Ces six mots peuvent couper le souffle d’un bureau. Ils signifient que du temps a été perdu, que les employés sont frustrés et que le leadership s’est légèrement affaibli.
Les réunions injustifiées sont inefficaces et ennuyeuses. Mettre du temps au hasard sur les calendriers de collègues, pour s’y mettre maladroitement, l’exécuter sans instructions ou passer tout votre temps à parler aux participants au lieu de collaborer avec eux, pèse lourdement sur toutes les personnes impliquées.
Ici, nous passerons en revue certains critères à rechercher pour décider si une réunion vaut le temps de tout le monde, examinerons certains signes définitifs indiquant qu’un problème ne justifie pas une réunion et passerons en revue certaines des alternatives de réunion les plus importantes et les plus efficaces.
Quand organiser une réunion ?
Le problème qui se pose est urgent et urgent.
Si les informations que vous devez transmettre sont essentielles et que vous êtes limité dans le temps, n’hésitez pas : prenez rendez-vous. Vous ne voulez pas prendre le risque d’envoyer un e-mail en masse à propos d’un problème urgent, pour le voir ignoré ou complètement ignoré par certains employés.
Certaines choses sont nécessaires et ne peuvent pas attendre, et votre réponse à ces cas devrait refléter ce type d’urgence. Ne soyez pas trop passif. Ne comptez pas sur les membres de votre équipe pour obtenir les informations sur leur propre temps. Réservez une réunion et faites passer ces points.
Vous avez besoin d’un espace pour une discussion approfondie et de multiples perspectives.
Certaines questions nécessitent un certain degré de collaboration et de réflexion à voix haute. Ce genre de séances de remue-méninges et de discussions générales justifient de vraies réunions. La réflexion spontanée et la flexibilité pour votre équipe de réfléchir ensemble sont difficiles à reproduire via des supports tels que la messagerie instantanée ou le courrier électronique.
Les réunions collaboratives encouragent la créativité et la pensée critique. Si vous sentez que vous avez besoin que votre équipe réfléchisse immédiatement en déplacement et taquine des idées en personne, la réservation d’une réunion est probablement votre meilleure option.
La prise de décision est en jeu.
Lorsque le contenu d’une éventuelle rencontre est d’une grande importance, comme c’est le cas, il faut rassembler tout le monde.
Vous ne pouvez pas prendre ces situations à la légère. Dans ces cas, les parties prenantes doivent savoir ce qui se passe et disposer d’un forum pour exprimer leurs préoccupations et fournir des commentaires. Une chaîne de messagerie, un babillard électronique ou une présentation vidéo préenregistrée ne le fourniront pas.
Quand vous n’avez pas besoin d’une réunion
Vous n’avez pas d’agenda définitif.
L’une des plus grosses erreurs que vous puissiez commettre lors d’une réunion est d’y aller sans plan. N’organisez jamais de réunion. Le simple fait d’entrer et d’essayer de comprendre les choses à la volée est frustrant et rebutant pour les membres de votre équipe ; C’est une perte de temps improductive.
Si vous ne proposez pas d’ordre du jour, vous sapez également votre capacité à déterminer si le problème en question vaut vraiment une réunion en premier lieu. Lorsque vous prenez le temps d’organiser vos pensées, vos préoccupations et vos documents, vous vous donnez l’occasion de voir la situation d’un point de vue plus objectif.
Avec ce genre de clarté et de perspective, vous pouvez déterminer plus précisément si les informations que vous devez transmettre conviennent mieux à un e-mail de masse, à un fil de discussion instantané ou à un autre format qui consomme moins de temps et d’énergie.
Vous n’avez pas toutes vos informations ensemble.
Ce point est lié au précédent. Si vous n’êtes pas entièrement préparé ou si les informations que vous avez recueillies jusqu’à présent ne présentent qu’une image incomplète de la situation actuelle, il est préférable de ne pas réserver de rendez-vous.
Les réunions les plus efficaces sont approfondies, réfléchies et fournissent des conseils pratiques. Si vous n’avez qu’une partie de la vue d’ensemble, vous ne pourrez probablement pas mettre définitivement votre équipe sur la bonne voie, et vous ne pourrez pas rattraper ce temps avec tous ceux qui sont réservés.
Si vous avez des informations à portée de main que vous pensez que votre équipe devrait connaître. Il est préférable de les contacter par un moyen moins personnel et chronophage et de leur faire savoir que vous aurez bientôt plus d’informations à leur offrir.
La réunion va impliquer trop de monde.
Si vous trouvez que votre liste de participants potentiels à la réunion semble excessive, vous voudrez peut-être explorer d’autres options pour obtenir les informations en question. Les réunions de masse sont souvent improductives et impliquent généralement un nombre important de personnes qui n’ont pas besoin d’être là.
Si la réunion est pleine à craquer, vous ne verrez probablement pas beaucoup de discussions organisées et réfléchies. De plus, si les gens ont besoin de savoir ce que vous devez dire, il s’agit probablement plus d’une annonce unilatérale que d’un problème qui se prête à une collaboration ciblée. Dans la plupart des cas, ce type de contenu est plus adapté aux e-mails.
1. Courriel
Le courrier électronique peut être l’alternative la plus importante aux réunions. C’est une excellente ressource pour les annonces et communications internes moins urgentes et plus générales, des informations qui ne nécessitent pas nécessairement une réponse immédiate. Il vous permet de diffuser facilement votre message tout en vous donnant la possibilité de poser des questions individuelles et de collaborer de manière réfléchie.
2. Présentations vidéo
Les présentations vidéo préenregistrées peuvent être un excellent moyen de transmettre des informations de manière complète et réfléchie sans rassembler l’équipe. Des ressources comme celles-ci vous permettent de faire une démonstration, d’enregistrer des messages et de fournir des mises à jour que les membres de votre équipe peuvent voir par eux-mêmes, réduisant ainsi les frictions et permettant de gagner du temps qu’une réunion à grande échelle pourrait autrement perdre.
3. Messagerie instantanée
La messagerie instantanée est l’un des meilleurs moyens de reproduire certains des aspects les plus immédiats et spontanés d’une réunion collaborative. Avec ces types de programmes, vous pouvez recevoir des réponses rapides des membres de l’équipe en temps réel. Le format est le mieux adapté aux questions rapides et aux conversations qui ne sont pas nécessairement suffisamment importantes pour justifier des réunions à grande échelle.
4. Wikis et FAQ
Les wikis et les pages FAQ proposent des documents qui répondent aux questions et préoccupations courantes que les membres de votre équipe pourraient rencontrer. Ces moyens sont également efficaces à long terme. En publiant des informations sur une page Web, vous pouvez donner à votre équipe un point de référence intemporel pour les préoccupations et éviter les réunions inutiles à l’avenir.
Quiz : Avez-vous vraiment besoin de cette rencontre ?
Les réunions doivent être réservées avec soin et intention. Vos collègues ne peuvent pas récupérer ce temps, vous savez donc que vous serez productif chaque fois que vous les rencontrerez.
Si vous songez à réserver du temps avec votre équipe, assurez-vous de tenir compte des éléments de cette liste. Vous ne voulez pas faire face aux gémissements et aux roulements d’yeux qui accompagnent une réunion qui
