En este artículo, analizaremos algunas formas de ahorrar dinero mientras invierte en proyectos de TI con el plan y las decisiones correctas.
La tecnología de la información empresarial (TI) comenzó con el humilde telégrafo, al menos según algunas personas. Su invención a mediados del siglo XIX significó algo destacable para los empresarios y sus clientes. Atrás quedaron los días en que los mensajeros a caballo hacían viajes de ida y vuelta durante semanas, ya que el telégrafo agilizaba las comunicaciones.
Avancemos dos siglos: una empresa que no emplea TI de alguna manera no sobrevivirá en esta era de alta tecnología. Las últimas décadas han sido sede de importantes hitos en la tecnología empresarial, desde el ascenso del director de información (CIO) hasta blockchain. Todo el mundo se apresura a subirse al tren, especialmente cuando se lanza nueva tecnología.
Sin embargo, la adopción de soluciones de TI no está exenta de riesgos, principalmente el costo. No es inusual que muchos emprendedores entusiastas persigan ambiciosos proyectos de TI, sólo para caer presas de cosas como la falacia del costo hundido, convirtiendo los proyectos en pozos de dinero. Sin embargo, llevar a cabo tales proyectos no tiene por qué dejar una mella importante en las finanzas de una empresa; aquí hay algunas maneras de cómo hacerlo.
Sepa adónde ir
Un viajero no iría a un lugar lejano sin saber adónde quiere ir al llegar allí. Por eso es fundamental tener un mapa, ya sea impreso o en una aplicación móvil. De manera similar, en el contexto empresarial, un líder y su equipo no se embarcarían en un proyecto sin una hoja de ruta claramente definida, también conocida como dirección estratégica.
La mayoría de los emprendedores piensan que la dirección estratégica son las declaraciones de misión y visión de sus negocios, pero son sólo una parte de la ecuación. También incluye información sobre la cultura corporativa, los valores, los ideales, los principios y, lo más importante, las estrategias para lograrlos o defenderlos. Sin una dirección estratégica, es fácil perder de vista lo que es crucial.
Tener una dirección estratégica tampoco es sólo un consejo comercial aleatorio. De acuerdo con los Estándares de Gestión de Calidad (SGC) consagrados en la norma ISO 9001:2015, es imprescindible para:
- Conocer el contexto general de una empresa o institución
- Asegurarse de que los objetivos de calidad estén alineados con la dirección estratégica.
- Confirmar que las políticas de calidad siguen la dirección estratégica
- Garantizar que las revisiones estén alineadas con la dirección estratégica.
En ningún otro ámbito la necesidad de uno es más importante que en la planificación de proyectos de TI. Con una gran cantidad de soluciones de TI en el mercado actual, los propietarios de empresas deberían centrarse más en satisfacer sus necesidades que sus deseos. Al hacerlo, pueden ahorrar dinero en soluciones que quizás apenas utilicen.
Un buen ejemplo de los efectos de la falta de dirección estratégica es el gasto excesivo en la nube. A pesar de la promesa de la nube de reducir los gastos generales a largo plazo, muchos empresarios se encuentran sobreestimando sus necesidades de nube. Un estudio de 2018 encontró que las empresas han gastado en promedio un 42% más de lo habitual en servicios en la nube.
Decidir entre internamente y subcontratación
Una vez que el plan del proyecto esté listo, el siguiente paso es decidir entre formar un equipo de TI interno o dejarlo en manos de los proveedores de servicios gestionados (MSP). Te sorprenderá lo considerable que es la diferencia de costos entre estas dos opciones.
Un estudio comparativo realizado en 2017 analizó las cifras de un restaurante típico con una capacidad total de 50 unidades. En tres años, la opción interna habría gastado más de 500.000 dólares, y el costo se habría reducido en un 33% entre el primer y el segundo año. Mientras tanto, el gasto de la opción MSP fue consistente, pero el total de tres años fue sólo el 24% de su contraparte.
La razón de esto radica en los gastos salariales. Formar un equipo interno de TI implica contratar a las personas adecuadas y pagarles; en este caso los salarios representaron el 58% del gasto total. Sin embargo, las empresas no tienen que pagar a los equipos técnicos del MSP, ya que ya están en la nómina del MSP, solo los honorarios profesionales y de servicio.
Al igual que con otros MSP, Tecnologías Buchanan ofrece servicios de TI administrados en Toronto y otras áreas a costos más económicos debido a esta configuración. Además de eso, ellos:
- Permitir que la empresa dedique gran parte de su tiempo y recursos a sus funciones principales.
- Proporcionar soluciones que estén listas para usar tan pronto como terminen de instalarlas.
- Garantizar soporte 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año, lo que puede resultar complicado en lugares de trabajo con altas tasas de rotación
Sin embargo, los dueños de negocios no deberían apresurarse a descartar la opción interna. Por ejemplo, los MSP atienden a varios clientes a la vez; No siempre sabrán cómo una empresa realiza sus actividades diarias. Por otro lado, un equipo interno sabe mucho más porque su empleador los ha orientado en su misión, visión, cultura corporativa y más.
Si no puede decidir entre los dos, los expertos consideran optar por una combinación de ambos mientras tanto. Contrate un MSP para manejar proyectos de TI y forme un pequeño equipo interno para trabajar con el MSP y obtener una experiencia valiosa.
