Comment utiliser les fonctionnalités de sauvegarde et de récupération automatiques d’Excel

Remarque : Dans la rubrique suivante que vous allez lire, vous découvrirez : Comment utiliser les fonctionnalités de sauvegarde et de récupération automatique d’Excel.

C’est toujours une terrible tragédie quand quelqu’un perd quelque chose d’important sur lequel il a travaillé parce qu’il n’a pas enregistré le document correctement. Cela arrive plus souvent que vous ne le pensez. Utilisateurs d’Excel et Word(Utilisateurs Excel et Word) !

Heureusement, dans les deux dernières versions Microsoft a ajouté de nombreuses fonctionnalités qui aident à réduire le risque de perte de données due à des pannes, des pannes de courant, des suppressions accidentelles, etc. Une fonction est appelée Récupération personnelle et le second, moins connu, s’appelle sauvegarde automatique .

Dans cet article, je vais vous expliquer comment configurer les deux options pour garder vos données aussi sécurisées que possible. Je voudrais également mentionner que les dernières versions permis de bureau(Office permet) d’enregistrer des documents directement dans OneDrive ce qui est une bonne option puisque vous pourrez toujours accéder à votre travail même en cas de panne de votre disque dur.

Récupération automatique Excel

Fonction la récupération automatique(fonction de récupération automatique) est activée par défaut et enregistre automatiquement le document dans un emplacement temporaire via intervalle de temps spécifié(définir l’intervalle de temps) . Pour afficher les paramètres la récupération automatique(Récupération automatique), cliquez sur » Record”(Fichier) et ensuite » Possibilités(Options) » .

Cliquez sur ” Économiser(Enregistrer)» dans le menu de gauche et vous verrez l’option » La récupération automatique”(option de récupération automatique) dans » garder des livres(Enregistrer les classeurs) » .

Défaut informations de récupération automatique(Informations de récupération automatique) sont enregistrées toutes les 10 minutes. En plus de l’intervalle se démarquer doit être inactif pendant 30 secondes avant que les données ne soient enregistrées. De plus, les informations enregistrées automatiquement sont stockées à l’emplacement dépôt automatique(Emplacement du fichier de récupération automatique) récupération spécifiée ici. Alors, comment ça marche? En réalité(En gros), disons que vous avez une feuille de calcul comme celle ci-dessous et que vous l’enregistrez.

Supposons maintenant que j’ajoute les données suivantes à Feuille de calcul Excel et attente(Feuille de calcul Excel et attendez) pendant environ 10 minutes sans enregistrer mon document. Pourquoi lui intervalle de récupération automatique(intervalle de récupération automatique) est réglé sur 10 minutes, vous devez attendre au moins ce temps pour que les données soient enregistrées.

Dans mon cas, j’ai simulé crash d’Excel(Crash Excel) à l’ouverture Le Gestionnaire des tâches(gestionnaire de tâches) et détruire processus Excel(Processus Excel) . Après cela, j’ai rouvert se démarquer et immédiatement j’ai vu l’option » Afficher les fichiers récupérés»(Afficher les fichiers récupérés).

Si vous cliquez dessus, une liste de fichiers s’ouvrira se démarquer qui peut être restauré. Dans mon cas, j’avais un fichier source qui ne contenait que des données A1 et A2(A1 et A2) et c’était aussi fichier auto-récupéré(fichier auto-récupéré) qui comprenait des données que je n’ai pas enregistrées sur le disque.

Cliquer sur l’un des éléments de la liste ouvrira une autre instance se démarquer qui affiche les données de ce fichier particulier. Dans l’ensemble, c’est une fonctionnalité très utile dans les moments où vous n’avez pas sauvegardé tout votre travail, mais se démarquer se termine de manière inattendue.

Le principal inconvénient de cette fonction est que données de récupération automatiqueLes fichiers (données de récupération automatique) sont stockés sur le même disque dur que votre fichier, donc si quelque chose arrive à votre disque dur, tout aura disparu. Vous pouvez modifier l’emplacement dans les paramètres ci-dessus vers un disque dur séparé ou même vers emplacement réseau(emplacement réseau) que je recommande vivement.

Notez que informations de récupération automatique(Informations de récupération automatique) est également automatiquement supprimé se démarquer dans les cas suivants :

1. Enregistrez le fichier manuellement ou avec Record – Garder comme .
2. tu fermes fichier ou quitter Excel(archiver ou quitter Excel) (que vous enregistriez le fichier ou non)
3. tu éteints la récupération automatique(Récupération automatique) entièrement ou uniquement pour le livre

De cette façon, chaque fois que vous enregistrez le fichier, vous vous débarrasserez de données de récupération automatique(Récupération automatique des données). De plus, si vous fermez manuellement se démarquer et choisissez de ne pas enregistrer les données, données de récupération automatique(Récupération automatique des données) sera supprimé. Seul(Juste) gardez cela à l’esprit lorsque vous utilisez cette fonctionnalité. Si vous utilisateur Excel actif(Utilisateur Excel), je suggère d’installer intervalle de récupération automatique(intervalle d’auto-récupération) en 2 ou 3 minutes environ au lieu de 10.

