C√≥mo organizar una reuni√≥n virtual inclusiva, seg√ļn el administrador de trabajo remoto de HubSpot

Como la poblaci√≥n remota de HubSpot ha crecido de un pu√Īado de personas a m√°s de 300 en los √ļltimos a√Īos, hemos aprendido una serie de lecciones sobre c√≥mo pivotar las comunicaciones en persona en un entorno virtual.

Cuando se trata de una reunión de equipo, hemos aprendido que si bien el contenido a menudo sigue siendo el mismo, la forma en que se presenta y discute ese contenido a menudo debe modificarse para garantizar que la información resuene y todos los asistentes participen activamente.

Todos hemos estado en una llamada de conferencia que va más o menos así:

Pero, con el trabajo remoto en aumento, las llamadas de conferencia ya no son la √ļnica opci√≥n.

Hoy en día, hay muchas opciones disponibles para organizar reuniones en una plataforma de reunión virtual como Google Hangouts, Zoom, WebEx o Join.me.

Si bien cada empresa tendrá diferentes necesidades a considerar, si recién está comenzando a pensar en reuniones virtuales, le recomendamos comenzar con una plataforma que permita compartir video, audio y pantalla, ya que estas herramientas permiten un mejor compromiso y colaboración durante la reunión. opuesto a la llamada de conferencia estándar.

Aquí, me sumergiré en algunas de las mejores prácticas que he aprendido en el camino como Gerente del Programa de Inclusión y Trabajo Remoto de HubSpot.

Cómo organizar una reunión virtual inclusiva

1. Establezca reglas básicas para su primera reunión.

Ya sea que sea la primera vez que administra un equipo remoto o que su equipo trabaje repentinamente desde su hogar, las reuniones virtuales a menudo son un nuevo entorno para todos. Por lo tanto, es importante establecer algunas reglas básicas sobre cómo funcionarán las reuniones y qué espera de sus asistentes.

Aquí hay algunas cosas para considerar:

  • V√≠deo: Aliente a los asistentes a usar su video para las reuniones, ya que esto nos permite relacionarnos mejor a trav√©s de la comunicaci√≥n no verbal.
  • Audio: En t√©rminos generales, es una buena pr√°ctica permanecer en silencio en una reuni√≥n virtual a menos que presente o responda una pregunta. Esto evita que el ruido de fondo se convierta en una distracci√≥n y crea una se√Īal (sin silenciar) cuando alguien tiene algo que decir.
  • Compromiso: Sea claro acerca de c√≥mo espera que los participantes participen en las reuniones (vea el Consejo # 3 para m√°s detalles).
  • Etiqueta: Sea intencional al llamar a cumplir con las expectativas de etiqueta. Algunos de los m√°s comunes son el uso de tel√©fonos, tener que alejarse de su escritorio, revisar las notificaciones o comer durante las reuniones. Si tiene expectativas espec√≠ficas sobre la etiqueta de la reuni√≥n, sea expl√≠cito al respecto con sus asistentes.
  • Preparar el escenario: Si se re√ļne con un grupo m√°s grande, puede ser √ļtil establecer expectativas en una diapositiva inicial que los asistentes ver√°n al ingresar a la reuni√≥n.

Por ejemplo, en HubSpot, a menudo presento esta diapositiva al principio, para que mis asistentes conozcan las reglas básicas para la reunión:

Además, podría considerar incluir una diapositiva que diga "Grabar la reunión", como un recordatorio para usted mismo, en caso de que alguien se pierda la reunión o quiera volver a consultarla más tarde.

2. Tómate un tiempo para romper el hielo.

Los entornos virtuales pueden ser intimidantes, especialmente si no est√°s acostumbrado a ellos o si te encuentras con personas con las que no est√°s familiarizado. Para calentar las cosas, recomendamos comenzar sus reuniones con un rompehielos. Es una excelente manera de probar que el audio de todos funciona correctamente y es una forma a√ļn mejor de aprender m√°s unos de otros y hacer que todos se sientan c√≥modos antes de saltar a la agenda.

Para facilitar esto, sugerimos:

Mantenlo simple: Dependiendo de la reuni√≥n, podr√≠a tener sentido comenzar con una pregunta est√°ndar como "¬ŅC√≥mo te sientes hoy?"

Mezclar: Si tiene tiempo, intente mezclar algunos rompehielos √ļnicos para conocerse mejor (eche un vistazo a algunas de nuestras sugerencias aqu√≠).

Pase el micrófono Es probable que todos estemos familiarizados con ese silencio incómodo que ocurre cuando todos esperan que alguien más intervenga. Para resolver esto, aliente a los equipos a "pasar el micrófono" entre ellos después de su propia respuesta.

Si se espera que todos brinden una respuesta, haga que el anfitrión comience y luego pase el micrófono proverbial a cualquier participante. Una vez que el participante responda, finalizará su declaración con "A continuación, pasaré el micrófono a (nombre)". Esto mantiene la conversación en movimiento y evita el incómodo silencio de esperar que alguien más intervenga.

3. Determine una estructura de cómo espera que los participantes participen durante la reunión.

No siempre es obvio cómo la gente debería proporcionar comentarios o respuestas durante una reunión virtual. Para mantener fluida la conversación, determine una estructura de cómo espera que los participantes participen durante las reuniones y sea sincero acerca de estas expectativas al comienzo de la reunión.

