Esta es una publicación invitada de Richard B. Newman -Internet Law Attorney sobre la importancia de que las empresas de todos los tamaños tengan políticas escritas de redes sociales.
Políticas de redes sociales para empleados son cada vez más frecuentes.
Como regla general, las políticas de las redes sociales de la empresa siempre deben instar a los empleados a utilizar el sentido común y a abstenerse de divulgar información patentada.
Lo mismo es válido para grandes empresas y pequeñas empresas, por igual.
Cada negocio debe tener una política escrita
y capacitar a sus empleados antes de permitir
ellos para representar a la empresa en línea.
Aunque existen numerosas consideraciones al diseñar e implementar las políticas de redes sociales de los empleados, existen algunas disposiciones críticas desde un punto de vista normativo y legal. Hay varias disposiciones contenidas en las políticas de redes sociales que parecen ser bastante comunes:
- El uso del sentido común.
- Restricciones contra hacer representaciones engañosas
- Restricciones absolutas contra la divulgación de información confidencial o de propiedad.
- Restricciones contra la divulgación de información material no pública
- Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
- Identificarse completamente a sí mismo y cualquier afiliación material
Innumerables políticas de redes sociales de empleados expresamente
aconsejar a los empleados que usen el sentido común y
ejercer juicio al usar las redes sociales,
declarando que los individuos son responsables de sus publicaciones.
Deben evitarse las comunicaciones negativas sobre el empleador / negocio, competidores y / o clientes. Las políticas de redes sociales parecen, como regla general, aconsejar a los empleados que no utilicen las redes sociales de manera falsa o engañosa. Esto incluye hacer declaraciones falsas o sin fundamento según lo contemplado en las Directrices de 2009 de la Comisión Federal de Comercio sobre el uso de endosos y testimonios.
Advierta a sus empleados que no usen las redes sociales
de manera engañosa, falsa o engañosa.
Las preocupaciones sobre el uso de las redes sociales de manera falsa o engañosa también involucran impostores “anónimos”. La facilidad con la que una persona puede establecer una cuenta de redes sociales y afirmar ser otra persona es asombrosa, a pesar de que hacerse pasar por otra a través de una cuenta en un sitio web de redes sociales generalmente viola los términos de uso de las redes sociales.
Naturalmente, tanto a las grandes como a las pequeñas empresas les preocupa que el uso de las redes sociales aumente el riesgo de revelar información confidencial o privada, incluso sin querer. Como resultado, muchas políticas contienen una disposición que prohíbe ampliamente esto en nombre de la empresa y, a menudo, especifica qué es información confidencial o privada. Algunas empresas agregan información financiera u otra información confidencial a información confidencial o de propiedad.
Además de la información confidencial y de propiedad de la empresa, la prohibición a menudo se extiende a la información sobre los competidores, socios comerciales, clientes y empleados de una empresa. Otras políticas también pueden tener referencias cruzadas en una política que cubre las redes sociales y deben implementarse, en la medida pertinente, al preparar una política de redes sociales. ¿Otra política cubre aspectos de las redes sociales y podría modificarse y actualizarse en lugar de preparar una política de redes sociales independiente?
Los empleados nunca deben hablar negativamente sobre su empresa,
competidores o clientes o divulgan información de propiedad.
La respuesta dependerá de la situación del negocio particular. Por ejemplo, muchas empresas tienen una política de comunicaciones electrónicas para abordar los usos apropiados del sistema informático de la empresa y para reducir las expectativas de privacidad de los empleados y el riesgo de una empresa. A menudo, se modifica una política de comunicaciones electrónicas para abordar el uso de las redes sociales.
Si una empresa no tiene una política de comunicaciones electrónicas, las siguientes disposiciones pueden incluirse en una política de redes sociales donde la empresa:
- (i) se reserva expresamente el derecho de acceder y monitorear el uso de la red de computadoras, equipos y sistemas de comunicaciones de la compañía y el contenido de los archivos y comunicaciones creados, almacenados, enviados o recibidos en los sistemas
- (ii) señala que la red informática, los equipos y los sistemas de comunicaciones son propiedad de la empresa y
- (iii) establece que no debe esperarse privacidad en todo lo creado, almacenado, enviado o recibido a través de la red informática, el equipo, los sistemas de comunicaciones o Internet de la empresa.
Los casos judiciales que consideran el derecho de los empleadores a monitorear o revisar el material enviado o recibido en una computadora de la compañía son específicos de los hechos y consideran, entre otras cosas, el lenguaje de la política en cuestión y la medida en que se ha utilizado o aplicado en el pasado .
Una política de comunicaciones electrónicas a menudo también aborda el alcance del uso personal de la red de computadoras, equipos y sistemas de comunicaciones de la compañía. Muchas políticas limitan el uso personal o mantienen el uso personal al mínimo. Dicha política debe ser razonable y exigible y aplicarse de manera consistente.
¿Conocen sus empleados el derecho de un empleador?
para monitorear sus actividades en línea y correo electrónico?
Independientemente del enfoque que se adopte, se debe redactar una política que cubra las redes sociales para que sea coherente e integrada con otras políticas de la compañía (por ejemplo, política de comunicaciones electrónicas, código de ética, código de conducta, política de retención de registros, política de privacidad, manual del empleado, información privilegiada). política comercial y política de divulgación, etc.).
Además de las políticas de la compañía, si las disposiciones del acuerdo de la compañía pudieran estar implicadas (por ejemplo, las disposiciones de confidencialidad), también deberían revisarse. Si hay alguna inconsistencia entre la política que cubre las redes sociales y otra política o acuerdo de la compañía, debe tenerse en cuenta la que regirá. Además, las políticas a menudo incluyen una disposición sobre el cumplimiento de la ley aplicable (por ejemplo, la ley de propiedad intelectual).
Además, el Las pautas de la FTC requieren una divulgación completa de una conexión material entre un anunciante y un endosante que podría afectar materialmente el peso o la credibilidad del endoso.
Empleados de una empresa que hacen comentarios sobre la empresa.
o sus productos o servicios, particularmente de manera positiva,
debe revelar completamente que son empleados de la empresa.
De hecho, la FTC ha estado aplicando infracciones de las Pautas de testimonios y avales con más frecuencia. Por ejemplo, la FTC aprobó una orden final de liquidación de cargos que, entre otras cosas:
- (i) prohíbe a la agencia de relaciones públicas tergiversar que el usuario o endosante es un consumidor independiente y ordinario, y hacer endoso o reclamos del usuario sobre un producto o servicio a menos que revelen cualquier conexión relevante que tengan con el vendedor o el producto o servicio y
- (ii) requiere que la agencia de relaciones públicas elimine todos los avales publicados previamente que tergiversen a los autores como usuarios independientes o consumidores comunes y que no revelen una conexión entre la agencia de relaciones públicas y el vendedor de un producto o servicio.
Experimentado Abogado de Defensa de la FTC y Cumplimiento Normativo
Abogado consejero confirmará que la FTC está bien establecida
se aplican los principios de la verdad en la publicidad a nuevas formas de móvil
marketing, como en el mundo fuera de línea, y que las empresas deben
ser capaz de corroborar las afirmaciones hechas sobre sus productos.
Si no está seguro de cómo interpretar la reciente legislación federal y estatal, o las recientes posiciones de cumplimiento de la NLRB, comuníquese con su Abogado de internet para obtener orientación y revisar a fondo sus políticas y procesos de redes sociales para cumplir con las restricciones nuevas y en desarrollo.
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Richard B. Newman es un Abogado de internet a Hinch Newman LLP (Nueva York y California)
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