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Contrata un asistente virtual para ayudarte a construir tu negocio

Contrata un asistente virtual para ayudarte a construir tu negocio

Contratar un asistente virtual es la solución de dotación de personal perfecta para muchas empresas emergentes. A los empresarios les gusta Pat Flynn Y Chris Ducker Tenga al menos uno a bordo, ¡y John Lee Dumas en un momento incluso tuvo un equipo de 12 increíbles asistentes virtuales! Es difícil no entender por qué contratar un asistente virtual puede ser una medida empresarial valiosa y estratégica.

Para que quede claro, a lo que me refiero con asistente virtual es a alguien que, como cualquier otro autónomo, puede trabajar de forma remota: básicamente un asistente administrativo autónomo. Son trabajadores digitales que se pueden encontrar en cualquier parte del mundo y, con el aumento constante de personas que trabajan desde casa o de forma remota, están más disponibles que nunca.

Disculpas a cualquiera que haya pensado que este sería un artículo sobre la subcontratación de su carga de trabajo a una IA futurista. No inventamos el nombre.

Un asistente virtual suele ser un gasto más manejable que contratar personal a tiempo completo y, por lo general, está igual de calificado y capacitado para el trabajo. Incluso si tiene un negocio tradicional, todavía hay muchas tareas que puede subcontratar a un asistente virtual.

Con eso en mente, hoy te voy a contar cómo puedes empezar a liberar tu tiempo y dirigir tu atención hacia donde debe estar, en sólo cinco sencillos pasos.

Paso 1: ¿Qué es un asistente virtual (y por qué lo necesita)?

Como emprendedor, su activo más valioso no es el dinero; es tuyo tiempo Y fuerza. Cuando todos tus asuntos comienzan y terminan contigo, no puedes perder tiempo ni energía en cosas que no requieren tu atención.

Lo que muchos empresarios experimentados sabrán, y lo que a los empresarios más jóvenes a veces les costará entender, es que a veces no es posible hacerlo todo. A veces simplemente no hay suficientes horas en un día o días en la semana para realizar el trabajo.

Puede incorporar a alguien y ayudarle a aliviar su carga de trabajo, o seguir trabajando hasta el punto de colapsar. Alternativamente, siempre puedes encontrar una manera de clonarte a ti mismo y vivir una serie de aventuras locas.

Hasta que la tecnología crezca hasta el punto en que puedas clonarte a ti mismo de manera confiable sin unir accidentalmente tu material genético con una mosca doméstica, estarás estancado. Sin embargo, contamos con tecnología que aumenta enormemente tus opciones y flexibilidad a la hora de contratar un asistente virtual.

un asistente virtualcomo cualquier otro asistente, es alguien a quien usted puede ayudarle a ser más productivo, reducir el riesgo de agotamiento y fatiga de decisión y, sobre todo, date más formas de utilizar tu tiempo.

Si bien los asistentes virtuales pueden ser muy flexibles y estar bien capacitados como cualquier otro empleado, también hay que considerar los desafíos de trabajar con alguien de forma remota.

El hecho de que no esté trabajando con alguien cara a cara significa que puede haber problemas de confianza, productividad y comunicación efectiva. Si contrata a alguien de un país diferente, puede haber algunas barreras lingüísticas o culturales. Pueden ofenderse mutuamente sin darse cuenta, lo que nunca es bueno en el lugar de trabajo, especialmente en el lugar de trabajo virtual.

A menos que haya estado trabajando con un equipo virtual o haya estado trabajando de forma remota, estos pueden ser problemas muy graves que pueden salirse de control a menos que se desarrollen las pautas y procedimientos adecuados.

Pero, al final del día, la mayoría de los asistentes virtuales son personas extremadamente trabajadoras que pueden ser exactamente lo que su empresa necesita para llevarla al siguiente nivel.

Paso 2: Prepara tu negocio

Entonces, ahora que ha decidido contratar un asistente virtual, lo primero que debe hacer es disipar el mito de que existe algún tipo de Super VA. Sí, muchos asistentes virtuales son muy buenos en su trabajo, pero siguen siendo humanos. Los asistentes virtuales no son seres mágicos que puedes simplemente introducir en tu flujo de trabajo y esperar recoger todo de inmediato.

