Comment utiliser la fonction RECHERCHEV dans Microsoft Excel [+ Video Tutorial]

La coordination d’une grande quantité de données dans Microsoft Excel est un casse-tête chronophage. Ce casse-tête peut s’aggraver lorsque vous devez comparer des données sur plusieurs feuilles de calcul. La dernière chose que vous voulez faire est de transférer des cellules manuellement en utilisant le copier-coller. Heureusement, ce n’est pas nécessaire. La fonction RECHERCHEV peut vous aider à automatiser cette tâche et vous faire gagner beaucoup de temps.

Je sais, la “fonction RECHERCHEV” semble être la chose la plus geek et la plus compliquée qui soit. Mais lorsque vous aurez fini de lire cet article, vous vous demanderez comment vous avez pu survivre dans Excel sans lui.

La fonction RECHERCHEV de Microsoft Excel est plus facile à utiliser que vous ne le pensez. De plus, c’est incroyablement puissant et c’est certainement quelque chose que vous voulez avoir dans votre arsenal d’armes analytiques – que fait VLOOKUP, exactement ? Voici l’explication simple : la fonction RECHERCHEV recherche une valeur spécifique dans vos données, et une fois qu’elle a identifié cette valeur, elle peut trouver et afficher d’autres informations associées à cette valeur.

Comment fonctionne VLOOKUP ?

RECHERCHEV signifie “recherche verticale”. Dans Excel, cela signifie l’acte de rechercher des données dans une feuille de calcul, en utilisant les colonnes de la feuille de calcul et un identifiant unique dans ces colonnes, comme base de votre recherche. Lorsque vous recherchez vos données, elles doivent apparaître dans une liste verticale où qu’elles se trouvent.

La formule regarde toujours à droite.

Lorsque vous effectuez une RECHERCHEV dans Excel, vous recherchez essentiellement de nouvelles données dans une feuille de calcul différente associée aux anciennes données de la feuille actuelle. Lorsque RECHERCHEV exécute cette recherche, il recherche toujours les nouvelles données à partir de vos données actuelles.

Par exemple, si une feuille de calcul contient une liste verticale de noms et une autre une liste désorganisée de ces noms, vous pouvez utiliser RECHERCHEV pour récupérer ces adresses e-mail dans l’ordre dans lequel vous les avez dans votre première feuille de calcul. Ces adresses e-mail doivent apparaître dans la colonne à droite des noms sur la deuxième feuille de calcul, sinon Excel ne pourra pas les trouver. (Allez comprendre … )

La formule a besoin d’un identifiant unique pour récupérer les données.

Le secret du fonctionnement de RECHERCHEV ? Identifiants uniques.

Un identifiant unique est une information que vos deux sources de données partagent et, comme son nom l’indique, il est unique (c’est-à-dire que l’identifiant n’est associé qu’à un seul enregistrement dans votre base de données). Les identifiants uniques incluent les codes produit, les unités de gestion des stocks (SKU) et les contacts clients.

Très bien, assez d’explications – voyons un autre exemple de RECHERCHEV en action !

Exemple de RECHERCHEV

Dans la vidéo ci-dessous, nous montrerons un exemple en action, en utilisant la fonction RECHERCHEV pour faire correspondre les adresses e-mail (à partir d’une deuxième source de données) avec leurs données correspondantes sur une feuille séparée.

Note de l’auteur: Il existe de nombreuses versions différentes d’Excel, donc ce que vous voyez dans la vidéo ci-dessus peut ne pas toujours correspondre exactement à ce que vous verrez dans votre version. C’est pourquoi nous vous recommandons de suivre les instructions écrites ci-dessous.

Pour votre information, voici à quoi ressemble une fonction RECHERCHEV :

RECHERCHEV (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

Dans les étapes ci-dessous, nous attribuerons la valeur correcte à chacun de ces composants, en utilisant les noms des clients comme identifiant unique pour trouver le MRR de chaque client.

1. Identifiez une colonne de cellules que vous souhaitez remplir avec de nouvelles données.

N’oubliez pas que vous cherchez à récupérer les données d’une autre feuille et à les déposer sur celle-ci. Dans cet esprit, étiquetez une colonne à côté des cellules sur lesquelles vous souhaitez en savoir plus avec un titre approprié dans la cellule supérieure, tel que « MRR », pour les revenus récurrents mensuels. Cette nouvelle colonne est l’endroit où les données que vous obtenez iront.

