Il est sûr de dire que nous vivons dans l’ère la plus active, interconnectée et exigeante de tous les temps. La technologie a élargi la portée de nos heures de travail, au point qu’il est difficile de faire la distinction entre le travail et la vie à la maison. Les e-mails arrivent pendant que vous préparez le dîner et votre liste de choses à faire a déjà dix points de profondeur avant que vous n’ayez pris votre petit-déjeuner.
Cela peut être stressant et accablant, nous obligeant à ressentir l’obligation d’être toujours « au travail ». Mais il n’est pas nécessaire que ce soit ainsi, c’est pourquoi il est si important de travailler plus intelligemment, pas plus fort. Donner la priorité à la productivité peut changer complètement vos habitudes de travail, rendant votre temps de « bureau » plus précieux tout en maintenant un équilibre travail-vie personnelle.
Voici mes 5 meilleurs conseils pour être plus productif afin de tirer le meilleur parti de votre temps.
Sortez les réseaux sociaux
Coupable de vérifier votre téléphone à chaque fois qu’une notification sonne ? Une interruption constante peut sérieusement affecter la productivité, car il faut du temps pour rétablir votre concentration initiale et revenir à la tâche sur laquelle vous vous concentriez. Pour contrer cela, définissez des règles de médias sociaux qui vous permettent de vous concentrer sur le travail, sans interruption. Commencez par désactiver les notifications, en supprimant la tentation de rechercher la dernière mise à jour. Si tout le reste échoue, mettez votre téléphone dans votre tiroir ou votre sac à main pour ne pas le voir. Vous serez surpris de voir à quel point vous serez plus concentré et combien de temps vous aurez économisé. Après tout, vous Facebook et les messages WhatsApp seront toujours là après 17h
Faites des listes de priorités, pas des listes de choses à faire
Il n’y a rien de plus intimidant qu’une longue liste de tâches qui nécessitent votre attention. Mais toutes les tâches de cette liste ne sont pas créées égales, il est donc temps de commencer à établir des priorités. Le problème avec une liste générale de « à faire » est qu’il y a une tentation de cocher d’abord les courses les plus faciles. Au lieu de cela, dressez une liste de « priorités », en commençant par les tâches les plus urgentes et en descendant progressivement. En cochant les tâches urgentes, vous constaterez également que cela a un effet positif sur vos habitudes de travail, en supprimant le sentiment de panique de vos opérations quotidiennes.
Minimisez le multitâche, adoptez le monitasking
C’est une idée fausse commune que le multitâche est le raccourci pour tout faire le plus rapidement possible. Cependant, la plupart du temps, cela a l’effet inverse. Se dépasser peut avoir des répercussions qui vous feront perdre du temps à long terme. Jongler avec plusieurs tâches simultanément signifie que vous ne prêtez pas toute votre attention à chaque tâche, ce qui augmente essentiellement le risque d’erreur. Vous êtes également susceptible de vous sentir plus stressé lorsque vous divisez l’attention de votre cerveau. Identifiez plutôt vos 3 principales priorités de la journée et abordez chaque tâche avec enthousiasme, en vous donnant à fond.
Apprenez à envoyer des e-mails efficacement
Le buzz constant d’un nouvel e-mail peut laisser même le travailleur le plus organisé se sentir un peu coincé dans sa boîte de réception. Pour aggraver les choses, les e-mails sont distrayants et cruciaux. Vous pouvez passer une heure à traquer les e-mails en chaîne inutiles, pour ensuite passer à côté d’une correspondance importante d’un client. Réduisez votre temps d’envoi grâce à ces meilleurs conseils. Tout d’abord, composez des modèles de réponses pour les e-mails courants, cela vous fait gagner du temps en évitant de retaper la même réponse encore et encore. Si votre flux d’e-mails ne s’arrête pas, configurez une réponse automatique pour gérer les attentes des destinataires. Enfin, un logiciel de filtrage des e-mails qui analyse les e-mails et sépare les spams mérite également d’être étudié.
Externaliser pour créer du temps
Un peu d’aide peut aller très loin et il n’est pas étonnant que l’externalisation soit de plus en plus populaire dans le monde des affaires. Selon la taille de votre opération, l’externalisation en ligne via les marchés communautaires est le moyen idéal pour décharger des tâches plus petites et plus longues. Si vous avez un arriéré de gestionnaires en attente ou des heures de saisie de données qui nécessitent une attention urgente, allez en ligne et trouvez la bonne personne pour le poste. Vous avez alors libéré un bloc de temps que vous pouvez utiliser exactement à votre guise. Une approche similaire peut être adoptée dans votre vie personnelle. Si vous n’avez pas eu suffisamment de temps d’arrêt depuis un certain temps, sous-traitez certaines tâches ménagères pour libérer du temps pour le repos et la détente.
