Comment utiliser Excel (guide détaillé)

Excel est un outil essentiel pour contrôler et gérer les opérations internes des entreprises. Et bien que la plupart des gens connaissent ce programme, très peu savent comment utiliser Excel correctement et en tirer le meilleur parti. Excel est bénéfique et peut être utilisé pour des opérations simples, comme une simple somme pour un calcul de prêt complexe. Des processus qui deviennent manuellement difficiles et qui avec une simple erreur sont ruinés, ils deviennent des processus simples.

La marge d’erreur dans les processus qui sont effectués via Excel est minime car l’application elle-même permet de les résoudre sans autre complication. En plus des informations numériques, vous pouvez également inclure des graphiques en plus des données que vous pouvez fournir à Excel. Il existe une grande variété de graphiques parmi lesquels choisir.

Ajouter rapidement de nouvelles données au graphique

Si de nouvelles données apparaissent sur la feuille du graphique construit, qui doit être ajoutée, vous pouvez sélectionner une plage avec de nouvelles informations, la copier (Ctrl + C), puis la coller directement dans le graphique (Ctrl + V).

Remplissage instantané

Supposons que vous ayez une liste de noms complets (Ivanov Ivan Ivanovich), que vous devez convertir en noms courts (Ivanov II). Pour ce faire, vous devez commencer à taper manuellement le texte souhaité dans la colonne adjacente. Sur la deuxième ou la troisième ligne, Excel prédit nos actions et effectue automatiquement un traitement ultérieur. Tout ce que vous avez à faire est d’appuyer sur la touche Entrée pour confirmer, et tous les noms seront convertis instantanément. De même, vous pouvez extraire des noms d’e-mails, coller des noms d’extraits, etc.

Copiez sans casser les formats

Vous connaissez probablement le marqueur magique de saisie semi-automatique. Il s’agit d’une fine croix noire dans le coin inférieur droit de la cellule, en tirant sur laquelle vous pouvez copier le contenu ou la formule d’une cellule dans plusieurs cellules à la fois. Cependant, il existe une nuance désagréable: une telle copie viole souvent la conception du tableau, car non seulement la formule est copiée, mais également le format de la cellule. Cela peut être évité. Après avoir tiré sur la croix noire, cliquez sur la balise intelligente, une icône spéciale qui apparaît dans le coin inférieur droit de la zone copiée.
Excel copiera votre formule sans mise en forme et vous ne gâcherez pas la mise en page si vous sélectionnez l’option Remplir sans mise en forme.

Affichage des données d’un tableau Excel sur une carte

Dans Excel, vous pouvez afficher rapidement vos données géographiques sur une carte interactive, comme les ventes par ville. Pour ce faire, accédez à la boutique Office sous l’onglet Intégrer et installez le plug-in Bing Maps à partir de là. Un lien direct depuis le site peut le faire en cliquant sur le bouton Get It Now.

Après avoir ajouté un module, vous pouvez le sélectionner dans la liste déroulante Mes applications de l’onglet Insertion et le placer sur votre feuille de calcul. Il reste à choisir vos cellules avec des données et à cliquer sur le bouton Afficher les emplacements dans le module carte pour voir nos données. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner le type de graphique et les couleurs à afficher dans les paramètres du plugin.

Saut rapide à la feuille requise

Si le nombre de feuilles de calcul dans le fichier a dépassé 10, il sera difficile de s’y retrouver. Cliquez avec le bouton droit sur l’un des boutons de défilement des onglets de feuille dans le coin inférieur gauche de l’écran. La table des matières apparaîtra et vous pourrez accéder instantanément à n’importe quelle feuille de votre choix.

