Consejos para administrar mensajes de Instagram como un profesional – The Instagram Blog

La mensajería en línea ha recorrido un largo camino. Uno de los servicios de mensajería más populares es Instagram Messages. Sin embargo, administrar DM puede ser abrumador.

Instagram Direct Messaging es una herramienta poderosa en la capacidad de su marca para conectarse con los clientes. Los mensajes directos son privados y personalizados. Por lo tanto, es perfecto para:

• Redes instantaneas
• Impulsar el compromiso del cliente
• Construyendo relaciones con su audiencia
• Brindar una mejor atención al cliente.

A medida que su cuenta crezca, la cantidad de mensajes directos que recibirá también aumentará naturalmente. Entonces, ¿cómo puedes estar al tanto de las cosas?

En esta guía, enumeraremos algunos consejos y trucos para administrar los mensajes de Instagram como un profesional. Como beneficio adicional, le daremos un vistazo a la nueva aplicación de mensajería de Instagram: ¡Temas!

Pero primero, ¿cuáles son las mejores prácticas para una mejor mensajería de Instagram?

Con los mensajes de Instagram, las empresas pueden proporcionar servicios mejores y convenientes a su audiencia. Sin embargo, es mejor observar la etiqueta adecuada de DM.

Aquí hay algunas cosas para recordar:

No envíe mensajes promocionales: Hacerlo te hará lucir demasiado agresivo. No vendas tus productos con dificultad. Su audiencia debe poder habilitar los mensajes de marketing.

Proporcionar respuesta oportuna: Su audiencia usa mensajes de Instagram para llegar rápidamente a su marca. Esperan comunicación en tiempo real. Por esta razón, proporcione respuestas rápidas. Si estás fuera, una respuesta generada automáticamente es muy útil.

Personalizar mensajes: Asegúrese de proporcionar un toque personal a sus mensajes. Asegure a los clientes que están hablando con una persona real. Por ejemplo, puede dirigirse a clientes usando su nombre. Lo más importante, responda cuidadosamente a sus preocupaciones.

Gestionar adecuadamente los mensajes: ¡No dejes que tus mensajes de Instagram no leídos te estresen! Hay consejos y trucos simples para estar al tanto de todo. Hemos creado una guía completa a continuación.

Consejos para administrar mensajes de Instagram

Determine el tono y el estilo para sus respuestas

No solo es importante saber qué decir. También debe saber cómo decirlo correctamente. Al responder a los mensajes directos de Instagram, su tono de voz debe estar en línea con su marca.

De hecho, tu tono puede ser formal o divertido. ¡Realmente depende de ti! Sin embargo, debe ser coherente con la identidad y personalidad de su marca.

Aquí hay algunos consejos:

• ¿Piensa cómo quiere que se sientan sus clientes? ¿Quieres que sientan que están hablando con un amigo? ¿Preferirían un ambiente más profesional?
• Empatiza con tu audiencia. No solo escriba “siento escuchar eso”. Asegúrese de abordar sus problemas.
• Sus respuestas deben tener el mismo objetivo.
• Lo más importante, evite sonar como un robot. Usa lenguaje natural.

A continuación, decida si puede usar emojis y GIF. Estas características agregan un toque lúdico a las conversaciones. Al inyectar diversión a sus respuestas, ayuda a sus seguidores a sentirse más cómodos.

Para problemas más serios, también puede dirigirlos a una dirección de correo electrónico. Al hacerlo, puede tener una conversación más formal. Además, puede agregar personas que tengan más conocimientos sobre el tema.

Recuerde, antes de agregar personas a los mensajes o correos electrónicos de Instagram, pregúntele primero a su audiencia.

¿Qué sucede si un equipo administra sus mensajes de Instagram?

Luego, hágales saber su tono de voz elegido. Otra opción es crear una guía editorial. Asegúrate de que todos en el equipo entiendan cómo quieres que se sientan tus seguidores después de cada conversación.

Crear un flujo de trabajo para responder a los DM

Para cuentas pequeñas, los mensajes de Instagram pueden ser administrados por una persona. Si este es el caso, reserve un tiempo diario para verificar la respuesta a sus DM.

No dejes que los mensajes de Instagram sin abrir se acumulen. Lo más importante, ¡no hagas esperar a tus seguidores!

Si un seguidor le hace una pregunta que no puede responder de inmediato. Asegúreles que lo están investigando y que estarán en contacto.

Su audiencia apreciará su rápida respuesta. Además, serán más pacientes al saber que ha leído sus inquietudes.

Sin embargo, a medida que su cuenta crezca, también lo harán sus mensajes directos. Por este motivo, necesitará un pequeño equipo compuesto por unas pocas personas.