Algunas de nuestras estrategias favoritas son:

Levanta tu mano virtual. Muchas plataformas de reuniones virtuales tienen herramientas de retroalimentación no verbal que permiten a un participante indicar que tiene una pregunta, por ejemplo, la función "levantar la mano" de Zoom. Para reuniones grandes, pídales a las personas que usen estas herramientas para indicar cuándo tienen una pregunta o entrada y el anfitrión puede llamarlos directamente. Esta también puede ser una excelente manera de tener una pregunta rápida de sí / no respondida por el grupo y ampliada.

Use la funci√≥n de chat: Para preguntas r√°pidas, puede pedirles a las personas que ingresen sus respuestas en el chat (por ejemplo, la funci√≥n de chat de Google Hangouts). Esto le permite escuchar r√°pidamente las respuestas de un grupo grande y permite que todos aprendan de las respuestas de los dem√°s. Adem√°s, como lo se√Īala Mariel Argonza, nuestro capacitador de √©xito del cliente de APAC, esta tambi√©n es una excelente manera de incluir a los asistentes que usan el ingl√©s como segundo idioma.

Saltar: Dependiendo del tama√Īo de su reuni√≥n y la seguridad psicol√≥gica de sus asistentes, puede optar por que la gente simplemente intervenga con sus comentarios y preguntas. Como facilitador, es importante ser consciente de la participaci√≥n para garantizar que un individuo no domine la conversaci√≥n.

4. Aseg√ļrese de que todos los asistentes est√©n en la misma p√°gina.

Dependiendo de la naturaleza de su reunión, es posible que necesite algunas herramientas adicionales para llegar a la misma página con su idea, como una pizarra virtual o una herramienta de colaboración. Algunos de nuestros favoritos incluyen:

  • Pizarra virtual: Muchas de las herramientas de reuniones virtuales tienen una herramienta de pizarra nativa incorporada que permitir√° a los asistentes poner sus ideas en blanco y guardar sus im√°genes de pizarra para uso futuro.
  • Compartir tu pantalla: ¬ŅMira un correo electr√≥nico con el que necesita ayuda o le cuesta explicar un problema que est√° viendo? Use una herramienta para compartir pantalla como Compartir pantalla de Zoom para que sus asistentes puedan ver lo que est√° viendo desde su punto de vista.
  • JamBoard: Parte de GSuite, JamBoard le permite virtualmente pizarra, insertar im√°genes y texto, y guardar / compartir su pizarra para uso futuro.
  • LucidChart: Lucidchart es una plataforma de productividad visual que ayuda a las personas a comprender y compartir ideas, informaci√≥n y procesos con claridad.
  • Mir√≥: Miro es una herramienta de pizarra en l√≠nea que permite a los equipos distribuidos colaborar virtualmente desde cualquier lugar donde est√©n sentados.

5. Manténgase en el camino con una agenda clara o diapositivas.

Incluso con una agenda clara, puede ser un desafío mantener una conversación encaminada, y a tiempo, en un entorno virtual. Para ayudar a que su reunión se mantenga en curso, intente:

Circular la agenda: En la invitación a la reunión, deje en claro qué temas discutirá, qué se espera de los asistentes en términos de preparación y cuáles serán los resultados de la reunión.

Pausa: Cuando todos están mudos y te miran fijamente a la cámara, puede ser instintivo repasar tus notas sin tomar aire. Sin embargo, en una atmósfera virtual, es más importante que nunca reducir la velocidad y pausar a menudo para garantizar que las personas tengan la oportunidad de conectarse, las conexiones WiFi más lentas pueden alcanzar una respuesta de sonido retardada y los participantes tienen la oportunidad de digerir sus palabras .

Pida preguntas: En un entorno virtual, es posible que no siempre capte una mirada confusa y la gente no se sienta tan c√≥moda interrumpi√©ndolo para aclararlo. Entonces, pregunte intencionalmente a sus participantes: ¬Ņqu√© preguntas tiene para m√≠? Pausa m√°s de lo normal para esperar preguntas.

Use diapositivas para mantenerse en el camino: Tener un visual para mantenerlo encaminado permitir√° que todos est√©n m√°s organizados y centrados durante la reuni√≥n. Puede elegir enviar diapositivas antes o despu√©s de la reuni√≥n, pero es una forma √ļtil de tener un registro de lo que se discuti√≥. Adem√°s, enviar diapositivas significa que la gente no tendr√° que tomar tantas notas (y, por lo tanto, no pasar√° la reuni√≥n escribiendo).

Captura de pantalla 2020-04-30 a las 11.16.07 AM

Incluso con la preparación, es probable que encuentre algunas pausas incómodas, fallas técnicas y momentos incómodos. Pero, lo alentamos a que acepte estos momentos, aprenda de ellos y los supere. ¡Estamos todos juntos en esto después de todo!

Si recién está comenzando con reuniones virtuales, lo alentamos a ser honesto con su equipo de que esta es una habilidad en la que está trabajando. Practica diferentes técnicas para encontrar lo que funciona mejor para ti. Solicite comentarios de su equipo sobre lo que funciona en el contexto de sus reuniones y lo que no.

Adem√°s, cuando encuentre algo que funcione para usted, comp√°rtalo con otros para que todos podamos aprender juntos.

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