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Por otro lado, tampoco querrás cometer el clásico error ingenuo de contratar a un asistente y luego darte cuenta demasiado tarde de que en realidad no estás seguro de lo que necesitas que haga. Demasiados propietarios de negocios demasiado entusiastas han contratado asistentes virtuales porque simplemente leyeron Semana laboral de 4 horas de Tim Ferriss y luego descubrieron que, fuera de un conjunto de tareas vagamente definido, en realidad no necesitaban contratarlos.

Entonces, lo que debe hacer es asegurarse de sentarse y comprender adecuadamente lo que necesita de su asistente virtual.

Lo que sugiero es llevar un diario de trabajo durante al menos una semana o tener algo que registre cómo emplea su tiempo. De esta manera, como mínimo, puede comenzar a identificar en qué tareas dedica demasiado tiempo y qué puede subcontratar a su VA.

Por ejemplo, yo personalmente echaría un vistazo a un rastreador de tiempo de Google Chrome.

De buenas a primeras, puedo decir que estoy dedicando demasiadas horas a Gmail, incluso a Netflix ahora que lo pienso, y que potencialmente podría subcontratar algunas tareas relacionadas con el correo electrónico a un VA. Consultando mi agenda de trabajo, me doy cuenta de que paso muchas horas investigando artículos, otra tarea que puedo confiar a un asistente virtual competente.

Si no te apetece crear un diario de trabajo, puedes consultar el diario del fundador «Contrate una lista de verificación de VA”que te guiará para entender si necesitas un asistente virtual generalista o especializado.

Descubra qué tareas específicas debe realizar realmente antes de comenzar a contratar.

Pregúntese, ¿necesita un técnico O asistente virtual creativo? ¿Las tareas que necesita realizar requieren de alguien que pueda ser un poco más independiente, o necesita a alguien que simplemente complete tareas recurrentes o proyectos que usted le asigne directamente?

“Contrate para el puesto, no para la tarea” – Chris Ducker, fundador y director ejecutivo de Grupo Live2Sell.

Si tuvieras que crear una descripción del puesto para tu asistente virtual, ¿qué escribirías? En primer lugar, no querrás escribir algo como esto:

Es demasiado vago y no encontrará el tipo adecuado de persona que solicite el puesto. Lo que deberías hacer es crear una descripción del trabajo más parecida a esta:

Desea ser lo más específico posible para que cuando contrate a un VA sepa exactamente lo que debe hacer y cómo lo manejará.

Paso 3: Encuentra tu asistente virtual

El siguiente paso es averiguar dónde conseguirá un asistente virtual.

Cuando contratamos asistentes virtuales en el pasado, llegamos hasta el final Encuentra personal virtual, un servicio de contratación para cualquiera que busque subcontratar su trabajo. Todo lo que hicimos fue completar un breve cuestionario sobre lo que estábamos buscando y rápidamente nos asignaron un puñado de candidatos que se adaptaban a nuestras necesidades. Después de realizar algunas entrevistas, contratamos inmediatamente a asistentes virtuales y no hemos mirado atrás desde entonces.

Cuando se trata de servicios de contratación como Virtual Staff Finder, generalmente se puede esperar un cierto nivel de calidad en lo que respecta al grupo de talentos. Los candidatos deben realizar ciertas pruebas para evaluar su alfabetización, velocidad de escritura e incluso velocidad de Internet.

Sin embargo, los servicios de contratación pueden ser costosos y es posible que no valga la pena a menos que esté buscando a alguien con quien trabajar a largo plazo.
Consulte también estos otros servicios de contratación:

La alternativa a contratar un servicio de reclutamiento para encontrar un asistente virtual para usted es hacerlo usted mismo. La forma más común es acudir a sitios que ofrecen servicios independientes y publicar un trabajo en su bolsa de trabajo diciendo que estás buscando un asistente virtual. Es realmente bastante simple.

Consulte sitios como Upwork para encontrar una gran cantidad de candidatos para su trabajo.

Lo más probable es que obtenga al menos una docena de solicitantes para el puesto, pero antes de comenzar a contratar a la primera persona con un currículum lo suficientemente decente, recuerde que contratar a un asistente virtual es como contratar para cualquier trabajo. Quiere asegurarse de tener a la persona adecuada.

Asegúrate de realizar al menos una ronda de entrevistas virtuales para conocer su personalidad y si pueden o no trabajar juntos. Es increíblemente importante que realice al menos una entrevista cara a cara y no tenga miedo de ser directo y hacer las preguntas difíciles.

