Cómo utilizar WordPress para la gestión de documentos o la gestión de archivos

Desde una simple plataforma de blogs, WordPress ha evolucionado hasta convertirse en una poderosa herramienta de CMS que la gente está usando a su manera. Anteriormente, le mostramos cómo realizar una edición colaborativa en WordPress. En este artículo le mostraremos cómo utilizar WordPress como sistema de gestión de documentos. El objetivo es utilizar WordPress como una plataforma de colaboración, lo que permite a los equipos trabajar en documentos al mismo tiempo y manejar la administración de archivos, el flujo de trabajo y el alojamiento de archivos.

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Configuración de su sistema de gestión de documentos

Lo primero que debe hacer es instalar y activar el complemento WP Document Revisions. Una vez activado, el complemento agregará un elemento de menú “Documentos” en la barra lateral de administración de WordPress. Al hacer clic en él, accederá a la página Documentos.

Vista de lista de revisiones de documentos de WordPress

Trabajar con documentos

Para agregar un nuevo documento, haga clic en “Agregar documento”. Esto te llevará a Agregar nuevo documento página donde puede darle un título a este documento y subirlo a WordPress. También puede elegir un estado de flujo de trabajo de la Estado del flujo de trabajo Menú desplegable. De forma predeterminada, tiene estados de borrador inicial, en progreso, final y en revisión. Puede asignar la propiedad del documento a cualquier otro usuario en su WordPress. El estado de publicación predeterminado de un nuevo documento es “Publicado de forma privada”, lo que significa que el documento está disponible para otros usuarios en su sistema. También puede proteger un documento con contraseña o ponerlo a disposición del público en la parte frontal de su sitio web.

Agregar un nuevo documento al sistema de gestión de documentos

WP Document Revisions permite a los usuarios consultar un documento. El sistema de gestión de documentos bloquea un documento que se ha extraído. Si otro usuario intenta editar el mismo documento, verá una notificación de que otro usuario está trabajando actualmente en el documento y lo ha bloqueado. Sin embargo, si el segundo usuario tiene los privilegios, puede anular el bloqueo.

Gestión de roles de usuario en revisiones de documentos WP

Las revisiones de documentos de WP aprovechan la gestión de usuarios de WordPress existente. Las capacidades de los usuarios en el sistema de gestión de documentos son similares a las capacidades de los usuarios en WordPress como un blog.

Colaboradores pueden crear nuevos documentos, pero no pueden cargar documentos. Los colaboradores también pueden descargar documentos publicados. Sin embargo, no pueden ver documentos publicados de forma privada creados por otros usuarios.

Autores puede crear y cargar nuevos documentos. También pueden descargar documentos publicados públicamente y editar sus propios documentos.

Editores puede trabajar en todos los documentos, eliminar documentos y administrar el flujo de trabajo. No pueden agregar nuevos usuarios al sistema.

Administradores pueden realizar todas las tareas y también pueden agregar nuevos usuarios al sistema de gestión de documentos.

Estados del flujo de trabajo del documento

De forma predeterminada, tiene los estados de flujo de trabajo de Borrador inicial, en progreso, final y en revisión. Ir a Documentos »Estados del flujo de trabajo para crear nuevos estados de flujo de trabajo o editar los estados existentes. Las revisiones de documentos de WP también funcionan bien con Edit Flow.

Administrar estados de flujo de trabajo de documentos

WordPress como plataforma y WP Document Revisions como sistema de gestión de documentos proporciona una alternativa de código abierto a las costosas herramientas de colaboración. Permítanos ahora qué piensa sobre el uso de WordPress como un sistema de gestión de documentos.

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