Aproveche el poder de Google Form Responses con funciones de consulta y diga adiós al caos de datos. En esta guía, le mostraremos cómo organizar fácilmente su información, haciéndola más accesible y valiosa. Ya sea que esté administrando encuestas, comentarios o cualquier tipo de recopilación de datos, descubrirá la magia de extraer información precisa y crear informes dinámicos. No más buscar entre un mar de respuestas: lo guiaremos a través del proceso paso a paso, para que pueda convertirse en un profesional de la organización de datos. Únase a nosotros en este viaje y convierta sus respuestas del formulario de Google en un recurso valioso y organizado.
¿Qué es la función de consulta?
La función CONSULTA disponible en Google Sheets es una herramienta para analizar datos. Permite a los usuarios extraer información de tablas usando sintaxis SQL. Esta función es útil cuando necesita filtrar, ordenar y agregar datos, especialmente cuando se trata de conjuntos de datos. También permite a los usuarios generar informes personalizados dentro de Google Sheets.
Cómo crear una hoja de Google a partir de las respuestas del formulario de Google
Paso 1: crea un formulario de Google
Comience creando un formulario de Google que recopile la información que desea almacenar en su hoja de Google. Puede personalizar los campos del formulario y las preguntas según sea necesario.
Crea tu formulario de Google
Paso 2: comparte tu formulario
Comience creando un formulario de Google que recopile la información que desea almacenar en su hoja de Google. Puede personalizar los campos del formulario y las preguntas según sea necesario.
Paso 3: recopilar respuestas
Una vez que haya recopilado algunas respuestas, abra el formulario de Google y haga clic en la pestaña Respuestas en la parte superior.
Recoge las respuestas
Paso 4: crea una hoja de Google a partir de tus respuestas
Haga clic en el ícono verde de Hojas de cálculo al lado de la pestaña Respuestas para crear una nueva Hoja de Google vinculada a su formulario.
Paso 5: seleccione el destino de la respuesta
Aparecerá un mensaje dándole la opción de crear una hoja de cálculo o elegir una existente. Opte por crear una hoja de cálculo.
Paso 6: adjunte el formulario a la hoja
Se creará una nueva hoja de Google. Se vinculará automáticamente a su formulario de Google y cualquier respuesta nueva se agregará a esta hoja.
conectar el formulario a la hoja
Puede revisar y editar sus respuestas en Google Sheet. Cualquier respuesta nueva del formulario se agregará automáticamente a la hoja como filas.
Cómo utilizar la función CONSULTA en Google Sheets para recopilar respuestas a Formularios de Google
La función CONSULTA en Google Sheets es una herramienta útil que le ayuda a recuperar, filtrar y organizar información de un rango específico dentro de los datos de su hoja de cálculo.
Paso 1: comprender la estructura Baisc de la función de consulta
La estructura básica o sintaxis de la función CONSULTA es:
=CONSULTA(datos, consulta, encabezados)
Aquí,
Datos: Este es el rango de datos con el que desea trabajar, así que seleccione el conjunto de celdas.
Pedido: Describe el resultado que desea de sus datos, así que escriba QUERY más como declaraciones para la función.
Encabezados: Puede especificar si sus datos tienen encabezados de columna (como títulos en la parte superior de cada columna) utilizando este parámetro opcional. Agregue el número 1 si la tabla contiene un encabezado; de lo contrario, ingrese 0.
Ahora entendamos usando un ejemplo, donde intentamos ordenar datos por nombre:
=BREAK(B2:I9, “SELECCIONAR B”, 0)
Esta función funcionará en datos de celda entre las columnas B a I y de 2 a 9 filas; B2:I9. La función CONSULTA solo recuperará la columna B de los datos elegidos y la mostrará en la celda donde colocó la función CONSULTA.
Asegúrese de no utilizar espacios adicionales en la función y agregue la consulta en -, de lo contrario puede ocurrir un ERROR.
Paso 2: crea un rango con nombre
Como sugiere el nombre, simplemente puede nombrar el rango de datos que desea seleccionar cada vez que utilice la función CONSULTA. Es como etiquetar un conjunto de datos, por lo que puedes simplemente agregar el nombre en lugar de ingresar nombres de celda cada vez.
Para hacer esto, primero seleccione los datos, haga clic en Datos en el menú, luego seleccione Rango con nombre de las opciones que aparecen.
Crear un rango con nombre
En el lado derecho se abrirá un panel que le pedirá que nombre el rango. Simplemente ingrese el nombre que desea darle al rango de datos seleccionado.
Aquí llamaremos al rango de datos que seleccionamos como Visores, esto nos ayudará más adelante.
