Cómo crear facturas para clientes usando WordPress

Crear y enviar facturas es una tarea esencial pero engorrosa para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas. En lugar de crear manualmente una factura con una plantilla, puede ahorrar mucho tiempo con las herramientas adecuadas. En este artículo, le mostraremos cómo crear facturas para clientes usando WordPress.

Aunque existe un complemento de WordPress para facturas, recomendamos utilizar una solución más intuitiva llamada Freshbooks. Es por eso que compartiremos dos métodos para crear facturas. FreshBooks y WP-Invoice.

Método 1: usar Freshbooks

La herramienta de contabilidad más fácil y profesional para autónomos y profesionales es Freshbooks. Es una herramienta de contabilidad diseñada para no contables y perfecta para profesionales de WordPress.

Hay una prueba gratuita de 30 días para cualquier función paga, e incluso tienen un plan gratuito para siempre.

Registrarse es extremadamente fácil y ni siquiera necesita ingresar los detalles de su tarjeta de crédito para la prueba. Al registrarse, aterrizará en un tablero simple que se ve así:

Panel de Freshbooks

Creación de su primera factura en Freshbooks

Crear y enviar facturas con Freshbooks es muy sencillo. Simplemente haga clic en el botón Nuevo y seleccione Factura en el menú desplegable.

Creando su primera factura con FreshBooks

Si no ha agregado su dirección comercial, Freshbooks le pedirá su dirección comercial que aparecerá en su factura.

Su dirección comercial para la factura

El asistente de facturación también le preguntará por qué factura a sus clientes. Puede elegir el tiempo, los artículos o ambos, según los servicios o productos que brinde a sus clientes.

Seleccione si está cobrando por tiempo, artículos o ambos

En la siguiente pantalla, deberá proporcionar información del cliente. Freshbooks guardará esta información y podrá usarla más adelante cuando necesite enviar una factura a ese cliente.

Ingresando la información del cliente para su nueva factura

Después de guardar los detalles de su cliente, puede desplazarse hacia abajo para ingresar las tareas y los artículos, las tarifas y el monto adeudado. Puede agregar varias líneas para cada elemento o tarea junto con notas, términos y condiciones adicionales.

Ingresar tareas y artículos con tarifas y monto adeudado

Una vez que esté satisfecho con la factura, puede guardarla como borrador o enviarla instantáneamente por correo electrónico. También puede enviar una factura por correo postal.

Eso fue simple, ¿no?

Agregar métodos de pago en FreshBooks

Freshbooks le permite aceptar pagos en línea de los clientes. Es compatible con PayPal y Stripe de forma predeterminada, y puede habilitar otras pasarelas de pago populares. Si necesita configurar los pagos, debe hacer clic en Configuración en el menú superior y hacer clic en la pestaña Aceptar tarjetas de crédito.

Acepte pagos en línea contra sus facturas usando FreshBooks

Active el método de pago que desea utilizar y responda algunas preguntas sencillas sobre los detalles de su cuenta. Eso es todo, sus clientes ahora pueden pagarle en línea cuando reciban una factura suya.

Seguimiento del tiempo y los gastos con FreshBooks

FreshBooks le permite administrar y realizar un seguimiento de sus gastos. Simplemente haga clic en la pestaña de gastos para comenzar.

Realice un seguimiento de sus gastos con FreshBooks

Freshbooks puede importar sus gastos de más de 13000 instituciones financieras. Puede conectarlo fácilmente a su cuenta bancaria y tarjetas de crédito. También puede agregar gastos manualmente y guardar recibos simplemente tomando una instantánea de su teléfono.

Si trabaja por horas, cada segundo de su trabajo debe facturarse al cliente. Freshbooks viene con una herramienta de seguimiento de tiempo incorporada. Simplemente haga clic en la pestaña Seguimiento de tiempo para comenzar.

Seguimiento del tiempo con FreshBooks

Todo lo que necesita hacer es ingresar los detalles del proyecto y registrar sus horas. También puede iniciar el rastreador de tiempo haciendo clic en el botón Iniciar temporizador.

Método 2: usar un complemento de WordPress

Otra forma de gestionar las facturas es mediante el complemento WP-Invoice. De esta manera, su sitio web de WordPress se convierte en el centro de sus facturas y pagos.

Lo primero que debe hacer es instalar y activar el complemento WP-Invoice. Tras la activación, el complemento agregará un nuevo elemento de menú ‘Factura’ en su administrador de WordPress. Tienes que visitar Factura »Configuración para configurar el complemento.

Configurar los ajustes de WP-Invoice

Primero debe ingresar el nombre de su empresa como desea que aparezca en las facturas. A continuación, debe seleccionar una página para mostrar las facturas. Le recomendamos que cree una nueva página de WordPress titulada Facturas y seleccione esa página aquí. Esta página se utilizará para mostrar sus facturas.

