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Cómo utilizar Google Calendar: explicación de las funciones principales

Cómo utilizar Google Calendar: explicación de las funciones principales

¿Quieres simplificar tu trabajo en Google Calendar? Descubre trucos secretos que te ayudarán a organizar tu trabajo. ¿Pero estás usando todas las herramientas? En lo que respecta a las aplicaciones de gestión del tiempo, Google Calendar se encuentra entre las mejores opciones. ¿Pero utilizas todas las herramientas para sacar el máximo provecho? Las funciones de Google Calendar le permiten programar un horario adecuado, completar su trabajo de manera eficiente y administrar su tiempo.

Las principales características de Google Calendar.

Si bien Google Calendar es un amigo familiar, está lleno de joyas ocultas que esperan ser descubiertas. Esta guía desbloquea todo su potencial, transformándote de un usuario novato a un ninja del calendario.

Sincroniza como un profesional

Tiene un sistema CRM integrado si ejecuta CRM (Gestión de relaciones con el cliente) y otros programas en paralelo. Al integrar dos sistemas, utiliza su tiempo y elimina el estrés de cambiar entre ventanas o sistemas.

¿Utilizas un CRM todos los días? Tener que cambiar entre su CRM y Google Calendar es una molestia. Alternativamente, verifique la configuración de su CRM para posibles integraciones con Google Calendar.

Programación de citas simplificada

Si utiliza la herramienta de programación de citas de Google, puede bloquear días enteros en su calendario e invitar a otras personas a verlos a través de un enlace privado. Las reuniones se pueden programar a la hora designada cuando estas personas hagan clic en el enlace.

Al reservar un día o una semana completos, es una buena idea dividir sus responsabilidades y prioridades entre varias reuniones, bloques de enfoque u objetivos de la hoja de ruta. Si desea explorar herramientas de citas directas, haga clic en “Más opciones”. Para invitar a otras personas a una cita, vaya a la “Página de citas de este calendario” y copie el enlace.

Atajos de teclado para la victoria

Función

Atajo de teclado

1. Crea un evento

C

2. Detalles del evento

Y

3.Eliminar evento

Retroceso o Eliminar

4.Cancelar último (si es posible)

Ctrl+Z onzas

5. Ir al período de tiempo anterior

kop

6.Ir al siguiente período de tiempo

jon

7. Actualiza la página

R

8. Ir a la vista de hoy

t

9. Vista diaria

1 unidad

10. Vista semanal

2 ahora

11. Vista mensual

3 en punto

12. Vista personalizada

4 o

13. Vista de agenda

5 oa

14. Buscar

/

15. Agrega un calendario

cambio += o +

16. Adición rápida

q

17. Imprimir

Ctrl + p comando + p

18.Configuración

S

19. Menú de atajos de teclado

Ctrl+? o comando +? O ?

Mejora tu gestión del tiempo

Establecer una “Duración predeterminada” o “Tiempo predeterminado”

La “Duración predeterminada” es una función que le permite establecer un tiempo de reunión predeterminado de 15 o 20 minutos. La herramienta es una salvación, especialmente cuando las reuniones largas consumen un tiempo precioso.

Por supuesto, se necesitan entre 30 y 60 minutos para temas específicos de la reunión. Pero si la mayoría de sus reuniones son breves, individuales o de “puesta al día” con colegas, intente transmitir lo esencial en veinte minutos o menos y guarde los detalles para enviarlos por correo electrónico y revisarlos más tarde.

Codificado por colores para mayor claridad.

Manténgase organizado y actualizado con la ayuda de calendarios codificados por colores. Si desea ver lo que sucede a lo largo del día, la semana y el mes sin analizar cada responsabilidad individualmente, codifique con colores sus reuniones y otras obligaciones.

Fuera de la oficina como un jefe

Establece un recordatorio para tus compañeros de equipo o colegas con antelación e infórmales de tu ausencia. Puede gestionar fácilmente su vida personal y profesional con un mensaje eficaz de fuera de la oficina. También les informa que se comuniquen con otra persona si la solicitud o la tarea no pueden retrasarse.

Dejar una simple nota de “fuera de la oficina” y de vacaciones podría ser de gran ayuda para mantener a su equipo informado y productivo mientras usted está fuera.