Reduzca los gastos siempre que sea posible
Dado el elevado precio que conllevan los proyectos de TI, no sorprende que los propietarios de empresas necesiten cada centavo que puedan ahorrar para hacerlos realidad. Incluso los propios MSP se dan cuenta de que pueden ganar más dinero reduciendo gastos innecesarios siempre que puedan.
Los problemas de flujo de caja no sólo restringen los ingresos de una empresa; son la principal causa de fracasos empresariales. Según la Oficina de Estadísticas Laborales, de más de la mitad de las empresas que cierran después de cinco años, el flujo de caja inadecuado representa el 82% de dichos cierres. En comparación, sólo el 42% de las empresas cierran porque el mercado tiene poca necesidad de sus bienes o servicios.
Determinar qué gastos comerciales deben recortarse puede resultar difícil. Los expertos aconsejan realizar un análisis coste-beneficio (ACB) antes de cualquier intento de expansión. Este método basado en datos ofrece una imagen más clara de la salud financiera de una empresa al resaltar:
- Costos directos como gastos generales de producción.
- Costos indirectos como gastos de servicios públicos.
- Costos intangibles como el efecto de una decisión comercial.
- Costos de oportunidad como invertir en nuevas empresas.
- Otros costos como impactos ambientales y competencia.
Dependiendo del resultado de su convenio colectivo, es posible que se sienta inclinado a seguir algunas o todas estas pautas de reducción de costos:
- La oficina de subcontratación necesita proveedores mayoristas.
- Poner en alquiler cualquier espacio de oficina no utilizado
- Busque tarifas de seguros comerciales competitivas
- Utilice las redes sociales para marketing.
- Despedir a empleados con un desempeño extremadamente bajo
- Delegar algunas funciones a subcontratistas
- Aproveche los descuentos por volumen coordinando con otras empresas
- Utilice menos papel y más medios electrónicos
- Pague las cuotas de la tarjeta de crédito a tiempo para evitar multas
No se sabe cuánto puede ahorrar una empresa si sigue estos consejos. Sin embargo, cada centavo que no se gasta en gastos costosos e innecesarios es cada centavo que se puede asignar a financiar uno o dos grandes proyectos de TI. Cuando esos proyectos de TI estén en pleno funcionamiento, los ahorros aumentarán aún más.
Aumentar el gasto siempre que sea posible
Este consejo puede parecer la antítesis del anterior (y del artículo completo), pero escuche este primero. Si bien reducir los gastos comerciales es imperativo para mantener un negocio a flote, y mucho menos financiar proyectos de TI, no todos se benefician de ello. En otras palabras, hay algunos aspectos en los que un aumento del gasto hará más bien que mal.
Uno de esos gastos es la seguridad cibernética. Desde el inicio de la pandemia de COVID, los piratas informáticos y otros ciberdelincuentes han ideado formas nuevas y más efectivas de robar información personal de las empresas y venderla al mejor postor. Si bien los datos de una persona pueden costar solo alrededor de USD 0,007 (según un estudio de 2013), tenga en cuenta que los piratas informáticos roban miles de millones de datos.
La cantidad promedio de dinero perdida anualmente por ataques cibernéticos varía según el tamaño de la empresa, desde 24.000 dólares entre las pequeñas empresas (menos de 50 empleados) hasta 504.000 dólares entre las de nivel empresarial (más de 1.000 empleados). Con esa cantidad de dinero se puede comprar una suite empresarial de primer nivel para docenas de computadoras de oficina y más.
La COVID ha obligado a las empresas a aumentar el gasto para reforzar sus sistemas de ciberseguridad. Un estudio informó un aumento del 10,1% de sus respectivos presupuestos de TI en 2019 al 10,9% en 2020. El diez por ciento es más o menos un presupuesto ideal para invertir en las últimas suites de ciberseguridad, independientemente del tamaño de la empresa.
Manténgase involucrado en cada paso del camino
No hay duda de que la TI en su conjunto es complicada, y mucho menos emplear soluciones de TI. Como tal, no sorprende que muchos dueños de negocios se muestren reacios a asumir un papel más activo para convertir los proyectos de TI en realidades. Sin embargo, los expertos dicen que no participar en cada paso del camino es un error costoso.
Esta desgana, afirman también los expertos, probablemente se deba a un miedo innato a la tecnología. Pero no es tanto el miedo a estropear equipos caros sino el miedo a darse cuenta de que la inversión en dichos equipos no merece la pena. A medida que la naturaleza de hacer negocios se vuelve más digital, el miedo a las incertidumbres en el camino por delante se vuelve más evidente.
Sin embargo, si la historia ha enseñado algo a las empresas, no adaptarse a un mundo cambiante es una receta para el fracaso. Las marcas que revolucionaron la generación anterior de inventos (por ejemplo, cámaras cinematográficas, teléfonos celulares) no estarán presentes en la próxima porque dudaron en cambiar cuando las demandas del mercado se lo ordenaron.
Cualquier proyecto tiene sus riesgos inherentes y se encontrará con problemas a lo largo del camino; son inevitables. Aún así, dar el paso al menos garantiza algún resultado, a diferencia de no hacer nada en absoluto.
Conclusión
La adopción de soluciones de TI puede resultar costosa, pero no hasta el punto de desanimar a las empresas. Cualquier proyecto de TI valdrá la inversión con el plan y las decisiones correctas. Ninguna empresa quiere quedarse atrás en esta época de tanta tecnología.
