Coordinar una gran cantidad de datos en Microsoft Excel es un dolor de cabeza que consume mucho tiempo. Ese dolor de cabeza puede empeorar aún más cuando necesita comparar datos en varias hojas de cálculo. Lo último que desea hacer es transferir celdas manualmente usando copiar y pegar. Afortunadamente, no es necesario. La función BUSCARV puede ayudarlo a automatizar esta tarea y ahorrarle mucho tiempo.
Lo sé, la “función BUSCARV” suena como la cosa más geek y más complicada de la historia. Pero cuando termine de leer este artículo, se preguntará cómo pudo sobrevivir en Excel sin él.
La función BUSCARV de Microsoft Excel es más fácil de usar de lo que cree. Además, es increíblemente poderoso y definitivamente es algo que desea tener en su arsenal de armas analíticas.¿Qué hace VLOOKUP, exactamente? Aquí está la explicación simple: la función VLOOKUP busca un valor específico en sus datos, y una vez que identifica ese valor, puede encontrar, y mostrar, alguna otra información que esté asociada con ese valor.
¿Cómo funciona BUSCARV?
BUSCARV significa “búsqueda vertical”. En Excel, esto significa el acto de buscar datos en una hoja de cálculo, utilizando las columnas de la hoja de cálculo, y un identificador único dentro de esas columnas, como base de su búsqueda. Cuando busca sus datos, deben aparecer en una lista vertical dondequiera que se encuentren.
La fórmula siempre busca a la derecha.
Al realizar una VLOOKUP en Excel, esencialmente está buscando nuevos datos en una hoja de cálculo diferente que esté asociada con datos antiguos en la actual. Cuando BUSCARV ejecuta esta búsqueda, siempre busca los nuevos datos de sus datos actuales.
Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene una lista vertical de nombres y otra tiene una lista desorganizada de esos nombres, puede usar BUSCARV para recuperar esas direcciones de correo electrónico en el orden en que las tiene en su primera hoja de cálculo. Esas direcciones de correo electrónico deben aparecer en la columna a la derecha de los nombres en la segunda hoja de cálculo, o Excel no podrá encontrarlas. (Imagínate … )
La fórmula necesita un identificador único para recuperar datos.
¿El secreto de cómo funciona VLOOKUP? Identificadores únicos.
Un identificador único es una pieza de información que comparten sus dos fuentes de datos y, como su nombre lo indica, es único (es decir, el identificador solo está asociado con un registro en su base de datos). Los identificadores únicos incluyen códigos de producto, unidades de mantenimiento de existencias (SKU) y contactos de clientes.
Muy bien, suficiente explicación: ¡veamos otro ejemplo de VLOOKUP en acción!
Ejemplo de VLOOKUP
En el video a continuación, mostraremos un ejemplo en acción, usando la función BUSCARV para hacer coincidir las direcciones de correo electrónico (de una segunda fuente de datos) con sus datos correspondientes en una hoja separada.
Nota del autor: Hay muchas versiones diferentes de Excel, por lo que es posible que lo que ve en el video anterior no siempre coincida exactamente con lo que verá en su versión. Es por eso que le recomendamos que siga las instrucciones escritas a continuación.
Para su referencia, así es como se ve una función BUSCARV:
VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
En los pasos a continuación, asignaremos el valor correcto a cada uno de estos componentes, utilizando los nombres de los clientes como nuestro identificador único para encontrar el MRR de cada cliente.
1. Identifique una columna de celdas que le gustaría llenar con nuevos datos.
Recuerde, está buscando recuperar datos de otra hoja y depositarlos en esta. Con eso en mente, etiquete una columna junto a las celdas sobre las que desea obtener más información con un título adecuado en la celda superior, como “MRR”, para los ingresos recurrentes mensuales. Esta nueva columna es donde irán los datos que está obteniendo.
2. Seleccione ‘Función’ (Fx)> BUSCARV e inserte esta fórmula en la celda resaltada.
A la izquierda de la barra de texto sobre su hoja de cálculo, verá un pequeño ícono de función que parece un script: FX. Haga clic en la primera celda vacía debajo del título de su columna y luego haga clic en este icono de función. Una caja titulada Constructor de fórmulas o Función de inserción aparecerá a la derecha de la pantalla (dependiendo de la versión de Excel que tenga).
Busque y seleccione “VLOOKUP” de la lista de opciones incluidas en Formula Builder. Luego, seleccione OK o Función de inserción para comenzar a construir su BUSCARV. La celda que ha resaltado actualmente en su hoja de cálculo debería verse así: “= BUSCARV ()“
También puede ingresar esta fórmula en una llamada manualmente ingresando el texto en negrita de arriba exactamente en la celda deseada.
Con el texto = VLOOKUP ingresado en su primera celda, es hora de completar la fórmula con cuatro criterios diferentes. Estos criterios ayudarán a Excel a reducir exactamente dónde se encuentran los datos que desea y qué buscar.
3. Ingrese el valor de búsqueda para el que desea recuperar nuevos datos.
El primer criterio es su valor de búsqueda: este es el valor de su hoja de cálculo que tiene datos asociados, que desea que Excel encuentre y devuelva por usted. Para ingresarlo, haga clic en la celda que tiene un valor para el que está tratando de encontrar una coincidencia. En nuestro ejemplo, que se muestra arriba, está en la celda A2. Comenzará a migrar sus nuevos datos a D2, ya que esta celda representa el MRR del nombre del cliente que figura en A2.
Tenga en cuenta que su valor de búsqueda puede ser cualquier cosa: texto, números, enlaces a sitios web, lo que sea. Siempre que el valor que está buscando coincida con el valor en la hoja de cálculo de referencia, de la que hablaremos en el siguiente paso, esta función devolverá los datos que desea.
