jueves, marzo 28, 2024
No menu items!
InicioNovedadesCómo gestionar y participar en reuniones virtuales con gerentes y profesionales de...

Cómo gestionar y participar en reuniones virtuales con gerentes y profesionales de recursos humanos Las reuniones virtuales se están volviendo cada vez más populares en el lugar de trabajo actual

Cómo gestionar y participar en reuniones virtuales con gerentes y profesionales de recursos humanos Las reuniones virtuales se están volviendo cada vez más populares en el lugar de trabajo actual

Las reuniones virtuales son cada vez más populares en el lugar de trabajo actual. Permiten a las empresas ahorrar tiempo, dinero y recursos. Sin embargo, las reuniones virtuales pueden resultar difíciles de organizar y gestionar. A continuación se ofrecen algunos consejos para crear y llevar a cabo reuniones virtuales exitosas con profesionales y gerentes de recursos humanos:

Establezca el tono adecuado con una sala de reuniones virtual

El primer paso para organizar una reunión virtual exitosa es elegir el entorno adecuado. Una sala visualmente atractiva ayudará a establecer el tono adecuado para su reunión, manteniendo a raya las distracciones.

  • Asegúrese de que la habitación esté bien iluminada y en silencio (pida a las personas que no hablen por teléfono).
  • Evite utilizar la oficina de su casa si es posible; Es mejor reunirse en una sala de conferencias u oficina real, ¡para que no se sienta como si estuviera trabajando desde casa! Si usa su espacio, considere crear algún tipo de barrera visual (como una junta) entre usted y otros asistentes que puedan estar sentados cerca.
  • También intente apagar los televisores o monitores para que no distraigan a nadie en la habitación y asegúrese de que todos tengan acceso a lo que se muestra a través del software para compartir pantalla de su computadora.

Escuche y tome notas

Cuando escuchas a alguien, es importante no interrumpirlo. Si tiene algo que decir, espere hasta que terminen de hablar y luego pregunte si puede agregar su opinión. De lo contrario, ¡solo escucha!

🔥 Leer:  Cómo la tecnología está revolucionando la industria de los seguros Si alguien le pidiera que describiera la industria de los seguros, ¿qué le diría?

También querrás tomar notas de lo que dice la gente para que luego, cuando llegue el momento de la discusión (o si alguien te pide una aclaración), puedas hablar desde un lugar de conocimiento en lugar de haberlo olvidado todo en ese momento.

Permita que los usuarios remotos se comuniquen de manera efectiva

Como en cada reunión, Es importante que los usuarios remotos puedan comunicarse de forma efectiva. Una de las mejores formas de hacerlo es utilizar una sala de reuniones virtual. Esto puede ser tan simple como crear una carpeta compartida de Google Doc o Dropbox a la que todos los participantes tengan acceso, o podría implicar la creación de una solución de software personalizada que permita pizarras interactivas y servicios de conferencias web.

Si va a utilizar servicios de teleconferencia como WebEx o GoToMeeting (o sus competidores), asegúrese de que todos tengan auriculares para que no tengan que gritar por teléfono mientras hablan: ¡distrae! También debes codificar tu video para que la pixelización no sea demasiado notoria; de lo contrario, las personas pueden sentir que están viendo una mala transmisión de televisión en lugar de participar en una importante discusión comercial.

Permitir que los participantes remotos compartan presentaciones

Cuando organiza una reunión virtual, existen varias formas de garantizar que todos obtengan la información que necesitan.

Una forma es permitir que los participantes compartan su pantalla con el resto del grupo. Esto les permite mostrar documentos o presentaciones que hayan creado con anticipación, lo que puede ayudar con la colaboración y la lluvia de ideas.

Otra excelente opción es que los participantes compartan sus escritorios en lugar de solo sus pantallas; esto les brinda más flexibilidad al presentar material porque no tienen que preocuparse por ocultar información confidencial a otros participantes. Esta opción también le brinda a usted, como organizador, más control sobre lo que se comparte y durante cuánto tiempo permanece visible para todos los participantes durante las reuniones.

🔥 Leer:  Cómo arreglar Final Cut Pro sigue fallando en macOS 13.2

Otra opción es permitir el acceso de participantes remotos a través de la cámara web, para que todos puedan verse cara a cara en reuniones en lugar de simplemente a través de ventanas de chat de texto en las pantallas de las computadoras (aunque aún pueden ser necesarias si no hay forma de obtenerlas). Este nivel de conexión personal añade un nivel adicional de comodidad en las conversaciones entre colegas que nunca se han conocido antes pero que trabajan en estrecha colaboración con regularidad; Esto podría significar cualquier cosa, desde brindar comentarios sobre las presentaciones realizadas durante la reunión de actualización semanal de la semana pasada hasta compartir ideas sobre nuevos proyectos que llegarán en el próximo trimestre.

mantenlo corto y dulce

Una reunión virtual es un entorno mucho más flexible que una reunión en persona, pero aún así es importante mantener todo en movimiento. Si la reunión dura más de una hora, considere preguntar a las personas si pueden permanecer en la línea o volver a llamar más tarde. Esto le permitirá repasar todos los puntos de la agenda antes de tener que concluir y seguir adelante con el día, y también ayudará a mantener a todos concentrados durante los últimos minutos de discusión, cuando es más probable que se sientan distraídos por otras tareas. ¡Deben completarse antes del inicio de la próxima reunión!

Las reuniones virtuales son una excelente manera de interactuar con su equipo

Las reuniones virtuales son una excelente manera de interactuar con su equipo, pero también requieren especial atención a la logística y la etiqueta. A continuación se ofrecen algunos consejos para planificar reuniones virtuales:

  • Utilice soluciones gratuitas para salas de reuniones virtuales. El software adecuado puede ayudarle a organizar y gestionar sus reuniones virtuales de forma más eficaz, por lo que vale la pena la inversión si planea utilizarlas con regularidad.
  • ¡Asegúrate de que todos lleguen a tiempo o al menos lleguen lo más temprano posible! Ya es bastante difícil llevar la cuenta del tiempo cuando todos están físicamente presentes; Sin poder ver las caras de otras personas ni escuchar sus voces, ¡se vuelve aún más difícil! Así que asegúrese no sólo de comenzar a tiempo, sino también de que todos lleguen al menos cinco minutos antes, para que no haya confusión sobre lo que se debe hacer a continuación (y quién ya lo ha hecho).
🔥 Leer:  Cómo insertar un canal de YouTube en su sitio web de WordPress

Conclusión

Las reuniones virtuales son una excelente manera de conectarse con su equipo, pero también requieren especial atención a la logística y la etiqueta. Con las herramientas adecuadas y un poco de planificación, descubrirá que las reuniones virtuales pueden ser tan efectivas como las presenciales.

El contenido publicado en este sitio web tiene fines únicamente informativos y no constituye asesoramiento legal.

Recomendamos

Populares