Cómo organizar una reunión virtual inclusiva, según el administrador de trabajo remoto de HubSpot

Como la población remota de HubSpot ha crecido de un puñado de personas a más de 300 en los últimos años, hemos aprendido una serie de lecciones sobre cómo pivotar las comunicaciones en persona en un entorno virtual.

Cuando se trata de una reunión de equipo, hemos aprendido que si bien el contenido a menudo sigue siendo el mismo, la forma en que se presenta y discute ese contenido a menudo debe modificarse para garantizar que la información resuene y todos los asistentes participen activamente.

Todos hemos estado en una llamada de conferencia que va más o menos así:

Pero, con el trabajo remoto en aumento, las llamadas de conferencia ya no son la única opción.

Hoy en día, hay muchas opciones disponibles para organizar reuniones en una plataforma de reunión virtual como Google Hangouts, Zoom, WebEx o Join.me.

Si bien cada empresa tendrá diferentes necesidades a considerar, si recién está comenzando a pensar en reuniones virtuales, le recomendamos comenzar con una plataforma que permita compartir video, audio y pantalla, ya que estas herramientas permiten un mejor compromiso y colaboración durante la reunión. opuesto a la llamada de conferencia estándar.

Aquí, me sumergiré en algunas de las mejores prácticas que he aprendido en el camino como Gerente del Programa de Inclusión y Trabajo Remoto de HubSpot.

Cómo organizar una reunión virtual inclusiva

1. Establezca reglas básicas para su primera reunión.

Ya sea que sea la primera vez que administra un equipo remoto o que su equipo trabaje repentinamente desde su hogar, las reuniones virtuales a menudo son un nuevo entorno para todos. Por lo tanto, es importante establecer algunas reglas básicas sobre cómo funcionarán las reuniones y qué espera de sus asistentes.

Aquí hay algunas cosas para considerar:

  • Vídeo: Aliente a los asistentes a usar su video para las reuniones, ya que esto nos permite relacionarnos mejor a través de la comunicación no verbal.
  • Audio: En términos generales, es una buena práctica permanecer en silencio en una reunión virtual a menos que presente o responda una pregunta. Esto evita que el ruido de fondo se convierta en una distracción y crea una señal (sin silenciar) cuando alguien tiene algo que decir.
  • Compromiso: Sea claro acerca de cómo espera que los participantes participen en las reuniones (vea el Consejo # 3 para más detalles).
  • Etiqueta: Sea intencional al llamar a cumplir con las expectativas de etiqueta. Algunos de los más comunes son el uso de teléfonos, tener que alejarse de su escritorio, revisar las notificaciones o comer durante las reuniones. Si tiene expectativas específicas sobre la etiqueta de la reunión, sea explícito al respecto con sus asistentes.
  • Preparar el escenario: Si se reúne con un grupo más grande, puede ser útil establecer expectativas en una diapositiva inicial que los asistentes verán al ingresar a la reunión.

Por ejemplo, en HubSpot, a menudo presento esta diapositiva al principio, para que mis asistentes conozcan las reglas básicas para la reunión:

Además, podría considerar incluir una diapositiva que diga "Grabar la reunión", como un recordatorio para usted mismo, en caso de que alguien se pierda la reunión o quiera volver a consultarla más tarde.

2. Tómate un tiempo para romper el hielo.

Los entornos virtuales pueden ser intimidantes, especialmente si no estás acostumbrado a ellos o si te encuentras con personas con las que no estás familiarizado. Para calentar las cosas, recomendamos comenzar sus reuniones con un rompehielos. Es una excelente manera de probar que el audio de todos funciona correctamente y es una forma aún mejor de aprender más unos de otros y hacer que todos se sientan cómodos antes de saltar a la agenda.

Para facilitar esto, sugerimos:

Mantenlo simple: Dependiendo de la reunión, podría tener sentido comenzar con una pregunta estándar como "¿Cómo te sientes hoy?"

Mezclar: Si tiene tiempo, intente mezclar algunos rompehielos únicos para conocerse mejor (eche un vistazo a algunas de nuestras sugerencias aquí).

Pase el micrófono Es probable que todos estemos familiarizados con ese silencio incómodo que ocurre cuando todos esperan que alguien más intervenga. Para resolver esto, aliente a los equipos a "pasar el micrófono" entre ellos después de su propia respuesta.

Si se espera que todos brinden una respuesta, haga que el anfitrión comience y luego pase el micrófono proverbial a cualquier participante. Una vez que el participante responda, finalizará su declaración con "A continuación, pasaré el micrófono a (nombre)". Esto mantiene la conversación en movimiento y evita el incómodo silencio de esperar que alguien más intervenga.

3. Determine una estructura de cómo espera que los participantes participen durante la reunión.

No siempre es obvio cómo la gente debería proporcionar comentarios o respuestas durante una reunión virtual. Para mantener fluida la conversación, determine una estructura de cómo espera que los participantes participen durante las reuniones y sea sincero acerca de estas expectativas al comienzo de la reunión.