Paso 3: SELECCIONAR palabra clave
Para hacer esto, escriba SELECCIONAR en el campo Consulta. Ahora puede seleccionar todas las columnas del rango utilizando el asterisco * en lugar del nombre de la celda.
O, si desea seleccionar columnas específicas, simplemente puede escribir en mayúscula los nombres de las columnas usando una coma después de cada columna.
Entonces, si usamos columnas específicas e insertamos la función de consulta, obtendrá los datos de esta columna y los devolverá en una nueva tabla.
Seleccione la palabra clave
Paso 4: Palabra clave DÓNDE
La palabra clave WHERE se usa para filtrar datos, lo que significa que la función devolverá datos que cumplan con los criterios establecidos usando la palabra clave WHERE. Esta palabra clave va seguida de la palabra clave SELECT.
Por ejemplo, queremos ver espectadores OTT que estén muy satisfechos con su elección de plataforma OTT y tengan una calificación de 5.
Escribiremos CONSULTA como:
=CONSULTA(Espectadores, “SELECCIONAR * DONDE H = 5”, 0
Esta consulta extraerá todos los datos de las columnas B, C e I de nuestro rango Espectadores y devolverá las filas donde los espectadores estaban satisfechos con su plataforma OTT actual y la columna (H) será mayor que 5.
Paso 5: ORDENAR POR palabra clave
Puede utilizar la palabra clave ORDER BY en la función CONSULTA para ordenar los datos en una columna específica en orden descendente (DESC) o ascendente (ASC); si no ingresa ninguno de estos, aparecerá Ascendente de forma predeterminada.
Por ejemplo, para ordenar el rango denominado Visores por la columna H en orden descendente, escribiría la consulta como:
=CONSULTA(Espectadores, “SELECCIONAR ORDEN H PARA DESC H”, 0)
Paso 6: LIMITAR palabra clave
LIMIT La palabra clave se utiliza para limitar el número de filas devueltas por la función de consulta. Esta palabra clave viene después de la palabra clave ORDER BY.
Por ejemplo, queremos los 3 mejores espectadores de nuestra tabla, por lo que escribiremos la consulta como:
=CONSULTA(Espectadores, “SELECCIONAR * LÍMITE 3”, 0)
Restringir palabra clave
Cómo utilizar la función de consulta en Google Sheets con múltiples criterios
En Google Sheets, los datos se pueden filtrar según varios criterios utilizando la función CONSULTA. La palabra clave WHERE en la función CONSULTA permite filtrar datos utilizando múltiples criterios. Hay tres operadores lógicos, a saber, Y, O y NO, que se pueden utilizar para combinar estos criterios.
Por ejemplo, si tiene una hoja que contiene los nombres de los empleados en una columna A, las ventas totales en otra columna B y el mes correspondiente de esas ventas en una tercera columna C, puede aplicar la función CONSULTA para extraer datos específicos de esta hoja.
Datos de ejemplo
Para lograr esto, puedes establecer reglas como Filtrar empleados con ventas superiores a $100 en enero o Recuperar una lista de empleados con ventas en febrero o marzo. La función CONSULTA permite la recuperación de esta información aplicando estas reglas.
Por lo tanto, la función CONSULTA de Google Sheets le permite filtrar datos de varias maneras utilizando múltiples criterios.
1) operador lógico Y
El operador lógico AND requiere que se cumplan dos condiciones para que aparezca una fila en el resultado. Por ejemplo, si alguien quiere una lista de trabajadores que han vendido una determinada cantidad y son un trabajador en particular, como John, la función CONSULTA se verá así:
=CONSULTA(A:C, “SELECCIONAR * DONDE A=Charlie Y B<1000”)
Para incluir una fila usando este operador, se deben cumplir ambas condiciones de la cláusula WHERE.
Echa un vistazo al resultado, no encontrarás las rebajas de abril de Charlie. Si bien la primera condición era válida y se cumplió, la segunda condición (las ventas no superan las 1000) no se cumplió. En consecuencia, al no cumplirse ambas condiciones, las ventas de abril no se incluyeron en el resultado.
Operador lógico Y
Si sus criterios requieren que se cumpla solo una condición, debe considerar el operador lógico OR.
2) Operador lógico O
El operador OR requiere que cualquiera de las condiciones sea verdadera. Por ejemplo, si alguien quiere una lista que incluya empleados con el nombre Charlie o Nishi, se utilizará la fórmula que se proporciona a continuación.
=CONSULTA(A:C, “SELECCIONAR * DONDE A=Charlie O A=Nishi')
El uso de esta CONSULTA dará el resultado como se muestra a continuación:
Resultado del operador lógico OR
Para incluir una fila usando este operador solo se requiere que se cumpla una condición en cada lado de la condición en la cláusula WHERE.
