Cómo promocionar un evento virtual, según los especialistas en marketing de HubSpot

En 2020, a medida que las marcas se adaptan al trabajo remoto, también están aprendiendo cómo cambiar sus eventos en persona a la programación solo en línea.

Cuando navega por la web en un día determinado, es probable que vea al menos una publicación en las redes sociales, correo electrónico, video o transmisión que promueva o cubra un evento en línea.

Y, aunque algunas marcas pueden estar cambiando temporalmente sus tácticas de eventos, este nuevo ajuste ha permitido a las empresas identificar algunas de las grandes ventajas de los eventos en línea. Por ejemplo, a diferencia de los eventos físicos, los eventos virtuales, como las transmisiones en vivo o los seminarios web, permiten que su marca obtenga conocimiento de las audiencias internacionales, punto.

En este punto, parece que los eventos en línea no desaparecerán pronto. Pero, con la popularidad y la necesidad de los eventos en línea en 2020, el panorama se ha vuelto bastante competitivo. Para cualquier evento, hay varios seminarios web, transmisiones en vivo o preguntas y respuestas que tratan temas similares.

Si eres una de las muchas marcas que cambian tus eventos en persona a uno virtual, ¿cómo los promocionas para mantener la asistencia? Y, en un mar de eventos virtuales que ahora se promocionan todos a la vez, ¿cómo se destaca?

HubSpotters Tell All: Cómo promocionar tu evento virtual

Para responder a esas preguntas, hablé con un puñado de especialistas en marketing de HubSpot que tienen experiencia en estas tácticas. Estos son sus cinco consejos prácticos.

1. Sea claro sobre lo que verá la audiencia.

Establecer expectativas sobre lo que implicará su evento en persona siempre es una táctica de promoción importante, pero se vuelve especialmente importante cuando está promocionando un evento virtual.

“¡Establece expectativas! No todos los eventos virtuales tienen el mismo aspecto y es probable que tu audiencia quiera más detalles sobre lo que obtendrán”, dice Juliana Nicholson, gerente de programas de Grupos de usuarios de HubSpot.

“¿Podrá la audiencia hacer preguntas en vivo? ¿Su cámara estará encendida? ¿Este evento es táctico o de más alto nivel?” Pregunta Nicholson. “Prepare el escenario para asegurarse de que las personas adecuadas se registren para su evento y luego se sientan satisfechas con la experiencia que tengan cuando se presenten”.

Además de explicar lo que sucederá en su evento, Clara Landecy, gerente de marketing asociada en nuestra oficina de Dublín, señala que también debe enviar correos electrónicos o mensajes para recordar a los inscritos por qué se inscribieron en él en primer lugar.

“Tenga un fuerte propósito o” por qué “para el evento”, dice Landecy. “Aproveche el ‘por qué’ en los correos electrónicos recordatorios sobre el evento para recordarles a las personas por qué se inscribieron en primer lugar”.

Recordar a los inscritos por qué el evento podría ser valioso para ellos refrescará su memoria y aumentará la probabilidad de que se presenten.

2. Aproveche las oportunidades de marca compartida.

El co-branding, también conocido como co-marketing, es otra táctica de marketing común y eficaz que también funciona bien para eventos virtuales. La estrategia implica asociarse con otra marca o patrocinador para crear el evento e informar conjuntamente a su audiencia sobre cuándo y dónde pueden asistir.

“Soy un gran creyente en los seminarios web de marca compartida”, dice Emily Raleigh, gerente senior de marketing de marcas y asociaciones estratégicas. “Hemos tenido un gran éxito en la promoción de eventos en vivo y virtuales con un enfoque de asociación de tres frentes: un socio de marca, un socio de la comunidad y HubSpot para Startups”.

Con este enfoque de tres frentes, dice Raleigh, “el socio de marca agrega credibilidad y puede ayudarnos a conseguir algunos grandes oradores para el evento. El socio de la comunidad ayuda a impulsar a los asistentes porque tienen conexiones profundas en el ecosistema específico al que nos dirigimos y nuestro objetivo. el usuario confía en ellos, por lo que si dicen que un evento vale la pena, es muy probable que asista “.

Otro especialista en marketing que se hizo eco de este sentimiento fue Henni Roini, director de marketing de EMEA.

“Si tiene oradores de otras organizaciones, asegúrese de pedirle al líder de opinión o la marca que promueva el evento, o su sesión, en sus canales”, dice Roini.

Además de pedir a las marcas afiliadas a su evento que lo comercialicen en sus canales, también puede incentivar el marketing de eventos a través de un acuerdo de distribución de clientes potenciales. Una participación de clientes potenciales es cuando permite que una marca con la que comercializa conjuntamente obtenga la misma lista de clientes potenciales que ha obtenido de un evento o campaña de marca compartida.

“Una participación de clientes potenciales motivará a su socio de eventos a impulsar las inscripciones. Esto no solo aumentará las inscripciones, sino que probablemente se quedará con muchos más contactos nuevos netos”, dice Roini.

