Hoy en día, las distintas plataformas de recaudación de fondos en línea transmiten el mismo mensaje. Pueden integrarse perfectamente en los sistemas existentes de sus distritos escolares y proporcionar una herramienta perfecta y fácil de usar para recaudar fondos para su escuela. Entonces, ¿Qué haces? ¿Cómo se elige el software de recaudación de fondos escolar adecuado? Necesita saber cómo evaluarlos y elegir una solución que esté alineada con los objetivos de su escuela.
En este artículo, analizaremos los 5 mejores consejos para seleccionar el mejor software escolar de recaudación de fondos para su escuela particular.
Consejo 1: Comprenda su escuela
¿En qué tipo de escuela estás? ¿Una escuela primaria o secundaria? ¿Eres una institución pública o privada? ¿Cuántos estudiantes están matriculados? ¿Están las familias de estos estudiantes comprometidas y dispuestas a ayudar con la recaudación de fondos? Por más simples que parezcan estas preguntas, pueden tener un impacto profundo. Todos estos son factores importantes a la hora de elegir el software de recaudación de fondos adecuado para sus necesidades. Otro factor a considerar es cualquier plan futuro para aumentar o disminuir la inscripción escolar. Esto le ayudará a determinar qué tipo de programa funcionará mejor para sus necesidades, así como qué funciones deben incluirse en él.
° 2: examine sus necesidades únicas
Antes de comenzar a buscar diferentes programas de recaudación de fondos, asegúrese de saber qué tipo de características y funcionalidades necesita. Por ejemplo, si desea vender productos en línea, debería poder crear una tienda en línea con el software. Si desea que los estudiantes puedan vender sus propios artículos en línea, entonces el software debe tener un portal para estudiantes. Si desea poder emitir recibos fiscales, esa debería ser una funcionalidad sencilla. Algunos programas de recaudación de fondos solo permiten el uso de administradores, para que puedan recaudar dinero para la institución. Otro software de recaudación de fondos permite que cualquier miembro de la organización lo utilice de forma gratuita o por una tarifa baja al mes. Puede ser útil sentarse con su equipo, incluidos algunos estudiantes o padres (si lo usarán), y pensar en todas las características y funciones que serán «útiles y necesarias» frente a las que «sería bueno tener». .
Consejo n.° 3: céntrese en obtener las funciones adecuadas
Una vez que haya examinado sus necesidades, el siguiente paso para encontrar el software de recaudación de fondos adecuado es asegurarse de que incluya todas las funciones necesarias. Por ejemplo, al planificar una recaudación de fondos, asegúrese de que el software elegido permita personalizaciones. También querrás un sistema que te permita realizar un seguimiento de tus donaciones y gestionar la información realizada de forma segura. Busque software que cumpla con PCI DSS y cumpla con los estándares globales de seguridad de datos para recopilar pagos seguros e información confidencial en todo el mundo. Si no está seguro al seleccionar, puede enviar un correo electrónico a la empresa de software que está considerando para preguntarles.
Finalmente, asegúrese de que su sistema pueda integrarse con otras herramientas que utiliza su organización, como procesadores de pagos, programas de contabilidad y CRM. Por ejemplo, Tuio ha sido calificado como el El mejor software de recaudación de fondos escolares. porque agiliza las necesidades de recaudación de fondos y donaciones, comunicaciones, facturación y pagos, registro y lista de espera y mantenimiento de registros de su escuela en línea, ¡todo en una sola plataforma!
Consejo 4: Conozca las diferentes opciones de plataforma
Actualmente, existen muchas opciones de plataformas diferentes en el mercado y todas tienen diferentes fortalezas y debilidades. Algunos están basados en la nube mientras que otros están en el disco duro. Algunos tienen una API abierta mientras que otros son más restrictivos. ¡Otros tienen excelentes aplicaciones móviles, mientras que otros no tienen ninguna aplicación móvil! Estas opciones pueden resultar muy confusas a la hora de elegir una plataforma, ¡especialmente si eres nuevo en este tipo de tecnología! Dicho esto, el software de recaudación de fondos está destinado a hacerle la vida más fácil, por lo que lo más importante es que sea fácil de usar.

Busque una interfaz que proporcione instrucciones claras y una experiencia de usuario intuitiva para que incluso los miembros de su equipo menos expertos en tecnología puedan gestionar los pedidos sin dificultad. También asegúrese de que haya funciones de informes sólidas para aprovechar el uso a lo largo del tiempo e identificar qué funcionó y qué no al recolectar donaciones.
Consejo n.° 5: lea reseñas de otras escuelas
Antes de tomar una decisión final sobre qué software de recaudación de fondos escolar utilizar, lea reseñas de otras escuelas que lo hayan utilizado en el pasado. Puede encontrar reseñas de casi cualquier software de recaudación de fondos escolares en sitios web como Google Reviews, Capterra o Trust Radius. Los mejores softwares de recaudación de fondos tienen una calificación de 4,5 estrellas o más en las plataformas de reseñas. Buscar reseñas confiables puede brindarle una gran idea de cómo funcionará el software para usted.
Además, estas revisiones le dan una idea de cuánto les gustó a otras escuelas trabajar con un proveedor en particular y pueden ayudarlo a reducir su lista. También se sugiere ponerse en contacto con las referencias proporcionadas por el proveedor para preguntarles qué tan receptivos son a los problemas que surgen y si las funciones que venden realmente cumplen lo prometido. Un simple correo electrónico o una llamada telefónica a la escuela para preguntar sobre su elección de software puede ser de gran ayuda y evitarle un error potencialmente costoso. Los datos de contacto de las escuelas se pueden encontrar en el sitio web de la escuela en «contacto».
Conclusión: elegir el software de recaudación de fondos adecuado será exclusivo de usted.
En última instancia, tendrá que evaluar las funciones que ofrecen sus mejores opciones y elegir el software que tenga sentido para usted y las necesidades de su escuela. Asegúrese siempre de tener claras cuáles serán sus necesidades de recaudación de fondos, para poder determinar mejor qué software será el más adecuado para satisfacer esas necesidades.
Recuerde que estas opciones de software de recaudación de fondos se pueden utilizar no solo durante una recaudación de fondos, sino también una vez finalizada, lo que las convierte en una herramienta útil a largo plazo. Vale la pena tomarse el tiempo para investigar y hablar con varias empresas de software de recaudación de fondos, así como con sus clientes, para asegurarse de que está tomando una decisión informada. ¡Feliz recaudación de fondos!