Si todos sus criterios requieren que se excluyan ciertas filas según una condición, debe usar el siguiente operador lógico.
3) Operador lógico NO
El operador lógico NOT excluye filas que satisfacen una condición específica. Por ejemplo, en la lista de datos de ventas proporcionada anteriormente, puede utilizar el operador NOT para buscar personal que no vendió más de 1000 unidades en mayo. Esto ayudará a identificar al personal de bajo rendimiento.
El operador NOT se puede utilizar en una CONSULTA como:
=CONSULTA(A:C, “SELECCIONAR * DONDE NO B > 1000 Y C=Mayo”)
Esta CONSULTA proporcionará una lista de los nombres de los empleados que no realizaron más de 1000 ventas en el mes de mayo. El resultado de esta CONSULTA se muestra a continuación.
Resultado del operador lógico NO
Cómo utilizar paréntesis para combinar varios criterios
Los paréntesis en los operadores lógicos se utilizan para controlar el orden de evaluación de las condiciones, asegurando que las condiciones específicas se evalúen primero, lo que puede afectar el resultado final de una expresión lógica.
Considere la misma lista de datos de ventas utilizada en la sección Operador lógico. El uso de paréntesis puede generar resultados diferentes si las condiciones después de NO se incluyen así:
=CONSULTA(A:C, “SELECCIONAR * DONDE NO (B < 1000 Y C='Mayo')”)
El resultado es diferente a no usar paréntesis. En este caso, falta una línea de mayo: las ventas de Nishi fueron 680 en mayo. Esto se debe a que los operadores lógicos agrupan ambas condiciones entre paréntesis.
Cuando se utilizan paréntesis en una cláusula WHERE, la función CONSULTA comprueba primero los paréntesis más internos. En nuestro ejemplo, la condición más interna (B < 1000 AND C='May') corresponde a la fila de ventas de mayo. Sin embargo, cuando agrega “NO” al exterior, significa lo contrario. Como resultado, se seleccionan todas las demás filas y se excluyen las ventas de Nishi.
Cómo utilizar la referencia de celda en la consulta de Google Sheets
En su consulta de Google Sheets, puede utilizar referencias de celda para especificar condiciones. Las condiciones se pueden insertar directamente en la fórmula de consulta o en una celda como referencia. Este método permite consultas dinámicas. Sin embargo, es fundamental recordar que las cláusulas SELECT, PIVOT y GROUP BY de la consulta no utilizan referencias de celda sino identificadores de columna como A, B o Col1, Col2, etc. Esta distinción es importante para evitar confusiones al utilizar referencias de celda en la cláusula WHERE de la consulta.
Operadores de comparación simples en consultas de hojas con referencias de celda
- Para entender cómo usar QUERY con referencia de celda, necesita saber acerca de los literales. Entonces, ¿qué son los literales?
Bueno, los literales son los componentes básicos de los datos en Google Sheets que incluyen valores como texto, números, booleanos VERDADERO/FALSO o varios formatos de fecha/hora. Piense en ellos como materias primas que pueden usarse para hacer comparaciones o realizar tareas dentro de sus hojas de cálculo. - Esta sección del artículo hablará sobre el uso correcto de literales como referencia de celda en la consulta de Google Sheets, utilizando operadores de comparación simples que son, <=, <, >>=, =, !=, <>.
- Considere una hoja de cálculo de Google Sheets que contiene datos de ventas con fechas en la columna A y datos de ventas correspondientes en la columna B. El objetivo es filtrar y mostrar datos de ventas que ocurrieron antes o durante una fecha específica, con la capacidad de editar fácilmente esa fecha. La hoja de cálculo está a continuación.
Ejemplo de hoja de cálculo
- En la celda D1, una fecha como 2023-03-01 sirve como fecha de filtro.
- En otra celda, como E1, use la siguiente fórmula de consulta de Google Sheets:
=Consulta(A2:B, “Seleccione * donde A <= fecha '”&038;TEXTO(D1, “aaaa-mm-dd”)&038;”'”)
- Esta fórmula filtra y muestra todas las filas donde la fecha en la columna A es igual o anterior a la fecha especificada en la celda D1. Los datos filtrados aparecerán de la siguiente manera:
Resultado
Este enfoque para filtrar datos con literales de fecha y referencias de celda en Google Sheets Query mejora enormemente la eficiencia del análisis de datos, haciendo que los cambios y la toma de decisiones sean más flexibles y receptivos.
Beneficios de utilizar la función de consulta en Google Sheets
Usar la función CONSULTA en Google Sheets tiene varios beneficios:
- Con la ayuda de QUERY, puede recuperar fácilmente datos de conjuntos de datos.
