Comment voir qui a vu votre document Google

Si vous ou votre organisation utilisez Google Docs, découvrez qui dans l’équipe a vu quel document et quand il peut être utile. Pour vous assurer que tout le monde lit une ébauche, des conditions générales, leur dernière soumission, des politiques et des procédures ou tout autre document important, ils peuvent voir qui a fait quoi et quand est un ingrédient essentiel dans toute situation où la responsabilité est importante.

Jusqu’à récemment, vous ne pouviez pas voir qui consultait votre document Google. Vous pouvez voir qui l’a édité, mais pas qui vient de le lire. Si vous n’avez pas enregistré, modifié ou laissé un commentaire, vous ne saviez pas si une personne en particulier lisait la dernière version d’un document. De plus, comme vous pouvez partager Google Docs avec des autorisations en lecture seule, vous pouvez partager le document avec certaines personnes avec l’intention de le consulter, mais sans apporter de modifications.

Les versions actuelles de Google Documents vous permettent de configurer les paramètres afin que vous puissiez voir qui a consulté vos documents Google.

LE SUITE G ACTIVITY MONITOR

G Suite est généralement utilisé par les organisations où le partage de documents, de calendriers, de Gmail et de chat, etc., est très important, et ce package prend vraiment son envol. Si vous utilisez G Suite dans une organisation et que vous êtes le gestionnaire de documents qui a partagé un document Google avec d’autres personnes, vous pouvez utiliser le Moniteur d’activité pour voir “afficher l’historique” du fichier Google Doc.

1. Ouvrez le document Google dont vous souhaitez voir l’historique de visualisation
2. Cliquez ensuite sur l’icône de flèche vers le haut dans le coin supérieur droit ou accédez au menu déroulant Outils
3. Ouvrez le moniteur d’activité.
4. Cliquez ensuite sur l’onglet Tous les téléspectateurs pour votre organisation

Ce processus vous permettra de suivre les vues dans le document, y compris la date et l’heure de la dernière vue pour chaque visionneuse. Si vous ne voyez pas l’option Moniteur d’activité dans votre document Google, il est probable que vous vous soyez connecté à la version gratuite de Google Documents ou à un compte personnel au lieu d’une version G Suite.

VISITES ET TENDANCES POUR COMMENTAIRES

En plus de voir qui a consulté votre document Google et quand, le moniteur d’activité vous permet également de voir les tendances concernant le moment où les gens ont consulté ou commenté votre document.

Tendance du spectateur: Le affiche un graphique à barres indiquant le nombre de téléspectateurs uniques au cours de la période de votre choix, de 7 jours à «tous les temps»

Commentaires sur la tendance: affiche des graphiques à barres de la tendance des commentaires sur une période de 7 jours pour «tout le temps»

DÉSACTIVER VOIR L’HISTOIRE

Vous pouvez désactiver la fonction si vous travaillez sur un fichier confidentiel ou quelque chose qui n’est pas destiné au public. Bien que cela n’augmente pas l’intimité, c’est un cadre relaxant.

1. Ouvrez le document Google.
2. Cliquez sur la flèche de tendance haussière en haut à droite de votre document ou accédez à Outils dans le menu déroulant
3. Ouvrez le moniteur d’activité
4. Dans les paramètres du document, modifiez Montrez ma vision de l’histoire de ce document. dehors

Cette option est également disponible dans la version personnelle ou gratuite de Google Docs. Si vous travaillez sur un document, mais que vous ne voulez pas que vos collaborateurs le sachent tant que vous n’êtes pas prêt à partager vos dernières réflexions et révisions, désactivez l’historique de visualisation.

Commencez par ouvrir Google Documents et cliquez sur Paramètres.

Le menu Paramètres vous permet de désactiver l’historique de visualisation avec les paramètres du “volet d’activité”. Après avoir changé cela en position “off”, cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

VOIR QUI A MODIFIÉ VOTRE DOCUMENT GOOGLE

Le comptage des vues est utile pour la responsabilisation et pour s’assurer que les gens lisent réellement les documents que vous partagez avec eux. Dans le même temps, le contrôle de version est très important, surtout si vous travaillez dans une industrie réglementée. Le contrôle de version est quelque chose que Google Docs fait depuis un certain temps et montre qui a édité, enregistré ou partagé un document. En fait, cela fonctionne non seulement avec G Suite, mais aussi avec Google Docs personnels.

Si vous êtes intéressé par le contrôle de version ou si vous voulez vous assurer que personne n’a apporté de modifications qu’il n’aurait pas dû effectuer sans verrouiller le fichier, vous pouvez le découvrir.

1. Ouvrez un document Google que vous souhaitez explorer
2. Sélectionner l’historique des fichiers et des versions
3. Sélectionnez Afficher l’historique des versions

Une fenêtre coulissante devrait apparaître sur le côté droit de l’écran, montrant chaque enregistrement et modification du document en question. Selon la façon dont vous configurez G Suite ou Google Docs, vous pouvez également afficher ces données en sélectionnant le lien “Dernière modification a été …” en haut du document. Il vous emmène exactement au même endroit.

Dans la fenêtre de diapositive, vous devriez également avoir la possibilité de visualiser la version précédente du document avant d’apporter des modifications. Ceci est essentiel pour le contrôle de version, car il dispose d’une piste d’audit des modifications apportées, quand et par qui. Il est également utile si vous avez apporté des modifications, vous êtes endormi, avez changé d’avis et souhaitez les inverser.

DÉCOUVREZ QUI PARTAGE VOTRE DOCUMENT GOOGLE

Vous pouvez également voir qui a partagé votre document Google et quand. Vous pouvez également afficher les paramètres de partage pour mieux contrôler l’accès à votre document.

1. Accédez à drive.google.com
2. Cliquez sur MyDrive à gauche.
3. Cliquez sur le petit bouton i, pour plus d’informations, dans le coin supérieur droit
4. Cliquez sur Activité
5. Cliquez sur chaque fichier ou dossier individuellement ou vérifiez la barre de défilement à droite de l’écran. Cela montrera toute l’histoire récente.

   

   Vous devriez voir si le document a été partagé ou partagé, qui l’a modifié en dernier et quand la dernière action a été effectuée. C’est court, mais ça dit ce que vous devez savoir.

Vous pouvez également vérifier à partir du document en sélectionnant Partager. Les noms des personnes apparaîtront dans la fenêtre contextuelle. S’il y a plusieurs personnes, sélectionnez un nom et la liste de tous les noms s’affichera.

Votre capacité à déterminer qui a consulté, partagé et modifié vos documents est limitée si vous n’avez pas accès à un compte G Suite; Cependant, il existe toujours des moyens d’obtenir des informations de base. En cas de doute, il existe bien sûr de nombreuses façons de garder le goût des parties non critiques. La coche “Juste un rappel: toutes les éditions de version doivent être insérées (nom du document) avant (heure, date)” est un message pas si subtil qui clarifie votre point et active les confirmations de lecture dans votre e-mail. Soyez d’une grande aide Mais nous sommes perdus.