Gmail est sans conteste l'un des meilleurs clients de messagerie du marché et l'une des fonctionnalités qui l'aide à gagner sa place est la possibilité d'envoyer des e-mails à réponse automatique. Mais apprendre à le faire n’est pas nécessairement intuitif si vous n’êtes pas doué en technologie. C’est donc ce que ce guide se propose d’expliquer.
Pourquoi voudriez-vous envoyer un répondeur automatique Gmail ?
Il existe désormais un certain nombre de raisons pour lesquelles vous souhaiterez peut-être envoyer des e-mails à réponse automatique dans Gmail. Et c’est très différent de l’envoi d’un répondeur automatique de vacances.
Au lieu de cela, cette fonctionnalité est destinée à aider à trier et à accuser réception des e-mails, par exemple. C'est-à-dire assurer à l'expéditeur qu'il a reçu son e-mail et un délai de réponse. Ou à d’autres fins automatisées similaires à des e-mails spécifiques. Comme envoyer des détails sur les coordonnées ou les remercier pour leur commande.
Et bien sûr, il existe un nombre illimité d’autres raisons d’envoyer un e-mail automatisé. Les affaires ne sont donc pas la seule raison pour laquelle vous voudrez probablement apprendre à procéder ainsi.
Il s'agit d'un processus en trois étapes.
Le plus gros obstacle à cette fonctionnalité est sa complexité, comme c'est souvent le cas avec nos guides pratiques. Il s'agit d'un processus en trois étapes, qui vous oblige à d'abord configurer un modèle de répondeur automatique, puis à créer des filtres pour décider quand envoyer un répondeur automatique. C'est après avoir activé la fonctionnalité, pour commencer.
Nous couvrirons les trois étapes ici. Vous pouvez ensuite répéter les étapes si nécessaire pour créer autant d'e-mails à répondeur automatique que nécessaire dans Gmail.
Comment configurer des modèles pour envoyer vos messages de réponse automatique Gmail
MOTS (vous pouvez en créer plusieurs, bien sûr). Mais dans tous les cas, vous devrez le faire depuis un navigateur web complet, soit sur un ordinateur, soit en mode bureau sur votre téléphone ou votre tablette.
Pour commencer, vous devez accéder à Gmail.com via un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un appareil mobile en « Mode bureau ». Sélectionnez ensuite l'icône en forme d'engrenage dans le coin supérieur droit de l'interface utilisateur. Sélectionnez « Voir tous les paramètres » dans la liste.
Dans l'onglet « Avancé » de la page Paramètres résultante, faites défiler si nécessaire pour localiser le segment « Modèles » et vérifiez pour les activer.
Sélectionnez le bouton « Enregistrer les modifications » en bas de la page.
Créez un modèle à utiliser pour vos répondeurs automatiques
Ensuite, vous allez créer un modèle d'e-mail. Vous pouvez, comme déjà indiqué, créer plusieurs e-mails puis les attribuer à différents déclencheurs et paramètres. Répétez donc ces étapes si nécessaire pour créer les répondeurs automatiques dont vous avez besoin.
Tout d'abord, sur la page d'accueil de Gmail, sélectionnez le bouton « Rédiger » pour ouvrir un nouvel e-mail.
Laissez la ligne d'objet et les espaces du destinataire vides pour le moment. Au lieu de cela, rédigez le corps principal de l’e-mail comme vous le souhaitez. Notre exemple d’image montre un e-mail dont le corps indique « Nous avons reçu votre demande. En règle générale, un représentant vous contactera dans les 48 heures, mais les délais d'attente peuvent augmenter jusqu'à 72 heures.
Cependant, écrivez le message dont vous avez besoin. Par exemple, vous pouvez remercier l'expéditeur pour sa demande et l'informer d'un délai pour une réponse complète attendue.
Ensuite, sélectionnez le menu à trois points en bas à droite de la fenêtre de rédaction, comme indiqué dans l'image ci-dessous. Sélectionnez ensuite « Modèles », « Enregistrer le brouillon en tant que modèle » et enfin « Enregistrer en tant que nouveau modèle ».
Si vous modifiez un modèle existant, vous pouvez simplement enregistrer le modèle en sélectionnant son nom dans la liste des modèles qui s'affichera également si vous disposez déjà de modèles.
Donnez un nom au modèle dans la fenêtre contextuelle résultante et sélectionnez le bouton « Enregistrer ». Nous avons choisi le nom « Demande d'aide » pour notre exemple.
Comment déterminer à qui les réponses automatiques sont adressées
La prochaine étape sera bien entendu de définir les paramètres d’envoi d’un email de réponse. Ce sont les déclencheurs qui entraîneront une réponse automatique. Vous pouvez choisir de le configurer pour qu'il fonctionne en utilisant la ligne d'objet, l'origine de l'e-mail, à qui il est écrit, les mots inclus (ou non inclus) dans l'e-mail, la taille ou les pièces jointes.
Nous utiliserons ici la ligne d’objet comme déclencheur, par souci de concision. En fonction de la manière dont les e-mails arrivent dans votre compte Gmail, par exemple à partir d'un lien vers un site Web externe, vous souhaiterez faire correspondre vos paramètres pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement. Par exemple, si vous avez configuré un lien pour envoyer des e-mails à partir d'un site qui envoie toujours la ligne d'objet « demande d'aide », vous souhaiterez utiliser ces mots, comme nous le montrerons dans les étapes suivantes. Mais vous souhaiterez quoi qu’il en soit choisir le filtre qui convient le mieux à la situation.
En suivant les mêmes étapes que dans le premier segment ici, sélectionnez l'icône Paramètres en forme d'engrenage, puis “Voir tous les paramètres”.
Maintenant, sélectionnez l'onglet « Filtres et adresses bloquées » en haut avant de sélectionner l'option « Créer un nouveau filtre ». C'est au bas de cette page.
Entrez les paramètres que vous souhaitez utiliser pour vos répondeurs automatiques. Nous utilisons le déclencheur « demande d'aide » mentionné ci-dessus dans la ligne « Objet ». Mais, comme le montrent les images ci-dessous, vous pouvez utiliser un certain nombre de déclencheurs. Une fois que vous avez fini de remplir les paramètres, sélectionnez le bouton « Créer un filtre ».
L'écran résultant offrira encore plus d'options parmi lesquelles choisir. Y compris tout, du marquage automatique à l'archivage des messages reçus avec vos paramètres pour garantir que les e-mails ne soient jamais envoyés dans votre dossier spam. Comme le montre l'image ci-dessous, vous verrez également une option pour « Envoyer le modèle ».
Cochez la case « Envoyer le modèle ».
Enfin, utilisez le menu déroulant à côté de l'option « Envoyer le modèle » pour choisir le modèle d'e-mail que vous enverrez automatiquement. Sélectionnez ensuite le bouton « Créer un filtre ».
Vous pouvez tester le filtre et le répondeur automatique en envoyant un e-mail répondant aux paramètres à votre adresse Gmail. Dans notre exemple, un e-mail avec une ligne d'objet indiquant « demande d'aide » doit être envoyé à l'adresse e-mail.
