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La implementación de una sólida solución de software de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC) promete enormes mejoras en la supervisión de las empresas. Sin embargo, la variedad de plataformas disponibles hoy en día, caracterizadas por características y opciones de implementación dispares, dificulta la elección.
Para mejorar la comprensión de los criterios clave del software GRC y alinear estrechamente las soluciones con las necesidades organizacionales centrales, las inversiones en tecnología deberían generar dividendos al fortalecer la gestión de riesgos a largo plazo, en lugar de simplemente satisfacer casillas de verificación a corto plazo.
Profundicemos en las consideraciones esenciales para evaluaciones juiciosas del software GRC. Siga estos pasos para mitigar el arrepentimiento y maximizar la rentabilidad a largo plazo de la inteligencia de riesgos.
Aclarar los objetivos clave de madurez de GRC
Antes de comprar un nuevo software GRC, las empresas deberían examinar cómo gestionan actualmente los riesgos y las reglas. Esto les ayuda a elegir un sistema que resuelva problemas reales.
Algunos problemas comunes son que diferentes equipos utilizan procesos separados. Nadie comparte datos para tener una visión completa. Otro problema es el uso por parte de los equipos. herramientas obsoletas como hojas de cálculo. Esto deja margen para errores. Además, es posible que los líderes no vean datos de riesgo en tiempo real. Esto dificulta la resolución rápida de los problemas.
Enumere los problemas específicos que enfrentan sus equipos. ¿Qué hace perder el tiempo o deja puntos ciegos? ¿Qué causa los accidentes que violan las reglas o los retrasos en el reconocimiento de riesgos? ¿Qué dificulta que los líderes tomen decisiones inteligentes?
Conocer tus problemas reales te permite encontrar software GRC con las características adecuadas. Busque herramientas para integrar tareas, reemplazar el trabajo manual, proporcionar datos en tiempo real y más según su lista. Elegir el software incorrecto que no resuelve sus problemas principales es dinero desperdiciado.
Evaluar la complejidad organizacional
Antes de elegir el software GRC, considere qué tan complejo es su negocio. Las empresas más complejas necesitan herramientas más sólidas.
Piense en sus ubicaciones, productos, cadena de suministro, sistemas de TI, datos y socios comerciales. ¿Operan en varios países? ¿Produce muchos tipos de bienes u ofrece muchos servicios? ¿Su cadena de suministro tiene muchas etapas y proveedores?
Considere también el tamaño de su empresa, el número de empleados y los ingresos. Las empresas más grandes suelen necesitar software más avanzado que las pequeñas. Finalmente, ¿en qué sector opera? Las industrias altamente reguladas, como la bancaria, necesitan más capacidades de cumplimiento.
Hacer esta lista le permite centrarse en el software adaptado a su organización. El software demasiado complejo o demasiado básico puede causar problemas. Quiere la solución adecuada para las necesidades de su negocio sin funciones adicionales que no utilizará.
Evaluar opciones de implementación
El software GRC utiliza servidores locales o la nube. Lo que funciona mejor depende de sus necesidades.
Servidor en el sitio darle más control. Administre completamente todo el hardware y software. Pero requieren más recursos de TI para su mantenimiento. Los sistemas en la nube son más rápidos de configurar y requieren menos personal de TI interno. Pero tienes menos control sobre la tecnología.
Piense en los presupuestos, las necesidades de seguridad, el personal de TI y la facilidad de acceso. La solución in situ tiene sentido si tiene un gran presupuesto y un equipo de TI, necesita un control total de sus datos y la seguridad es primordial. La nube funciona mejor para equipos y presupuestos más pequeños que priorizan una configuración rápida.
Hybrid es una combinación de ambos y es útil para transiciones graduales a la nube. Haz una lista de pros y contras de tu negocio para elegir lo que más te convenga.
Revisar los antecedentes de los proveedores
Elegir un proveedor de software de GRC significa verificar su enfoque en la industria, su experiencia, sus clientes y sus reseñas.
Verifique si el proveedor solo fabrica software GRC o si es solo uno de sus muchos productos. Los proveedores especializados suelen tener una experiencia más profunda en GRC. Consulte estudios de casos de sus clientes en su industria. Vea si han demostrado tener éxito al prestar servicios a empresas como la suya.
Desarrollo de productos de proveedores de investigación. ¿Se están actualizando con nuevas funciones para las necesidades emergentes? ¿O el producto es viejo? Además, consulte su capacitación y soporte. ¿Tienen recursos enfocados en GRC?
Finalmente, hable con los usuarios actuales, lea reseñas y consulte informes. Las buenas críticas confirman las afirmaciones de los vendedores. Busque clientes que estén satisfechos con su desempeño y soporte.
Adoptar este enfoque diligente evita la decepción de los proveedores que no tienen el enfoque y la experiencia adecuados para satisfacer sus necesidades especializadas.
