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Definición, mejores prácticas y herramientas

Definición, mejores prácticas y herramientas

Al administrar un negocio de comercio electrónico, es fácil pasar por alto la importancia de la contabilidad. Sin embargo, comprender sus números es fundamental para el éxito a largo plazo. ¿Cómo se determina si su negocio genera más ingresos que gastos? ¿O cuáles son las actividades más rentables para su empresa? La contabilidad del comercio electrónico puede brindarle las respuestas a estas preguntas y más.

¿Qué es la contabilidad del comercio electrónico?

La contabilidad del comercio electrónico implica registrar, organizar y gestionar todos los datos y transacciones financieras de una empresa de comercio electrónico. Es un subconjunto especializado de contabilidad para pequeñas empresas creado para satisfacer las necesidades específicas de los comerciantes de comercio electrónico.

Básicamente, la contabilidad implica rastrear y clasificar transacciones como ingresos o gastos. Si bien puede parecer simple, la terminología contable puede resultar abrumadora, especialmente si es nuevo en el campo de las finanzas corporativas.

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Echemos un vistazo a los componentes clave de la contabilidad del comercio electrónico:

  • Orden de compra: Una orden de compra es un documento legalmente vinculante preparado por los clientes para especificar el tipo y la cantidad deseados de artículos a comprar.
  • Órdenes de venta: Preparada por el vendedor en respuesta a una orden de compra, una orden de venta describe todos los detalles necesarios de una venta, incluida la descripción de los bienes, el monto de la venta, la cantidad, la información de pago, la fecha y la dirección de entrega.
  • Costo de bienes vendidos (COGS): COGS representa el costo total involucrado en la producción y distribución de un producto. Incluye gastos como almacenamiento, envío y cargos de tarjetas de crédito directamente relacionados con la venta de productos (excluyendo gastos generales).
  • Impuesto sobre las ventas del comercio electrónico: Este es el impuesto que los comerciantes de comercio electrónico pagan al estado de residencia del comprador. Es aplicable sólo cuando existe un nexo fiscal sobre las ventas entre el Estado y el vendedor, es decir, el Estado tiene derecho a gravar a la empresa.
  • Cuentas por pagar y por cobrar: Cuentas por pagar se refiere a facturas y facturas pendientes, mientras que Cuentas por cobrar representa el monto total de gastos e ingresos pendientes de pago.

¿Qué incluye la contabilidad del comercio electrónico?

La contabilidad del comercio electrónico, como toda la contabilidad empresarial, incluye:

  • Funciones contables básicas, como balances, facturación y nómina.
  • Funciones avanzadas de planificación e informes, como la creación de un plan fiscal estratégico.
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Pone especial énfasis en tres áreas clave:

Contabilidad

La contabilidad precisa constituye la base para la planificación y las operaciones comerciales. Incluye tareas esenciales como gestionar inventario, clasificar ingresos y gastos y revisar estados financieros.

También realiza un seguimiento de las devoluciones de los clientes, lo que a veces puede plantear desafíos si no se registra con precisión. Un sistema de contabilidad de comercio electrónico debe adaptarse a las devoluciones de los clientes y registrarlas con precisión sin eliminar los informes financieros.

Gestión fiscal

Las empresas de contabilidad ofrecen servicios de gestión fiscal para abordar las posibles consecuencias de errores en la presentación o interpretación del código tributario. En el comercio electrónico, la gestión fiscal implica calcular y presentar estimaciones de impuestos trimestrales, completar declaraciones de fin de año, distribuir formularios 1099 a los trabajadores contratados y realizar un seguimiento y remitir los impuestos estatales y locales.

Determinar cuándo un vendedor de comercio electrónico debe cobrar el impuesto sobre las ventas es complejo, ya que los diferentes estados tienen reglas diferentes. Generalmente, los vendedores con operaciones sustanciales en un estado (nexo de impuestos sobre las ventas) son responsables de recaudar y remitir los impuestos estatales por las compras realizadas dentro de ese estado.

Una empresa de comercio electrónico siempre tiene un nexo fiscal sobre las ventas en el estado en el que se encuentra. Otros factores desencadenantes incluyen exceder umbrales de ventas específicos en estados particulares, participar en ferias comerciales, tener una ubicación física o un almacén, o contratar personal o socios de envío en un estado.

