A medida que hemos desarrollado un sinfín de sistemas, software y aplicaciones digitales para hacernos la vida más fluida, existe una enorme comunidad de personas que han decidido descartarlos todos y volverse analógicos en lo que respecta a la productividad. Es comprensible, ya que con demasiada frecuencia las notificaciones, actualizaciones, nuevas herramientas y herramientas abandonadas tienden a acumularse y abrumarnos.
Por mucho que me guste usar herramientas digitales para ayudarme a hacer las cosas, a veces no hay nada como lo analógico. Nada es tan flexible, fácil de usar y personal como el lápiz y el papel. Harvey Pekar dijo una vez sobre la poderosa simplicidad de crear cómics: «Puedes hacer cualquier cosa con palabras e imágenes». Y lo mismo ocurre cuando organizas tu vida con lápiz y papel.
Algunos de los fundadores y emprendedores de startups más ocupados del mundo han descubierto que una simple libreta es perfectamente capaz de controlar los horarios y las listas de tareas pendientes más bestiales.
Pero la flexibilidad y la potencia de un sistema de productividad analógico también conllevan la dificultad de mantenerse organizado y encontrar el sistema adecuado. Si prefiere lápiz y papel pero necesita ayuda para mantener su carga de trabajo bajo control, he reunido seis sistemas analógicos diferentes para ayudarle a hacer las cosas.
Ya sea que necesite un sistema completo con mucha estructura o simplemente algunas ideas sobre cómo marcar diferentes notas, tareas y eventos en papel, aquí debería encontrar un método que funcione para usted.
5 herramientas para completar tareas usando solo lápiz y papel
1. Diario de viñetas
Credito de imagen: balajournal.com
En los últimos años, el diario de viñetas el sistema ha ganado una inmensa popularidad. Ha ganado adeptos en todo el mundo y existe una comunidad vibrante en redes como FacebookPinterest y Instagram compartir sus cambios personales en el sistema.
El sistema fue creado por el diseñador Ryder Carroll. Está diseñado para usarse en cualquier portátil, pero también hay uno especialmente hecho para ello. Cuaderno de viñetas disponible.
Aquí hay un excelente video que ayuda a explicar el sistema Bullet Journal, pero también describiré una breve descripción general de cómo funciona a continuación.
El sistema Bullet Journal consta de algunas partes. Echemos un vistazo a los principales.
Registro rápido
Las notas, tareas y eventos se registran en el Bullet Journal en el mismo lugar. Se utilizan diferentes viñetas (¿entiendes?) para indicar qué es una tarea, qué es una nota y qué es un evento. Puedes usar este sistema para agregar cosas a medida que piensas en ellas, o regresar y escribir lo que sucedió durante el día una vez que todo esté terminado. Es una lista de tareas pendientes y un diario en uno.
Credito de imagen: pensador de la vida
La idea del registro rápido es hacer que todo sea breve y sencillo. Como dice Carroll en el sitio web de Bullet Journal:
…cuanto más compleja sea la entrada, más esfuerzo requerirá. Cuanto más esfuerzo inviertas, más tedioso se vuelve y es más probable que subutilices o abandones tu diario.
Temas, números de página e índice.
La lista de tareas de cada día utiliza la fecha como tema, pero también puedes tener listas para tus proyectos, listas de compras, libros para leer o notas de reuniones en tu diario. Está diseñado para ser un sistema portátil adecuado para todos. En estos casos podrías escribir «lista de compras» o el nombre del proyecto en la parte superior de la página y usarlo como tema.
Para que todo sea más fácil de encontrar más adelante, una parte importante del sistema Bullet Journal es utilizar números de página y nombres de temas para indexar su cuaderno. Por este motivo recomendamos los cuadernos Leuchtturm1917 o el propio cuaderno Bullet Journal. Vienen con páginas de índice integradas y todas las páginas están numeradas previamente.
Al agregar nuevas páginas a su diario, escribir los números de página y los nombres de los temas en las páginas de índice significa que podrá buscarlos fácilmente más adelante. Esto también le brinda la libertad de pasar siempre a la siguiente página en blanco de su cuaderno, ya sea que necesite un lugar para garabatear o esté creando una lista de tareas específicas.
