Si desea optimizar su flujo de trabajo de gestión de contratos y asegurarse de que su equipo no pierda nada crítico cuando trabaja en cualquier tarea. Aquí hay algunas maneras de hacerlo.
Idealmente, la gestión de contratos significa gestionar las tareas de un socio comercial, cliente, empleado o proveedor en particular. Un contrato describe las actividades y los términos que dos partes acuerdan cumplir y respetar. Entonces, cuando celebras un contrato con otra empresa, existen mandatos y responsabilidades específicos de tu parte que se supone que debes cumplir.
Como administrador de contratos, es esencial darse cuenta de que administrar o gestionar el contrato determinará el éxito de su negocio y los ingresos que obtendrá como empresa. Tienes que tener mucho cuidado para asegurarte de que tus gastos no excedan tus ganancias. De lo contrario, podrías perder una cantidad importante de dinero debido a una mala gestión.
En este sentido, también debes saber que gestionar el contrato de forma eficaz ayudará a mejorar la relación comercial con tus socios. Por lo tanto, terminará teniendo más acuerdos comerciales con ellos. A largo plazo, obtendrá más ganancias y obtendrá seguridad financiera como empresa.
Por lo tanto, es importante optimizar el flujo de trabajo de gestión de contratos y garantizar que su equipo no se pierda nada crítico al trabajar en cualquier tarea. A continuación se muestran algunas formas de hacerlo:
1. Fomentar el uso de firmas electrónicas
Con los avances tecnológicos, el mundo se ha convertido en un lugar más pequeño. Ahora puede trabajar en tareas para socios comerciales de diferentes partes del mundo, siempre que tenga acceso a Internet. Por lo tanto, no tiene que viajar a la ubicación de su proveedor o socio comercial para firmar los documentos de ejecución del contrato. Ahora puede firmar documentos en línea a través de herramientas modernas como Signo Jotform o jFirmar.
Incluso si el cliente cuyo contrato estás manejando está situado en el mismo lugar que tu negocio, no es necesario que te reúnas físicamente para firmar los documentos. Otro escenario es si el contrato requiere muchos procesos legales y firmas al final. Puede hacerlo en línea para poder ahorrar más tiempo. La firma electrónica ha facilitado mucho las cosas hoy en día. Asegúrese de considerarlo para agilizar el proceso de gestión de contratos.
2. Subcontratar trabajadores para que se encarguen de otras tareas
La idea de que puedes hacerlo todo solo es abrumadora y puede llevar a niveles más bajos de productividad. Además, el contrato puede implicar un trabajo tedioso que no podrá realizar de forma independiente. Entonces, supongamos que el contrato requiere comprender y analizar algunas cuestiones legales y, tal vez, ingresar y analizar datos. En este caso, puede considerar la posibilidad de subcontratar expertos en estos campos para que hagan el trabajo por usted.
Por mucho que pueda conseguir que uno de sus empleados le ayude con dichas tareas, es posible que esté manejando otras tareas relacionadas con la descripción de su trabajo. Por lo tanto, asignarles este tipo de tareas puede hacerles perder mucho tiempo e incluso no cumplir con los plazos. Esto podría perjudicar a la organización ya que interrumpirá el flujo de trabajo adecuado. Por lo tanto, es una buena idea subcontratar trabajadores.
Otro ejemplo de tarea manual que puedes delegar a una empresa externa es la recopilación de datos. El contrato puede requerir el uso de diferentes técnicas de recopilación de datos además de las fuentes de Internet. En tal escenario, sólo necesita dar las pautas adecuadas sobre el tipo de información que necesita y encargar el trabajo a una empresa especializada en la recopilación de datos. Eso le ayudará a ahorrar tiempo y a tener la seguridad de la calidad, ya que trabaja con expertos.
Sin embargo, recuerde siempre que, aparte de usted, los miembros de su equipo son los únicos que conocen las necesidades de su empresa. Por lo tanto, sería mejor evitar acostumbrarse a subcontratar todas las tareas a terceros. Asegúrese de que su empresa siga haciendo la mayor parte del trabajo. Contrate empresas de terceros únicamente cuando realmente necesite profesionales de otros campos.
3. Cree contratos usando plantillas
La idea al optimizar el flujo de trabajo de gestión de contratos es ahorrar tiempo. Como muchos clientes tienen diversas necesidades, ciertas cosas son comunes entre ellos.
Por lo tanto, puede dedicar mucho tiempo a descubrir cosas comunes entre las empresas, como cláusulas, que le ayudarán a crear plantillas de contratos de reserva. Esto le ayudará a ahorrar tiempo a largo plazo y a mantener la coherencia mientras trabaja en sus proyectos actuales.
Usar Microsoft Word para redactar un contrato ahora está desactualizado porque requiere mucho tiempo y es tedioso. Además, las posibilidades de cometer un error son muy altas. Por lo tanto, opte por la opción automatizada para ayudar a optimizar su flujo de trabajo de gestión de contratos.
