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Cómo escribir una solicitud de propuesta con plantilla y muestra

Ya sea que trabaje para una agencia pequeña o una importante empresa de marketing, es probable que eventualmente necesite completar una Solicitud de propuesta o RFP.

Su empresa no puede hacer todo internamente, y cuando su empresa necesita comprar un producto o servicio en otro lugar, es posible que deba comparar precios. Una RFP le permite recopilar ofertas de varios proveedores y seleccionar el proveedor que mejor se adapte a sus criterios, tanto en lo que respecta a la habilidad como al presupuesto.

Cada vez que subcontrata el trabajo a un proveedor, existe la posibilidad de que surjan problemas como la falta de comunicación sobre el alcance del trabajo y la compensación. Lo que hace una buena RFP es eliminar el área gris para que ambas partes comprendan qué se debe entregar, cuándo y por cuánto.

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Plantilla RFP

Aquí, proporcionamos una plantilla de RFP que puede seguir para la estructura inicial, así como una RFP de muestra para obtener más inspiración. Pero no es una talla única para todos: deberá adaptar su RFP para articular mejor las necesidades de su empresa.

Consejo profesional

Esta plantilla no es única para todos. Asegúrese de adaptar su RFP para articular mejor las necesidades de su empresa.

Las RFP vienen en todas las formas, tamaños y formatos visuales según las necesidades de su empresa y el trabajo que debe realizar. En la parte superior de una RFP estándar, encontrará lo siguiente:

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El cuerpo de la RFP contendrá detalles adicionales sobre el proyecto, que incluyen:

  1. Antecedentes / Introducción
  2. Objetivos del proyecto y alcance de los servicios
  3. Calendario de selección anticipado
  4. Hora y lugar de presentación de propuestas
  5. Cronología
  6. Elementos de la propuesta
  7. Criterios de evaluación
  8. Posibles obstáculos
  9. Presupuesto

Siga leyendo para obtener más información sobre lo que se incluye en cada una de estas secciones para que pueda crear su propia solicitud de propuesta.

1. Antecedentes / Introducción

En su párrafo introductorio, querrá incluir información de antecedentes útil sobre su empresa: quién la fundó, qué producto o servicio ofrece su empresa, qué lo distingue de la competencia y dónde se encuentra. Si algún proveedor se toma en serio trabajar con usted, querrá esta información antes de seguir adelante.

2. Objetivos del proyecto y alcance de los servicios

A continuación, querrá describir el proyecto que necesita completar y los objetivos que espera lograr con el proyecto. Es importante que sea lo más específico posible, incluso describiendo las tareas individuales y los criterios involucrados. Querrá incluir frases como “El premio se otorgará a la empresa X”, y la “X” establecerá cómo determinará al mejor candidato.

3. Calendario de selección anticipado

Es fundamental que incluya un cronograma detallado para que los proveedores sepan si pueden cumplir con sus plazos. También deberá darles a los proveedores una ventana para cuando puedan hacer preguntas sobre su proyecto. Esto limitará la molestia, para usted y para ellos.

4. Hora y lugar de presentación de propuestas

Al igual que en el párrafo 3, esta es información importante que querrá presentar claramente, para que los proveedores sepan cómo y dónde presentarse para su consideración.

5. Cronograma

Al incluir un marco de tiempo en su RFP, puede eliminar a cualquier proveedor que no pueda trabajar dentro de sus limitaciones de tiempo. Si es flexible con su tiempo, puede escribir algo como: “Nuestra empresa espera terminar el proyecto en seis meses, pero estamos abiertos a la negociación del candidato adecuado”.

6. Elementos de la propuesta

Si no describe clara y específicamente lo que espera que los licitadores incluyan en su propuesta, no necesariamente puede culparlos si no lo incluyen. Es fundamental que delinee una lista de verificación para que los proveedores sepan qué elementos espera recibir. También es una buena prueba para saber quién es capaz de manejar sus demandas: si un proveedor no puede completar todos los elementos de su propuesta, probablemente tampoco pueda confiar en que terminará su proyecto.

7. Criterios de evaluación

Resumir sus expectativas ayudará a eliminar a los proveedores que no las cumplan. Para esta sección, querrás hacer una lluvia de ideas con tu equipo para elaborar una lista obligatoria de elementos que consideres que son los mejores indicadores de candidatos impresionantes. Su lista podría incluir muestras de trabajos anteriores, un historial de éxito comprobado con empresas de industrias similares, la experiencia y las habilidades técnicas para satisfacer sus demandas y un costo de los servicios dentro de su rango de precios.

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8. Posibles obstáculos

Aquí, querrá esbozar cualquier obstáculo, como recursos limitados o un sitio web personalizado, que podrían evitar que ciertos proveedores completen con éxito el proyecto. Esto le permite eliminar licitadores insatisfactorios y también lo ayudará a determinar qué proveedores tienen las habilidades y la experiencia para enfrentar esos desafíos.

9. Presupuesto

Cualquier proveedor necesita saber cuánto puede pagarle por sus servicios antes de seguir adelante con su oferta.