Registro futuro y registro mensual
Como siempre puedes utilizar la siguiente página disponible para lo que quieras, no hay páginas de registro diario previo. Simplemente crea una nueva página diaria cada vez que comienza un nuevo día. Pero si utiliza un sistema totalmente analógico para mantenerse organizado, necesitará un lugar para anotar eventos o fechas límite futuras.
Este es el propósito del futuro registro. Es una simple división en dos o más páginas para enumerar los eventos y las fechas límite que se avecinan en los próximos meses.
El registro futuro no contiene muchos detalles, por lo que también existe un tipo de página de registro mensual. Esto es simplemente una lista de los días del mes, con eventos al lado de cada día. En la página opuesta, puede crear una lista de tareas pendientes mensual para consultarla al agregar tareas a sus listas de tareas pendientes diarias.
Parte de lo bueno del sistema Bullet Journal es la enorme comunidad de soporte. Dado que la organización analógica es flexible por naturaleza, los sistemas de lápiz y papel se prestan a adaptaciones personales. La comunidad Bullet Journal siempre comparte varias reinterpretaciones y extensiones del sistema para adaptarlo a sus flujos de trabajo personales.
El enfoque Bullet Journal también es excelente si desea tener una combinación de organización y reflexión en un cuaderno. Se presta para ambos y puedes tener tanto de cada uno como quieras.
2. Tachado
Credito de imagen: striketh.ru
Tachado Es un enfoque menos conocido que el sistema Bullet Journal, pero es igual de útil y flexible. Está más centrado en las listas de tareas pendientes y en la organización que en llevar un diario.
Strikethru también tiene un vídeo explicativo útil, pero nuevamente explicaré los conceptos básicos del sistema a continuación.
Strikethru también se diferencia del Bullet Journal al sugerir que divida su cuaderno en secciones con anticipación, en lugar de usar la siguiente página disponible para lo que le apetezca.
El sistema está diseñado en niveles, por lo que puede ceñirse a lo básico si eso es todo lo que necesita o agregar secciones avanzadas si necesita una configuración más sólida.
Así es como funcionan las diferentes secciones:
lista en vivo
Esta es tu lista maestra de tareas pendientes. Puede crear uno nuevo todos los días o simplemente crear uno cuando haya completado todo lo que está en la lista existente. La lista en vivo está limitada a nueve tareas para que no te sientas abrumado y es el único lugar desde el que trabajas en el método Strikethru, por lo que no hay confusión al trabajar en elementos de diferentes listas a lo largo del día.
La priorización está integrada, ya que cada tarea tiene un círculo en el margen derecho donde puedes clasificarte del 1 al 9 según la prioridad. También puedes optar por un método más sencillo y simplemente añadir un asterisco en los círculos de tus tareas más importantes.
Tiempo
La bóveda es una parte de su cuaderno en la parte posterior donde guarda listas de proyectos, listas de compras, ideas, objetivos, etc. Si lo desea, puede condensar más estas listas para que quepan más elementos en la página, ya que nunca trabajará directamente desde ellas.
Cuando desee trabajar en algo desde el almacén, puede mover una sola tarea o una lista completa de elementos a la lista activa.
A diferencia del sistema Bullet Journal, Strikethru no utiliza un índice. Sin embargo, utiliza números de página, por lo que, una vez más, es útil utilizar un cuaderno que venga con páginas numeradas.
Cuando crea una lista activa o una lista de bóveda, comienza escribiendo los números de tarea en el lado izquierdo de la página. El número de página y el número de tarea crean un número de índice para cada tarea, por lo que, por ejemplo, 201.4 sería el número de tarea. 4 en la página 201.
Con este sistema de numeración, puede mover una tarea desde la bóveda (o desde el volcado, que explicaré en la siguiente sección) a su lista activa agregando su número de índice en lugar de reescribir la descripción de la tarea. También es fácil migrar tareas incompletas al futuro, sin tener que reescribirlas una y otra vez.
yo descargo
La parte posterior de su cuaderno está reservada para el vertedero: páginas en las que puede garabatear, tomar notas, planificar ideas o cualquier otra cosa que no encaje perfectamente en una lista. Cualquier cosa en el volcado que requiera acción se puede mover a la bóveda o a su lista activa actual, pero al igual que con la bóveda, nunca trabaja en tareas directamente desde el volcado.
