Malgré sa réputation de livraison de contenu sec dans les réunions virtuelles et en personne, PowerPoint reste le choix préféré de nombreux professionnels, même si d’autres options offrant une plus grande convivialité et flexibilité en dehors de l’écosystème Microsoft émergent.
Une partie de la popularité de la plate-forme de présentation découle de sa familiarité : de nombreuses organisations utilisent encore des environnements logiciels informatiques qui sont des premières de Microsoft, faisant de PowerPoint le choix évident pour la conception de présentations simples. La simplicité fournit la deuxième partie de cette permutation de popularité, car la création d’une présentation PowerPoint de base sur un seul sujet nécessite un minimum de temps et d’efforts.
Le problème? “Simple” ne veut pas toujours dire “efficace”. Les gens de tous les marchés, secteurs et secteurs verticaux du monde entier ont des histoires sur des présentations PowerPoint atrocement longues et ennuyeuses qui contenaient beaucoup de détails mais peu de valeur. La règle 7 × 7 offre un cadre pour aider à piloter la forme et la fonction de PowerPoint en réduisant le volume de texte et en améliorant l’impact des informations.
Dans ce morceau, briser la règle 7 × 7 dans PowerPointles meilleures pratiques et offrir quelques exemples concrets de sept par sept solutions sur site.
Le problème PowerPoint
Autrement dit, la plupart des téléspectateurs n’aiment pas PowerPoint. Bien que le format présente l’avantage de la rapidité et de la commodité, et puisse sans doute être utilisé pour communiquer des informations rapidement et de manière concise, de nombreuses présentations sont trop longues et surchargées de bonanzas de puces qui sont pertinentes mais qui ne sont en réalité que de l’air chaud numérique.
Dans la plupart des cas, le décalage entre l’apparence et l’action est au mieux ennuyeux et au pire irritant. Cependant, comme l’a souligné la BBC, dans des cas extrêmes, comme la catastrophe de la navette Challenger de la NASA, des informations ignorées dans une présentation surchargée peuvent avoir des conséquences réelles importantes.
Meilleur pari? Pour éviter la frustration et la fatigue de PowerPoint, il est temps d’adopter un nouveau cadre : la règle 7×7.
Qu’est-ce que la règle 7×7 dans PowerPoint ?
La règle 7×7 est simple : pour chaque diapositive, n’utilisez pas plus de sept lignes de texte, ou sept puces, et pas plus de sept mots par ligne. Les titres des diapositives ne sont pas inclus dans le décompte.
Il n’y a pas de données spécifiques pour soutenir le modèle 7×7 comme idéal ; certains prosélytes de PointPower considèrent que 8×8 est assez bon, tandis que d’autres disent que 6×6 est plus facile. Le point ici n’est pas le nombre strict, mais l’idée sous-jacente : supprimer les informations superflues pour améliorer l’assimilation de la présentation.
Les diapositives peuvent toujours contenir des images et devraient, dans la mesure du possible, mais s’en tenir à la règle 7×7 permet de réduire l’encombrement des données qui pourraient être mieux partagées dans les e-mails de suivi ou les discussions en tête-à-tête. En effet, la règle 7 × 7 est un moyen de réduire le temps que le personnel passe à faire semblant de se soucier des présentations PowerPoint et de les aider à se concentrer sur les informations des diapositives qui sont pertinentes, contextuelles et exploitables.
Meilleures pratiques pour la règle 7 × 7 dans PowerPoint
Créer une diapositive PowerPoint typique est facile. Cependant, comme toute pratique commerciale, elle peut être améliorée grâce à un ensemble de règles normalisées conçues pour limiter le gaspillage et améliorer l’efficacité. Et lorsqu’il s’agit de la plupart des présentations PowerPoint, à peu près n’importe quel changement a un impact positif.
Discutons de certaines des meilleures pratiques pour créer des diapositives PowerPoint avec la règle 7 × 7.
1. Toboggan unique, concept unique.
Chaque diapositive doit aborder un seul concept plutôt que d’essayer de relier les points entre plusieurs points de données, tendances ou idées. Bien qu’il soit bon de s’appuyer sur les données des diapositives précédentes au fur et à mesure que la présentation progresse sur une seule diapositive, l’approche à concept unique permet de concentrer les efforts de présentation dès le début.
2. Les images augmentent l’impact.
Comme indiqué ci-dessus, les images sont un ajout bienvenu aux diapositives, tant qu’elles sont pertinentes. Si vous vous retrouvez à ajouter des photos de stock sans rapport juste pour ajouter de la couleur, ne le faites pas. Gardez les diapositives, le texte et les images à jour.
4. Oubliez drôle.
Presque tout le monde a une histoire sur une blague PowerPoint “drôle” qui n’en était rien. Dans la plupart des cas, ces efforts d’humour autoritaire sont ostensiblement chaussés pour aider les téléspectateurs à mieux se souvenir des données sur les diapositives. En fait, ils détournent l’attention de votre objectif principal.
5. Planifiez-le.
Avant de créer votre présentation, créez un plan de base qui met en évidence votre concept principal, comment vous prévoyez de le transmettre et combien de diapositives au total cela devrait prendre. Ensuite, écrivez vos diapositives. Faites une pause, révisez-les et réduisez-les si possible.
6. Considérez le 7x7x7.
Si vous voulez vraiment opter pour la règle 7×7, envisagez d’ajouter 7 autres et visez pas plus de 7 mots sur chaque ligne, pas plus de 7 lignes sur chaque diapositive et pas plus de 7 diapositives au total. Ce n’est pas facile, mais cela offre beaucoup plus de chances de faire passer votre message.
Règle 7 × 7 dans les exemples PowerPoint
Alors, à quoi ressemble la règle 7×7 en pratique ? C’est une chose de parler de la création d’une meilleure diapositive, mais il est facile de retomber dans de mauvaises habitudes lorsque vient le temps de mettre en place une présentation. Ca a du sens; Les créateurs de contenu essaient souvent de transmettre une quantité importante d’informations en peu de temps, et il est facile de se laisser distraire par l’idée que toutes les données doivent être incluses pour que la réunion soit un succès.
Commençons par une diapositive qui a été sensiblement supprimée de la règle 7×7 :
Il y a beaucoup à déballer ici. Nous utilisons trop de lignes et trop de mots par ligne. Les lignes sont complexes sans dire grand-chose, et la tentative d’humour n’apporte rien.
Essayons à nouveau :
Celui-ci est meilleur : nous avons réduit le nombre de lignes à 7 et perdu la blague, mais la plupart des lignes font toujours plus de 7 mots et le texte est trop compliqué.
Essayons encore une fois :
Cette diapositive est claire et concise, avec la plupart des lignes de moins de 7 caractères. Il propose les mêmes informations que les deux premières versions, sauf qu’il est plus efficace et performant.
La solution 7×7
Bien que l’utilisation de 7 lignes de texte avec 7 mots ou moins ne soit pas une solution miracle pour tous les problèmes liés à PowerPoint, c’est un bon point de départ si vous cherchez à augmenter l’engagement du spectateur et à limiter la fatigue.
En bout de ligne ? PowerPoint n’est pas toujours le format idéal pour faire passer votre message, mais si vous avez besoin de créer une présentation rapide qui résonne bien avec votre public, commencez par la solution 7×7.