Algunas de nuestras estrategias favoritas son:

Levanta tu mano virtual. Muchas plataformas de reuniones virtuales tienen herramientas de retroalimentación no verbal que permiten a un participante indicar que tiene una pregunta, por ejemplo, la función "levantar la mano" de Zoom. Para reuniones grandes, pídales a las personas que usen estas herramientas para indicar cuándo tienen una pregunta o entrada y el anfitrión puede llamarlos directamente. Esta también puede ser una excelente manera de tener una pregunta rápida de sí / no respondida por el grupo y ampliada.

Use la función de chat: Para preguntas rápidas, puede pedirles a las personas que ingresen sus respuestas en el chat (por ejemplo, la función de chat de Google Hangouts). Esto le permite escuchar rápidamente las respuestas de un grupo grande y permite que todos aprendan de las respuestas de los demás. Además, como lo señala Mariel Argonza, nuestro capacitador de éxito del cliente de APAC, esta también es una excelente manera de incluir a los asistentes que usan el inglés como segundo idioma.

Saltar: Dependiendo del tamaño de su reunión y la seguridad psicológica de sus asistentes, puede optar por que la gente simplemente intervenga con sus comentarios y preguntas. Como facilitador, es importante ser consciente de la participación para garantizar que un individuo no domine la conversación.

4. Asegúrese de que todos los asistentes estén en la misma página.

Dependiendo de la naturaleza de su reunión, es posible que necesite algunas herramientas adicionales para llegar a la misma página con su idea, como una pizarra virtual o una herramienta de colaboración. Algunos de nuestros favoritos incluyen:

  • Pizarra virtual: Muchas de las herramientas de reuniones virtuales tienen una herramienta de pizarra nativa incorporada que permitirá a los asistentes poner sus ideas en blanco y guardar sus imágenes de pizarra para uso futuro.
  • Compartir tu pantalla: ¿Mira un correo electrónico con el que necesita ayuda o le cuesta explicar un problema que está viendo? Use una herramienta para compartir pantalla como Compartir pantalla de Zoom para que sus asistentes puedan ver lo que está viendo desde su punto de vista.
  • JamBoard: Parte de GSuite, JamBoard le permite virtualmente pizarra, insertar imágenes y texto, y guardar / compartir su pizarra para uso futuro.
  • LucidChart: Lucidchart es una plataforma de productividad visual que ayuda a las personas a comprender y compartir ideas, información y procesos con claridad.
  • Miró: Miro es una herramienta de pizarra en línea que permite a los equipos distribuidos colaborar virtualmente desde cualquier lugar donde estén sentados.

5. Manténgase en el camino con una agenda clara o diapositivas.

Incluso con una agenda clara, puede ser un desafío mantener una conversación encaminada, y a tiempo, en un entorno virtual. Para ayudar a que su reunión se mantenga en curso, intente:

Circular la agenda: En la invitación a la reunión, deje en claro qué temas discutirá, qué se espera de los asistentes en términos de preparación y cuáles serán los resultados de la reunión.

Pausa: Cuando todos están mudos y te miran fijamente a la cámara, puede ser instintivo repasar tus notas sin tomar aire. Sin embargo, en una atmósfera virtual, es más importante que nunca reducir la velocidad y pausar a menudo para garantizar que las personas tengan la oportunidad de conectarse, las conexiones WiFi más lentas pueden alcanzar una respuesta de sonido retardada y los participantes tienen la oportunidad de digerir sus palabras .

Pida preguntas: En un entorno virtual, es posible que no siempre capte una mirada confusa y la gente no se sienta tan cómoda interrumpiéndolo para aclararlo. Entonces, pregunte intencionalmente a sus participantes: ¿qué preguntas tiene para mí? Pausa más de lo normal para esperar preguntas.

Use diapositivas para mantenerse en el camino: Tener un visual para mantenerlo encaminado permitirá que todos estén más organizados y centrados durante la reunión. Puede elegir enviar diapositivas antes o después de la reunión, pero es una forma útil de tener un registro de lo que se discutió. Además, enviar diapositivas significa que la gente no tendrá que tomar tantas notas (y, por lo tanto, no pasará la reunión escribiendo).

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Incluso con la preparación, es probable que encuentre algunas pausas incómodas, fallas técnicas y momentos incómodos. Pero, lo alentamos a que acepte estos momentos, aprenda de ellos y los supere. ¡Estamos todos juntos en esto después de todo!

Si recién está comenzando con reuniones virtuales, lo alentamos a ser honesto con su equipo de que esta es una habilidad en la que está trabajando. Practica diferentes técnicas para encontrar lo que funciona mejor para ti. Solicite comentarios de su equipo sobre lo que funciona en el contexto de sus reuniones y lo que no.

Además, cuando encuentre algo que funcione para usted, compártalo con otros para que todos podamos aprender juntos.

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