Cómo organizar una conferencia virtual con un presupuesto reducido

Desde grandes ferias comerciales como Think Digital de IBM, hasta seminarios web, acogedoras sesiones de Google Meet con peque√Īos grupos de pares de la industria, todas las conferencias son ahora conferencias digitales.

Y eso nivela el campo de juego de muchas maneras.

Las empresas que normalmente carecen de los medios para reservar un lugar y organizar una conferencia ahora pueden planificar un evento de forma rápida y asequible. Las personas que nunca gastarían dinero para volar por el país para participar en estas ferias comerciales pueden asistir con solo unos pocos clics.

Todo esto era posible antes del cierre, pero el interés en las conferencias virtuales no estaba ni cerca de donde está hoy:

Datos de Google Trends para "conferencia virtual".

Si alguna vez fue un buen momento para agregar conferencias virtuales a su mezcla de marketing, es ahora.

El interés ha aumentado y muchos servicios de videoconferencia son actualmente gratuitos o con descuento. Sin mencionar que las conferencias virtuales probablemente mantendrán parte de su popularidad en un mundo pospandémico como una alternativa más rentable a la realidad.

Con eso en mente, aquí hay una guía paso a paso para comenzar con nada más que su experiencia y un presupuesto de cordones de zapatos:

Parte 1: planificación de la conferencia

Hay 5 preguntas clave que debe responder cuando planifique una conferencia virtual:

  1. ¬ŅA qui√©n quieres asistir a tu conferencia?
  2. ¬ŅDe qu√© se tratar√° su conferencia?
  3. ¬ŅQu√© formato usar√°s?
  4. ¬ŅC√≥mo ayudar√° esto a los objetivos de su empresa?
  5. ¬ŅDeber√≠a cobrar por su conferencia?

Veamos el proceso de pensamiento involucrado en cada uno:

1. ¬ŅA qui√©n quieres asistir a tu conferencia?

Su audiencia ideal debe seleccionarse en función de sus objetivos comerciales. Por ejemplo, Brafton es una agencia de marketing. Podríamos obtener el mayor valor al dirigirnos a gerentes de marketing que aprenderían de nosotros y se beneficiarían potencialmente de nuestros servicios.

Si quisi√©ramos, podr√≠amos ser a√ļn m√°s espec√≠ficos y convertir a nuestro p√ļblico objetivo en gerentes de marketing en empresas de software y TI del mercado medio, pero no necesariamente tenemos que hacerlo.

Puede lanzar una red tan amplia (o angosta) como tenga sentido para su industria, vertical, mercado, objetivos comerciales actuales, etc.

De cualquier manera, el contenido de su conferencia debe ser relevante para su audiencia.

2. ¬ŅDe qu√© se tratar√° su conferencia?

Su tema puede ser tan amplio o específico aquí como tenga sentido para su audiencia.

A veces, elegir un tema espec√≠fico (por ejemplo, la gesti√≥n de la cadena de suministro para las PYMES en el a√Īo de COVID-19) puede ayudar a diferenciar su conferencia de los eventos competidores. Tambi√©n puede ayudar a guiar la discusi√≥n si tiene la intenci√≥n de que asistan oradores invitados.

Pero al reducir el enfoque de su tema, puede excluir algunas facciones de su audiencia.

Eso podr√≠a estar bien si est√°s en un s√ļper nicho vertical.

Pero si atiende a clientes en muchas industrias, le recomendamos comenzar con un tema un poco m√°s amplio antes de centrarse en segmentos espec√≠ficos, a fin de mantener el contenido relevante para un p√ļblico m√°s amplio.

Aqu√≠ hay algunos ejemplos de algunos temas oportunos que se enfocan, pero que a√ļn pueden aplicarse a m√ļltiples industrias:

  • Retener a sus nuevos clientes de comercio electr√≥nico despu√©s de la pandemia.
  • Cuentas por cobrar: mejores pr√°cticas hasta el tercer trimestre
  • Planificaci√≥n de la capacidad de TI en tiempos inciertos.
  • Administrar un presupuesto de marketing despu√©s de una crisis.
  • Gesti√≥n de la cadena de suministro en la √©poca de COVID-19.

3. ¬ŅQu√© formato usar√°s?

Hay mucho margen de maniobra en su definición de "conferencia virtual", y tanta libertad para adaptar el formato a lo que tenga más sentido para su tema.

Puede realizar un seminario web o taller digital de una hora de duración sobre un tema específico, como uno de los ejemplos que enumeramos anteriormente. Alternativamente, puede organizar un evento de estilo de mesa redonda, en el que reclute expertos e influyentes de la industria para responder preguntas enviadas por la audiencia con anticipación (o en vivo).