Facilitar la participación de las partes interesadas
Una implementación efectiva del software GRC requiere colaboración entre funciones como auditoría, TI, legal, planificación de continuidad del negocio y múltiples unidades de negocios que ayuden a configurar plataformas que reflejen los procesos del mundo real.
Sin embargo, promover el compromiso y solicitar aportes que faciliten la gestión del cambio organizacional sigue siendo un desafío. Los líderes inteligentes inician el éxito:
- Identificar a los usuarios clave en todos los grupos es fundamental para obtener resultados y ayudar a definir los requisitos. Incluir a los escépticos en las primeras soluciones de codesarrollo.
- Comunique beneficios reales y alivie los puntos débiles de la gestión de riesgos existentes a través de nuevas capacidades. Las ventajas del terreno en ejemplos tangibles.
- La implementación por fases introduce características que facilitan gradualmente las transiciones desde el estado actual.
- El apoyo del liderazgo respalda visiblemente los cambios a través de comunicaciones internas y guía los procesos de gobernanza dentro de los nuevos sistemas.
La inclusión proactiva de las partes interesadas, la capacitación y la gestión del cambio facilitan las transiciones riesgosas que todas las partes interesadas enfrentan juntas.
Plantee el argumento comercial para invertir en GRC
Al presentar un nuevo software de GRC, los líderes deben mostrar cómo ahorrará dinero y ayudará a la empresa. Crear un caso de negocio sólido involucra a todos.
Comience mostrando los costos de los problemas actuales, como multas por infracciones de reglas, tiempo de inactividad del sistema y solución de problemas. Muestra cuánto tiempo pierden los trabajadores realizando trabajos manuales en hojas de cálculo.
A continuación, explique cómo el software GRC resuelve este problema. Identificar los riesgos antes de que se conviertan en problemas reales. Se asegura de que la gente siga todas las reglas. Ahorre tiempo a los trabajadores reemplazando el trabajo manual. Proporciona a los líderes datos en tiempo real para tomar decisiones inteligentes.
Luego diga cuánto mejorarán las cosas con el software GRC. Muestre cuánto dinero se ahorrará si identifica los problemas a tiempo. Calcula el tiempo ahorrado al no realizar trabajo manual. Comparta cómo los líderes pueden utilizar los datos de GRC para hacer crecer su negocio de forma segura.
Finalmente, compare los costos de compra y ejecución del software GRC con los mayores ahorros que se obtendrán. Esto demuestra que invertir dinero por adelantado en GRC da sus frutos y genera grandes recompensas en el futuro. Es una decisión empresarial inteligente.
Con un caso sólido que explique los beneficios, los líderes pueden convencer a todos de que apoyen la adopción del software GRC por el bien de toda la empresa.
Preguntas frecuentes:
1. ¿Quién utiliza el software GRC en una empresa?
Todo tipo de trabajadores utilizan el software GRC: gerentes, contadores, recursos humanos, TI y más. Ayude a todo el equipo a ver y gestionar el riesgo.
2. ¿El software GRC requiere formación específica?
Un buen software GRC está diseñado para usuarios empresariales habituales. Sin embargo, se ofrece capacitación para ayudar al equipo a aprender nuevas habilidades y utilizar todas las funciones.
3. ¿Cómo se integra el software GRC con otros sistemas?
Se conecta al software ERP, CRM y RR.HH., lo que permite compartir datos entre ambos. Esto le brinda una visión completa de su riesgo en un solo lugar.
4. ¿El software GRC cumple con las regulaciones?
El mejor software GRC cumple con requisitos legales como HIPAA, PCI DSS y GDPR. Algunas soluciones se centran en necesidades regulatorias específicas.
5. ¿El software GRC funciona en dispositivos móviles?
Sí, el software GRC basado en la nube funciona en teléfonos, tabletas y portátiles. Esto le permite gestionar el riesgo en cualquier momento y lugar.
La línea de fondo
La transición a soluciones de software GRC sólidas y sostenibles que brinden información duradera sobre los riesgos requiere un pensamiento profundo que vaya más allá de simplemente buscar características de moda que aborden vagamente las deficiencias generales.
La verdadera optimización de las inversiones en tecnología para respaldar la resiliencia empresarial comienza con la evaluación de las necesidades clave, el tamaño de las plataformas en consecuencia y la confirmación de los antecedentes de los proveedores que demuestran experiencia comprobada específica de GRC. Además, las implementaciones por fases que garantizan una adopción interna temprana y un compromiso continuo garantizan que las soluciones evolucionen para adaptarse a las organizaciones.
Si bien requiere diligencia desde el principio, elegir cuidadosamente el software de GRC crea capacidades fundamentales de gestión de riesgos, lo que hace que las organizaciones avancen con confianza hacia el futuro, capaces de hacer frente a una incertidumbre cada vez mayor y a expectativas de supervisión.