Realizar una búsqueda avanzada de calendario

¿Alguna vez se ha sentido confundido cuando necesita revisar, editar o actualizar un evento pero no puede determinar el momento exacto en que ocurrió y necesitaba una aclaración? (O la fecha, si fue hace mucho tiempo).

Utilizando los filtros avanzados de la barra de búsqueda de Google Calendar podrás localizar rápidamente cualquier evento, pasado o futuro, según sea el caso. Calendario, palabras clave, ubicación y fecha son algunas opciones de filtro.

Abra la página de inicio de Google Calendar y haga clic en el icono de la lupa en la esquina superior derecha. Aparece una barra de búsqueda. Toca la flecha desplegable. Aparece un filtro de búsqueda avanzada. Ingrese la información y haga clic en “Buscar”.

Punto de nota:

Recuerde siempre elegir títulos de eventos ricos en palabras clave para que pueda descubrirlos fácilmente más adelante cuando utilice esta opción.

Cambiar la vista de tu calendario

Google Calendar ofrece más opciones de visualización. Si desea cambiar la vista de su calendario, haga clic en el menú de hamburguesas en la esquina superior derecha de la pantalla de inicio de la página de inicio del calendario.

Las opciones disponibles incluyen Día, Semana, Mes, Año y Horario/Agenda. Además de crear tu propia vista de calendario única, puedes mostrar u ocultar los fines de semana.

Cree reuniones de forma confidencial con configuraciones de privacidad

Es posible que no desee que todos los que comparten su calendario puedan ver todas las citas que tiene. Google Calendar facilita cambiar la forma en que las personas ven sus eventos.

En la opción desplegable “Visibilidad predeterminada”, seleccione “Privado”. Aún podrás ver el evento y recibir alertas con esta etiqueta, pero nadie más podrá hacerlo.

Esta herramienta se vuelve imprescindible a la hora de utilizar la agenda tanto para compromisos laborales como personales.

Inserta Google Calendar en tu sitio web para reservar fácilmente

También puede integrar Google Calendar con su sitio web para una mejor comunicación y una mayor eficiencia. Esto permitirá que otras personas ajenas a su empresa reserven citas con usted más fácilmente.

Debes acceder a tu calendario en una computadora, no dentro de la aplicación, para obtener el código de inserción.

Seleccione “Configuración”, luego elija el calendario cuyo nombre desea ingresar. Seleccione “Personalizar” después de copiar el código del iframe del cuadro “Insertar calendario”. Habilite el acceso público a su calendario para que todos los visitantes del sitio web puedan verlo.

Sincroniza tu Google Calendar con otros programas de calendario

Si desea sincronizar Google Calendar con otros calendarios, Calendar ofrece esta función para importarlo y exportarlo. Al utilizar esta sencilla técnica, puede evitar reservas dobles y ahorrar tiempo al no tener que cambiar entre calendarios en computadoras separadas.

Ahorra tiempo con el Asistente de Google

Siempre has querido un compañero. ¡Obtén un Asistente de Google configurándolo! Agregue, edite o elimine eventos de su calendario con comandos de voz.

Utilice fácilmente sus pensamientos e ideas espontáneos con la ayuda del Asistente de Google, que puede mejorar enormemente sus habilidades de gestión del tiempo.

Establecer “horas de trabajo”

Puede elegir su disponibilidad para el trabajo y las reuniones, lo cual es útil si su empleador se lo permite, si los miembros de su equipo se encuentran en diferentes zonas horarias o si prefiere un horario más transparente. (Tenga en cuenta que esta función solo está disponible para quienes tienen una suscripción a Google Workspace).

Seleccione “General”, luego “Horas de trabajo” en el menú “Configuración”, luego ingrese allí sus horas de inicio y finalización. Debido a esto, usted (y cualquier otra persona que intente concertar una reunión con usted) inicialmente ahorrará tiempo.

Integre aplicaciones como Slack, Range y Zapier

Para un flujo de trabajo más ágil y eficaz, conéctelos a su calendario.