2. Sélectionnez ‘Fonction’ (Fx)> RECHERCHEV et insérez cette formule dans la cellule en surbrillance.

À gauche de la barre de texte au-dessus de votre feuille de calcul, vous verrez une petite icône de fonction qui ressemble à un script : FX. Cliquez sur la première cellule vide sous l’en-tête de votre colonne, puis cliquez sur cette icône de fonction. Une boîte intitulée Générateur de formules ou Fonction d’insertion apparaîtra à droite de l’écran (selon la version d’Excel dont vous disposez).

Recherchez et sélectionnez “RECHERCHEV” dans la liste des options incluses dans Formula Builder. Sélectionnez ensuite d’accord ou Fonction d’insertion pour commencer à créer votre RECHERCHEV. La cellule que vous avez actuellement mise en surbrillance dans votre feuille de calcul doit ressembler à ceci : “= RECHERCHEV ()“

Vous pouvez également saisir manuellement cette formule dans un appel en saisissant le texte en gras ci-dessus exactement dans la cellule souhaitée.

Avec le texte = RECHERCHEV entré dans votre première cellule, il est temps de remplir la formule avec quatre critères différents. Ces critères aideront Excel à déterminer exactement où se trouvent les données que vous souhaitez et ce qu’il faut rechercher.

3. Saisissez la valeur de recherche pour laquelle vous souhaitez récupérer de nouvelles données.

Le premier critère est votre valeur de recherche – il s’agit de la valeur de votre feuille de calcul à laquelle sont associées des données, que vous souhaitez qu’Excel recherche et renvoie pour vous. Pour le saisir, cliquez sur la cellule qui a une valeur pour laquelle vous essayez de trouver une correspondance. Dans notre exemple, illustré ci-dessus, il se trouve dans la cellule A2. Vous commencerez à migrer vos nouvelles données vers D2, car cette cellule représente le MRR du nom du client dans A2.

Notez que votre valeur de recherche peut être n’importe quoi : du texte, des nombres, des liens vers des sites Web, etc. Tant que la valeur que vous recherchez correspond à la valeur de la feuille de calcul de référence, dont nous parlerons à l’étape suivante, cette fonction renverra les données souhaitées.

4. Saisissez la matrice du tableur où se trouvent les données souhaitées.

À côté du champ “table array”, entrez la plage de cellules que vous souhaitez rechercher et la feuille où se trouvent ces cellules, en utilisant le format indiqué dans la capture d’écran ci-dessus. L’entrée ci-dessus signifie que les données que nous recherchons se trouvent dans une feuille de calcul intitulée « Pages » et peuvent être trouvées n’importe où entre la colonne B et la colonne K.

La feuille où se trouvent vos données doit se trouver dans votre fichier Excel actuel. Cela signifie que vos données peuvent se trouver dans un tableau de cellules différent quelque part dans votre feuille de calcul actuelle, dans une autre feuille de calcul liée au bas de votre classeur, comme indiqué ci-dessous.

Par exemple, si vos données se trouvent dans « Feuille2 » entre les cellules C7 et L18, l’entrée de la matrice du tableau sera « Feuille2 ! C7 : L18″.

5. Entrez le numéro de colonne des données que vous souhaitez qu’Excel renvoie.

Sous le champ du tableau de tableau, vous entrerez le “numéro d’index de colonne” du tableau de tableau que vous recherchez. Par exemple, si vous vous concentrez sur les colonnes B à K (notées « B : K » lors de la saisie du champ « matrice de table »), mais que les valeurs spécifiques que vous souhaitez sont dans la colonne K, vous entrerez « 10 » dans le champ champ « numéro d’index de colonne », puisque la colonne K est la 10e colonne à partir de la gauche.

6. Entrez votre plage de recherche pour trouver une correspondance exacte ou approximative pour votre valeur de recherche.

Dans des situations comme la nôtre, qui concerne le revenu mensuel, vous voulez trouver des correspondances dans le tableau que vous recherchez. Pour ce faire, saisissez « FALSE » dans le champ « Recherche de plage ». Cela indique à Excel que vous souhaitez rechercher uniquement les revenus exacts associés à chaque contact commercial.