WP-Invoices viene con múltiples opciones de pago (consulte nuestra lista de 5 alternativas de PayPal para que los autónomos cobren pagos en WordPress. Debe elegir un sistema de pago predeterminado entre las pasarelas de pago Stripe, 2CheckOut, PayPal, Tarjeta de crédito o Interkassa. Puede seleccionar de forma selectiva habilite o deshabilite las pasarelas de pago y permita que sus usuarios elijan su método de pago preferido.

Cuando elija un método de pago, verá una nueva pestaña debajo de la configuración para configurar esa pasarela de pago en particular. Cada pasarela de pago tiene diferentes configuraciones que deberá configurar iniciando sesión en su cuenta en esa pasarela y obteniendo sus claves API.

configurar pasarelas de pago para sus facturas

Después de configurar sus pasarelas de pago, haga clic en Guardar todas las configuraciones botón para almacenar sus cambios.

Crear una nueva factura

Para crear y enviar una nueva factura a un cliente, simplemente vaya a Facturas »Agregar nuevo. Se le pedirá que proporcione la dirección de correo electrónico del cliente.

Ingrese la dirección de correo electrónico de su cliente

Después de ingresar la dirección de correo electrónico, el complemento cargará la pantalla del Editor de facturas. Notarás diferentes metacajas en la pantalla de edición junto con las conocidas cajas de Título y Editor de publicaciones. Justo debajo del cuadro del editor de publicaciones, verá un metabox para agregar los elementos que está incluyendo en esta factura.

Agregar artículos a su factura

Simplemente ingrese un artículo, cantidad y precio. El complemento calculará el monto total y lo mostrará como saldo. Puede hacer clic en el enlace de descripción de alternancia para agregar la descripción de un elemento en la lista. También puede hacer clic en ‘Añadir descuento ‘ botón para deducir la cantidad con descuento en función de un porcentaje o una cantidad fija.

Debajo del cuadro de los elementos de la factura, verá el cuadro de la pasarela de pagos. Esto mostrará su pago predeterminado y todos los métodos de pago que ha habilitado en su sitio. Puede cambiar esta configuración para una factura si lo desea, o puede dejarla para usar las opciones predeterminadas que estableció en la configuración del complemento.

Configurar opciones de pago para una sola factura

A su derecha, verá el metabox de información del usuario. Mostrará la dirección de correo electrónico del cliente. Puede completar el resto de la información. En caso de que no tenga toda la información, puede dejarlo en blanco y el cliente podrá completarlo al realizar el pago.

En el metabox de publicación, hay opciones para publicar esta factura como una cotización, permitir pagos parciales o convertirla en una factura recurrente. Al hacer clic en el Alternar avance El enlace le permitirá agregar una fecha de vencimiento para la factura e ingresar la información fiscal.

Publicando su factura

Después de publicar la factura, sus clientes recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace a la página de la factura en su sitio de WordPress. Si sus clientes no reciben notificaciones por correo electrónico, debería consultar nuestra guía sobre cómo solucionar el problema de que WordPress no envíe correos electrónicos. Verá la factura, con un enlace para imprimir la versión en PDF antes de realizar el pago. Los clientes también pueden cambiar su información personal en la página.

Los clientes podrán ver la factura en su sitio.

Ver facturas e informes

Se puede acceder a todas las facturas que cree desde Facturas »Ver todas. Puede ordenar y filtrar sus facturas usando el menú a su derecha.

Para obtener una vista panorámica de sus ingresos y facturas, debe visitar Facturas »Informes. Allí podrá ver gráficos y tablas de todas las facturas.

Ajuste fino de sus facturas, correos electrónicos y pagos

La página de configuración de las facturas cambiará después de que guarde su configuración inicial. Ahora si visitas Facturas »Configuración, podrás ver muchas otras opciones que puedes configurar. Por ejemplo, puede modificar las plantillas de correo electrónico, crear varias plantillas, agregar elementos de línea, lo que le permite agregar elementos rápidamente a una factura. Incluso puede importar / exportar los datos de su factura a un archivo XML.

Opciones avanzadas para su sistema de facturas de WordPress

Pros y contras de WP-Invoice y Freshbooks

Con WP-Invoice, obtiene un complemento gratuito que se adapta perfectamente a su sitio web. No necesita depender de un servicio de terceros para administrar sus clientes y pagos. Puede configurar copias de seguridad automáticas de WordPress en un almacenamiento en la nube para asegurarse de que sus datos estén seguros.

Por otro lado, FreshBooks es utilizado por miles de profesionales. Sus datos se almacenan en la nube y no necesita preocuparse por la copia de seguridad o la seguridad. Más importante aún, no es solo un software de facturación, es una solución de contabilidad completa para no contables. Puede realizar un seguimiento de los gastos, conectar cuentas bancarias, recibir pagos en línea, etc. Aparte de eso, cada día FreshBooks se conecta a más servicios y se vuelve más poderoso y fácil de usar.

Eso es todo, esperamos que este artículo le haya ayudado a crear facturas para clientes que utilizan WordPress. También puede consultar nuestro tutorial sobre cómo agregar testimonios de clientes rotativos en WordPress.

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