El flujo de caja es una consideración crÃtica para cualquier negocio, pero es aún más importante para las pequeñas empresas. En muchos casos, especialmente para las empresas que recién comienzan, es crucial centrarse en las estrategias presupuestarias para las pequeñas empresas.
Cuando prestas mucha atención a aspectos como los costos fijos y variables y los ingresos proyectados, estás en una mejor posición para tomar buenas decisiones que contribuyan a tu crecimiento a largo plazo.
En este artÃculo, analizaremos los principales consejos de elaboración de presupuestos para pequeñas empresas para garantizar que sus finanzas comerciales sean saludables y prósperas.
Por qué su pequeña empresa necesita un presupuesto
La elaboración de presupuestos es crucial para las pequeñas empresas, incluso en sus primeras etapas. Proporciona una descripción detallada del futuro financiero de su empresa, lo que le permite tomar decisiones informadas para lograr objetivos a largo plazo.
Además, preparar un presupuesto empresarial te ayuda a:
- Identificar oportunidades de crecimiento de ingresos
- Evite las deudas durante los meses lentos
- Reducir gastos innecesarios
- Mantener el orden financiero para posibles préstamos o inversores.
- Reinvertir los fondos excedentes
- Adquirir conocimientos sobre áreas de gasto y perspectivas de crecimiento.
- Asegurar la rentabilidad
Cómo crear un presupuesto para una pequeña empresa en 7 pasos
1. Suma todos tus ingresos
Lo primero es lo primero: no puedes conocer tu presupuesto hasta que sepas cuánto dinero tienes realmente para gastar. Muchos propietarios de pequeñas empresas cometen el error fundamental de no controlar esto con suficiente atención.
Para una empresa que tiene un flujo de ingresos constante, como una empresa de comercio electrónico, la respuesta a esta pregunta es simple. Son solo los ingresos que obtienes de tus ventas. Pero para otros tipos de negocios es posible que deba observar la situación más de cerca.
Por ejemplo, si tiene más de una ubicación o más de una fuente de ingresos, deberá tomar nota de ello. Las diferentes fuentes de ingresos pueden incluir cosas como:
- Ventas de eventos como ferias comerciales y otros eventos.
- Ventas desde otras ubicaciones, como tiendas fÃsicas.
- Proyectos independientes o proyectos paralelos.
- Honorarios de consultorÃa cobrados por separado
A medida que avanza, intente observar el año pasado para tener una idea sólida de sus promedios e ingresos, especialmente si tiene un negocio estacional con flujos y reflujos. Si tiene un negocio nuevo, comience con una estimación modesta para terminar con más dinero en lugar de menos.
2. Calcular costos fijos
Los costos fijos son gastos comerciales confiables y consistentes que ocurren en un ciclo regular, ya sea semanal, mensual, anual, etc. Aquà es donde tener un software de contabilidad puede tener una gran ventaja: podrás volver atrás y ver estos pagos recurrentes si aún no los has anotado.
A continuación se muestran algunos ejemplos de costos fijos:
- Alquiler para su oficina/tienda y equipamiento
- Suministros que deben reponerse periódicamente
- Seguros comerciales, pagos de préstamos e impuestos.
- Nómina y beneficios para empleados por cuenta ajena
- Servicio de internet y telefono
- Servicio de hosting para tu sitio web
- Suscripciones de software, suscripciones y herramientas con cuota mensual
3. No te olvides de los costes variables
Los costos variables son tan consistentes como los costos fijos, pero el monto en dólares varÃa de un mes a otro. Estos pueden ser un poco más difÃciles de rastrear que los costos fijos, asà que preste mucha atención.
A continuación se muestran algunos ejemplos de gastos variables:
- Materias primas para la producción, que varÃan según la producción.
- Costos de envÃo y entrega, que varÃan según el volumen de ventas.
- Utilidades para tu oficina o tienda
- Empleados no asalariados, como trabajadores a tiempo parcial o autónomos, y otros contratistas que no tienen un contrato de salario fijo mensual
- Tareas de marketing (que se pueden solucionar si tienes un plan de marketing preestablecido o si subcontratas a una agencia)
- Gastos de viaje para eventos, reuniones de negocios y similares.
- Otros costos, como desarrollo profesional y capacitación.
Los costos variables pueden desempeñar un papel importante a la hora de establecer el presupuesto de una pequeña empresa, especialmente si necesita ahorrar dinero o gastar menos. Mire estos gastos primero para reducir costos.
4. Presupuesto para gastos poco frecuentes
Estos son los que pueden pasar desapercibidos fácilmente y arruinar el presupuesto de su empresa. Por ejemplo, piense en compras que no hace con frecuencia, pero que aún necesita hacer.
Esto puede incluir compras de hardware como maquinaria, computadoras portátiles e incluso artÃculos más pequeños como fabricantes de etiquetas. Este es el tipo de cosas que no compra con regularidad, pero cuando surge la necesidad, los costos inesperados pueden afectar significativamente el presupuesto de su empresa.
Esto es especialmente cierto cuando esas compras son fundamentales para poder administrar eficazmente su negocio en el dÃa a dÃa.
5. Construir un fondo de emergencia
Es importante presupuestar los costos inesperados. ¿Qué pasa si tu equipo se rompe o hay un accidente? Tener un presupuesto reservado para este tipo de situaciones puede ayudar a aliviar el estrés y mantener la estabilidad financiera.
Si bien no siempre es posible tener un fondo de emergencia exclusivo, opciones alternativas como el financiamiento para pequeñas empresas de Shopify Capital pueden ayudar. Dicho esto, un fondo de emergencia confiable ofrece mayor protección y tranquilidad.