- Los usuarios tienen la flexibilidad de personalizar sus datos aplicando filtros, clasificándolos y manipulándolos según sus necesidades.
- Esta característica ahorra tiempo al simplificar el análisis de datos y reducir el esfuerzo.
- Simplifica la agregación de datos al permitir a los usuarios crear resúmenes e informes con facilidad.
- La función CONSULTA es particularmente útil para generar informes y vistas personalizados dentro de Google Sheets.
Conclusión
En resumen, la función CONSULTA disponible en Google Sheets es una herramienta que permite a los usuarios analizar datos de forma eficaz. Con su sintaxis SQL, los usuarios pueden extraer fácilmente información de las tablas. Los beneficios de utilizar esta función son numerosos, incluida la extracción de datos simplificada, la personalización mediante opciones de filtrado y clasificación, la eficiencia del tiempo, el resumen integral de datos y las capacidades de generación de informes simplificadas. Para aprovechar al máximo la función CONSULTA, recomendamos comenzar creando un formulario de Google para recopilar respuestas. Posteriormente, exportar las respuestas a Google Sheets permitirá a los usuarios organizar y analizar sus datos mediante la función CONSULTA. Familiarizarse con palabras clave como SELECCIONAR, DÓNDE, ORDENAR POR y LÍMITE le permitirá personalizar la recuperación y el análisis de datos. Adoptar este enfoque mejorará la eficiencia. Proporcionar información al gestionar e interpretar datos.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el propósito de la función CONSULTA en Google Sheets?
La función CONSULTA en Google Sheets es una poderosa herramienta de análisis de datos que permite a los usuarios recuperar, filtrar y manipular datos de sus hojas de cálculo. Con su sintaxis similar a SQL, le permite extraer información específica, ordenar y filtrar datos y realizar funciones agregadas. Esto lo hace invaluable para generar informes y administrar eficientemente grandes conjuntos de datos.
¿Puedo utilizar la función CONSULTA para ordenar datos en orden ascendente y descendente?
Sí, con la función CONSULTA puedes ordenar fácilmente tus datos usando la palabra clave ORDER BY. Esto le permite organizar su información por una columna específica, ya sea en orden ascendente (ASC) o descendente (DESC). Al especificar el orden de clasificación, tiene control total sobre cómo se organizan sus datos para satisfacer sus necesidades.
¿La función CONSULTA funciona con datos con encabezado?
Sí, la función CONSULTA se crea para datos que tienen nombres en la parte superior de las columnas. Si sus datos tienen nombres usando la opción llamada encabezados, configúrelo en 1 o VERDADERO, esto significa que sus datos tienen nombres. Si lo configura en 0 o FALSO, significa que no hay nombres y la función tratará la primera fila como datos.
¿Cómo organizo las respuestas del formulario de Google en Google Sheets?
Paso 1: abra Google Sheets en su computadora o dispositivo.
Paso 2: haga clic en la opción En blanco para abrir una nueva hoja.
Paso 3: Importe sus respuestas de Google Forms haciendo clic en el menú Archivo → Importar → Cargar, luego seleccione el archivo de respuestas de Google Forms de su dispositivo y haga clic en Abrir.
Paso 4: utilice las opciones de clasificación y filtrado de Google Sheets para organizar y analizar aún más sus respuestas.
¿Existe alguna forma de ordenar las respuestas del formulario de Google?
Paso 1: abra el formulario de Google para ordenar las respuestas.
Paso 2: haz clic en la pestaña Respuestas en la parte superior.
Paso 3: haga clic en el ícono verde de Hojas de cálculo para abrir sus respuestas en Hojas de cálculo de Google.
Paso 4: utilice las funciones de clasificación para organizar sus respuestas en Google Sheets. Puede ordenar por fecha, alfabéticamente o de otras formas según sea necesario.
Paso 5: Para ordenar, seleccione la columna por la que desea ordenar, luego haga clic en el menú Datos en la parte superior y elija Ordenar hoja por columna AZ o Ordenar hoja por columna ZA para ordenar en orden ascendente o descendente. respectivamente.
¿Cómo ordeno los resultados de una consulta en Google Sheets?
Paso 1: abre tu hoja de Google.
Paso 2: haga clic en el encabezado de la columna donde desea ordenar los datos. Esto selecciona toda la columna.
Paso 3: haz clic en el menú Datos en la parte superior.
Paso 4: elija la opción Ordenar hoja por. [column name] opción. Esto organizará sus datos en orden ascendente según la columna seleccionada.
Paso 5: Para ordenar en orden descendente, repita el procedimiento del paso 4 y seleccione Ordenar hoja Z→A [column name].
Paso 6: Los resultados de la consulta se ordenarán según la columna que elija.