Convertir des lignes en colonnes et vice versa

Si vous avez déjà dû déplacer manuellement des cellules de lignes en colonnes, vous apprécierez l’astuce suivante :

• Mettez la gamme en surbrillance.
• Copiez-le (Ctrl + C) ou, en cliquant sur le bouton droit de la souris, sélectionnez « Copier » (Copier).
• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule dans laquelle vous devez coller les données et choisissez l’une des options de collage spécial dans le menu contextuel : l’icône Transposer. Les anciennes versions d’Excel n’ont pas cette icône, mais vous pouvez résoudre le problème en utilisant Collage spécial (Ctrl + Alt + V) et en choisissant l’option Transposer.

Liste déroulante dans une cellule

Si vous êtes censé entrer des valeurs strictement définies à partir de l’ensemble autorisé dans n’importe quelle cellule. Par exemple, simplement « oui » et « non » ou simplement à partir de la liste des services de l’entreprise, et ainsi de suite. Cela peut donc être facilement organisé à l’aide de la liste déroulante.

• Sélectionnez une cellule (ou une plage de cellules) qui devrait avoir une telle limitation.
• Cliquez sur le bouton « Validation » de l’onglet « Données » (Données → Validation).
• Dans la liste déroulante « Type » (Autoriser), sélectionnez l’option « Liste » (Liste).
• Dans le champ “Source”, précisez la plage qui contient les variantes de référence des éléments, qui disparaîtront par la suite lors de la saisie.

Table intelligente

Si vous sélectionnez une plage avec des données et dans l’onglet « Accueil », vous cliquez sur « Formater en tant que tableau » (Accueil → Formater en tant que tableau), notre liste deviendra une table intelligente qui peut faire de nombreuses choses utiles :

• Il s’étire automatiquement lorsque de nouvelles lignes ou colonnes y sont ajoutées.
• Les formules saisies seront automatiquement copiées dans toute la colonne.
• L’en-tête d’un tel tableau est automatiquement fixé au défilement et comprend des boutons de filtrage pour le filtrage et le tri.
• Dans l’onglet “Conception” qui apparaît, vous pouvez ajouter une ligne de totaux avec calcul automatique à ce tableau.

Sparklines

Les sparklines sont des graphiques miniatures dessinés directement sur des cellules qui visualisent la dynamique de nos données. Pour les créer, cliquez sur le bouton Ligne ou Colonnes dans le groupe Sparklines de l’onglet Insertion. La fenêtre qui s’ouvre spécifiera la plage avec les données numériques d’origine et les cellules où vous souhaitez afficher les sparklines.
Après avoir cliqué sur le bouton “OK”, Microsoft Excel les créera dans les cellules spécifiées. Dans l’onglet “Design” qui apparaît, vous pouvez personnaliser davantage sa couleur, son type, activer l’affichage des valeurs minimales et maximales, etc.

Récupérer les fichiers non enregistrés

Imaginez : vous fermez le rapport avec lequel vous jouiez pendant la dernière moitié de la journée et la boîte de dialogue apparaît « Enregistrer les modifications dans le fichier ? » Soudain, pour une raison quelconque, vous appuyez sur “Non”.Le bureau annonce votre cri déchirant, mais il est trop tard : les dernières heures de travail sont tombées à l’eau. Il y a une possibilité de rectifier la situation.

Si vous avez Excel 2010, cliquez sur “Fichier” → “Récent” (Fichier → Récent) et recherchez dans le coin inférieur droit de l’écran le bouton “Récupérer les classeurs non enregistrés”.

Dans Excel 2013, le chemin est légèrement différent : Fichier → Informations → Contrôle de version → Fichier – Propriétés – Récupérer les classeurs non enregistrés.

Dans les versions ultérieures d’Excel, ouvrez Fichier → Informations → Gestion des classeurs. Un dossier privé dans les entrailles de Microsoft Office s’ouvrira, où des copies temporaires de tous les livres créés ou modifiés mais non enregistrés dans ce cas seront enregistrées.