Aquí hay algunos consejos:

• Asigne a una persona para que se encargue de sus DM durante los días laborables y otra durante el fin de semana.
• Otra opción es dividir la semana y hacer que una persona administre la mitad.
• Por último, también puede asignar “categorías de mensajes” para cada persona. Por ejemplo, una persona está a cargo de las consultas de productos. El otro es para quejas de clientes.

Un flujo de trabajo ajustado significa que nunca más perderá un mensaje. Además, aumenta su tiempo de respuesta, lo que ayuda a crear seguidores fieles.

Por supuesto, el tiempo de respuesta también depende del tipo de solicitud o problema.

Digamos, por ejemplo, que un cliente quiere comprar un producto. Sin embargo, tienen algunas preguntas. Es mejor responder rápidamente para aprovechar las compras impulsivas.

Marcar conversaciones que necesitan una respuesta

Mensajes de Instagram tiene una función de bandera que es una de las mejores herramientas en su arsenal. Entonces, ¿cuándo es útil esta característica?

• Cuando esperas una respuesta pero necesitas salir.
• Consultas de clientes que deben analizarse. Hay casos en los que necesita investigar un poco antes de responder.
• Comentarios o mensajes positivos. Al marcar estos mensajes, puede regresar y compartirlo en sus Historias o publicación de IG.
• Cuando Instagram DM es administrado por un equipo, es perfecto para marcar dónde lo dejó el otro.

Toma el siguiente ejemplo. Es una cuenta de alquiler de condominio y el cliente solicita más detalles sobre su ubicación.

No deje preguntas simples como la de arriba sin respuesta. Reconozca su mensaje con un simple “¡Gracias por comunicarse! Déjame contactarte con un mapa detallado de la zona.

Al hacerlo, su cliente sabe que está investigando sus consultas. Luego puede usar la función de Marcar para marcar el mensaje. La bandera naranja sirve como recordatorio de que este mensaje necesita una respuesta.

Entonces, ¿cómo se marcan los mensajes?

Simplemente abra un mensaje directo que desee marcar.

Toca el ícono de la bandera en la esquina superior derecha.

Aparecerá una pequeña etiqueta naranja en su bandeja de entrada. Esto hace que sea fácil de encontrar.

Consejo: Filtra los mensajes de Instagram marcados cada final del día. Al hacerlo, verá mensajes importantes que necesitan una respuesta.

Tan pronto como haya respondido, elimine la bandera. Simplemente toque el ícono de la bandera nuevamente. Esto elimina el resaltado naranja.

¡No te preocupes! El mensaje aún estará en su bandeja de entrada.

Utilice respuestas rápidas para preguntas frecuentes

¿Sigue recibiendo las mismas preguntas en sus mensajes directos de Instagram? ¡La función de respuesta rápida está aquí para ayudar!

Las respuestas rápidas de Instagram son básicamente borradores de mensajes guardados. Simplemente puede insertar respuestas preparadas con solo tocar un botón. Por lo tanto, en lugar de escribir la misma respuesta una y otra vez, simplemente puede insertar el texto de “respuesta rápida”.

Esta función es útil cuando responde:

¿Quieres saber cómo usar esta función?

Primero, deberá ir a su perfil y luego tocar tres líneas horizontales en la esquina superior derecha.

Toque Configuración y luego elija Configuración empresarial.

Desde aquí, encontrará la opción de Respuestas rápidas.

Para crear una nueva “respuesta rápida”, simplemente toque el ícono +.

En la nueva ventana, deberá completar los campos necesarios.

Digamos, por ejemplo, que está alquilando una unidad de condominio. Puede crear una respuesta rápida a preguntas como “¿Cuándo es el horario de check-in?” o “¿Cuándo está disponible la unidad?”

Cuando esté satisfecho, toque Guardar.

¿Quieres verlo en acción?

Vaya a sus mensajes directos de Instagram y abra uno.

Para responder, escriba la palabra clave de acceso directo que creó. Verás un botón azul de respuesta rápida a un lado.

Toque el botón para insertar el mensaje de respuesta rápida. Si está satisfecho con su respuesta, toque Enviar.

Consejo: También puede acceder a todas sus Respuestas rápidas tocando el ícono + y luego el botón Respuesta rápida.

Aparecerá la ventana de Respuesta rápida.

Esta característica es excelente para responder rápidamente a preguntas generales. Sin embargo, si la conversación necesita más diálogo, los mensajes personalizados son los mejores. De lo contrario, sus seguidores podrían asumir que sus mensajes son manejados por un bot.

Propina: Además de las respuestas rápidas, también puede considerar grabar un mensaje de video de preguntas frecuentes. Puede publicarlos o enviarlos según sea necesario.

Por último, también puedes intentar hacer una respuesta en video. Es una excelente idea mantenerse conectado. Además, tu audiencia podrá ver los rostros detrás de tu marca.

