Cómo crear una lista desplegable en Excel: mejores prácticas y ejemplos

Esperamos que este tema: Cómo crear una lista desplegable en Excel: mejores prácticas y ejemplos
te sea útil.

Configurar una lista desplegable en Excel permite optimizar tu tiempo y el de tus colaboradores al liberarte de tareas repetitivas.

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Crear una lista desplegable en Excel puede simplificar sus tareas como las de otros usuarios del documento. © Montaje BDM

Cómo crear una lista desplegable en Excel

La hoja de cálculo de Excel permite crear rápidamente listas desplegables para, entre otras cosas, limitar las entradas que una persona puede realizar en una celda ofreciendo varias opciones. Esta característica es útil para crear formularios y documentos compartidos. Existen algunas pequeñas diferencias según la versión utilizada (Windows, macOS o navegador), pero el procedimiento es siempre el mismo. Así es cómo:

1. Seleccione, en su hoja de cálculo, la celda o celdas en las que desea crear una lista desplegable,
2. En la cinta de navegación superior, haga clic en Datos,
3. Luego, debajo de la cinta, elija Validación de datos (en macOS, el ícono es más discreto),
4. Se abrirá una ventana en Opcionesen el menú desplegable llamado Permitirseleccionar Lista,
5. Luego haga clic en el área Fuente. Tienes dos opciones: o bien entras manualmente en tu lista, separando cada entrada con un punto y coma (o una coma en el navegador y las versiones en inglés) y sin espacios, o seleccionando una lista de entradas previamente elaborada en una columna,
6. Para dar la posibilidad al usuario de dejar la casilla vacía, marque ,
7. Revisa la caja lista desplegable en la celda para que la lista de opciones se muestre directamente en la(s) celda(s) en cuestión,
8. Haga clic en DE ACUERDO (Aplicar en el navegador), su lista desplegable ahora está activa.

El ícono de “Validación de datos” es mucho más discreto en macOS (abajo). © Montaje BDM

Recuerde seleccionar la celda o celdas donde está destinada su lista. © Montaje BDM

Si previamente ha ingresado sus datos para la lista desplegable, simplemente puede seleccionar el rango. © Montaje BDM

Para ingresar manualmente sus datos, sepárelos con un punto y coma (o una coma en la versión del navegador). © Montaje BDM

Después de la validación, así es como se verá su lista desplegable. © Montaje BDM

Establecer mensajes de entrada y de error

La creación de una lista desplegable en Excel puede ir acompañada de varios parámetros, todos ajustables en la ventana de validación de datos. En particular, puede:

• en la pestaña Mensaje de entrada (mensaje de entrada en el navegador), dale un título a tu mensaje y añade un texto informativo que aparecerá en el momento de la elección,
• en la pestaña Alerta de errordefina un mensaje de error en caso de entrada no válida y decida si esta alerta está bloqueando (Detener) o no (Información O Advertencia).

El mensaje aparece a medida que escribe. © Montaje BDM

El mensaje de error se mostrará si la entrada no se ajusta a las opciones de la lista. © Montaje BDM

Cómo eliminar una lista desplegable en Excel

Eliminar una lista desplegable en Excel, ya sea la aplicación de escritorio de Windows o macOS, o la versión del navegador del software, pasa por las mismas manipulaciones que para la creación. Estos son los pasos a seguir:

• Seleccione, en su hoja de trabajo, la(s) celda(s) en las que creó una lista desplegable,
• En la cinta de navegación superior, haga clic en Datos,
• Luego, debajo de la cinta, elija Validación de datos,
• En la ventana que se abre, en Opcioneshaga clic en Resetear todotu lista es eliminada,
• Puede hacer lo mismo con los mensajes de entrada o de error, seleccione la pestaña dedicada y haga clic en Resetear todo,
• Una vez que haya realizado los cambios, haga clic en DE ACUERDO (en el navegador).

Un clic en “Eliminar todo” le permite eliminar su lista desplegable. © Montaje BDM