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Siguiendo el libro de nuestro Gerente de Comunidad y Crecimiento, David Hobson, recomendaría a cualquier posible contratación este correo electrónico.

Le pediré a cada candidato que lea y comente cada punto con sus sentimientos u opiniones personales como parte de su evaluación. Sus respuestas pueden ser muy reveladoras y esclarecedoras sobre su carácter y si los quieres o no en tu equipo.

Si tiene tiempo, le recomiendo darles a todos los candidatos una pequeña tarea. Como alguien que ciertamente obtuvo calificaciones terribles en la universidad, puedo (con suerte de todos modos) decir que su desempeño en el papel no necesariamente tiene ninguna correlación con su desempeño en el campo.

Después de todo, será alguien en quien usted confíe y tendrá muchas responsabilidades. Desea asegurarse de que la persona que contrate como asistente sea responsable, competente y confiable.

Paso 4: A bordo y entrena

En general, debería llevar unas tres semanas incorporar adecuadamente a su asistente virtual y capacitarlo completamente en las tareas que le está asignando.

Cuando se trataba de capacitar a nuestros asistentes virtuales, dedicamos al menos dos semanas a convertirla en nuestra principal prioridad, asegurándonos de que comprendieran los entresijos del negocio y la mejor manera de abordar sus responsabilidades. Durante un mes estuvimos al menos una hora al día charlando con ellos para ver cómo iba todo y si había algo que nos resultara especialmente confuso.

Hoy en día son una parte integral de nuestro equipo y han ayudado a llevar a Foundr al siguiente nivel.

Como una pequeña plántula, hay que tomarse el tiempo para nutrirla para que pueda crecer y ser parte de un bosque y convertirse en un poderoso roble busi, ¿sabes qué? Esta analogía se ha salido de control, confío en que entiendas hacia dónde quiero llegar con esto.

Si un árbol cae en un bosque y no hay nadie para oírlo, ¿reciben un asistente virtual?

Ahora sé lo que estás pensando. Probablemente te estés diciendo a ti mismo que no tienes tiempo para pasar 2 o 3 semanas entrenando a alguien. Pero no puedo enfatizarles lo importante que es.

Si te encuentras diciendo que no tienes tiempo para dedicar al menos una hora al día a capacitar a un nuevo empleado, ¡entonces esta es una señal clara de que necesitas más tiempo! Esta es exactamente la razón por la que necesitas un asistente virtual en primer lugar.

No olvides cómo fue cuando empezaste a trabajar, toda la incertidumbre que enfrentaste y cómo tener un jefe paciente y una gran estructura te ayudaron a adaptarte mucho más rápido.

Una buena manera de estar al tanto de todo y monitorear cómo le está yendo a su nuevo empleado es enviarle por correo electrónico esta serie de preguntas todos los días.

  • ¿Qué acciones tomaste hoy?
  • Que resultados obtuviste?
  • ¿Qué problemas tuviste?
  • ¿Qué preguntas tiene usted?

Esto no solo les permitirá a ambos resolver cualquier problema juntos, sino que también significará que tendrán un registro completo de cómo les está yendo con el trabajo que les han asignado.

Si sucede algo y dejan caer la pelota sobre algo, puedes señalarles fácilmente que no han planteado ningún problema hasta ese momento. Es una excelente manera de facilitar una comunicación sólida y estar al tanto de todo.

Paso 5: mantenlo real

Dejando a un lado todos estos aspectos técnicos, esto es lo clave que debes recordar cuando se trata de tratar con un asistente virtual o cualquier persona con la que trabajes de forma remota: Son humanos.

Piense en cualquier momento en el que haya tenido algún tipo de trabajo en el que se haya sentido insatisfecho o despreciado. Donde tenías a ese gerente al que nunca parecía importarle quién eras o por qué trabajabas para ellos en primer lugar. Cuando, honestamente, parecía que no tenía sentido intentar ir más allá del deber porque es probable que nadie aprecie el esfuerzo extra.

Un gran error que comete la gente cuando contrata asistentes virtuales por primera vez, o cualquier empleado, es tratarlos como si fueran robots que no tienen sus propias esperanzas y aspiraciones. Lo último que quieres hacer es tratar a alguien como si no fuera más que un dron sin sentido.

Así que sé una persona y tómate el tiempo para conocerlos y conocer de qué se trata.