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Muestra de RFP

Los elementos anteriores pueden manifestarse en la página de varias formas. Por ejemplo, aquí hay una muestra de RFP de TemplateLab.

rfp sample templatelab con tablas y encabezados rojos

Ahora que comprende los elementos de una solicitud de propuesta, puede crear su propia plantilla y luego completarla para comenzar a aceptar ofertas. Usaremos una empresa ficticia, Caroline’s Websites, Inc., para ilustrar exactamente cómo se debe ejecutar cada sección, comenzando con el encabezado:

A continuación, analizaremos cada uno de los elementos de la RFP con información utilizando la misma empresa ficticia.

1. Antecedentes / Introducción

Caroline’s Websites, Inc. es una empresa de diseño web creada por Caroline Forsey en 2010. Caroline’s Websites, Inc. se enorgullece de tener un enfoque de diseño web orientado al equipo y basado en soluciones. Brindamos a nuestros clientes servicios de diseño web que incluyen codificación, desarrollo y marca. Nuestro personal está ubicado en dos oficinas en Massachusetts.

2. Objetivos del proyecto y alcance de los servicios

Caroline’s Websites, Inc. está buscando los servicios de una empresa de comunicaciones y marketing de servicio completo para desarrollar y ejecutar un plan de marketing integrado integral que aumente nuestra presencia de SEO; atrae a más seguidores en las redes sociales; y completa eficazmente una campaña de generación de leads. El premio se otorgará a una empresa receptiva y responsable basada en el mejor valor y capacidad profesional.

La empresa seleccionada será responsable del desarrollo e implementación de un plan de marketing integral y rentable.

Las tareas incluyen, entre otras, los siguientes criterios:

• Campaña de generación de leads

• Estrategia de medios pagados

• Producción de material creativo que incluye material publicitario y correo directo.

• Campaña de marketing online

• Mejora del sitio web

• Optimización de motores de búsqueda

• Gestión general de cuentas

• Otras comunicaciones y / o asistencia relacionada con el marketing según sea necesario

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3. Calendario de selección anticipado

El cronograma de solicitud de propuesta es el siguiente:

Solicitud de RFP: 1 de junio de 2020

Fecha límite para que los postores envíen preguntas: 5 de julio de 2020

[Company Name] Responde a las preguntas de los postores: 20 de julio de 2020

Selección de los mejores postores / Notificación a los postores no seleccionados: 31 de julio de 2020

Inicio de la negociación: 5 de agosto de 2020

Adjudicación del contrato / Notificación a los postores no seleccionados: 31 de agosto de 2020

4. Hora y lugar de presentación de propuestas

La RFP se publicará en nuestro sitio web, Carolinewebsites.com, y se puede descargar desde allí directamente a partir de las 10 a. M. Del 1 de junio de 2020.

Quienes respondan a esta RFP deben enviar un original y cinco copias de su propuesta. Las respuestas deben recibirse a más tardar el 25 de julio de 2020. Las respuestas deben estar claramente marcadas como “RFP-MarketingServices” y deben enviarse por correo o entregarse a la persona de contacto que se menciona arriba.

5. Cronograma

Caroline’s Websites, Inc. necesita que el proyecto se complete en 8 meses.

6. Elementos de la propuesta

Una presentación debe incluir, como mínimo, los siguientes elementos:

• Descripción de la firma que incluye una descripción general, nombres y credenciales del equipo creativo, número de empleados a tiempo completo.

• Una narrativa de una página que describe las fortalezas de la empresa y distingue las habilidades o capacidades que podrían relacionarse con los sitios web de Caroline, Inc.

• Una selección representativa de anuncios en redes sociales, material de respuesta directa, garantía y desarrollo de sitios web creados para clientes actuales y pasados.

7. Criterios de evaluación

El encuestado exitoso:

• Haber estado operando continuamente como agencia de marketing durante un mínimo de 24 meses y poseer capacidades internas de servicio completo para marketing, servicios creativos, producción, planificación y colocación de medios, respuesta directa e investigación.

• La educación, experiencia, conocimiento, habilidades y calificaciones de la firma y las personas que estarán disponibles para brindar estos servicios.

• El costo competitivo de los servicios.

• La experiencia de la empresa en el trabajo con clientes similares.

8. Posibles obstáculos

En este momento, Caroline’s Websites, Inc. tiene actualmente codificación personalizada en nuestro sitio web, que los postores deben conocer.

9. Presupuesto

El presupuesto de Caroline’s Websites, Inc. para el proyecto es de $ 8,750.00.

Estos elementos se redactaron para aclarar el alcance del proyecto que Caroline’s Websites, Inc. quiere que se complete para que los proveedores sepan si deben hacer una oferta o no. La definición del proyecto permite al postor determinar si son adecuados y cuánto probablemente cobrarían. Ser lo más transparente posible sirve para beneficiar (e incluso proteger) a las partes a largo plazo.

Para utilizar algunos de estos elementos en su propia RFP, comience con una plantilla de RFP y ajústela a su gusto.

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