Pour répondre à votre question brûlante : Oui, vous pouvez laisser Excel rechercher une correspondance au lieu d’une correspondance exacte. Pour ce faire, entrez simplement VRAI au lieu de FAUX dans le quatrième champ ci-dessus.

Lorsque RECHERCHEV est défini sur une correspondance approximative, il trouve les données qui correspondent le plus à sa valeur de recherche, plutôt que les données identiques à cette valeur. Si vous recherchez des données associées à une liste de liens de sites Web, par exemple, et que certains de vos liens ont « https : // » au début, vous souhaiterez peut-être trouver une correspondance approximative au cas où il y aurait des liens qui n’en auraient pas. cette balise “https: //”. De cette façon, le reste du lien peut correspondre sans cette balise de texte de début, ce qui entraîne le renvoi d’une erreur par votre formule RECHERCHEV si Excel ne la trouve pas.

7. Cliquez sur ‘Terminé’ (ou ‘Entrée’) et remplissez votre nouvelle colonne.

Pour incorporer officiellement les valeurs que vous souhaitez dans votre nouvelle colonne à partir de l’étape 1, cliquez sur “Terminé” (ou “Entrée” selon votre version d’Excel) après avoir rempli le champ “Plage de recherche”. Cela remplira votre première cellule. Vous pouvez profiter de cette occasion pour rechercher l’autre feuille de calcul pour vous assurer qu’il s’agit de la valeur correcte.

Si c’est le cas, remplissez le reste de la nouvelle colonne avec chaque valeur suivante en cliquant sur la première cellule remplie puis sur le petit carré qui apparaît dans le coin inférieur droit de cette cellule. Fait! Toutes vos valeurs doivent apparaître.

RECHERCHEV ne fonctionne pas ?

Si vous avez suivi les étapes ci-dessus et que votre RECHERCHEV ne fonctionne toujours pas, ce sera un problème avec votre :

• Syntaxe (c’est-à-dire comment vous avez structuré la formule)
• Valeurs (c’est-à-dire si les données que vous recherchez sont bonnes et correctement formatées)

Dépannage de la syntaxe RECHERCHEV

Commencez par regarder la formule RECHERCHEV que vous avez tapée dans la cellule désignée.

• Faites-vous référence à la valeur de recherche correcte pour votre identifiant de clé ?
• Spécifiez-vous la plage de tableau de tableau correcte pour les valeurs que vous devez récupérer ?
• Spécifiez-vous la bonne feuille pour la gamme ?
• Cette feuille est-elle correctement orthographiée ?
• Utilisez-vous la syntaxe correcte pour référencer la feuille ? (par exemple, Pages ! B : K ou ‘Feuille 1’ ! B : K)
• Le numéro de colonne correct est-il spécifié ? (par exemple, A est 1, B est 2, etc.)
• Le chemin correct pour votre configuration de feuille est-il vrai ou faux ?

Dépannage des valeurs RECHERCHEV

Si la syntaxe n’est pas le problème, comment pourriez-vous éventuellement avoir un problème avec les valeurs que vous essayez de recevoir ? Cela se manifeste souvent par une erreur # N / A où RECHERCHEV ne peut pas trouver une valeur référencée.

• Les valeurs sont-elles formatées verticalement et de droite à gauche ?
• Les valeurs correspondent-elles à la façon dont vous les désignez ?

Par exemple, si vous recherchez des données d’URL, chaque URL doit être une ligne avec ses données correspondantes à gauche dans la même ligne. Si vous avez les URL comme en-têtes de colonne avec les données se déplaçant verticalement, RECHERCHEV ne fonctionnera pas.

Poursuivant avec cet exemple, les URL doivent correspondre au format sur les deux feuilles. Si vous avez une feuille qui inclut “https: //” dans la valeur alors que l’autre feuille omet “https: //”, RECHERCHEV ne pourra pas faire correspondre les valeurs.

RECHERCHEV comme un puissant outil de marketing

Les spécialistes du marketing doivent analyser les données provenant de diverses sources pour obtenir une image complète de la génération de prospects (et plus). Microsoft Excel est l’outil parfait pour le faire avec précision et à grande échelle, en particulier avec la fonction RECHERCHEV.