Es posible que ni siquiera tengas ningún negocio en el vertedero. Pero si lo usa para notas de reuniones, por ejemplo, puede notar que tiene un par de elementos utilizables mezclados en sus notas, que se pueden mover a la bóveda o a su lista en vivo.
Calendario
En las primeras páginas de su cuaderno, puede agregar un calendario para realizar un seguimiento de los eventos y las fechas límite. El calendario es una plantilla sencilla que puedes dibujar a mano con espacio para escribir eventos y tareas diarias, tareas semanales y tareas mensuales.
El método Strikethru consiste en mantener la carga de trabajo bajo control. Fue creado por Chris Kyle, quien necesitaba ayuda para evitar que las cosas se quedaran en el camino. En sus palabras:
Hace 6 meses mi vida era un desastre Entonces comencé a buscar algo que me ayudara a poner mi vida en orden.
No pude encontrar algo que funcionara para mí, así que creé mi propio sistema basado en una lista de cosas que hacer todos los días y lo llamé Strikethru.
Ah, ¿y el nombre Strikethru? Nació de la idea de que, en lugar de una simple casilla de verificación, este sistema respalda la práctica más divertida de completar una tarea una vez completada. ¡No hay nada como ese sentimiento!
3. Guión/más
Credito de imagen: Patricio Rodano
EL guión/más El sistema es más un sistema de marcado que una forma de organizarse. Es decir, se trata de poner orden en tus notas y tareas con una serie de viñetas y significantes. Fue creado por el autor Patrick Rhone. Rhone lo llama «un sistema de marcado de metadatos que creé para notas en papel para marcar el estado de las tareas en una lista de tareas pendientes».
El sistema básico de guión/más consta de los siguientes tipos de puntos:
- Dash: acción incompleta
- También: acción completada
- Flecha derecha: acción actualmente en espera de otra acción o persona antes de poder completarse
- Flecha izquierda: acción delegada a otra persona
- Triángulo: nota
- Círculo: La acción se ha movido a otra lista.
Así es como Rhone describe la flexibilidad de su sistema:
La belleza de este sistema es que está todo construido sobre el tablero original y sus extensiones. Por lo tanto, es fácil cambiar elementos de un estado a otro (una acción cancelada a una acción completada, una acción cancelada a pendiente o delegada), y en el caso de un elemento sin guiones que cambia completamente, el elemento está rodeado por un círculo para indicar Eso.
Entonces, todo comienza como un guión, ya que un guión puede convertirse en un triángulo, un signo más o una flecha. Y cuando necesite cambiar algo que ya no es un guión (por ejemplo, una flecha de «espera» que ya no está esperando), puede agregar un círculo para indicar que el elemento se ha movido y reescribirlo en una nueva lista con un nuevo guión.
Credito de imagen: Patricio Rodano
También el Ródano Se agregaron algunos significantes adicionales. al sistema después:
- Bombilla: una idea
- Asterisco: diario/entrada del diario
Con estos extras, dash/plus se puede utilizar para tomar notas, llevar un diario y realizar un seguimiento de su carga de trabajo.
Dash/plus es en realidad solo una forma de distinguir elementos en tu computadora portátil, por lo que puedes usarlo con o sin uno de los sistemas más detallados aquí, como Bullet Journal o Strikethru.
4. GSD, o chupar
En palabras de su creador, el diseñador Bill Westerman, GSD es «rápido, sucio y no requiere mucha preparación, materiales especiales ni pensamiento riguroso». Cuando ningún otro método le funcionó, Westerman creó GSD para ayudarlo a hacer las cosas, en lugar de luchar con herramientas y sistemas todo el día.
A continuación te detallamos los apartados que componen el método GSD:
Lista maestra
Esta es simplemente una lista de flujo de conciencia de todo lo que necesitas lograr. Cada elemento tiene una casilla de verificación. Pero hay una parte importante en esta lista: toda empresa debe estar usable. Según Westerman:
No «comprender la reparación de lavavajillas», sino «hacer una lista de cinco personas que reparan lavavajillas y sus números de teléfono». De lo contrario, se quedarán ahí en la lista, burlándose de mí, y no terminarán nunca.
lista diaria
Al igual que el sistema Bullet Journal, cada nueva lista diaria de GSD se crea en la siguiente página disponible. Cada lista diaria tiene el día y la fecha escritos en la parte superior. Westerman utiliza una pestaña fija para facilitar el acceso a la lista de hoy.