Comparaison de deux plages pour les différences et les correspondances

Parfois, lorsque vous travaillez dans Excel, vous devez comparer deux listes et trouver rapidement des éléments identiques ou différents. C’est le moyen le plus rapide et le plus intuitif de le faire :

• Sélectionnez les deux colonnes comparées (maintenez la touche Ctrl enfoncée).
• Choisissez Accueil → Mise en forme conditionnelle → Mettre en évidence les règles de cellule → Valeurs en double dans l’onglet Accueil → Mise en forme conditionnelle → Mettre en évidence les règles de cellule → Valeurs en double.
• Sélectionnez Unique dans la liste déroulante.

Sélection (ajustement) des résultats de calcul pour les valeurs requises

Avez-vous déjà ajusté les valeurs d’entrée dans votre calcul Excel pour obtenir la sortie que vous souhaitez ? Dans ces moments-là, on se sent comme un tireur aguerri : juste quelques dizaines de rediffusions de « survols », et voilà, le succès tant attendu !

Microsoft Excel peut le faire pour vous, plus rapidement et avec une plus grande précision. Pour cela, cliquez sur le bouton “Et si…” dans l’onglet “Données” et sélectionnez la commande “Sélection des paramètres” (Insertion → Analyse de simulation → Rechercher la cible). Dans la fenêtre qui apparaît, spécifiez la cellule dans laquelle vous souhaitez choisir la valeur souhaitée, le résultat souhaité et la cellule d’entrée à modifier. Après avoir cliqué sur “OK”, Excel exécutera jusqu’à 100 “coups” pour trouver le total requis avec une précision de 0,001.

Conseils de base

Lorsque vous devez copier quelque chose plusieurs fois, vous pouvez cliquer sur le petit point vert qui apparaît dans un coin lorsqu’il se trouve au-dessus d’une cellule ; vous pouvez le faire sur le côté ou vers le bas.

1. Si vous souhaitez copier sur le côté, vous pouvez également utiliser les touches Ctrl + D.
2. Pour inclure l’heure dans une cellule, appuyez simplement sur Ctrl + Alt + :
3. Vous pouvez faire défiler d’une feuille à l’autre en utilisant Ctrl + Page suivante et Ctrl + Page précédente.
4. La fonction « COUNTIF » compte le nombre de fois qu’une valeur apparaît dans une plage sélectionnée.
5. La fonction “SUMARIF” ajoute les valeurs dans une plage lorsque l’une d’entre elles correspond à la sélection que nous avons faite.

Foire aux questions sur l’utilisation d’Excel

Outre les données, que puis-je fournir d’autre à Excel ?

Vous pouvez également inclure des graphiques en plus des données que vous pouvez fournir à Excel.

J’ai une liste de noms complets et je dois les convertir en noms abrégés ; quelles étapes dois-je suivre?

Pour ce faire, vous devez commencer à taper manuellement le texte souhaité dans la colonne adjacente. Tout ce que vous avez à faire est d’appuyer sur la touche Entrée pour confirmer, et tous les noms seront convertis instantanément.

Comment afficher mes données géographiques sur une carte interactive ?

Pour ce faire, accédez à la boutique Office sous l’onglet Intégrer et installez le plug-in Bing Maps à partir de là. Un lien direct depuis le site peut le faire en cliquant sur le bouton Get It Now.

Comment créer des sparklines ?

Pour les créer, cliquez sur le bouton Ligne ou Colonnes dans le groupe Sparklines de l’onglet Insertion. La fenêtre qui s’ouvre spécifiera la plage avec les données numériques d’origine et les cellules où vous souhaitez afficher les sparklines.

Comment puis-je copier quelque chose plusieurs fois ?

Vous pouvez cliquer sur le petit point vert qui apparaît dans un coin lorsque vous êtes au dessus d’une cellule ; vous pouvez le faire sur le côté ou vers le bas.

Conclusion sur l’utilisation d’Excel

Comment utiliser Excel ? Vous pouvez l’utiliser pour faire une longue liste de choses liées à la gestion de votre entreprise, il est donc essentiel que vous et les membres de votre équipe sachiez maîtriser au moins les fonctions cruciales du programme. Maintenant que vous êtes prêt pour une classe de maître, voyez comment calculer la valeur P dans Excel.