Una de las características más impresionantes de Microsoft Excel es que puedes compartir tus archivos con otras personas para que los vean o editen. Sin embargo, a veces no quieres que alteren los datos originales. En cambio, solo necesitas que inspeccionen el documento y lo envíen para su revisión sin realizar ningún ajuste.
Ahí es donde entra en juego el bloqueo de celdas, pero ¿cómo funciona? Aquí tienes una guía detallada sobre cómo bloquear celdas en Excel.
Bloqueo de celdas en Excel
Excel existe desde hace casi cuatro décadas. A lo largo de los años, ha sufrido cambios importantes, pero algunas funciones se han mantenido prácticamente iguales. Una de ellas es el bloqueo de celdas.
Los pasos son similares, si no idénticos, en todas las versiones de este programa de hoja de cálculo.
- Abra su hoja de cálculo.
- Resalte las celdas que desea proteger. Puede utilizar el mouse o el atajo de teclado “Ctrl + Espacio” para hacerlo.
- Navega a tu ventana “Inicio”.
- Seleccione “Alineación” y presione el símbolo de flecha.
- Dirígete al menú “Protección”.
- Seleccione “Bloqueado”.
- Pulse el botón “Aceptar” para salir del menú.
- Accede a “Revisar”, ve a “Cambios”, selecciona la opción “Proteger libro” o “Proteger hoja” y vuelve a aplicar el bloqueo. Escribe la contraseña que necesitarás ingresar para desbloquear las celdas.
Eso es todo. Ahora podrá compartir su archivo sin preocuparse de si la otra parte interferirá con los datos.
¿Cómo bloquear todas las celdas en Excel?
Los pasos anteriores le permiten bloquear celdas específicas en Excel. Pero, ¿qué sucede si desea ir un paso más allá y bloquear todas las celdas? De esa manera, el usuario con el que comparte los datos no podrá modificar ni la más mínima parte de su hoja de cálculo. Además, elimina el riesgo de dejar una o más celdas desbloqueadas accidentalmente.
Es una medida integral, pero tan sencilla como el primer método.
- Abra Excel y busque la hoja de cálculo que desea bloquear.
- Seleccione “Revisar”, seguido de “Cambios” y “Proteger hoja”.
- Ahora puede seleccionar una serie de opciones para evitar que otros cambien las celdas, según sus preferencias:
a. “Bloqueado” impide que el usuario elimine o inserte columnas y filas.
b. “Formato de celdas” evita que el usuario amplíe o reduzca columnas y filas.
c. “Usar gráfico dinámico” y “Usar tabla dinámica” impiden que el usuario acceda a gráficos dinámicos y tablas dinámicas, respectivamente.
d. “Autocompletar” evita que el usuario amplíe partes seleccionadas con la función Autocompletar.
e. “Insertar y eliminar” evita que el usuario agregue y elimine celdas. - Marque la casilla junto a la opción “Hoja”.
- Introduzca el código que la otra parte necesitará usar para desbloquear las celdas si decide compartir la contraseña con ella.
- Pulsa el botón “Aceptar” y listo.
¿Cómo bloquear celdas en Excel con una condición?
Una gran parte del trabajo en Excel se reduce a su capacidad para aplicar condiciones. Si ha logrado un progreso tremendo con sus condiciones y no quiere que nadie las desvirtúe, bloquear las celdas es una excelente opción.
Pero esto no significa que deba tomar medidas drásticas y bloquear todas las celdas. Excel le permite restringir solo aquellas que tengan su condición.
- Abra su hoja de cálculo y diríjase a la sección “Revisar”.
- Vaya a “Cambios” y haga clic en “Desproteger hoja”.
- Ingresa la contraseña que usaste para bloquear tu hoja y pulsa el botón “Aceptar”. Si no has restringido tu hoja, continúa con el siguiente paso.
- Resalte las celdas que desea excluir con el mouse o la combinación de teclas “Ctrl + Espacio”.
- Aplique “Formato condicional” y vaya a “Condición 1”.
- Seleccione “Formato” y seleccione “Formato de celdas”.
- Vaya a “Protección”, marque “Bloqueado” junto a la casilla correspondiente y elija “Aceptar”.
¿Cómo bloquear celdas en Excel rápidamente?
Como ya se ha comentado, la función de bloqueo de celdas ha sido un elemento básico de Excel durante muchos años. No ha sufrido grandes modificaciones, pero sí se ha mejorado en versiones recientes. Por ejemplo, las ediciones más recientes de Excel permiten añadir un botón de bloqueo rápido a la barra de herramientas. Permite restringir las celdas resaltadas con solo pulsar un botón.
Veamos cómo puedes incorporar la función a tu menú y cómo funciona.
- Abra una hoja de cálculo y vaya a “Inicio”.
- Busque “Formato” y seleccione la función “Bloquear celda”.
- Haga clic derecho en “Bloquear celda” y elija la opción que le permita incluir la función en su sección “Acceso rápido”.
- Regrese a su hoja de cálculo y revise el acceso directo de bloqueo de celda en la parte superior de su archivo.
- Para utilizar el acceso directo, simplemente seleccione una o más celdas y presione el símbolo de candado en la barra de herramientas. Según su versión, el programa puede solicitarle que ingrese una contraseña. Sabrá que la celda está restringida si la tecla de acceso directo tiene un fondo oscuro.
¿Cómo evitar que los usuarios seleccionen celdas bloqueadas?
Impedir que otros usuarios seleccionen celdas bloqueadas es útil de dos maneras. En primer lugar, reduce aún más el riesgo de cambios no deseados y, en segundo lugar, ayuda a aumentar la productividad de la otra parte al separar las celdas disponibles de las que no lo están.
- Abra su hoja de cálculo y vaya a “Revisar”.
- Si su libro de trabajo está protegido, presione el botón “Desproteger hoja” en la ventana “Cambios”.
- Seleccione “Proteger hoja”.
- Asegúrese de que la opción “Seleccionar celdas bloqueadas” esté marcada.
- Pulsa Aceptar y ya no podrás resaltar las celdas restringidas. Puedes navegar entre celdas desbloqueadas usando las teclas de flecha, Enter o Tab.
Proteja sus datos de miradas indiscretas
Aunque compartir datos es inevitable cuando se colabora en un proyecto de Excel, no hay motivo para permitir que otros manipulen información confidencial. Con la función de bloqueo de celdas a su disposición, puede restringir tantas celdas como desee para evitar cambios no autorizados.
¿Alguna vez has tenido problemas de pérdida o manipulación de datos en Excel? Si es así, ¿qué hiciste para proteger tus datos? Cuéntanoslo en la sección de comentarios a continuación.