Planificación del crecimiento

Hacer crecer una empresa es un viaje apasionante y la contabilidad del comercio electrónico desempeña un papel vital más allá de ser una simple tarea administrativa. Sirve como una herramienta poderosa para recopilar información crucial para impulsar a su empresa hacia sus objetivos.

Con la contabilidad del comercio electrónico usted puede:

  • Identifique los productos o servicios más rentables para su empresa
  • Realice un seguimiento de sus mayores gastos y obligaciones
  • Realice un seguimiento de los cambios en sus ganancias a lo largo del tiempo
  • Descubra oportunidades para optimizar sus márgenes de beneficio

Métodos contables para empresas de comercio electrónico.

contabilidad de comercio electrónico

Los proveedores de contabilidad existen en diversas formas, desde firmas de contabilidad tradicionales hasta plataformas de software de contabilidad. Pero antes de comenzar con un proveedor, es esencial decidir un método contable.

Hay dos opciones: contabilidad de caja y contabilidad de devengo. Una empresa de comercio electrónico puede optar por cualquiera de los dos métodos, pero no por ambos al mismo tiempo.

contabilidad de caja

La contabilidad de caja es un método contable que mide la transferencia de efectivo.

Supongamos que tiene una tienda de electrónica y recibe un pedido de un teléfono inteligente de $ 500. Después de enviar el producto al cliente, registrará los ingresos de la venta solo cuando el pago del cliente se reciba y se deposite en su cuenta.

El mismo principio se aplica a los gastos. Supongamos que tiene una factura pendiente de $1200 de un diseñador web por actualizaciones del sitio web. Si el pago aún está pendiente al final del trimestre, usted será responsable de pagar impuestos sobre ese monto, incluso si no se ha pagado. En la contabilidad de caja, el gasto se reconoce cuando el dinero realmente se desembolsa de su cuenta.

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Contabilidad de precisión

La contabilidad de acumulación es una técnica contable que registra las transacciones a medida que se incurren o se ganan, en lugar de cuando se intercambia dinero.

Considere un escenario en el que dirige una empresa que fabrica y vende muebles personalizados. En la contabilidad de acumulación, cuando completa una mesa de comedor de alta gama por valor de $3000 para un cliente, inmediatamente reconoce ingresos de $3000, incluso si el pago aún no se ha recibido.

Este enfoque proporciona una visión más completa de la salud financiera de su empresa a largo plazo. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, a pesar del reconocimiento de ingresos, es posible que la cuenta bancaria de su empresa no refleje la entrada inmediata de fondos.

El mejor software de contabilidad para comercio electrónico

Software de contabilidad Xero

Aquí hay una lista del mejor software de contabilidad para pequeñas empresas que puede elegir para su negocio de comercio electrónico.

xero

Xero es una solución de software de contabilidad basada en la nube para pequeñas y medianas empresas. Proporciona un conjunto completo de funciones, que incluyen más de 800 integraciones, facturación personalizable, contabilidad por partida doble y soporte para la elaboración de presupuestos. Con Xero podrás tener tantos usuarios como necesites, con diferentes niveles de control de cuenta.

QuickBooks en línea

QuickBooks Online automatiza los procesos contables para empresas de comercio electrónico. Se integra con canales de ventas populares como Shopify, eliminando la entrada manual y garantizando un seguimiento preciso de las ventas en múltiples tiendas. Con funciones como gestión de impuestos automatizada, comparación inteligente de ingresos y análisis de tendencias, QuickBooks Online simplifica su gestión financiera.

Libros Zoho

Zoho Books ofrece una ubicación única y segura para administrar sus tareas contables. Con este software podrás gestionar las facturas de tu empresa, conciliar extractos bancarios y gestionar el control de gastos, todo en un solo lugar. Los flujos de trabajo automatizados facilitan la priorización de tareas y agilizan las operaciones al proporcionar notificaciones en la aplicación, actualizaciones de campo y más.

Mejores prácticas para la contabilidad del comercio electrónico

Los estándares contables tienden a variar según el país y el estado, por lo que es fundamental mantenerse actualizado. Incluso si no es un experto en contabilidad, seguir algunas pautas simples puede ayudarlo a garantizar una operación de comercio electrónico sin problemas.

Tanto para los propietarios de tiendas en línea nuevos como para los experimentados, estas son algunas de las mejores prácticas contables a considerar:

Practica una buena contabilidad.

Equilibrar las cuentas es esencial para una contabilidad eficaz del comercio electrónico. Registre con precisión todas las transacciones financieras, incluidos ingresos, gastos, compras y ventas. De esta manera tendrá una visión clara de su salud financiera.

