Cómo aumentar la productividad con la firma electrónica

La firma electrónica se convirtió muy rápidamente en imprescindible durante la crisis del COVID: rapidez de firma, valor legal, automatización… Sencilla y legal, la solución permite firmar cualquier documento con unos pocos clics. Luc Pallavidino, cofundador y CEO de Yousign, el líder francés en firma electrónica, habla sobre las principales ventajas de este formato de firma y el ahorro de tiempo que ofrece para las empresas, y en particular para las VSE y las PYME.

Gana productividad con la guía de firma electrónica

¿Cómo ahorra tiempo la firma electrónica a las empresas?

La principal ventaja de la firma electrónica es que permite a las empresas ahorrar tiempo y hacer que los procesos sean más eficientes y fluidos. Antes era necesario imprimir los contratos, enviarlos por correo, o escanearlos, firmarlos a mano… Una herramienta como Yousign permite que los equipos ya no pierdan tiempo escaneando, imprimiendo y enviando documentos en papel.

El firmante del documento puede firmarlo absolutamente en cualquier lugar y en cualquier medio, incluso en movimiento. Para los equipos en movimiento, nuevamente el ahorro de tiempo es importante. Cuando antes la firma de un contrato tardaba varios días entre los distintos viajes de ida y vuelta, ahora se hace casi al instante. En un clic, los documentos se reciben, leen y firman.

En cuanto una reunión física es difícil de establecer, o los firmantes están geográficamente distantes, la firma electrónica permite a los firmantes no perder tiempo y tener todos los documentos o contratos firmados lo más rápido posible. Además de ahorrar tiempo, las herramientas de firma electrónica también ayudan a evitar errores, que requieren volver a presentar nuevos documentos y alargan considerablemente las demoras.

¿Y en términos de ahorro financiero?

Los empleados pierden menos tiempo en tareas de bajo valor agregado, como escanear documentos o solicitudes de seguimiento. Por ejemplo, los vendedores pueden dedicar más tiempo a sus tareas de ventas que a la gestión administrativa. La ganancia de productividad es inmediata.

Pero Yousign también permite ahorros significativos en franqueo, papel o impresión. Obviamente, el fin del papeleo es un ahorro de tiempo, pero también una ganancia financiera para muchas empresas, y especialmente para las PYME.

Y desde el punto de vista contable, todo va más rápido. Los contratos se firman más rápidamente, las órdenes de compra también. Hace las ventas más rápido y reduce todas las fricciones. Tienes una vista en tiempo real del progreso de las firmas de todos tus documentos. La rapidez en la toma de decisiones entre un documento enviado en papel y un documento firmado digitalmente no tiene nada que ver.

Para ser aún más eficiente, ¿qué grado de automatización es posible implementar?

Una solución de firma electrónica como Yousign te permitirá configurar automatizaciones e integraciones para llegar más lejos y ser más eficiente. En concreto, puedes crear flujos de trabajo de firma y automatizar al máximo el ciclo de firma de documentos: configurar quién es firmante, quién es aprobador, etc. También tienes control sobre la automatización de los recordatorios. Aquí nuevamente, el objetivo es comprimir lo más posible el tiempo entre el envío del documento y su firma.

Para necesidades más importantes, también es posible implementar la API de Yousign en sus diversas herramientas, como su CRM o su ERP. La API te permite, por ejemplo, gestionar todas tus propuestas comerciales desde tu CRM, sin pasar por la interfaz de Yousign. La solución Yousign está, por ejemplo, totalmente integrada con Salesforce: tiene sus cotizaciones o contratos firmados en Salesforce y sigue sus solicitudes de firma en tiempo real. Todos los contratos están firmados y certificados gracias a Yousign y accesibles en cualquier momento en el CRM. Para los vendedores que a menudo están en movimiento y que no tienen tiempo para administrar este aspecto tan administrativo de su misión, el ahorro de tiempo y la eficiencia son enormes. Y no hace falta pedirle al cliente que escanee su firma, que no tiene valor legal, todo se hace online.

Otro ejemplo interesante de integración es la implementación del ATS (herramienta de gestión de candidatos) para empresas o agentes de contratación: los contratos de trabajo se pueden firmar en 1 clic desde cualquier herramienta del mercado a través de las API.

¿A qué sectores van dirigidas las soluciones de firma electrónica? ¿Es accesible para todas las empresas?

Las herramientas de firma electrónica son relevantes para empresas de todos los tamaños, incluso las más pequeñas. Ya sea en seguros, bienes raíces, banca, legal, contratación, educación, todos los sectores que utilizan contratos se ven afectados.

El reflejo del papel sigue estando muy presente en muchos sectores, para documentos que sin embargo son completamente “digitalizables”: contrato de trabajo, presupuestos, órdenes de compra, mandatos SEPA, contrato de compraventa… Casi todos los documentos se pueden firmar electrónicamente. En sectores como el trabajo temporal o el inmobiliario, se hace posible firmar contratos de trabajo o acuerdos de compraventa sin necesidad de desplazamientos, y casi al instante. Yousign se aplica a todos los sectores porque certifica y asegura legalmente todos sus contratos (lo que no es el caso de algunos competidores).

Y contrariamente a lo que se pueda pensar, no se trata de soluciones caras reservadas para grandes grupos. La oferta de Yousign más accesible cuesta 9€ al mes y por usuario y está dirigida principalmente a autónomos y pequeñas empresas.

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