El ciclo de vida de una propiedad bajo administración consta de tres fases: nuevas ofertas, administración continua y listas. En nuestro último blog, echamos un vistazo a cómo funciona la automatización de procesos en la fase de nuevas ofertas. En este blog, cubriremos cómo la automatización de procesos puede ayudar a mejorar la gestión continua.
Con automatización de procesos de gestión de propiedades, puede ser creativo con el ciclo de vida de la propiedad.
La fase de gestión de la propiedad en curso
Incorporación de nuevos inquilinos
El nuevo paso de incorporación de inquilinos es el primer paso en la fase de administración de propiedades del ciclo de vida de administración de propiedades.
- Utilice la automatización para enviar electrónicamente toda la documentación de incorporación a un nuevo inquilino tras la firma del contrato de arrendamiento.
- Las automatizaciones se pueden configurar para enviar recordatorios estacionales a sus inquilinos al inscribirlos en una lista y flujo de trabajo.
- ¡Nunca olvide enviar información a los inquilinos nuevamente!
Incluso puede usar la automatización del correo electrónico para enviar solicitudes de revisiones cada vez que haya una buena interacción para ayudar a mejorar su reputación también.
Cobro de alquiler continuo
¡Deje que la automatización elimine el trabajo de la colección de alquileres! Mediante nuestro puente, su software de administración de propiedades se comunica con HubSpot, la solución de automatización de su equipo.
- Utilizando los términos tardíos definidos por su empresa, la automatización envía una llamada, mensajes de texto y correos electrónicos a los inquilinos con un saldo sobre su cantidad predeterminada a intervalos hasta que se paga el saldo o la cuenta pasa a la tubería de desalojos.
- Los mensajes de texto y correos electrónicos solicitan a los inquilinos que se comuniquen con su personal si es necesario, les brinda enlaces para pagar y mantiene todo en movimiento, con una supervisión mínima.
Ejecución continua de arrendamiento
Si bien el cumplimiento del contrato de arrendamiento es un tema increíblemente variado que generalmente no es lo suficientemente modular como para combinar con los trazos amplios de automatización de procesos de gestión de propiedades, aún puede registrar interacciones con inquilinos en HubSpot, así como en su software de administración de propiedades simplemente haciendo clic en la función “registrar correos electrónicos”.
- La automatización adjuntará automáticamente los correos electrónicos de los inquilinos al registro de contacto, por lo que su personal tiene registros adicionales.
- Su equipo nunca tendrá que preocuparse por extraer un historial del correo electrónico antiguo de un empleado después de que continúen.
- Todo se guarda y se puede buscar fácilmente, lo que ayuda a su personal a hacer lo que mejor hacen: ¡brindar un mejor servicio!
En marcha Mantenimiento
Con el sistema de tickets, puede realizar un seguimiento de la rapidez con la que su equipo responde al mantenimiento sin tener que cavar.
- Los datos se agregan automáticamente a los paneles de control únicos para realizar un seguimiento conveniente de las métricas y las tendencias.
- Su equipo disfrutará de poder ver paneles personalizados creados para ellos y ya no tendrá que administrar las solicitudes de mantenimiento desde su correo electrónico.
- Rastree todo a la dirección de la propiedad, los inquilinos y los registros del propietario, para que siempre tenga datos históricos de fácil acceso.
Vencimientos de arrendamiento
¡Deje que la automatización maneje la comunicación de renovaciones de su equipo!
- Los correos electrónicos automáticos se enviarán al propietario, preguntándole si desea renovar.
- Su respuesta de sí o no entonces activa la oferta apropiada para el inquilino.
- Su aceptación o denegación notificará al propietario y a su equipo que es necesaria una nueva lista, o le dará el contrato de arrendamiento al inquilino y al propietario para su firma.
Todo lo que su equipo necesita hacer es tocar la base cuando un inquilino o propietario solicita hablar con alguien; Las automatizaciones se encargan del resto. Esto hace que todo el proceso de vencimiento y renovación sea más eficiente, por lo que su personal puede dedicar más tiempo al servicio al cliente y menos tiempo a las llamadas, correos electrónicos y preparación de formularios.
Renovación de arrendamiento o revocación
Envíe un aviso al departamento correspondiente automáticamente y genere tickets con las tareas necesarias para completar el trabajo para renovar o volver a listar.
Renovación Redacción
Como puede ver, las partes de vencimiento / renovación / relanzamiento de la fase de administración de la propiedad casi se convierten en una debido a la reducción de la carga de trabajo proporcionada por la comunicación automatizada y la redacción automatizada de los arrendamientos como un elemento de su Gestión de propiedades de automatización de procesos.
¿Cuánto trabajo lleva esto?
Sabemos que existen algunas otras opciones de automatización, algunas de las cuales cuestan significativamente menos que PMOS, nuestras automatizaciones de procesos en la plataforma HubSpot. Sin embargo, una de las diferencias clave entre PMOS y las alternativas más baratas disponibles radica en el marco de nuestro sistema operativo de administración de propiedades.
Con la competencia, prepárese para aprender cómo usar una fusión de diferentes sistemas combinados, además, tiene que hacer todo el trabajo para configurarlo y crear las automatizaciones. ¡Con PMOS, Rent Bridge lo construye todo para usted! Hacemos el trabajo, configuramos todo y brindamos soporte continuo cuando tiene problemas.
¿Mencionamos nuestro apoyo de estrella de rock? ¡Definitivamente merece un bis! Tenemos nuestro propio sistema de automatización y venta de entradas incorporado, y respondemos dentro de las 24 horas hábiles a cada boleto que se envía a nuestro equipo porque sabemos que cada hora cuenta.
Tampoco hablará con un correo de voz preprogramado para recibir asistencia: una de las personas que construyeron sus automatizaciones estará allí para ayudarlo con sus problemas directamente. Estamos tan dedicados al servicio que brindamos a nuestros clientes que incluso le asesoramos cuando tiene preguntas sobre el software o las mejores prácticas para su uso. Solíamos ser una empresa de consultoría de gestión de propiedades, por lo que sabemos mucho sobre el mercado.
Desde que comenzamos PMOS, incluso hemos decidido abrir otra compañía de administración de propiedades utilizando nuestra automatización de procesos de administración de propiedades y automatizaciones de marketing como prueba de concepto. Por supuesto, está funcionando maravillosamente, y ahora tenemos una compañía real en la que podemos probar nuevas ideas e innovar continuamente para hablar sobre una cocina de prueba.
Si estas tomas únicas del ciclo de vida de la propiedad utilizando la automatización le han sido útiles, pase por aquí mañana para echar un vistazo a la automatización durante la fase de relanzamiento del ciclo de vida de la propiedad. Si tiene curiosidad sobre cuánto dinero PMOS puede ahorrarle a largo plazo, descargue nuestro estudio de caso donde le mostramos los ahorros reales de una de las compañías de administración de propiedades más grandes del negocio.
