C√≥mo mantenerse productivo cuando trabaja de forma remota, seg√ļn el experto en desarrollo de liderazgo de HubSpot

Una de las mejores sesiones de capacitaci√≥n a las que asist√≠ durante mi carrera fue el programa PeopleFuel¬ģÔłŹ de The Energy Project en HubSpot.

Aquí, aprendí que para ser más productivo en el trabajo, necesitaba administrar mi, no mi.

La capacitación fue dirigida por Nick Congelosi, Jefe de Desarrollo de Gestión y Liderazgo de HubSpot.

Su equipo es responsable de supervisar el desarrollo del liderazgo global en HubSpot con talleres, certificaciones y capacitaciones como PeopleFuel¬ģÔłŹ.

Cuando salí de ese taller, me sentí seguro de poder revitalizar mi jornada laboral.

Es por eso que decidí tomar un café virtual con Congelosi y aprender todo sobre sus mejores consejos para mantenerse productivo cuando trabaja desde casa.

A continuación, repasemos los consejos de productividad de trabajo remoto de Congelosi, cómo mantenerse productivo durante las reuniones remotas y las mejores prácticas para ejecutar una sesión productiva de capacitación remota.

1. Coloque una mesa auxiliar al lado de su escritorio.

¬ŅAlguna vez has trabajado en un escritorio desordenado? S√© que s√≠, y as√≠ es como s√© lo distractor que puede ser.

Para ayudarlo a mantenerse concentrado durante el día, Congelosi recomienda colocar una mesa auxiliar al lado de su escritorio a un brazo de distancia.

Puede colocar su cuaderno y lista de tareas en esta tabla, por lo que sea lo que sea que est√© trabajando es lo √ļnico en su escritorio. Si es su computadora, solo tenga una pesta√Īa abierta (o la cantidad que realmente necesite para realizar esa tarea).

Esto debería ayudar a limitar las distracciones cuando trabajas en una tarea determinada.

Sin embargo, si está en una reunión, pero necesita hacer algo con sus manos, puede usar un bolígrafo o un lápiz para no distraerse.

2. Crear puntos de parada claros.

Cuando trabaja en una oficina, generalmente hay puntos de parada orgánicos durante todo el día. Sin embargo, cuando trabajas de forma remota, esos descansos no ocurren naturalmente.

"Escuchamos todo el tiempo que las personas trabajan m√°s horas o que su trabajo se desvanece en su noche, cuando trabajan de forma remota", dice Congelosi.

Para evitar esto, debe designar puntos de detención claros. Por ejemplo, Congelosi tiene puntos de parada a las 10:30 a.m., al mediodía, a las 3:30 p.m. y a las 5:30 p.m.

A menos que esté trabajando en algo crítico, sea religioso al tomar estos descansos. Puede caminar cinco minutos o simplemente levantarse y estirarse.

3. Tenga en cuenta los beneficios a corto y largo plazo (STLT).

Cuando su motivación y energía son bajas, puede ser difícil mantenerse productivo.

Si esto sucede, Congelosi recomienda pensar en los beneficios a corto y largo plazo de la tarea en cuestión.

Esto puede recordarle por qué está haciendo lo que está haciendo, mantener su motivación y aumentar la productividad.

Congelosi personalmente menciona estos beneficios en su cuaderno.

"Necesita alejarse para que podamos ser más específicos sobre lo que estamos haciendo. A medida que me alejo, me ayudará a priorizar. Me ayudará a centrarme más en las tareas", dice Congelosi. "Me ayudará a recordar por qué estoy aquí y qué estoy haciendo. Así que creo que ese es un elemento enorme, enorme, que sucede cuando se identifican esos resultados a corto y largo plazo".

Si bien no necesita hacer esto para cada tarea, es importante hacerlo cuando pierde de vista lo que est√° haciendo o se siente disgustado.

4. Posee tu calendario.

Para tener su calendario, debe tener sus no negociables ya reservados. Por ejemplo, Congelosi bloquea su calendario los viernes de 2 a 5 p.m. para que pueda relajarse durante la semana.

"Recomiendo reservar su hora de almuerzo y descansos, recurrente. Su calendario es sobre lo que tiene verdadera autonomía", dice Congelosi.