4. Ingrese la matriz de la tabla de la hoja de cálculo donde se encuentran los datos deseados.
Junto al campo “matriz de tabla”, ingrese el rango de celdas que desea buscar y la hoja donde se encuentran estas celdas, utilizando el formato que se muestra en la captura de pantalla anterior. La entrada anterior significa que los datos que estamos buscando están en una hoja de cálculo titulada “Páginas” y se pueden encontrar en cualquier lugar entre la columna B y la columna K.
La hoja donde se encuentran sus datos debe estar dentro de su archivo actual de Excel. Esto significa que sus datos pueden estar en una tabla de celdas diferente en algún lugar de su hoja de cálculo actual, en una hoja de cálculo diferente vinculada en la parte inferior de su libro de trabajo, como se muestra a continuación.
Por ejemplo, si sus datos se encuentran en “Hoja2” entre las celdas C7 y L18, la entrada de la matriz de la tabla será “Hoja2! C7: L18”.
5. Ingrese el número de columna de los datos que desea que Excel devuelva.
Debajo del campo de matriz de tabla, ingresará el “número de índice de columna” de la matriz de tabla que está buscando. Por ejemplo, si se centra en las columnas B a K (anotadas “B: K” cuando se ingresa en el campo “matriz de tabla”), pero los valores específicos que desea están en la columna K, ingresará “10” en el campo “número de índice de columna”, ya que la columna K es la décima columna de la izquierda.
6. Ingrese su búsqueda de rango para encontrar una coincidencia exacta o aproximada de su valor de búsqueda.
En situaciones como la nuestra, que se refiere a los ingresos mensuales, desea encontrar coincidencias en la tabla que está buscando. Para hacer esto, ingrese “FALSO” en el campo “Búsqueda de rango”. Esto le dice a Excel que desea encontrar solo los ingresos exactos asociados con cada contacto de ventas.
Para responder a su pregunta candente: Sí, puede permitir que Excel busque una coincidencia en lugar de una coincidencia exacta. Para hacerlo, simplemente ingrese VERDADERO en lugar de FALSO en el cuarto campo que se muestra arriba.
Cuando BUSCARV está configurado para una coincidencia aproximada, busca datos que se parezcan más a su valor de búsqueda, en lugar de datos que sean idénticos a ese valor. Si está buscando datos asociados con una lista de enlaces a sitios web, por ejemplo, y algunos de sus enlaces tienen “https: //” al principio, puede que le convenga encontrar una coincidencia aproximada en caso de que haya enlaces que no tienen esta etiqueta “https: //”. De esta manera, el resto del enlace puede coincidir sin esta etiqueta de texto inicial, lo que hace que su fórmula VLOOKUP devuelva un error si Excel no puede encontrarla.
7. Haga clic en ‘Listo’ (o ‘Entrar’) y complete su nueva columna.
Para incorporar oficialmente los valores que desea en su nueva columna desde el Paso 1, haga clic en “Listo” (o “Entrar”, según su versión de Excel) después de completar el campo de “búsqueda de rango”. Esto poblará su primera celda. Puede aprovechar esta oportunidad para buscar en la otra hoja de cálculo para asegurarse de que este sea el valor correcto.
Si es así, complete el resto de la nueva columna con cada valor subsiguiente haciendo clic en la primera celda llena y luego en el pequeño cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de esta celda. ¡Hecho! Todos tus valores deberían aparecer.
¿VLOOKUP no funciona?
Si ha seguido los pasos anteriores y su BUSCARV aún no funciona, será un problema con su:
- Sintaxis (es decir, cómo ha estructurado la fórmula)
- Valores (es decir, si los datos que está buscando son buenos y están formateados correctamente)
Solución de problemas de sintaxis BUSCARV
Comience mirando la fórmula VLOOKUP que ha escrito en la celda designada.
- ¿Se refiere al valor de búsqueda correcto para su identificador de clave?
- ¿Especifica el rango de matriz de tabla correcto para los valores que necesita recuperar?
- ¿Especifica la hoja correcta para el rango?
- ¿Esa hoja está escrita correctamente?
- ¿Está usando la sintaxis correcta para hacer referencia a la hoja? (por ejemplo, Pages! B: K o ‘Sheet 1’! B: K)
- ¿Se ha especificado el número de columna correcto? (por ejemplo, A es 1, B es 2, etc.)
- ¿Es Verdadero o Falso la ruta correcta para la configuración de su hoja?
Solución de problemas de los valores de BUSCARV
Si la sintaxis no es el problema, ¿cómo es posible que tenga un problema con los valores que está tratando de recibir? Esto a menudo se manifiesta como un error N / A donde VLOOKUP no puede encontrar un valor referenciado.
- ¿Los valores están formateados verticalmente y de derecha a izquierda?
- ¿Coinciden los valores con la forma en que se refiere a ellos?
Por ejemplo, si está buscando datos de URL, cada URL debe ser una fila con sus datos correspondientes a la izquierda en la misma fila. Si tiene las URL como encabezados de columna con los datos moviéndose verticalmente, VLOOKUP no funcionará.
Siguiendo con este ejemplo, las URL deben coincidir en formato en ambas hojas. Si tiene una hoja que incluye “https: //” en el valor mientras que la otra hoja omite “https: //”, VLOOKUP no podrá coincidir con los valores.
VLOOKUP como una poderosa herramienta de marketing
Los especialistas en marketing tienen que analizar datos de una variedad de fuentes para obtener una imagen completa de la generación de clientes potenciales (y más). Microsoft Excel es la herramienta perfecta para hacer esto con precisión y a escala, especialmente con la función BUSCARV.