Uno de los mayores desafíos cuando se trata de trabajar de forma remota con alguien es que es difícil construir una base sólida de confianza. Después de todo, a diferencia de la gente de tu oficina, no tienes la misma oportunidad de hablar con ellos cara a cara todos los días.

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O haz que te gasten bromas escondiendo varias fotos de Sean Connery en una tanga de cuero rojo alrededor de tus pertenencias.

Cuando no tienes una interacción constante, es difícil construir una relación con alguien, y mucho menos un alto nivel de confianza.

Así que demuestra que te preocupas preguntándoles cómo les ha ido el día, qué planes tienen después del trabajo, qué películas han visto. Ahora no les estoy pidiendo que sean mejores amigos y comiencen a trenzarse el cabello el uno al otro. Pero demuestre activamente que le importa quiénes son como persona.

Su asistente virtual no es simplemente alguien que usted elige para encargarse del trabajo duro de su empresa, es parte de su equipo. Así que trátalos como son y asegúrate de que ellos también lo entiendan.

Las herramientas adecuadas para el trabajo

Dado que trabajará en un entorno virtual, necesitará las herramientas adecuadas para el trabajo. Ya sea comunicación o colaboración, lo tenemos cubierto.

Comunicación

Sé que esto es obvio, pero la comunicación es clave en cada lugar de trabajo, independientemente de si es “en el mundo real” o virtual.

  • Lento es otra gran herramienta que nos encanta usar en Foundr. La capacidad de crear diferentes canales para tareas dedicadas también la convierte en una forma muy ingeniosa de realizar un seguimiento de cualquier tarea especializada.
  • Google, Zoom o Microsoft Teams son excelentes si buscas administrar un equipo completo de trabajadores virtuales y simplemente otro excelente servicio integral.

Herramientas de formación

Creo que la mejor manera de capacitar a asistentes virtuales es grabar un video corto del proceso o crear un conjunto de procedimientos básicos a seguir. Quiere asegurarse de que nada se pierda en la traducción. Puede haber ocasiones en las que necesites utilizar Skype para una formación más profunda, pero para la mayoría de las tareas un simple vídeo será suficiente. Nosotros recomendamos:

  • Chasis es nuestra herramienta favorita en Foundr para crear videos explicativos para incorporaciones, actualizaciones o comunicación entre zonas horarias.
  • dulceproceso Es un servicio que recomendamos encarecidamente y utilizamos para documentar cuidadosamente nuestros procedimientos operativos estándar para cualquier tarea específica. De esta manera, todo lo que cualquiera tiene que hacer es consultar SweetProcess para descubrir cómo completar una tarea.

También puedes usar documentos de google y cree un documento compartido para registrar todos sus procedimientos también.

Flujo de trabajo y responsabilidades

Cuando administras a alguien de forma remota, deseas poder realizar un seguimiento de su trabajo y de cómo va. Aquí hay algunas herramientas que nos gusta usar:

  • Asanas Es uno que amamos en Foundr. Puedes configurar un tablero muy sencillo para tu asistente virtual y poder realizar un seguimiento del trabajo que está realizando. Trello y ClickUp son otras herramientas de gestión de proyectos muy populares.
  • Lista de maravillas (ahora Microsoft To Do) te permite crear listas de tareas pendientes que puedes compartir con cualquiera. Otra característica interesante es que también puedes adjuntar comentarios e instrucciones a cada tarea.
  • IDoneThis es un servicio de seguimiento que puedes automatizar para enviar correos electrónicos recordatorios diarios a tu asistente virtual. Todo lo que tienen que hacer es escribir una lista de todas las tareas que realizaron ese día y también se sincroniza bien con Slack.

Contrata a tu asistente virtual y comienza a hacer crecer tu negocio

Estas herramientas y consejos serán de gran ayuda para crear una experiencia exitosa con los asistentes virtuales. Y como muchas de las innovaciones en el lugar de trabajo disponibles a través de Internet, contratar asistentes virtuales puede ser una estrategia poderosa, especialmente para las empresas que buscan expandirse al ritmo adecuado.

Pero probablemente estés viendo un tema recurrente en esta publicación. Como todas las demás innovaciones, sólo estamos hablando de interacción con las personas. Entonces, lo único que espero que puedan aprender de esto es que, cuando trabajan con asistentes virtuales y otros empleados remotos, se aplican la mayoría de los mismos consejos y pautas que cuando trabajan con empleados cara a cara. Es un mundo más pequeño, pero todavía estás formando un equipo.

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