Adem√°s, Congelosi recomienda no programar reuniones consecutivas. Puede usar Speedy Meetings en Google para ayudar con esto.

Con Speedy Meetings, su calendario estará predeterminado para reservar reuniones de 25 y 50 minutos (en lugar de 30 minutos o una hora), para que tenga tiempo entre sus reuniones. Nunca más tendrá que apresurarse a una reunión en línea.

5. Use un cuaderno o una aplicación de lista de tareas.

Si alguna vez se sintió disgustado, sabe que es importante tener listas y realizar un seguimiento de todo lo que necesita hacer.

Una cosa que puedes hacer es usar un cuaderno. Puede escribir su lista de tareas o simplemente hacer una lluvia de ideas.

Para hacer esto en línea, puede usar una aplicación de lista de tareas. Congelosi recomienda la aplicación de tareas de Microsoft.

6. Tómese más descansos.

En el Informe de trabajo remoto de HubSpot, encontramos que el 45% de los trabajadores remotos toman menos de una hora para almorzar y el 25% trabaja durante el almuerzo.

Además, el 58% de los HubSpotters remotos toman 1-2 descansos al día, el 29% toma 3-5 y el 10% no toma ninguno.

Cuando no toma suficientes descansos durante el día, en realidad está sacrificando más que la productividad.

Si bien la cultura laboral nos ha dicho que ignoremos nuestro cuerpo, Congelosi recomienda tomar más descansos durante el día y escuchar su fisiología.

Puede planificar sus tiempos de descanso alrededor de las horas que sea m√°s productivo.

Si realiza una auditoría de tiempo y / o sabe cuándo es más productivo, puede asegurarse de que está trabajando durante ese tiempo y tomando descansos durante tiempos improductivos.

7. No te olvides del equilibrio trabajo-vida.

Seg√ļn los hallazgos de HubSpot, la comunicaci√≥n con los compa√Īeros de trabajo, los sentimientos de soledad y el exceso de trabajo son desaf√≠os que los trabajadores remotos enfrentan a diario.

Sabemos que esto es un problema, pero ¬Ņc√≥mo puede aumentar su energ√≠a emocional durante el d√≠a?

Congelosi dice que las empresas deben centrarse m√°s en el equilibrio trabajo / vida porque las que todav√≠a funcionan en un "reloj de f√°brica" ‚Äč‚Äčno tienen altas tasas de retenci√≥n.

Para aumentar la energía emocional durante el día, prueba estas tácticas:

  • Contacta a tu equipo.
  • Di buenos d√≠as a tus compa√Īeros de trabajo en Slack.
  • Los l√≠deres deben irse en voz alta. Si es gerente, env√≠e un mensaje a su equipo al final del d√≠a y h√°gales saber que est√° cerrando sesi√≥n.
  • Haga ejercicio, incluso si es solo una caminata de 10 minutos.
  • Encuentra pasatiempos que disfrutes. Congelosi dice: "Para las personas que est√°n solas, me gustar√≠a saber si su identidad y su autoestima est√°n envueltas en el trabajo. Si es as√≠, eso no est√° bien".
  • Aprecio a las personas. T√≥mese unos minutos para escribir una nota de agradecimiento dos veces por semana. Esto provoca inclusi√≥n, conexi√≥n y pertenencia.

Al final del día, Congelosi dice "obtienes lo que das".

8. Construye h√°bitos duraderos.

Quizás esté pensando que muchos de estos consejos se basan en la creación de nuevos hábitos. Sin embargo, desarrollar un hábito que dure no es fácil.

Una de las mejores formas de crear un nuevo h√°bito es autoincentivarse. Por ejemplo, una vez que realice una determinada tarea, puede recompensarse con un nuevo libro (o lo que sea que funcione para usted).

Si el autoincentivo no es factible para usted, puede intentar crear un h√°bito que permita otros h√°bitos.

Por ejemplo, si te enfocas en desarrollar el hábito de mantener la autonomía sobre tu calendario, eso permitirá otros hábitos como tomar más descansos o hacer ejercicio durante el día.

Congelosi dice: "Sé amable contigo mismo y permite que tus hábitos cambien. Si no se mantienen, no son el hábito adecuado para ti".