Sauvegarde automatique

Une autre fonctionnalité que peu de gens connaissent est sauvegarde automatique . Pour l’utiliser, vous devez d’abord enregistrer le fichier pour accéder à boite de dialogue ” (boite de dialogue)Économiser(Économiser) ” . Si vous avez déjà une sauvegarde document Excel(document Excel), allez dans » Record”(Fichier), puis » Garder comme(Enregistrer sous) » et sélectionnez un emplacement. Cela ouvrira une boîte de dialogue. Garder comme(Garder comme).”

Dans la boîte de dialogue, cliquez sur » Instruments(Outils) «, qui se trouve à gauche du bouton» Économiser “. (Enregistrer) Vous verrez plusieurs options, dont l’une est » Paramètres communs(Options générales) ” . Lorsque vous cliquez dessus, une petite fenêtre apparaîtra avec plus d’options.

Allez-y et cochez la case Créez toujours une sauvegarde(Créez toujours une sauvegarde) . Cliquez sur OK(Cliquez sur OK) », et maintenant, lorsque vous enregistrez le fichier, le fichier Sauvegarde Excel(Sauvegarde Excel) sera également créé avec une extension .XLK. Veuillez noter que la première fois que vous effectuez cette opération, les fichiers seront exactement les mêmes. Si vous apportez des modifications au fichier d’origine et que vous l’enregistrez à nouveau, fichier de sauvegarde(fichier de sauvegarde) restera le même (données originales). Cependant, à la troisième sauvegarde fichier de sauvegarde(fichier de sauvegarde) sera mis à jour avec les informations avant la deuxième sauvegarde.

En réalité, fichier de sauvegarde(fichier de sauvegarde) est toujours une version derrière la version actuelle. Ainsi, si vous avez apporté de nombreuses modifications, enregistré un fichier, puis souhaité revenir à une version qui ne comportait pas ces modifications, vous pouvez simplement ouvrir fichier de sauvegarde(fichier de sauvegarde) .

Le fichier est enregistré au même emplacement que le fichier d’origine et il ne semble pas y avoir de moyen de changer cela. Cette fonctionnalité n’augmente pas la sécurité de votre document, mais elle est utile dans certaines circonstances.

Nous espérons que l’inclusion de ces fonctions de sauvegarde et de restauration(fonctions de sauvegarde et de récupération) dans se démarquer Cela vous protégera de la perte de données importantes. C’est toujours une bonne idée d’utiliser le stockage cloud (par ex. OneDrive ) en complément filets de sécurité(filet de sécurité) en cas de panne informatique catastrophique. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à commenter. Apprécier!

C’est toujours une terrible tragédie quand quelqu’un perd quelque chose d’important sur lequel il travaillait parce qu’il n’a pas enregistré correctement son document. Cela arrive plus souvent qu’on ne le pense aux utilisateurs d’Excel et de Word !

Heureusement, Microsoft a ajouté de nombreuses fonctionnalités dans les dernières versions qui contribuent à réduire les risques de perte de données en raison de pannes, de pannes de courant, de suppressions accidentelles, etc. Une fonctionnalité s’appelle AutoRecover et la deuxième fonctionnalité, moins connue, s’appelle AutoBackup.

Dans cet article, je vais expliquer comment configurer les deux options afin que vos données soient aussi sécurisées que possible. Je tiens également à mentionner que les dernières versions d’Office vous permettent d’enregistrer des documents directement sur OneDrive, ce qui est une bonne option à considérer car vous pourrez toujours accéder à votre travail même en cas de panne de votre disque dur.

Récupération automatique Excel

La fonction de récupération automatique est activée par défaut et enregistre automatiquement votre document dans un emplacement temporaire après un intervalle de temps défini. Pour afficher les paramètres de récupération automatique, cliquez sur Record et donc Possibilités.

cliquez sur Économiser dans le menu de gauche et vous verrez l’option de récupération automatique ci-dessous Enregistrer les classeurs.

Par défaut, les informations de récupération automatique sont enregistrées toutes les 10 minutes. En plus de cet intervalle, Excel doit rester inactif pendant 30 secondes avant que les données ne soient enregistrées. De plus, les informations enregistrées automatiquement sont enregistrées dans le Emplacement du fichier de récupération automatique répertorié ici. Alors, comment ça marche? Fondamentalement, disons que vous disposez d’une feuille de calcul comme celle ci-dessous et que vous l’avez enregistrée.