La lista diaria comienza con un análisis de todo lo que hay que hacer hoy. Entonces, las actividades de ayer se trasladan. Por cada tarea que no se realizó en la lista de ayer, se cancela o se migra. Las tareas transferidas tienen una línea diagonal dibujada a través de la casilla de verificación y se reescriben en la página de hoy. Las tareas canceladas están marcadas con una X en la casilla de verificación.
Cuando todas las casillas de verificación de ayer están marcadas de alguna manera, Westerman agrega una marca de verificación en la esquina superior de la página para mostrar que la página está completa.
Finalmente, todo lo que necesitas hacer hoy en la lista maestra se agrega a la lista diaria. Al igual que la lista en vivo en el método Strikethru, solo puedes trabajar en tareas de la lista diaria. Antes de comenzar a trabajar, Westerman agrega un punto en la casilla de verificación de los 3 o 4 elementos principales que desea completar primero. Una vez que terminan, elige los siguientes elementos más importantes, agrega un punto a esos cuadros y se pone a trabajar.
escala de tiempo
Un extra opcional es una escala de tiempo. Esto es simplemente un desglose de su día basado en bloques de una hora. Las tareas se pueden escalar en bloques de 30 o 60 minutos si se necesita una organización más detallada.
El sistema GSD es muy sencillo y no incluye ningún tipo de calendario ni gestión de eventos. Si todo lo que necesita es una forma más específica de realizar un seguimiento de sus actividades en papel, este sistema podría ser para usted.
cuadernos de palabras
Credito de imagen: wordnotebooks.com
Si le gusta la idea de un sistema analógico, pero no quiere tomarse la molestia de configurar cada página nueva con casillas de verificación, el cuadernos de palabras Estoy para tí. Estos cuadernos están preimpresos con un sistema de puntos para ayudarle a realizar un seguimiento de las actividades.
Cada línea de un cuaderno de Word tiene impresa una viñeta. Puede rodear la viñeta para indicar que una tarea es importante, cruzarla en diagonal para indicar que está en progreso y cruzarla nuevamente (para crear una X) una vez completada.
Los cuadernos son de bolsillo, por lo que son ideales para llevarlos siempre consigo durante el día.
5. Tachado
Mike Vardy&39;s Sistema barrado se basa en una regla similar a Strikethru: cualquier tarea o nota sin una línea está incompleta. Tachado utiliza una flecha para mostrar que una tarea o nota se ha movido a otra página o aplicación como Evernote. De lo contrario, simplemente use una línea entre las tareas o notas para mostrar que se han manejado.
Vardy también utiliza algunos símbolos y códigos de colores para agregar contexto a sus tareas. Agrega estas letras en un círculo a la derecha de una tarea para mostrar qué nivel de energía se requiere:
- H para alta energía
- N para energía normal
- L para bajo consumo de energía
- Y por comisiones
Vardy también utiliza estos colores para mostrar de un vistazo qué tipo de actividad hay en cada línea de su cuaderno:
- Verde: Tareas/ideas profesionales
- Naranja: Tareas/ideas personales
- Azul/Negro: Tareas/ideas generales
Aprende más: ¿Qué es el Ikigai? La metodología japonesa que cambiará tu negocio
Más herramientas para hacer las cosas
La mejor parte de todos estos métodos es que no estás limitado a cómo los usan los creadores. Eres libre de realizar cambios, probar cosas nuevas y crear tu propio enfoque adecuado. su flujo de trabajo.
Actualmente estoy usando un sistema híbrido que combina elementos de los métodos Strikethru y Bullet Journal, con algunos toques únicos que creé desde cero. No encaja exactamente en ninguna de estas categorías, pero a mí me funciona perfectamente.
Siéntete libre de experimentar y elegir las partes de cada método que se adapten a tus necesidades.
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