9. Dele recursos a sus empleados.

Como gerente, debe brindar a sus empleados los recursos que necesitan para ser productivos.

Congelosi dice: "Usted, tiene un recurso que realmente le est√° dando a los empleados".

Por ejemplo, cuando asigna una tarea, debe decirle a su empleado cuál es el objetivo y luego darles ejemplos de cómo debería ser.

Adem√°s, otro recurso que puede usar son las juntas p√ļblicas para aumentar la colaboraci√≥n entre su equipo.

Congelosi dice: "Sea claro sobre el objetivo, pero flexible sobre cómo llegar allí".

Ahora que estamos listos para asumir el día como empleados remotos productivos, es posible que se pregunte,

A continuación, revisemos algunos consejos sobre cómo mantenerse productivo durante una reunión remota.

Cómo mantenerse productivo en reuniones remotas

1. Tener una agenda.

Por supuesto, la forma obvia de mantenerse productivo durante una reunión remota es asegurarse de tener una agenda. Antes de ir a cualquier reunión, debe tener claro de qué está hablando.

Tener una agenda lo ayudar√° a mantenerse encaminado para que no olvide nada.

2. A√Īadir estructura.

Una agenda lo ayudará a agregar estructura a sus reuniones. Por ejemplo, en realidad debería escribir cuándo habrá cinco minutos de conversaciones aleatorias para ponerse al día.

Esto ayudar√° a las personas de su equipo a autorregularse, por lo que no tendr√° que pasar por la incomodidad de pasar del chat a los negocios.

3. Tenga en cuenta el equilibrio de poder.

Como empleado remoto, puede ser inc√≥modo cuando algunos compa√Īeros de trabajo est√°n en la oficina y usted es la √ļnica persona remota involucrada en la reuni√≥n.

Si va a tener una combinación de empleados remotos y en la oficina, Congelosi dice que podría ser mejor que todos llamen de forma remota. Esto nivelará el campo de juego para su equipo y hará que su reunión se desarrolle sin problemas.

4. Use el contador de segundos en el reloj de su computadora.

Cuando organizas una reunión gigantesca, es importante llevar un registro del tiempo. Una cosa que hace Congelosi es usar el contador de segundos en el reloj de su computadora.

"Nos encontramos a menudo en momentos como,‚Äė Dispara, son las 12:59 ', pero en realidad son las 12:59 y 59 segundos, que no es tiempo ", agrega.

El uso del contador de segundos lo ayudar√° a realizar un seguimiento de cu√°nto tiempo le queda realmente en un determinado tema de su agenda.

5. Sea intencional sobre la seguridad psicológica entre su equipo.

Con las reuniones remotas, es posible que haya sentido esa incomodidad del enfriador de agua cuando dos personas se están poniendo al día con algo, pero todos los demás están callados. O tal vez varias personas han respondido a alguien a la vez, causando confusión.

Si bien estos problemas a menudo se malinterpretan como un problema remoto, Congelosi dice que en realidad son un problema de inclusión.

Agrega: "Nada en la cámara es sutil. Ese efecto de foco es realmente difícil de manejar".

Por eso es importante que los gerentes se centren en la seguridad psicológica de su equipo.

"La opción para ser incluida es sumamente crítica", dice Congelosi.

Para mejorar la seguridad psicológica en sus reuniones remotas, pruebe estas tácticas:

  • Conversaci√≥n de todos contra todos. Cuando haces una pregunta o est√°s haciendo un rompehielos, ve a todos lados para que todos tengan la oportunidad de hablar.
  • Extrapola otras preguntas cuando una conversaci√≥n excluye a las personas. Por ejemplo, si las personas est√°n hablando de algo que no todos conocen (la √ļltima m√ļsica, deportes, programas de televisi√≥n), los gerentes pueden preguntar algo como: Esto ayuda a que la discusi√≥n se convierta en una imagen m√°s amplia, y no en lo que excluye a las personas.
  • Use un documento de "Trabajando conmigo". Estos documentos son √ļtiles para que los gerentes los usen para que todos sepan c√≥mo funcionan. Tambi√©n es una excelente manera de conocer gente. Adem√°s, esto ayuda a los empleados a generar confianza y seguridad psicol√≥gica con su gerente y equipo. Congelosi dice: "Pasamos gran parte de nuestras vidas tratando de descubrir a trav√©s de la magia qui√©n eres como persona. Hay mucho esfuerzo cognitivo que gastas tratando de leer a las personas. Hablemos de eso".
  • Habla sobre normas. Es importante que los equipos establezcan normas entre s√≠. Por ejemplo, si alguien se siente c√≥modo sentado en silencio antes de una reuni√≥n, pero alguien m√°s en su equipo quiere participar, es importante que un gerente lo sepa y establezca normas para que la expectativa no sea incierta.
  • Haga una actividad de "Esto o aquello". Esta es una gran actividad de bajo riesgo que puede ayudar a desarrollar la seguridad psicol√≥gica. Con "Esto o aquello", simplemente le das vueltas y haces a tu equipo esta o aquella pregunta.
  • Ve a trav√©s de una actividad ‚ÄėSoy … pero no soy '. Con esta actividad, las personas de su equipo dar√°n vueltas y dir√°n "Yo soy … pero no soy". Por ejemplo, una declaraci√≥n de bajo riesgo que puedo decir es Esta actividad es de alto riesgo, pero es excelente para construir seguridad psicol√≥gica. Congelosi dice: "Los gerentes deben evaluar el nivel de riesgo de una actividad y pensarlo en secuencia. Comience con un riesgo bajo y avance desde all√≠".

Ahora que sabemos cómo mantenernos productivos durante nuestro día de trabajo y reuniones remotas, puede estar pensando,

Bueno, si ha tenido que ejecutar sesiones de capacitación o incorporarse de forma remota, es posible que se pregunte cómo hacerlo de manera productiva. A continuación, revisemos algunos de los mejores consejos de productividad de entrenamiento remoto de Congelosi.

Consejos de productividad de entrenamiento remoto

1. Consigue un productor.

Si ha tenido que realizar una sesión de capacitación con más de 20 personas, debería considerar obtener un productor. Esta persona supervisará el chat, responderá preguntas y enviará enlaces a recursos que se analizan en la sesión.

Por ejemplo, si el entrenador hace referencia a un libro, el productor enviar√° un enlace al libro en el chat.

2. Sepa cu√°l es la mejor experiencia de usuario.

Si bien Congelosi generalmente recomienda alejarse de las diapositivas, si tiene que usarlas, aseg√ļrese de saber c√≥mo garantizar la mejor experiencia de usuario para su audiencia.

Por ejemplo, si est√° en Zoom, debe tomarse un tiempo al comienzo de su entrenamiento para asegurarse de que todos tengan una vista de lado a lado configurada.

3. Anota tus diapositivas.

No tenga miedo de anotar sus diapositivas. Cuando llevas a cabo un entrenamiento remoto, pasar por diapositivas puede ser difícil de superar.

La función de anotación lo ayudará a realizar un entrenamiento más ágil.

4. Use la función de pizarra.

Cuando le pregunté a Congelosi sobre probar cosas nuevas en reuniones remotas, me contó una historia sobre Larry King.

Dijo que las primeras palabras de King en la radio fueron: "No sé lo que estoy haciendo, pero quiero hacerlo bien".

Ejecutar una sesión de entrenamiento remota puede ser así. Si no ha utilizado la función de pizarra antes, es posible que tenga miedo de probarla porque es nueva.

Sin embargo, Congelosi dice que aproveche el hecho de que estamos en un momento sin precedentes.

"Arri√©sgate. Si eres un entrenador virtual, moderador, entrevistador … arriesga con Zoom y usa la pizarra", dice.

5. Establecer expectativas.

La gente espera lo que usted les dice que esperen. Si nunca has hecho algo antes, puedes ser honesto y auténtico al respecto.

Si bien existe un equilibrio entre la autoconfianza y la autoconciencia, se recomienda ser vulnerable de manera adecuada.

Ser remoto no siempre es f√°cil para los gerentes o empleados. Mantenerse productivo incluso puede parecer una meta dif√≠cil de alcanzar a veces. Sin embargo, formar peque√Īos h√°bitos todos los d√≠as puede ayudarlo a alcanzar el √©xito cuando trabaja de forma remota.

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