Si su organización es nueva en el marketing conjunto y las campañas de socios, use esta guía y las plantillas gratuitas para obtener más información sobre cómo comenzar.

Kit de co-marketingDescarga el kit gratuito

3. Permita que los oradores y empleados promocionen su evento.

Además de trabajar con otras marcas para promocionar su marca, no olvide a todas las personas que también pueden ayudar. Estas personas podrían incluir oradores, los de su red y los empleados de su empresa. Cuantas más personas publiquen sobre un evento, mayor será el marketing de boca en boca.

Si bien puede simplemente pedirles a sus empleados, colegas y oradores que compartan un enlace a la página de registro del evento, es útil dar algunos pasos más y enviarles recursos como imágenes, videos, URL de seguimiento y cobertura del evento para alentar una variedad de promociones diferentes y permítales compartirlas rápidamente.

“Quienes sean los ponentes, internos o externos, ofrezcan activos que puedan utilizar para promover su sesión. Esto hará que sea más probable que sigan adelante con la promoción”, dice Roini.

Además de proporcionar activos a su equipo y oradores, también puede crear incentivos, como concursos, que recompensan a las personas por una promoción sólida de eventos.

“Si puede crear un gran revuelo en torno al evento o incentivar a los empleados para que lo promocionen, todos ganan”, comparte Roini. “Si realmente desea invertir en la defensa de los empleados, hay una gran cantidad de software excelente para automatizar el proceso “.

4. Segmentar invitaciones a eventos para diferentes públicos.

Si bien un ejecutivo de marketing puede querer asistir a su evento por un motivo, un nuevo empleado de una empresa puede asistir al evento por otro motivo. Si su evento tocará una serie de temas generales, considere segmentar sus tácticas de marketing por diferentes grupos y datos demográficos.

Un área en la que la segmentación de la audiencia podría ser fácil y eficaz es el marketing por correo electrónico.

“Si planea hacer una promoción por correo electrónico, pregúntese: ‘¿La propuesta de valor es la misma para toda la lista?’ si no, podría segmentar y personalizar los correos electrónicos para resaltar mejor el valor que este evento está aportando a diferentes grupos de personas ”, aconseja Roini.

5. Realice un seguimiento de sus tácticas promocionales.

Siempre que necesite usar tiempo o recursos para promover un evento, querrá hacer un seguimiento de los resultados de sus tácticas de marketing.

¿Por qué? Si una táctica promocional que consume mucho tiempo fracasa, mientras que otra estrategia simple genera registros, puede adoptar la estrategia más sólida para promover los próximos eventos.

Para saber qué tácticas funcionan mejor, Roini sugiere usar varias URL de seguimiento para aislar de dónde provienen las suscripciones o el tráfico relacionado con eventos.

“Cuando le pida a los empleados, ventas, socios de eventos o cualquier otra persona que promueva el evento, pídales que usen enlaces UTM o asegúrese de que puede realizar un seguimiento de los registros. Esto le ayudará a determinar dónde debe poner sus esfuerzos la próxima vez ”, explica Roini.

Creación de un evento virtual comercializable

Promocionar un evento en línea es similar a comercializar un evento físico. Sin embargo, existen varias diferencias clave. Si bien es posible que pueda promocionar un evento en línea a una audiencia más amplia que un evento físico, deberá recordar que el panorama de eventos en línea es competitivo.

Incluso si su evento es útil e informativo, es posible que haya una docena de eventos similares que ofrezcan contenido similar.

Además, si bien el objetivo de promover un evento físico es lograr que el público compre un boleto, los objetivos de la mayoría de los eventos en línea implican lograr que las personas se inscriban en el evento, recordarles que sintonicen y que sigan las llamadas a la acción. como comprar un producto, después del evento.

Dado que muchos eventos en línea son asequibles o gratuitos, conseguir que alguien se registre y vea el evento sin estar limitado a la compra de entradas puede llevar más tiempo y esfuerzo.

En última instancia, el objetivo de promover un evento en línea es resaltar y recordar a la audiencia el quién, el qué, el cómo y el por qué detrás de él. Tener en cuenta estos factores en su marketing no solo mostrará a la audiencia cómo y por qué los valorará, sino que también separará su evento de aquellos que podrían ser similares.

Incluso en la etapa de planificación del evento, pensar en cómo lo promoverá podría ayudarlo a crear una experiencia virtual comercializable a la que valga la pena asistir.

Por ejemplo, si elige líderes de opinión reconocidos para organizar un evento, eso impulsará sus resultados promocionales y el éxito de su evento. O, si participa en un evento de marca compartida, el contenido se comercializará para dos audiencias, en lugar de solo para la suya.

Para obtener más consejos sobre cómo coordinar y planificar un evento virtual al que la gente realmente querrá asistir, consulte esta útil publicación de blog.

Nuevo llamado a la acción