Maintenant que nous passons plus de temps que jamais à la maison avec nos ordinateurs, c’est le bon moment pour réviser l’étiquette des webinaires.
Les webinaires donnent aux marques la possibilité de se connecter directement avec leur public. D’autre part, les consommateurs peuvent augmenter leurs connaissances sur un sujet. Il est bénéfique pour tout le monde lorsqu’il est fait correctement, mais tous les webinaires ne se déroulent pas sans heurts. Une fois, j’ai assisté à un webinaire sur les conseils d’automatisation des e-mails qui était en fait une démonstration complète du produit. Oh!
Ensuite, vous avez des situations où le présentateur est en retard ou les participants s’amusent un peu dans la salle de discussion, ce qui n’est pas exactement la meilleure expérience pour l’une ou l’autre des parties.
Voyons donc comment les présentateurs et les participants peuvent contribuer à des webinaires plus productifs.
1. Donnez le ton.
Chaque format de webinaire est différent. Par exemple, certains sont basés sur l’éducation, le présentateur n’interagissant avec le public que pour poser des questions. Dans d’autres cas, le cadre est plus interactif.
Cela dit, faites savoir à votre public ce que vous attendez d’eux dès le départ.
Envoyez un e-mail de rappel à vos participants quelques jours avant le webinaire et incluez une section sur les directives. Assurez-vous de répondre aux questions suivantes :
- Les participants doivent-ils avoir leurs caméras et leurs microphones allumés ou éteints ?
- La participation est-elle encouragée ? Si c’est le cas, comment?
- Y a-t-il un travail de préparation ?
Vous pouvez également rappeler ces instructions à vos participants au début du webinaire, lorsque les gens se connectent.
2. Présentez ce qui est attendu.
Imaginez que vous commandez un steak moyen dans un restaurant et que vous obtenez à la place un morceau de poulet. Ce morceau de poulet peut être délicieux, mais cela n’aura pas d’importance car ce n’est pas ce que vous avez commandé.
Répondre aux attentes est très important lorsque vous essayez de gagner la confiance de votre public. Pour les webinaires, il y a peu de choses plus frustrantes que d’anticiper une présentation sur une chose et d’obtenir tout autre chose. Changer de vitesse peut être source de confusion et entraîner des taux de désabonnement élevés et une faible participation.
De plus, chaque type de webinaire a un objectif et s’adresse à un public unique. Par exemple, les participants à l’atelier peuvent ne pas avoir les mêmes intentions que les participants à la démonstration du produit.
Dans cet esprit, résistez à l’envie de transformer votre webinaire en une opportunité promotionnelle (ou autre chose) si ce n’est pas à l’ordre du jour.
3. Faites un tour d’entraînement.
Les difficultés techniques sont décevantes. Ils perturbent le déroulement de la présentation et peuvent être difficiles à récupérer. Une façon de les prévenir est de s’entraîner au préalable.
Tout d’abord, familiarisez-vous avec la plate-forme d’hébergement que vous utiliserez. Découvrez où se trouvent les fonctionnalités clés, par exemple comment :
- Partagez votre écran.
- Lire des clips audio et/ou vidéo.
- Démarquez-vous de la foule et ajustez vos paramètres audio/vidéo.
Vous pouvez envisager d’avoir un modérateur pour vous aider lors de votre présentation pour surveiller la salle de discussion et vous aider à avancer.
Une fois que vous vous sentez à l’aise pour naviguer sur la plate-forme, testez votre présentation du début à la fin. Cela vous permettra de savoir combien de temps vous devez consacrer à chaque section pour respecter le calendrier.
4. Lisez les questions et réponses à voix haute.
Lorsque vous assistez à une présentation en personne, il n’y a généralement pas de jeu de devinette lorsque quelqu’un pose une question, car vous pouvez l’entendre. En ligne, les choses fonctionnent différemment.
Selon la plate-forme d’hébergement que vous utilisez, vous disposez probablement d’une fonction de questions et réponses qui permet aux participants de poser des questions directement à l’hôte. Cela signifie que les autres participants ne sauront pas qui a posé une question et quelle était la question.
En tant que tel, les présentateurs doivent toujours répéter les questions à voix haute avant d’y répondre, afin que le public comprenne le contexte de la réponse. Cependant, gardez le nom du participant anonyme, sauf si le participant a demandé le contraire.
5. Rendez le webinaire accessible.
Les webinaires peuvent être d’excellentes sources d’informations, mais ils peuvent ne pas disposer des fonctionnalités d’accessibilité nécessaires pour atteindre tous les publics, y compris les sourds, malentendants (HoH) et les malvoyants.
