Cómo insertar Google Calendar, Apple Calendar e invitaciones a eventos de Outlook en sus correos electrónicos de marketing

¿Alguna vez se registró en un seminario web y luego lo olvidó por completo? ¿O tal vez recibió un correo electrónico sobre un próximo taller, pero estaba ocupado y olvidó poner un recordatorio en su calendario? Sí, supongo que eso le ha pasado incluso a la mayoría de nosotros del tipo A.

Bueno, si usted es un comercializador de correo electrónico, ha estado en el otro lado de esto, cuando la mitad de los inscritos para un evento que promovió nunca apareció. Apesta.

Afortunadamente para usted, ya no tiene que preocuparse por eso, porque estamos a punto de compartir un truco de marketing con usted: cómo insertar Outlook, Apple Calendar y las invitaciones de Google Calendar directamente en su correo electrónico en unos pocos y sencillos pasos. De esa manera, los inscritos pueden agregar el evento directamente a sus calendarios y, luego, es mucho menos probable que se olviden de su evento.

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A menos que de alguna manera sepa mágicamente qué tipo de calendario usa su público objetivo, lo mejor que puede hacer es incluir las tres invitaciones principales del calendario en su correo electrónico, dando a los destinatarios una opción que les funcione. Los usuarios de Outlook y Apple Calendar obtendrán un archivo .ics y los usuarios de Google Calendar utilizarán una invitación personalizada basada en URL.

Nota: Todas las capturas de pantalla y los pasos se realizaron en una Mac, pero si está en una PC, el proceso es similar.

Paso 1: crea un nuevo evento

Si tienes una Mac, puedes crear tu invitación en Apple Calendar. Si tiene una PC, puede crearla en Outlook. Para Google Calendar, creará la URL directamente desde su aplicación de calendario (deberá iniciar sesión en su cuenta de Google para hacer esto), no importa qué tipo de computadora tenga.

Calendario de Apple

Abra Apple Calendar y haga clic en el signo “+” en la esquina inferior derecha de la ventana. Aparecerá una ventana emergente. Ingrese el nombre de su evento en el cuadro de texto “Nuevo evento” y presione regresar / ingresar en su teclado. Esto creará un evento en su calendario, pero colocará el evento en la fecha y hora actual y dejará el resto de los detalles en blanco. Deberá cambiar esta información para reflejar los detalles de su evento (más sobre eso en la siguiente sección).

panorama

Abra el Calendario de Outlook, luego haga clic en el icono “Nuevo evento” en la esquina superior izquierda. Se abrirá una ventana emergente de evento para editar; simplemente incluya el título del evento, la hora y la fecha, la ubicación y si desea o no establecer un recordatorio. Para encontrar la opción de “Invitar asistentes”, haga clic en “Más opciones”.

Página de inicio del calendario de Outlook con la flecha apuntando al botón de nuevo evento

calendario de Google

Abra Google Calendar en una nueva ventana del navegador. Deberá iniciar sesión en su cuenta de Google. Haga clic en el botón “Crear” en la parte superior izquierda de la pantalla. Debería abrirse una nueva ventana de evento.

página de inicio del calendario de google con la flecha apuntando al botón crear

Paso 2: establece los detalles de tu evento

Si bien los eventos de Outlook, Apple Calendar y Google Calendar tienen formatos ligeramente diferentes, aún necesitará los mismos componentes para cada uno:

  • Nombre del evento
  • Ubicación
  • Hora
  • Descripción del evento
  • URL de la página de destino de su evento
  • Alerta de evento opcional

A continuación, se muestran ejemplos de cómo se ven estos detalles en las diferentes aplicaciones, así como una aclaración de qué información y formato usar para cada uno de estos componentes.

Calendario de Apple

evento de calendario de manzana

panorama

evento de calendario de Outlook

calendario de Google

evento de calendario de google

Los detalles que necesita incluir

Nombre del evento

Asegúrese de que el nombre refleje cómo se llama su evento real en su sitio web y en sus otras promociones (esto es una obviedad, pero estamos siendo minuciosos aquí). También puede incluir el nombre de su empresa al final para que los inscritos puedan recordar rápidamente quién es el anfitrión del evento cuando se encuentren con él en su calendario más adelante..

Ubicación

Dirección física del evento (una línea, como “123 Business Ave, Springfield, TX”) o la URL de la página de destino, en el caso de un evento en línea.

Hora

Ingrese las fechas y horas de inicio y finalización del evento real. Ajustar el tiempo del evento para tu zona horaria, ya que es usted quien crea el archivo .ics. Cambiará automáticamente la hora para que se corresponda con la zona horaria de cada persona. Por ejemplo, si está creando el archivo de eventos en Boston para un seminario web en San Francisco que comienza a las 10 am PST, debe ingresar la hora de inicio como 1 pm EST.

Alerta (opcional)

Puede configurar alertas para que los asistentes no se olviden del evento entre el momento en que envió la invitación y la hora del evento. En Outlook, puede establecer una hora para que suene un recordatorio (como una hora antes). En Apple Calendar y Google Calendar puede configurar varias alertas.