Entre los muchos beneficios de Google Calendar está su compatibilidad con las aplicaciones empresariales más populares, lo que permite a los equipos trabajar de manera eficiente. Una forma de ahorrar tiempo es no cambiar de aplicación y volver al calendario.

Activar el modo sin conexión de Google Calendar

Google Calendar también está disponible en modo fuera de línea. Puede ver eventos pasados ​​y próximos a través de Google Chrome.

Simplemente vaya al menú “Configuración” y active esta función. Seleccione “General” y luego “Sin conexión” para habilitar el calendario sin conexión. Continúe y haga clic en “Recargar ahora”. Notarás que el calendario comienza a sincronizarse. Su calendario mostrará “Listo para desconectarse” una vez que se complete la sincronización.

Recuperar y restaurar reuniones eliminadas

Incluso si eliminas una reunión por error o se pospone varias veces (todo el mundo hace esto a veces), puedes recuperarla fácilmente de la papelera.

En Google Calendar, ve a configuración y busca el símbolo de la papelera. Haga clic en el botón “Recuperar” para restaurar la reunión eliminada.

Todo se conserva durante 30 días, así que no te sorprendas si la reunión desaparece de la papelera después de 30 días si la eliminas.

Habilitar actividad

Puede encontrar el pequeño símbolo de tarea azul en el lado derecho de su calendario. Haga clic en el icono de la tarea para agregar un título, detalles del evento, fecha/hora y subtareas.

Una vez que activas Tareas, puedes organizar estas tareas cronológicamente o por fecha de vencimiento para concentrarte mejor en lo que es realmente importante. Una vez que termines cada trabajo, aparecerá una notificación felicitándote por tu logro y haciéndote saber que es hora de recargar energías.

Agregar eventos desde Gmail

¿Estás pensando en coger un avión de vacaciones? ¿Te gustaría encargarte de hacer la reserva en ese nuevo restaurante de moda que te ha pedido un cliente potencial?

Cuando agregas estos eventos a tu calendario usando Gmail, recibirás una notificación automática antes del evento. De esta forma, Google Calendar programará automáticamente tus eventos.

Crea tareas de seguimiento con Asana, Trello y Gmail

Lo que suele determinar la eficacia de una reunión es la cantidad de acciones realizadas tras la misma.

Puedes automatizar el seguimiento de las reuniones utilizando estas tareas en Trello y Asana. Utilice esta automatización para enviar correos electrónicos a todos los asistentes sobre el evento si desea su apoyo. Organizar una reunión de seguimiento podría ser una molestia. La próxima automatización de Zoom se encargará de esto por usted: generará un enlace a una reunión posterior que utilizará los mismos participantes que la primera reunión.

Conclusión

Al dominar estos trucos de Google Calendar, superará su apretada agenda y desbloqueará un nuevo nivel de productividad tanto en su vida personal como profesional. Empiece poco a poco, experimente con las funciones que le interesen y pronto se convertirá en un gurú de Google Calendar.

Cómo utilizar Google Calendar – Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo maximizar la productividad en Google Calendar?

  • Descubra cómo aprovechar al máximo su calendario.
  • Organizar eventos en un calendario.
  • Reciba un horario diario directamente en su bandeja de entrada.
  • Se pueden utilizar filtros para redirigir las respuestas del calendario fuera de su bandeja de entrada de Gmail.
  • Establece un horario para cada día laboral.
  • Puede agregar franjas horarias al calendario.

¿Cómo puedo hacer que mi Google Calendar sea atractivo?

  • Selección de temas.
  • Mejora tus eventos con imágenes.
  • Personaliza la vista.
  • Exprésate usando emojis.
  • Organiza tus eventos por color.

¿Por qué Google Calendar es el mejor?

Las funciones para compartir de Google Calendar se encuentran entre sus funciones más interesantes. Cualquiera puede crear un Calendario de Google y compartirlo con otras personas para mantenerse organizado para cumpleaños, citas y reuniones. Crea una serie de calendarios y elige cuáles distribuir, si corresponde.

¿Es útil Google Calendar para gestionar el tiempo?

Como primer paso hacia una mejor gestión del tiempo, Google Calendar resulta útil. Este calendario digital tiene todo lo que podrías desear: programar, compartir, notificaciones y más, y es gratis.

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