Conciliar cuentas periódicamente

Desarrolle el hábito de comparar frecuentemente documentos financieros con extractos bancarios para garantizar la precisión. Esto puede ayudarle a identificar y corregir cualquier error antes de que represente una amenaza grave.

Monitorear el flujo de caja

Esté atento a los fondos entrantes y salientes. Si su flujo de caja es positivo, tiene un negocio financieramente sano. Pero si su flujo de caja es negativo, debe abordarlo de inmediato.

presupuesto de viaje de flujo de caja

Entendiendo el impuesto sobre las ventas

El impuesto a las ventas puede ser complejo para las empresas de comercio electrónico, especialmente cuando venden a clientes en diferentes estados o países. Familiarícese con sus obligaciones y asegúrese de recaudar y enviar con precisión los montos del impuesto sobre las ventas.

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Utilice software de contabilidad de comercio electrónico

Muchas soluciones de software de contabilidad se integran con plataformas de comercio electrónico. Estos sistemas pueden ayudarle a conciliar y gestionar las ventas, los gastos y el inventario.

Adopte la automatización

Aproveche la tecnología para automatizar diversas tareas contables. El software puede ayudarle a enviar facturas, realizar un seguimiento de las ventas e incluso calcular impuestos en su nombre. Esto ahorra tiempo y minimiza el riesgo de errores contables.

Mantener el control de inventario

La gestión eficaz del inventario es crucial para las empresas de comercio electrónico. Necesita saber qué se vende, qué no y qué tiene en stock. Verifique si su software de contabilidad incluye seguimiento de inventario o considere usar una herramienta de administración de inventario dedicada para agilizar el proceso.

Tome el control con la contabilidad del comercio electrónico

Ahora que comprende mejor la contabilidad del comercio electrónico, puede navegar con confianza por los aspectos financieros de su negocio. Sólo recuerda que no tienes que hacerlo solo. Con el software de contabilidad de comercio electrónico, puede realizar un seguimiento de las ventas, registrar gastos, calcular impuestos y hacer más con solo unos pocos clics.

Recuerde, una contabilidad eficaz es un pilar fundamental de su negocio de comercio electrónico, así que priorícela junto con otros aspectos cruciales de su negocio para garantizar una rentabilidad y un crecimiento sostenidos.

Preguntas frecuentes sobre contabilidad de comercio electrónico

¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad del comercio electrónico?

La contabilidad y la contabilidad son muy importantes para las empresas de comercio electrónico. Una contabilidad precisa le ayuda a realizar un seguimiento del flujo de caja y a comprender la salud financiera de su empresa. Esto le permite tomar mejores decisiones y cumplir con las regulaciones. Además, las buenas prácticas contables pueden revelar áreas donde la empresa puede reducir costos y aumentar ganancias.

¿Cómo se lleva la contabilidad de un negocio de comercio electrónico?

La contabilidad del comercio electrónico se ocupa de las transacciones en línea que generalmente se pagan con tarjeta de crédito u otros métodos de pago digitales. A diferencia de las tiendas habituales, las empresas de comercio electrónico necesitan realizar un seguimiento y conciliar las ventas, los pagos, los reembolsos y las devoluciones de diversas fuentes como Stripe y PayPal. Además, necesitan realizar un seguimiento y gestionar los envíos, el inventario, los impuestos y otros datos transaccionales.

¿Debo contratar a un contador para mi negocio de comercio electrónico?

Depende de en qué etapa se encuentre su negocio de comercio electrónico. Si su negocio aún está en pañales, es posible que no necesite un contador. Pero a medida que su negocio crece y se enfrenta a complejidades fiscales y financieras, un contador puede brindarle una valiosa ayuda.

¿Cuáles son las cuestiones contables del comercio electrónico?

La contabilidad del comercio electrónico presenta múltiples desafíos, incluida la necesidad de rastrear productos en múltiples almacenes para una gestión eficiente del inventario. Otra cuestión compleja implica la gestión de la obligación del impuesto sobre las ventas en varias jurisdicciones bajo reglas de “nexo económico”. Además, la contabilidad precisa de las devoluciones de productos, el seguimiento de las comisiones de los vendedores en las plataformas de comercio electrónico y las limitaciones en el acceso a datos analíticos en tiempo real contribuyen a los problemas que enfrenta la contabilidad del comercio electrónico.

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