Presta atención a tu sección de comentarios

Los mensajes de Instagram no se limitan a lo que hay en su bandeja de entrada. ¡No debes olvidar la sección de comentarios! Esta es otra forma de interactuar con tu audiencia.

De hecho, los clientes potenciales pueden dejar consultas en la sección de comentarios. Tome este ejemplo de la sección de comentarios de @ kravebeauty.

En lugar de enviar un DM, el usuario dejó un comentario. Es genial que Krave Beauty se tome muy en serio esas preguntas mientras mantiene el entusiasmo por la gran revelación.

Cómo manejar comentarios negativos usando mensajes directos de Instagram

Es mejor manejar comentarios negativos y críticas en una conversación privada. Al hacerlo, reducirá el riesgo de dañar su reputación. Además, podrá resolver rápidamente el problema.

¿Necesita más razones para usar mensajes directos de Instagram para atención al cliente?

• Según un estudio, el 79% de los clientes prefieren la atención al cliente de chat en vivo. La respuesta inmediata aumenta la experiencia del cliente.
• Al mover la conversación a DM, podrá intercambiar información privada. Digamos, por ejemplo, que un cliente se queja de una falta de entrega. En un mensaje privado, puede solicitar su número de pedido u otros detalles que necesita para rastrear su pedido.
• Por último, si el cliente tiene otras quejas, puede proporcionarle más asistencia en un mensaje privado. Por ejemplo, un cliente se quejó de su producto. Puede pedirle al equipo asignado al producto que brinde asesoramiento experto para sus inquietudes.

Instagram Direct Message es una característica maravillosa para el servicio al cliente. De hecho, puedes usarlo para hacer que tus súper fanáticos se sientan especiales.

Cómo hacer que tus seguidores leales se sientan especiales con los mensajes de Instagram

¿Quieres retribuir a tus fieles seguidores? ¿Recibes solicitudes de los fanáticos para saber más sobre lo que está haciendo tu marca?

Aquí hay algunos consejos para proporcionar golosinas exclusivas a sus superfans:

• Envíe a sus fieles seguidores un adelanto de los planes e ideas futuros de su marca
• Crea códigos de descuento y compártelos con seguidores seleccionados cada semana.
• Elija un “fanático de la semana” y envíe regalos gratis para mostrar su agradecimiento.

Tus seguidores seguramente apreciarán tus esfuerzos. Si los trata con contenido exclusivo, estarán más comprometidos y activos.

Bonificación: mantenga los mensajes personales y comerciales separados con hilos de Instagram

¿Quiere mantener una bandeja de entrada separada para sus amigos cercanos?

El pasado 3 de octubre de 2019, Instagram anunció Threads: una aplicación de cámara y mensajería. Los hilos funcionan con tu lista de amigos cercanos de Instagram.

Crédito: Comunicado de prensa de Instagram para hilos

Recuerde, en 2018, Instagram introdujo la función Amigos cercanos. Hoy, puede usar hilos para enviar mensajes a las personas en esta lista y disfrutar de una bandeja de entrada dedicada y una notificación para ellos.

Piense en ello como una extensión de la función Amigos cercanos.

Crédito: Comunicado de prensa de Instagram para hilos

Según Instagram, Threads se centra en:

• Intimidad
• Velocidad
• Manteniendo conexiones cercanas

Con esta nueva aplicación, puede compartir fotos, videos, mensajes, historias de Instagram y más con su lista de amigos cercanos de Instagram.

¿Qué más puedes hacer con esta aplicación independiente?

• Por un lado, puede enviar una foto o video.
• Hazle saber a tus amigos lo que estás haciendo a través de un mensaje de estado.

Crédito: Comunicado de prensa de Instagram para hilos

Tenga en cuenta que las conversaciones en Threads también están disponibles en sus mensajes directos de Instagram. De esta manera, tendrá acceso a las conversaciones en cualquier momento.

¿Por qué debería considerar obtener hilos de Instagram?

Por un lado, no tiene que revisar sus mensajes de Instagram todo el tiempo. Los hilos tienen una notificación especial. Esto te ayuda a mantenerte enfocado y responder más rápido.

En segundo lugar, le ayuda a mantener separados los mensajes personales y comerciales. Al hacerlo, puede mantenerse al día con los mensajes de Instagram de su empresa.

En conclusión

Si quieres construir una buena relación con tus seguidores, tómate un tiempo para conversar con ellos. ¡Mantente al tanto de tus mensajes de Instagram!

Ya sea que esté administrando mensajes directos de Instagram usted mismo o con un equipo, asegúrese de tener un flujo de trabajo sólido. Sea sistemático y use los consejos que hemos enumerado anteriormente.

Lo más importante, sea empático al responder a los mensajes. Hágale saber a su audiencia que están conversando con un humano y no con un robot.