Si planea tener un grupo peque√Īo (5-10 personas), es posible que desee asignar una cierta cantidad de tiempo para responder una pregunta compartida por cada asistente.

También puede intentar aprovechar al máximo una lista de presentaciones virtuales, talleres y oradores principales durante todo el día. Esto requeriría más trabajo: publicar un cronograma de eventos en su sitio que los participantes puedan usar, configurar suscripciones para asegurarse de que tenga suficiente espacio en la sala de reuniones virtual, coordinar los horarios de sus oradores, etc. Todo esto es factible si tiene cierta influencia en su industria y posee los recursos para ejecutar.

Usted sabe mejor qué tipo de demanda puede generar de manera factible para su evento y, de hecho, cuántos recursos tiene que dedicarle.

Pero si es nuevo en esto, le recomendamos comenzar con poco y usar el tama√Īo de su evento para su ventaja (es decir, puede proporcionar un nivel m√°s profundo de atenci√≥n y asistencia a los asistentes). Adem√°s, comenzar con poco te ayudar√° a resolver cualquier problema, y ‚Äč‚Äčhay menos riesgo.

Otros consejos a tener en cuenta:

  • Los participantes pueden ser un poco t√≠midos con los micr√≥fonos, as√≠ que haga lo que pueda para que se sientan c√≥modos, incluso si eso significa permitirles enviar preguntas en vivo a trav√©s del chat.
  • No olvide compartir su pantalla cuando extraiga datos o explique caracter√≠sticas de cierto software. Estas demostraciones paso a paso tienen un gran valor para su audiencia.
  • Grabe su evento para poder compartirlo m√°s tarde como un recurso. Solo aseg√ļrese de negar el hecho de que el evento se grabar√°, ya sea en la invitaci√≥n o al comienzo de la conferencia.
  • Si planea dar una demostraci√≥n m√°s pr√°ctica, por ejemplo, de equipos o artesan√≠as, planee cuidadosamente los √°ngulos y la iluminaci√≥n de su c√°mara para asegurarse de que la audiencia pueda seguirla en todo momento.

4. ¬ŅC√≥mo ayudar√° esto a los objetivos de su empresa?

Crear una conferencia virtual, especialmente una peque√Īa que solo dure unas pocas horas o menos, no es terriblemente dif√≠cil, y hay mucho m√°s que ganar que perder.

Los clientes potenciales apreciarán sus ideas, especialmente si adopta un enfoque interactivo donde puede ayudar a la audiencia a resolver problemas específicos del mundo real.

Dicho esto, está haciendo esto con el objetivo final de ayudar a su negocio, y necesita tener un plan sobre cómo podría facilitar las relaciones a largo plazo con los asistentes.

Por ejemplo, si ha hecho p√ļblico su evento en la web al publicarlo en su sitio, puede agregar a los registrantes a su lista de correo.

Si, por otro lado, el evento fue privado y las invitaciones se distribuyeron por correo electrónico a los contactos existentes, envíe un correo electrónico posterior al evento a los asistentes:

  • Agradeci√©ndoles por unirse al evento.
  • Transmitir los recursos a los que hizo referencia durante el evento, incluida la grabaci√≥n, el material de la diapositiva y cualquier otra garant√≠a relacionada √ļtil.
  • Lo que es m√°s importante, alentar a los asistentes a que se comuniquen individualmente con cualquier pregunta de seguimiento.

Ese √ļltimo art√≠culo es crucial. Le brinda la oportunidad de continuar su conversaci√≥n con el cliente potencial, potencialmente poni√©ndolos en contacto con otros expertos en la materia de su organizaci√≥n y, finalmente, llev√°ndolos m√°s profundamente en el embudo de ventas.

5. ¬ŅDeber√≠a cobrar por su evento?

Probablemente no.

A menos que esté 100% seguro de la influencia de su empresa y de su capacidad para generar una buena participación (a pesar del muro de pago) que apaciguará a los patrocinadores, es mejor quedarse con un modelo de buena voluntad.

Esto es especialmente cierto durante una pandemia, particularmente si el contenido de esa conferencia se relaciona con COVID-19.

Parte 2: Lanzando tu evento

Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos de la planificación de una conferencia, echemos un vistazo a los recursos reales involucrados en su ejecución.

Las herramientas que necesitar√° var√≠an seg√ļn la escala y la complejidad del evento. Pero como m√≠nimo, lo m√°s probable es que tengas que:

  1. Descargue e instale el software de videoconferencia.
  2. Prepare una plataforma de diapositivas y otros materiales.
  3. Habilitar registro.
  4. Promocione su conferencia.

