La última parte del ciclo de vida de la administración de la propiedad que veremos a través de la lente de la automatización es la fase de listas. Si bien hay menos automatizaciones para esta fase, cuando se trabaja con Rent Bridge, el límite es el cielo. Creamos automatizaciones personalizadas para clientes que usan nuestro PMOS.
Dependiendo de sus procesos de administración de propiedades, tiene muchas opciones y espacio para jugar con ellas. Echemos un vistazo a la fase de relanzamiento del ciclo de vida de la propiedad y las oportunidades donde automatización de procesos de gestión de propiedades tiene un papel que desempeñar
Resiste
Cuando un propietario o un inquilino está listo para continuar, puede trasladar un acuerdo a la tubería de mudanzas para su seguimiento. ¡Asegúrese de comenzar su fase de renovaciones, de modo que tenga suficiente tiempo para enumerar la propiedad antes de que el inquilino se mude!
Automatización
- Automatice el envío de documentación y recordatorios de mudanza a los inquilinos a intervalos. Los inquilinos que reciben estos recordatorios regulares tienen más probabilidades de dejar la propiedad en buenas condiciones, por lo que tiene menos trabajo que hacer al mudarse.
- Automatice los tickets para el proceso de preparación y use las métricas integradas disponibles para rastrear todo, desde tickets por departamento hasta el tiempo promedio de cierre.
- Automatice las comunicaciones con los propietarios manteniéndolos informados y encantados en cada paso del proceso.
Márketing
- Aproveche la automatización de marketing para hacer que las listas sean más efectivas. Construya una base de datos de inquilinos de inquilinos interesados y avíseles temprano de que una nueva lista llegará al mercado.
- Cuando tenga su propia gran base de datos de inquilinos, puede omitir los sitios de listados basados en tarifas por completo al alinear a los inquilinos potenciales antes de que su propiedad esté lista.
- Use su sitio web para enumerar sus propiedades y construir su SEO a través del alojamiento de cada listado en su propia página de destino.
¿Qué pasa si mis operaciones no son estándar?
En su mayor parte, las empresas de administración de propiedades en los Estados Unidos siguen este ciclo de vida general y no necesitan una personalización extensa. Esto significa que sus automatizaciones pueden funcionar sin problemas, con todos capacitados dentro de seis meses. Si sus operaciones son únicas, aún puede automatizar, solo necesita tomarse un tiempo para documentar cómo funcionan las cosas primero. Si decide emprender un proyecto independientemente, aquí hay algunos consejos para ayudarlo a tener éxito.
Documentar flujos de trabajo
Hemos cubierto cómo hacer esto en blogs anteriores, pero volvamos a revisar a través de la lente de la automatización de procesos.
- Agrupe sus procesos: Estos últimos blogs se han centrado en tres fases. Cuando agrupa procesos, hace que sea más fácil ver dónde hay pasos que pueden simplificarse o eliminarse por completo.
- Romper las cosas: Una vez que tenga buenas categorías, es hora de desglosarlas en pasos, y tomar esos pasos y desglosarlos aún más. Sabrá que tiene todo el proceso pensado cuando pueda dárselo con confianza a alguien en su equipo que nunca lo haya hecho antes y sabrá que podrá seguir los pasos para completar el proceso.
- Busque tareas que no requieren experiencia: ¿Siempre envías el mismo tipo de correo electrónico a un paso? ¿Un determinado paso siempre requiere el mismo documento? Estas son las oportunidades perfectas para involucrar automatizaciones.
- Involucre a su equipo: Puede pensar que las cosas funcionan de manera muy diferente de cómo funcionan realmente. En este momento, con la mayoría de los equipos trabajando de forma remota, sus registros regulares ayudan a aumentar la transparencia. Sin embargo, el punto es que las personas que usan botas en el suelo tienen botas en el suelo, y generalmente son las primeras en encontrar innovaciones que faciliten su trabajo. Use este proceso para su ventaja y aprenda más sobre estas innovaciones y cómo puede incorporarlas; usted puede estar impresionado!
- Dedique tiempo a las mejoras: Este es un buen momento para sacudir las cosas y hacer los cambios en los que ha estado pensando durante mucho tiempo pero que nunca implementó por el motivo que sea.
- Documento, documento, documento: ¡No solo escriba todo! Tome videos del proceso, capturas de pantalla y cree gráficos de flujo de trabajo. Un poco de esfuerzo aquí le ahorrará mucho esfuerzo a largo plazo cuando pueda tomar toda la información que documentó y crear una base de conocimiento que su equipo pueda buscar en cualquier momento; nunca tienen que interrumpirse mutuamente con una pregunta de proceso de nuevo. Además, habrá creado un conjunto completo de materiales de capacitación para su empresa mientras lo hace.
Si parece que la automatización podría ser adecuada para usted, ¡reserve una llamada de descubrimiento con nuestro equipo! Estaremos encantados de mostrarle cómo funciona todo esto, y confíe en nosotros; es más fácil emocionarse cuando lo ves en acción. Una imagen (en este caso, un video) vale más que mil palabras, después de todo.
Después de contactarnos para reservar una reunión, descargue nuestro ejemplo de estudio de caso para ver cuánto dinero y horas de personal implementando la automatización pueden salvar su negocio. Tus empleados te lo agradecerán.