Commencez par passer en revue vos plateformes d’hébergement. Des applications telles que Zoom et Google Hangouts intègrent des fonctionnalités de sous-titrage et de transcription en direct. Vous pouvez également envoyer des diapositives de présentation à vos participants à l’avance, ce qui permet aux locuteurs non natifs de se familiariser plus facilement avec le contenu.
Selon votre budget, vous pouvez engager un interprète pour signer votre présentation pour votre sourd et/ou HoH entendant. Si ce n’est pas possible, recherchez des fournisseurs de services de relais vidéo qui mettront votre public en contact avec des interprètes pendant votre présentation.
Pour la présentation elle-même, utilisez des couleurs à contraste élevé pour permettre aux participants malvoyants de visualiser plus facilement vos diapositives.
6. Enregistrez la session.
Lorsque vous hébergez un webinaire, seul un pourcentage de vos inscrits peut assister à la session en direct. En raison de conflits d’horaire, de nombreuses personnes se fient aux enregistrements vidéo pour revoir les sessions manquées.
Bien que cela ne soit pas absolument nécessaire, c’est un excellent moyen d’offrir de la valeur aux utilisateurs qui s’intéressent à votre marque mais ne peuvent pas assister aux sessions en direct. Vous pouvez limiter l’accès à l’enregistrement pendant une semaine ou deux après la session en direct et ajouter un mot de passe pour accéder aux images pour plus de sécurité.
1. Soyez à l’heure.
Les webinaires suivent souvent des horaires stricts, ce qui signifie qu’il y a très peu de place pour rattraper le temps perdu si vous avez manqué une partie de la présentation.
Pour tirer le meilleur parti du webinaire, assurez-vous d’être à l’heure. Il y a généralement une période de grâce d’une à trois minutes pour que les participants se connectent à la plate-forme d’hébergement.
Pour jouer en toute sécurité, rejoignez le webinaire quelques minutes plus tôt au cas où vous auriez des difficultés à vous connecter. Cela vous donnera suffisamment de temps pour contacter l’organisateur du webinaire pour obtenir de l’aide. Vous pouvez également définir des rappels dans les jours précédant le webinaire pour vous assurer que vous êtes prêt lorsque l’événement commence.
2. Chattez pour amplifier, pas pour distraire.
Pensez à la boîte « Chat » dans un webinaire comme dans une salle de classe. Sauf que, dans ce cas, vous ne pouvez pas chuchoter à la personne à côté de vous. Tout ce que vous dites est suffisamment fort pour que tout le monde dans la pièce puisse l’entendre et s’y associer.
Dans cet esprit, votre entrée ne devrait servir qu’à amplifier ce que dit le présentateur.
Par exemple, disons que vous assistez à un webinaire sur l’automatisation du marketing par e-mail. Le présentateur explique les avantages de la mise en place de séquences d’e-mails une fois qu’un client potentiel effectue une action spécifique. Vous pouvez participer au chat pour indiquer à quel point cette pratique a été efficace pour votre marque.
Cependant, il ne serait pas aussi utile de présenter une conversation sur les taux de clics sur les e-mails ou de plonger dans votre expérience en utilisant une plate-forme d’automatisation particulière.
En règle générale, si vous n’êtes pas en ligne avec la présentation, veuillez la laisser hors de la salle de discussion.
3. N’interrompez pas.
En tant que présentateur, les interruptions peuvent vraiment vous détourner de votre jeu. Cela interrompt votre processus de réflexion et il peut vous falloir une seconde pour vous remettre sur les rails, peu importe à quel point vous êtes expérimenté.
Vous n’avez besoin de réactiver le son pour ajouter votre entrée que si le présentateur a ouvert la parole pour vous. Par courtoisie professionnelle, n’interrompez pas le présentateur à moins d’indiquer explicitement que vous êtes le bienvenu.
Au lieu de cela, attendez un appel à l’action. Le présentateur peut avoir une diapositive dédiée pour les questions et les commentaires, ou peut demander à voix haute si quelqu’un a quelque chose à ajouter.
4. Évitez l’auto-promotion.
L’auto-promotion pendant le webinaire de quelqu’un d’autre, c’est comme souffler les bougies d’anniversaire de quelqu’un d’autre – c’est ringard.
Si demandé, il convient de mentionner votre marque en ce qui concerne le contenu de la présentation. Ce que vous devriez éviter, c’est d’essayer de diriger les autres participants vers votre marque via votre site Web et vos liens sociaux ou d’autres stratégies.
En suivant quelques étapes simples, vous pouvez contribuer à créer une expérience de webinaire plus positive que tout le monde appréciera.