Supposons maintenant que j’ajoute les données suivantes à la feuille de calcul Excel et que j’attende environ 10 minutes sans enregistrer mon document. Étant donné que l’intervalle de récupération automatique est défini sur 10 minutes, vous devez attendre au moins ce temps pour que les données soient enregistrées.

Dans mon cas, j’ai simulé un crash d’Excel en ouvrant le gestionnaire de tâches et en supprimant le processus Excel. Après cela, j’ai rouvert Excel et j’ai immédiatement vu une option appelée Afficher les fichiers récupérés.

Si vous cliquez dessus, une liste de fichiers Excel pouvant être récupérés apparaîtra. Dans mon cas, j’avais le fichier original, qui contenait des données uniquement en A1 et A2, et j’avais également le fichier AutoRecovered, qui incluait les données que je n’avais pas enregistrées sur le disque.

En cliquant sur l’un des éléments de la liste, vous ouvrirez une autre instance d’Excel affichant les données de ce fichier particulier. Dans l’ensemble, il s’agit d’une fonctionnalité très utile dans les moments où vous n’avez pas enregistré tout votre travail, mais où Excel se termine de manière inattendue.

Le principal inconvénient de cette fonctionnalité est que les données de récupération automatique sont stockées sur le même disque dur que votre fichier, donc si quelque chose arrive à votre disque dur, tout disparaîtra. Vous pouvez modifier l’emplacement dans les paramètres ci-dessus vers un disque dur séparé ou même un emplacement réseau, ce que je recommande vivement.

Notez qu’Excel supprime également automatiquement les informations de récupération automatique dans les circonstances suivantes :

1. Enregistrez le fichier manuellement ou en utilisant Record – Garder comme.
2. Fermez le fichier ou quittez Excel (que vous enregistriez le fichier ou non)
3. Désactivez la récupération automatique complètement ou uniquement pour le classeur

Fondamentalement, chaque fois que vous enregistrez le fichier, vous supprimez les données de récupération automatique. De plus, si vous quittez manuellement Excel et choisissez de ne pas enregistrer les données, les données de récupération automatique seront supprimées. Gardez cela à l’esprit lorsque vous utilisez cette fonctionnalité. Si vous êtes un grand utilisateur d’Excel, je vous suggère de définir l’intervalle de récupération automatique sur quelque chose comme 2 ou 3 minutes au lieu de 10.

sauvegarde automatique

Une autre fonctionnalité que peu de gens connaissent vraiment est AutoBackup. Pour l’utiliser, vous devez d’abord aller sauvegarder votre fichier pour accéder au Économiser boite de dialogue. Si vous avez déjà enregistré un document Excel, accédez à Record et donc Garder comme et choisissez un emplacement. Lorsque vous faites cela, le Garder comme dialogue.

Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le Instruments bouton à gauche du Économiser bouton. Vous verrez quelques options, dont l’une est Options générales. En cliquant dessus, une petite fenêtre apparaîtra avec quelques options supplémentaires.

Allez-y et vérifiez le Créez toujours une sauvegarde boîte. Cliquez sur OK et maintenant, lorsque vous enregistrez le fichier, un fichier de sauvegarde Excel avec une extension .XLK sera également créé. Veuillez noter que la première fois que vous effectuez cette opération, les fichiers seront exactement les mêmes. Si vous apportez des modifications au fichier d’origine et que vous l’enregistrez à nouveau, le fichier de sauvegarde restera le même (les données d’origine). Cependant, lors de la troisième sauvegarde, le fichier de sauvegarde sera mis à jour avec les informations jusqu’à la deuxième sauvegarde.

Fondamentalement, le fichier de sauvegarde est toujours une version derrière la version actuelle. Ainsi, si vous avez apporté de nombreuses modifications, enregistré votre fichier, puis souhaité revenir à la version qui ne contenait pas ces modifications, vous pouvez simplement ouvrir le fichier de sauvegarde.

Le fichier est enregistré au même emplacement que le fichier d’origine et il ne semble pas y avoir de moyen de changer cela. Cette fonctionnalité n’ajoute pas beaucoup de sécurité à votre document, mais elle est utile dans certaines circonstances.

Espérons que l’activation de ces fonctionnalités de sauvegarde et de récupération dans Excel vous évitera de perdre des données importantes. C’est toujours une bonne option d’utiliser le stockage cloud (comme OneDrive) comme filet de sécurité supplémentaire en cas de panne catastrophique de votre ordinateur. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à commenter. Apprécier!