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Cómo configurar un sistema de presencia de Google Forms

Cómo configurar un sistema de presencia de Google Forms

Gestionar la asistencia es algo difícil de hacer, especialmente durante las reuniones en línea. Google Forms es una herramienta versátil que le ayuda a crear formularios que registran la asistencia y los rastrean de manera organizada, haciendo que la asistencia sea fluida y sin estrés. Los siguientes pasos de este artículo lo guiarán en la configuración de un sistema de asistencia utilizando Google Forms.

Cómo crear un formulario de Google para participar

Paso 1: crea un nuevo formulario

  • Primero, asegúrate de eso. Tiene una cuenta de Google y ha iniciado sesión en su cuenta de Google.
  • Ahora ve a formularios.google.com.
  • En la galería de plantillas, haga clic en el formulario en blanco para crear un nuevo formulario de Google en blanco.

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Paso 2: formulario de configuración

  • Vaya a la parte superior izquierda y nombre el título del Sistema de Asistencia reemplazando el texto «Formulario sin título».
  • Ahora agregue la descripción del formulario debajo del título.

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  • Puedes agregar “Marca tu presencia completando todas las respuestas a las preguntas del formulario y enviándolo”
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Paso 3: personaliza los campos del formulario

  • Agregue varios campos, como el nombre del asistente, la asistencia y la pregunta de cierre, para verificar si el asistente realmente asistió a la reunión.

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  • Para el nombre del participante, deberás personalizar el texto de las respuestas cortas.

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  • No olvide hacer clic en el requerido; si no está completo, los participantes tendrán la opción de no completar las respuestas para cada pregunta y podrán enviar un formulario, lo cual no se recomienda.

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  • Para marcar la presencia de participantes en la reunión en línea, opción múltiple con Sí o No.

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  • La última cuestión es comprobar si el participante realmente asistió a la reunión o no.

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Paso 4: monitorear las respuestas del formulario

  • En la sección «Respuestas» en la parte superior de Formularios de Google, entre «Preguntas» y «Configuración», verá una opción para vincular formularios a Hojas de cálculo de Google.
  • Haga clic en «Vincular a Hojas de cálculo», lo que crea una nueva hoja de cálculo de Google Sheets que registra todas las respuestas enviadas a través del formulario compartido de Google.

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  • Ahora le brinda la posibilidad de crear una nueva hoja de cálculo para almacenar las respuestas completadas en Formularios de Google. Haga clic en Crear para crear respuestas del sistema de asistencia.

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  • Después de hacer clic en Crear, podrá ver que se crea la hoja de respuestas del sistema de asistencia básica. Inicialmente estará en blanco porque aún no hemos compartido el formulario de Google con los asistentes. En el siguiente paso, veremos cómo compartir el formulario de Google con los participantes.
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Paso 5: comparte el formulario

  • Vaya a la opción «Enviar» en la esquina superior derecha de la pantalla. puede compartir el formulario de Google con correos electrónicos específicos o puede tomar el enlace de Formularios de Google, que es el más común, y compartirlo con los participantes.

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  • Vaya a la sección del ícono de enlace, marque la casilla «Acortar URL» para obtener el enlace abreviado del Formulario de Google, luego haga clic en Copiar para copiar el enlace del Formulario de Google y ahora podrá compartir el enlace del Formulario de Google durante o al final de la reunión en línea. , pegando el enlace en la sección de chat de la reunión en línea y pidiendo a los participantes que marquen su participación.

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  • Después de compartir Formularios de Google con los asistentes, los asistentes pueden ver el formulario a continuación y completarlo, luego tendrán una opción en la parte inferior para enviar y, después de enviarlo, las respuestas se almacenarán.

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  • Después de que el participante haga clic en Enviar, recibirá el mensaje «Su respuesta ha sido registrada», como se muestra a continuación.

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Paso 6: Verifique las respuestas en la hoja

  • Puede ver los datos de respuesta del sistema de suscripción voluntaria en Formularios de Google y Hojas de cálculo de Google porque ha conectado Formularios de Google a Hojas de cálculo de Google. La siguiente imagen muestra las respuestas recopiladas en Google Sheets después del envío.

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  • Además, la respuesta a cada pregunta individual del Formulario de Google se puede analizar en texto, gráficos circulares, etc., en la sección de respuestas del Formulario de Google que creó, como se muestra a continuación.
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Paso 7: vista previa de los resultados

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Conclusión

Con la ayuda de este sistema de asistencia creado con Google Forms, realizar un seguimiento de quién está presente o no se vuelve muy sencillo. Aunque configurar esta herramienta por primera vez puede resultar difícil y agotador, la segunda vez será un proceso sencillo y directo. Usar Google Forms para asistir es como encontrar una manera inteligente de mantener las cosas organizadas. Convierta la confusión de asistencia en algo realmente simple sin tener que lidiar con documentos desordenados u olvidar nombres. De esta manera, Google Forms ayuda a crear un sistema de asistencia fácilmente manejable.

Preguntas frecuentes

¿Puedo utilizar el mismo formulario para diferentes clases o eventos?

¡Absolutamente! Puede hacer su vida más fácil utilizando un solo módulo para varias lecciones o eventos. Simplemente abra un menú desplegable para «Clase» o «Nombre del evento» para ordenar las respuestas de forma ordenada.

¿Recibiré notificaciones cuando alguien envíe su formulario de inscripción?

Desafortunadamente, Google Forms no participa en el juego de notificaciones. Sin embargo, existe una solución alternativa, como configurar notificaciones por correo electrónico mediante Google Sheets o explorar complementos de terceros para recibir alertas.

¿Pueden los participantes cambiar sus respuestas después de enviar el formulario?

De forma predeterminada, Formularios de Google no permite cambios posteriores al envío. Si es necesario, puede habilitar la edición de respuestas en la configuración del formulario, lo que permitirá a los participantes realizar cambios después del envío, lo que resulta útil para cambios de último momento.