Es importante no abrumar a las personas con demasiadas alertas, ya que esto crea una experiencia intrusiva y negativa. A continuación, se muestra un ejemplo de una secuencia de alerta en el Calendario de Apple que recuerda a la gente sobre su evento, pero no es directo:

alertas de hubspot en el calendario

URL de la página de destino del evento

¿Tiene una página de destino específica para su evento o seminario web? Incluya su URL, ya que actúa como un recordatorio para aquellos que puedan tener dudas sobre los detalles del evento. Inclúyalo en la sección de URL de una invitación de Apple Calendar, así como en el texto del cuerpo de sus invitaciones de Gmail o Outlook si aún no lo ha incluido en la sección Ubicación.

Descripción

Aquí, debe incluir un fragmento de los detalles del evento. Esto va en la sección “nota” de su invitación de Apple Calendar, en el cuerpo de su invitación de Outlook o en el cuadro de texto “descripción” en Google Calendar.

También es útil proporcionar su información de contacto en esta sección. De esa manera, las personas pueden comunicarse si tienen alguna pregunta.

Paso 3: guarde y envíe su evento

Una vez que esté listo para editar la invitación, puede guardarla para usarla como un archivo adjunto en su correo electrónico de marketing.

panorama

Haga clic en su evento en Outlook, seleccione “Editar” y luego haga clic en “Más opciones”. Una vez que vea la ventana emergente (que se muestra a continuación), escriba los correos electrónicos de las personas a las que le gustaría invitar en la barra de texto “Invitar asistentes”. Cuando esté listo, haga clic en “Enviar” en la parte superior izquierda de la pantalla para enviar la invitación a las personas de su lista de destinatarios.

Outlook guardar y enviar

Calendario de Apple

Haz doble clic en tu evento de Apple para abrirlo y luego escribe los correos electrónicos en el cuadro de texto “Invitados”. Cuando esté listo, haga clic en “Aceptar” y la invitación se enviará automáticamente a los correos electrónicos que ha incluido en los detalles del evento.

Apple guardar y enviar

calendario de Google

Haga clic en su evento en su calendario de Google y haga clic en “Editar evento”. Luego, escriba los correos electrónicos en el cuadro de texto “Agregar invitados” a la derecha de los detalles de su evento (junto a “Salas”). Cuando esté listo, seleccione “Guardar”. Si lo ha hecho correctamente, Google Calendar le mostrará una ventana emergente confirmando que le gustaría enviar el evento a los invitados. Haga clic en “Enviar” para asegurarse de que se envíe a los correos electrónicos que ha incluido.

gmail guardar y enviar

Paso 4: inserte las invitaciones en su correo electrónico de marketing

La forma más sencilla de enviar un evento por correo electrónico para Outlook, Apple y Gmail es hacerlo directamente desde la propia invitación al evento. Cada uno de estos proveedores de correo electrónico le brinda la oportunidad de escribir correos electrónicos directamente en el evento e incluir texto adicional, archivos adjuntos, etc.

Lo mejor de todo es que la invitación que recibirá es limpia y le ofrece la oportunidad de aceptar o rechazar la invitación directamente desde la bandeja de entrada de su correo electrónico:

invitación-26-Oct-2020-03-44-36-08-PMSin embargo, existen algunas soluciones que puede probar si prefiere incluir la URL del evento en un correo electrónico de marketing.

Calendario de Gmail

Para el calendario de Gmail, haz clic en “Editar” para abrir el evento en una nueva ventana y luego selecciona el menú desplegable “Más acciones”. Desde allí, haz clic en “Publicar evento”:

Captura de pantalla 26/10/2020 a las 11.27.57 a. M.

En la pantalla emergente, verá un código HTML o un enlace al evento. Simplemente haga clic en “Copiar” junto al enlace para copiar el enlace, luego abra el correo electrónico que desea enviar y pegue la URL.

Captura de pantalla 26/10/2020 a las 28/11/07

Sin embargo, querrá asegurarse de que cada destinatario de correo electrónico también se haya incluido en la lista de invitados al evento.

Calendario de Apple

Si está utilizando Apple Calendar, como alternativa, deberá ser un poco más creativo. Para solucionar la opción de enviar el evento a un destinatario directamente desde los detalles del evento, simplemente envíe el evento a su propio correo electrónico. Cuando abra la invitación, verá un enlace .ics adjunto al correo electrónico:

Captura de pantalla 26/10/2020 a las 11.50.16 a. M.

Simplemente descargue el archivo adjunto .ics y luego arrastre y suelte ese evento de calendario en un correo electrónico para enviarlo a los destinatarios.

Calendario de Outlook

Por último, si está utilizando Outlook, deberá abrir su bandeja de entrada y seleccionar “Elementos nuevos”> “Reunión”:

Captura de pantalla 26/10/2020 a las 12.15.22 p.m.Fuente de imagen

Haga clic en “Nueva reunión” y, finalmente, seleccione “Responder con la reunión” dentro de un correo electrónico:

Captura de pantalla 26/10/2020 a las 12.13.48 p.m.Fuente de imagen

¡Y eso es! Estás listo. Utilice estos consejos para enviar eventos de marketing a clientes potenciales, prospectos y clientes por igual. Eche un vistazo a La guía definitiva para el marketing de eventos para obtener más información sobre los tipos de eventos que podría considerar crear para atraer y deleitar a los clientes potenciales.