Dado que la mayoría de las empresas realizan sus operaciones en línea, muchos procesos ahora se llevan a cabo de forma remota.
Eso significa que las empresas se están adaptando a los nuevos flujos de trabajo remotos, desde la comunicación en equipo hasta las actividades relacionadas con los clientes.
Afortunadamente, tecnologías como las firmas electrónicas están disponibles para que las empresas puedan continuar con sus actividades habituales. Las empresas pueden seguir procesando contratos, acuerdos y otros documentos legales que normalmente requieren firmas incluso cuando se encuentran en una ubicación diferente a la de sus clientes.
Antes de profundizar en cómo crear una firma electrónica segura, comencemos por lo básico.
¿Qué es una Firma Electrónica?
Ya sea que trabaje por cuenta propia o una empresa multinacional con clientes en todo el mundo, las firmas son esenciales para solidificar las relaciones comerciales.
En su definición más simple, una firma electrónica, o firma electrónica, es la forma electrónica de la firma en tinta, que se adjunta a los documentos electrónicos.
Al igual que su forma anterior, una firma electrónica representa a una persona y verifica su identidad. Sirve como prueba del consentimiento, respaldo y situación contractual reseñada en el documento donde se adjunta.
Los diferentes países tienen diferentes definiciones de firma electrónica, si existe alguna en su legislación.
Por ejemplo, Estados Unidos define las firmas electrónicas según la Asociación de Registros y Firmas Electrónicas (ESRA) como cualquier símbolo, sonido o proceso electrónico asociado con un registro y ejecutado por una persona con la intención de firmar dicho registro.
La mayoría de los países adoptan esta definición versátil de firma electrónica. Eso significa que se extiende más allá de su forma escrita tradicional.
Por ejemplo, por definición legal, el acto de comprar productos digitales de Amazon es una forma de firma electrónica. Es por eso que los recibos o comprobantes de compra son legalmente válidos incluso sin su firma escrita.
¿Cómo crear una firma electrónica segura?
Hay tres formas principales de crear una firma electrónica, cada una con diferentes niveles de seguridad.
Firma Electrónica Sencilla
Firmar una copia impresa de un documento y escanearlo es un ejemplo de firma electrónica simple.
Otros utilizan aplicaciones para firmar directamente documentos electrónicos. Por ejemplo, puedes probar el creador de firmas Wisestamp.
Enviarlo mediante una cuenta de correo electrónico verifica su identidad, lo que vincula la firma al documento.
Del mismo modo, se consideran firmas simples asociar un nombre de usuario y contraseña a un registro digital o aceptar un documento de términos y condiciones.
La asociación lógica entre la firma y la entidad firmante, es decir, la dirección de correo electrónico, vincula a ambas. Sin embargo, no proporciona ninguna identificación legal del firmante.
Eso significa que una simple firma electrónica sólo proporciona el nivel de seguridad más bajo.
Firma Electrónica Avanzada
Una firma electrónica avanzada (AeS) debe cumplir requisitos específicos, tales como:
Debe utilizar servicios de firma electrónica basados en estándares a través de un proveedor para crear una firma electrónica avanzada.
Busque proveedores que cumplan con los servicios de identificación, autenticación y confianza electrónica (elDAS) que atiendan transacciones en el mercado único europeo.
De manera similar, Estados Unidos sigue el Estándar de firma digital (DSS) bajo el Estándar federal de procesamiento de información (FIPS).
Firma Electrónica Cualificada
Una firma electrónica cualificada (QES) también sigue los estándares de firma electrónica avanzada con requisitos adicionales:
Las firmas electrónicas creadas a través de Documentos Nacionales de Identidad electrónicos son ejemplos de firmas electrónicas cualificadas.
Esto significa tarjetas de identificación electrónicas nacionales, pasaportes electrónicos (ePP) y otros documentos similares en los que su identidad, como los datos biométricos, se recopilan y almacenan mediante una firma electrónica calificada.
(Fuente de la imagen: travel.state.gov)
Como tal, proporciona el más alto nivel de seguridad para las firmas electrónicas.
¿Son legales las firmas electrónicas?
Si bien existen numerosos estándares y protocolos para validar firmas electrónicas, su aplicación y viabilidad legal difieren en cada país. Aquí hay unos ejemplos.
Los Estados Unidos
La Ley ESIGN de EE. UU. de 2000 describe la adopción de firmas electrónicas en diversos procesos comerciales, transacciones y relaciones.
Como se mencionó, la ley reconoce cualquier símbolo, sonido o proceso electrónico que esté asociado lógicamente a un registro o documento.
Garantiza que las firmas electrónicas sean válidas como prueba en los tribunales. Además, declara que la firma electrónica es igual y puede sustituir a la firma en tinta o húmeda.
En consecuencia, protege la validez, aplicabilidad y efecto de los documentos electrónicos.
unión Europea
eIDAS, además de describir estándares y protocolos, también establece que cualquier forma de firma electrónica es válida siempre que las partes involucradas en la transacción, proceso o acuerdo consientan el uso de dicha firma electrónica.
Porcelana
Inicialmente, la Ley de Firma Electrónica de la República Popular China, posteriormente modificada como Ley de Firma Electrónica, reconoce la validez de las firmas electrónicas para contratos civiles.
Sin embargo, no son válidos para licencias de matrimonio, documentos de adopción, registros de herencia, contratos inmobiliarios y suspensiones de servicios públicos.
India
La Ley de Tecnología de la Información de la India también reconoce la validez y aplicabilidad de las firmas electrónicas en la mayoría de las aplicaciones y transacciones comerciales.
Sin embargo, las firmas electrónicas no se reconocen en transacciones inmobiliarias, contratos de poder y testamentos.
Tenga en cuenta que el país indica que las firmas digitales, no las firmas electrónicas, son legalmente iguales a las firmas húmedas.
Canadá
La Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos de Canadá establece que las firmas electrónicas son legalmente válidas e iguales a las firmas con tinta.
Al igual que en India, las firmas electrónicas no son válidas para contratos inmobiliarios, documentos de poder y testamentos.
Firmas electrónicas versus firmas digitales: ¿cuál es la diferencia?
Si bien pueden parecer intercambiables, las firmas electrónicas y digitales son diferentes entre sí.
Los siguientes factores caracterizan a las firmas electrónicas:
Por otro lado, las firmas digitales cuentan con las siguientes cualidades:
Conclusión
Sin firmas electrónicas, será difícil realizar negocios internacionales. ¿Imagina enviar documentos impresos al extranjero? ¿O enviar por fax una copia de los contratos?
Además, a medida que las empresas continúan cambiando a operaciones totalmente en línea, las firmas electrónicas, junto con las firmas digitales, continúan el propósito de las firmas tradicionales con tinta, especialmente en contratos, acuerdos y documentos similares.
A medida que la tecnología mejore, se espera ver versiones privadas y altamente seguras de firmas electrónicas en el futuro.