4. Asegúrese de que los documentos del contrato estén en un lugar central.
La desorganización puede desorientar mucho su flujo de trabajo. Tener notas, archivos, documentos y plantillas dispersos relacionados con un proyecto en particular es de mala educación. Debes evitar guardar documentos asociados a un mismo contrato en diferentes carpetas. Incluso si algunos documentos del contrato son físicos, esparcirlos en gabinetes separados, donde encontrarlos es una verdadera molestia, retrasará el flujo de trabajo de gestión.
Perderás mucho tiempo tratando de encontrar dónde los colocaste, lo cual es una situación que querrás evitar. Podría ser incluso peor si muchas personas están trabajando en el contrato, ya que generan más desorganización y confusión al descubrir dónde se han colocado ciertos documentos.
Para evitar que usted y su equipo se encuentren en tales situaciones, asegúrese de mantener todos los archivos y documentos relacionados con un proyecto en particular en un solo lugar, ya sea en una carpeta o en un gabinete. Esto ayudará a mejorar la accesibilidad y agilizar el flujo de trabajo de gestión de contratos.
5. Utilice un sistema integrado
Otra forma de optimizar el flujo de trabajo de gestión de contratos es tener un sistema integrado. Esto desempeñará un papel clave para garantizar que no haya obstáculos cuando realice la transición de una tarea a otra.
Un ejemplo de un sistema no integrado es después de haber utilizado una plantilla para crear un nuevo contrato y desea delegar tareas. Lo primero que se supone que debe hacer es utilizar su software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para encontrar toda la información relevante del cliente. Estos datos son esenciales para ayudarle a completar el formulario de contacto. Después de este proceso, el siguiente es enviarlo a un profesional legal para que lo revise y confirme si hay algún problema.
Una vez hecho esto, lo siguiente es acceder a tu cuenta de correo electrónico, adjuntar el documento y enviárselo a tus empleados. Este proceso puede ser una verdadera molestia. Por otro lado, puedes utilizar un sistema integrado que tenga una función CRM. Una vez que haya terminado de crear un nuevo contrato, realizar una búsqueda de clientes no será difícil. El sistema puede generar y completar automáticamente la información del cliente en el formulario. Este sistema también puede permitirle delegar tareas a los empleados relevantes mientras aún está en el tablero.
6. Tenga una lista de verificación
Puede reunirse con un cliente y discutir cómo quiere que se haga su trabajo. Como el olvido es parte de la naturaleza humana, salir de la reunión sin anotar los puntos esenciales provocará que se olvide. Por lo tanto, puedes hacer el trabajo pero no cumplir con todos los requisitos ya que no tienes un Lista de Verificación.
Otro escenario en el que tener una lista de verificación es fundamental es cuando se trabaja con muchos miembros del equipo con diferentes tareas. Querrá confirmar que cada uno cumple con los estándares y especificaciones requeridos. De lo contrario, terminarán haciendo trabajos de mala calidad.
Por lo tanto, es importante dedicar tiempo y redactar una lista de verificación detallada, que incluya las necesidades y especificaciones del cliente. No sólo agilizará el flujo de trabajo de gestión de contratos, sino que también podrá identificar y corregir errores inmediatamente. Además, evaluar la calidad del trabajo de sus empleados será una tarea bastante simplificada.
7. Capacite a los miembros de su equipo
A veces, como administrador de contratos, es posible que tenga muchas tareas o contratos que administrar hasta el punto de pasar por alto o no ver algunos errores. Tener empleados o miembros del equipo bien capacitados trabajando en un trabajo en particular le ayudará a evitar enviar trabajos con errores, como redundancia.
Por lo tanto, es vital lidiar con la actitud de sabelotodo como gerente de contrato y permitir que sus empleados intervengan en algunos asuntos. Incluso puedes pedirles que te den su opinión sobre cómo se pueden realizar algunas tareas. Si cuestionan cómo usted está llevando a cabo un proceso en particular y realmente encuentra que tiene sentido, no dude en escucharlos. Asegúrese de haber creado un entorno propicio para alentar a su equipo a trabajar en armonía para mejorar la productividad. De esa manera, podrá optimizar su flujo de trabajo de gestión de contratos.
8.Asegúrate de cumplir con los plazos
Lo último que querrías hacer es enviar tarde los requisitos del cliente. Después de firmar el contrato, debes asegurarte de cumplir con el plazo acordado. Por lo tanto, al delegar tareas a los miembros de su equipo, asegúrese de que comprendan lo importante que es cumplir con los plazos.
Otras formas de asegurarse de cumplir con éxito los plazos incluyen:
- Alentar a los empleados a configurar alertas recordatorias en el calendario digital
- Adelantar los plazos
- Establecer hitos a alcanzar antes de la fecha de vencimiento
Conclusión
Tendrá una experiencia de gestión de contratos agradable y fluida si incorpora todas las estrategias anteriores. Además, los miembros de su equipo estarán encantados de trabajar con usted y, al final, su organización obtendrá inmensos beneficios.
