Les équipes commerciales d'aujourd'hui s'appuient de plus en plus sur l'automatisation pour effectuer leur « travail chargé », permettant ainsi aux employés de se concentrer sur les initiatives stratégiques qui font avancer leur organisation.
Toutefois, ce n'est pas le cas dans tous les départements. Le monde dans lequel les équipes financières évoluent peut souvent donner l’impression d’être coincé dans une boucle temporelle, ce qui est ironique étant donné que ces personnes travaillent toute la journée avec des données numériques.
Microsoft Excel, un dinosaure comparé aux outils sophistiqués d'analyse de données qui existent dans d'autres domaines d'activité, est toujours le roi en matière de planification et d'analyse financières d'entreprise (FP&A).
Chaque mois, les équipes de reporting compilent des quantités de données dans des feuilles de calcul, les formatent et les analysent pour créer des projections et rapprocher l'activité réelle des projections du mois précédent.
Malgré la présence de produits alternatifs sur le marché, la concurrence n’est pas serrée. Faisant partie de la suite Office 365 de Microsoft, Excel est utilisé par plus d'un million d'entreprises dans le monde et par plus de 650 000 entreprises aux États-Unis.
Comment Excel est-il encore si largement utilisé, et quand une solution FP&A de nouvelle génération changera-t-elle ce statu quo ?
Inertie, familiarité et flux de travail hérités
La concurrence ne manque pas pour Excel. Des produits comme Hyperion et Anaplan d'Oracle existent depuis des décennies, mais ils n'ont pas entamé la domination d'Excel.
L’inertie pourrait être la principale raison pour laquelle les organisations ne veulent pas abandonner leur habitude d’Excel.
La plupart des professionnels FP&A commencent à utiliser Excel très tôt dans leur vie, souvent alors qu'ils sont encore étudiants, ce qui leur confère une familiarité avec le logiciel difficile à recréer pour les concurrents.
Selon une étude de DataRails, un nouveau fournisseur de solutions FP&A, plus de 80 % des petites entreprises exécutent manuellement leurs processus de reporting financier à l'aide d'Excel et de PowerPoint malgré la présence d'autres solutions.
Comme l'a récemment expliqué Eyal Cohen, PDG de DataRails : « La raison pour laquelle ce statu quo persiste est due au fait que les solutions existantes nécessitent une refonte des modèles et des processus existants, laissant derrière elles des années de temps consacré à l'analyse, aux modèles et aux modèles de rapports.
Il est souvent plus facile pour les entreprises d'accepter les faiblesses d'Excel plutôt que d'investir du temps et de l'argent dans une nouvelle courbe d'apprentissage. Ainsi, Excel parvient à s’enraciner dans l’esprit de ses utilisateurs dès le début et ne lâche jamais prise.
Facilité d’utilisation et implantation renforcée sur le marché
Certaines des raisons pour lesquelles Excel parvient à captiver les utilisateurs dès le début sont sa polyvalence et sa facilité d'utilisation. Qu'il s'agisse de créer un simple tableau de chiffres ou un modèle financier détaillé, Excel propose suffisamment de formules et de fonctions pour satisfaire les utilisateurs de tous niveaux de sophistication.
Le grand nombre d’utilisateurs d’Excel lui confère également un avantage.
Microsoft analyse les données d'utilisation de ces utilisateurs et introduit régulièrement des fonctionnalités qui résolvent rapidement les problèmes. Par exemple, l’introduction de Power Query en 2016 et les améliorations apportées au moteur de calcul Excel sont le résultat de l’écoute de Microsoft auprès de sa clientèle.
Étant donné que la plupart des organisations utilisent Excel, les compétences acquises par les employés sont facilement transférables.
Par exemple, les concurrents modernes d'Excel, Google Sheets et Airtable, ne parviennent souvent pas à reproduire la profondeur des fonctionnalités ou la transférabilité des compétences d'Excel, bien qu'il s'agisse de solutions comparables qui présentent leurs propres avantages.
“La conception du tableur d'Airtable lui a permis d'attirer des utilisateurs suffisamment tôt pour se lancer dans le plus grand jeu sans code et low code, mais pour s'adapter, rien n'est sacré”, a écrit récemment le commentateur technique Herbert Lui dans une chronique. En fait, il est probable que dans quelques années, note-t-il, « Airtable ne ressemblera plus à une feuille de calcul ».
Pour renverser le concurrent qu’est Excel, les innovateurs ont-ils vraiment besoin de réinventer les interfaces d’information au point qu’elles ne soient plus reconnaissables ?
En ce sens, la décision de Microsoft d'intégrer Excel dans sa suite de produits est une brillante décision commerciale, rendant rentable l'achat d'une solution complète de productivité bureautique plutôt que d'opter pour un tableur autonome.
De plus, de nombreux PC sont toujours équipés de Windows et d'Office préinstallés. Ce sont là les avantages d’être une norme ancrée dans l’industrie depuis plus de trois décennies.
Limitations, solutions de contournement et le meilleur de tous les mondes
Malgré ses avantages, les entreprises sont de plus en plus conscientes des limites d’Excel.
« Les entreprises passent généralement 10 à 14 jours par mois à collecter manuellement des données provenant de différentes sources et à les rassembler pour comprendre l'état actuel de l'organisation et tenter de prédire les performances futures », a déclaré Cohen. « Malgré leurs efforts, les résultats ont tendance à être difficiles à analyser, sujets aux erreurs et manquant de perspicacité. »
DataRails estime avoir trouvé l'approche idéale pour aider les organisations à surmonter les limites d'Excel. Compte tenu de l’omniprésence d’Excel, Cohen et son équipe ont développé une solution qui s’y intègre plutôt que de lui faire concurrence.
En conséquence, les équipes FP&A peuvent accéder à de puissants outils de données financières depuis l'interface Excel et éviter de modifier leurs flux de travail pour intégrer de nouveaux logiciels.
DataRails automatise également les processus de collecte de données. Cela signifie que les équipes peuvent désormais se concentrer sur l’analyse des données plutôt que de les coller, les formater ou les standardiser pour une utilisation ultérieure.
DataRails a créé cette solution en transformant les feuilles de calcul en frontaux consolidés de facto pour des bases de données disparates. À l’aide d’algorithmes d’IA et de ML, leur solution utilise des données de feuilles de calcul structurées et non structurées pour créer une base de données centralisée.
Une évolution, pas une révolution
Les applications de feuilles de calcul de nouvelle génération comme Airtable, les plateformes d'analyse de données complexes comme Tableau et les applications de reporting financier dédiées comme Anaplan pourraient faire leur chemin sur le marché et attirer des masses critiques d'utilisateurs, mais ce n'est pas encore le cas. la maîtrise.
En trouvant de nouvelles façons de permettre aux fidèles d'Excel de continuer à utiliser l'application tout en bénéficiant des avantages de systèmes plus avancés, les innovateurs technologiques d'aujourd'hui permettent aux directeurs financiers de rejoindre le 21e siècle.