6. Crea tu estado de pérdidas y ganancias
Una vez que haya anotado todos sus ingresos y gastos, haga los cálculos y calcule su margen de beneficio.
Primero, consolide todas las ganancias de su negocio. Luego sume todos sus gastos, incluidos los fijos, variables y únicos. Ahora reste sus gastos totales de sus ingresos totales para ver si obtuvo alguna ganancia.
A continuación se muestra un ejemplo de presupuesto para una pequeña empresa:
Gastos:
Precios fijos
- Internet: $65
- Seguro: $100
- ArtÃculos de oficina: $30
- Suscripción de software: $50
- Servicios públicos: $80
Costos fijos totales: $325
Gastos variables
- Salario del autónomo: $800
- Viajes y entretenimiento: $150
- Mercadeo y Publicidad: $400
- Materias primas: $600
- EnvÃo y logÃstica: $200
Gastos variables totales: $2,150
Gastos únicos
- Actualización de equipo: $300
- Formación profesional: $250
- Desarrollo de sitio web: $500
Cargos totales únicos: $1,050
Gastos totales: $3,525
Ingresos Totales ($6,000) – Gastos Totales ($3,525) = Ingresos Netos Totales ($2,475)
Si su empresa ha estado generando ganancias, examine cuidadosamente el presupuesto de su empresa para identificar oportunidades de inversión estratégicas que puedan mejorar la eficiencia y facilitar el crecimiento.
Si ha sufrido una pérdida, mantenga la determinación. No todas las pequeñas empresas son consistentemente rentables. En lugar de insistir en el revés, concéntrese en identificar áreas de mejora y priorice las actividades generadoras de ingresos para fortalecer su desempeño financiero.
7. Planifica tu presupuesto para los próximos meses
Después de completar el trabajo necesario, ahora tiene documentación precisa de las finanzas de su negocio. Un buen presupuesto, sin embargo, va más allá del presente y se centra en el futuro. Si bien es imposible predecir con precisión los ingresos y gastos futuros, el análisis de datos pasados ​​permite realizar estimaciones relativamente precisas.
Cree un documento de presupuesto basado en su estado de pérdidas y ganancias histórico desarrollado previamente que incluya todos los ingresos y gastos. Además, considere el momento de las compras de hardware o equipos y asigne fondos para nuevas adquisiciones o asistencia profesional.
Comienza el hábito y mantenlo.
Si es nuevo en la elaboración de presupuestos para pequeñas empresas, todo puede parecer increÃblemente abrumador. Pero la conclusión es: es fundamental que las pequeñas empresas vigilen su flujo de caja y sus gastos comerciales.
Cuando sea consciente de las entradas y salidas de dinero, estará en una mejor posición para tomar decisiones inteligentes. Podrá crear un presupuesto con visión de futuro que financie su crecimiento y tenga en cuenta el viaje salvaje de ser propietario de una pequeña empresa.
Preguntas frecuentes sobre presupuestos para pequeñas empresas
¿Qué debe incluir un presupuesto empresarial?
El presupuesto de una pequeña empresa debe incluir los ingresos esperados, como inversiones o salarios. También debe incluir todos los gastos operativos, como alquiler, seguros, salarios y servicios públicos, asà como gastos de capital como inversiones en nueva tecnologÃa o equipos. Y no olvide incorporar otros elementos cruciales en el presupuesto de su empresa, incluidos los gastos de marketing y publicidad, los impuestos y las tarifas asociadas.
¿Cuáles son los diferentes métodos de presupuestación?
- Presupuesto incremental: El presupuesto incremental toma el presupuesto del año anterior y lo ajusta en función de factores como la inflación, los costos de materiales y el desempeño de las ventas. Proporciona un enfoque conservador para las actualizaciones presupuestarias.
- Presupuesto basado en actividades: El presupuesto basado en actividades asigna fondos en función de las actividades realizadas, reconociéndolas como principales generadores de costos dentro de una organización. Este método permite la asignación especÃfica de recursos y alinea los presupuestos con las actividades reales que contribuyen a los objetivos de la organización.
- Presupuesto de base cero: El presupuesto de base cero implica empezar desde cero cada año. Todos los gastos deben estar justificados y asignados a departamentos o proyectos especÃficos.
- Presupuesto móvil: Un presupuesto móvil se actualiza y revisa periódicamente para reflejar las condiciones cambiantes del mercado o el crecimiento empresarial. Garantiza que los presupuestos sigan siendo relevantes y alineados con las cambiantes necesidades financieras de la empresa.
¿Cuáles son los 5 elementos clave de un presupuesto?
- Ipróximo: Dinero obtenido de diversas fuentes, como inversiones, salarios y beneficios gubernamentales.
- Ahorros: Costos de transporte, alimentación, atención sanitaria, vivienda y entretenimiento.
- Gastos: Dinero ahorrado para objetivos futuros como la educación de los hijos o la jubilación.
- Deuda: Préstamos pendientes y obligaciones financieras.
- Fondo de emergencia: Fondos reservados para gastos inesperados como facturas médicas o reparaciones de automóviles.
¿Qué es la regla presupuestaria 50/20/30?
La regla presupuestaria 50/20/30 es una directriz presupuestaria ampliamente reconocida. Según esta regla, los empresarios deben destinar el 50% de sus ingresos a gastos esenciales como alimentos, servicios públicos y vivienda, ahorrar el 20% para objetivos financieros y utilizar el 30% para gastos de estilo de vida como entretenimiento.