Vamos a profundizar en:

1. Descargue e instale el software de videoconferencia

Si planea tener un evento interactivo (lo que significa que los usuarios pueden participar), necesitar√° un software de conferencia web que tenga capacidades para compartir audio, video y pantalla.

Si a√ļn no se ha registrado para el software de videoconferencia, aqu√≠ hay algunas opciones que son totalmente gratuitas para los usuarios en este momento:

  • Google Meet for Business: Con mucho, la mejor opci√≥n, Google Meet for Business es completamente gratuito hasta el 30 de septiembre y admitir√° hasta 250 usuarios durante un tiempo ilimitado.
  • Enfocar: La versi√≥n b√°sica es gratuita y permite hasta 100 participantes, pero se corta en aproximadamente 40 minutos.
  • Skype: Gratis para hasta 50 usuarios por un tiempo ilimitado.
  • Uberconferencia: Gratis para hasta 50 usuarios por un tiempo ilimitado.

Aseg√ļrese de realizar una prueba de funcionamiento en la plataforma con anticipaci√≥n para asegurarse de que todo funcione seg√ļn lo planeado y que est√© familiarizado con las caracter√≠sticas.

Si su conferencia tendrá más formato de transmisión (un presentador, muchos espectadores), le recomendamos utilizar Facebook En vivo o contracción. YouTube Live también es una opción viable, pero el proceso de compartir su pantalla es un poco más complicado (al menos a partir de este escrito).

2. Armar una plataforma deslizante y otros materiales.

Es posible que desee algunas ayudas visuales y datos en la pantalla para respaldar los puntos que hace.

Siempre que tenga una plataforma de conferencia con pantalla compartida, no debería tener ninguna dificultad para compartir esa presentación de diapositivas durante su presentación.

Algunas de las mejores herramientas gratuitas incluyen:

También puede considerar reunir algunos documentos complementarios o publicaciones de blog que pueda compartir con su audiencia a través del chat durante el evento.

3. Habilitar el registro

Esto puede ser tan complicado como crear una página de inicio de registro que se cierre automáticamente después de que cierta cantidad de personas se registre, o tan simple como enviar un correo electrónico a uno de los segmentos de su lista de correo electrónico y agregar los primeros 50 encuestados a una invitación de calendario con una conferencia o un enlace de canal.

De cualquier manera, aseg√ļrese de tener un sistema para a) hacer que el registro est√© disponible para su audiencia yb) pasar la informaci√≥n del evento y una invitaci√≥n de calendario a quienes se registren.

(Por cierto, cuando cree el evento del calendario, aseg√ļrese de ocultar la informaci√≥n de contacto de sus asistentes).

Como práctica recomendada, envíe un correo electrónico de confirmación a los nuevos solicitantes de registro, informándoles que están registrados y qué deben buscar. Cuanto más fácil y directo sea el proceso, mejor.

4. Promocione su conferencia

Sus esfuerzos de promoción dependerán de cuántas personas planea asistir.

Si ha tenido mucho cuidado en invitar a ciertos segmentos de sus listas de correo electrónico a una acogedora sesión de preguntas y respuestas con sus expertos internos, por ejemplo, no es necesario promocionar la conferencia en su sitio web y blog. Unos pocos correos electrónicos previos al evento serán suficientes.

Si está planeando una producción completa, completa con un discurso de apertura en Skype, talleres digitales en diferentes momentos del día, etc., deberá hacer todo lo posible. Eso significa crear páginas de destino, publicaciones de blog y posiblemente incluso un centro de recursos en línea disponible solo para los asistentes.

Sin mencionar que probablemente tendr√°s que pasar por la molestia de solicitar patrocinadores para que no recibas demasiado impacto financiero.

Ahora es el momento de pensar creativamente sobre los eventos virtuales.

Preg√ļntese: ¬ŅQu√© tipo de conferencia puede organizar mi empresa con recursos gratuitos o baratos que realmente ser√°n de valor para los participantes?

No tiene que ser el evento m√°s grande, m√°s largo o m√°s lleno de estrellas; solo tiene que ser lo m√°s √ļtil.

La mayoría de las empresas y los consumidores no tienen dinero para tirar en las conferencias de estado o algo que puede o no ser de interés. Están eliminando el contenido de pelusa.

Haga que sus asistentes potenciales confíen en que obtendrán un valor directo, por ejemplo, resolverán algunos de sus problemas, aprenderán habilidades que los ayudarán de inmediato o conocerán nuevos recursos de su evento.

Piense en ello como marketing de contenidos con una c√°mara.

Es barato, f√°cil, poco comprometido, pero potencialmente muy valioso para su audiencia.

¬ŅQu√© tienes que perder?