excelentes, por lo que es una gran habilidad para agregar a tu perfil.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo crear una lista desplegable en Google Sheets con múltiples selecciones?
1. Seleccione la celda y haga clic en Datos > Validación de datos > Agregar regla
2. Establezca los criterios en Menú desplegable > Seleccionar categorías
3.Opciones de formato
¿Es posible seleccionar varios elementos en una lista desplegable?
Abra el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en Ajustes forma. En el Permitir en la lista desplegable, seleccione Lista IEn el cuadro Fuente, ingrese el rango de celdas de la lista y haga clic en el botón Aceptar.
¿Cómo agrego una lista desplegable a una columna completa en Google Sheets?
Para aplicar una lista desplegable a una columna completa, arrastre la esquina inferior derecha de la celda con el menú desplegable a las celdas donde desea tener la misma lista, o copie y pegue el contenido de la celda en otras celdas.
