Las fusiones y adquisiciones (M&038;A) son transacciones complicadas que dependen de la confidencialidad. El desarrollo de las tecnologías hizo que las formas tradicionales de guardar secretos ya no sean suficientes. Las alternativas, como las salas de datos físicas y la correspondencia por correo electrónico, son susceptibles de sufrir infracciones. Estas debilidades resaltan la importancia de un proceso más sólido y seguro. Las Salas de Datos Virtuales son fortalezas que mantienen la confidencialidad de la información sobre fusiones y adquisiciones. Son bases de datos seguras basadas en la web que pueden ser utilizadas por partes relevantes para colaborar, compartir y ver materiales protegidos. Este artículo explica qué es un software de sala de datos en línea y cómo puede beneficiar un proceso de fusiones y adquisiciones.
Desafíos de seguridad de la gestión de fusiones y adquisiciones
Las fusiones y adquisiciones (M&038;A) siempre presuponen tratar con grandes volúmenes de datos confidenciales y compartir documentos confidenciales con mucha gente. Naturalmente, esto puede poner en riesgo la transacción y todo el negocio.
Por ejemplo, los resultados de la encuesta de Forescout demuestran que 53% de las organizaciones experimentó un problema crítico de ciberseguridad durante el proceso de fusiones y adquisiciones eso puso en peligro todo el trato.
Esto demuestra la necesidad de una solución única que pueda proteger a los negociadores de enormes pérdidas financieras y otras consecuencias negativas. Una sala de datos virtual (VDR), o software de sala de datos, es una de esas soluciones.
Identifiquemos los principales desafíos de seguridad que pueden enfrentar el lado comprador y vendedor durante el acuerdo de fusiones y adquisiciones:
Violaciones de datos:
La violación de datos confidenciales se encuentra entre los principales riesgos de una transacción de fusiones y adquisiciones. Esto también está respaldado por estadísticas recientes: sólo en diciembre de 2023, hubo 1.351 incidentes divulgados públicamente de violaciones de datos en el mundo (lo que supone un enorme aumento en comparación con solo 470 casos en noviembre de 2023).
Control de acceso limitado:
A menudo, es difícil controlar quién tiene acceso a qué durante las fusiones y adquisiciones, lo que puede dar lugar a la divulgación de información confidencial a terceros. Este es especialmente el caso si las partes de fusiones y adquisiciones no utilizan ninguna solución digital para gestionar los datos de las transacciones y prefieren las salas de datos físicas tradicionales.
Seguimiento y seguimiento insuficientes
Lo mismo corresponde a la incapacidad de asegurar procesos adecuados de seguimiento y monitoreo, que permitan determinar las rutas de vulneración de datos en caso de ocurrir.
Control de versiones inadecuado
Tratar con una solución digital no orientada a acuerdos o una sala de datos tradicional no permite mantener mecanismos efectivos de control de versiones. Esto, a su vez, puede afectar negativamente a la toma de decisiones y, como resultado, incluso plantear ciertos riesgos de seguridad.
Falta de colaboración segura
Cualquier acuerdo de fusión y adquisición implica mucha colaboración entre las partes del acuerdo, especialistas legales, auditores y otras partes, especialmente en la etapa de diligencia debida. Naturalmente, el tema de la comunicación entre las partes es delicado por la naturaleza del acuerdo y requiere de un espacio seguro para ser discutido.
Papel de las salas de datos virtuales en el proceso de fusiones y adquisiciones

Al implementar una solución de sala de datos virtual durante la transacción de fusiones y adquisiciones, ambas partes garantizan un entorno seguro para compartir datos y, por lo tanto, pueden ahorrar costos significativos. Esto es especialmente relevante, sabiendo el costo promedio de una violación de datos, que fue 4,45 millones de dólares en 2023.
Definamos qué es un data room virtual y qué beneficios puede aportar a las empresas durante las fusiones y adquisiciones.
¿Qué es una sala de datos virtual?
Una sala de datos virtual, o sala de datos electrónica, es un repositorio en la nube para el almacenamiento y distribución de datos. Aunque en la superficie son similares a las soluciones promedio de almacenamiento en la nube, los proveedores de salas de datos virtuales se centran más en la seguridad, lo que los convierte en una excelente solución para transacciones financieras tan complejas como las fusiones y adquisiciones.
Beneficios de implementar servicios de data room en el proceso de fusiones y adquisiciones
A continuación se detallan las principales ventajas de utilizar salas de datos virtuales durante transacciones de fusiones y adquisiciones:
- Seguridad y confidencialidad mejoradas. La variedad de características de seguridad y medidas de seguridad serias que toman los proveedores de salas de datos garantizan la seguridad de los datos de alto nivel y, por lo tanto, salvaguardan la confidencialidad y privacidad de las organizaciones.
- Colaboración optimizada y segura. La mayoría de los proveedores de salas de datos virtuales ofrecen un módulo de preguntas y respuestas dedicado, donde las partes del acuerdo pueden discutir los problemas que surjan. Los VDR garantizan un espacio seguro para la comunicación.
- Due diligence eficiente. Además de la seguridad de nivel bancario, las salas de datos virtuales también ofrecen funciones destinadas a agilizar el proceso de diligencia debida. Esto, a su vez, acelera significativamente la toma de decisiones.
- Monitoreo mejorado. La mayoría de los VDR permiten a los administradores monitorear toda la actividad dentro de una sala de datos virtual. Significa que la acción de cada usuario es rastreable, lo que, a su vez, reduce las posibilidades de que se produzcan esquemas fraudulentos.
- Ahorro de tiempo y costes. Todas las ventajas mencionadas anteriormente conducen a importantes ahorros de costes, ya que las salas de datos virtuales garantizan un proceso de fusiones y adquisiciones fluido y sin problemas.
Las 7 principales funciones de VDR para fusiones y adquisiciones seguras
¿Cómo garantizan exactamente los proveedores de salas de datos modernas la seguridad y confidencialidad de los datos durante el proceso de fusiones y adquisiciones? Las siete características principales de VDR que lo hacen posible se describen a continuación:
- Permisos de acceso granulares. Los mejores proveedores de salas de datos ofrecen hasta 8 niveles de controles de acceso que permiten a los administradores de salas de datos controlar mejor quién puede acceder a qué documentos y, por tanto, mejorar la protección de los datos.
- Autenticación multifactor. La mayoría de los proveedores de salas de datos ofrecen un proceso de autenticación de dos pasos para ingresar a una sala de datos. Presupone que cada usuario verifique su identidad ingresando el código SMS antes de iniciar sesión.
- Cifrado de datos multicapa. La mayoría de los principales proveedores de salas de datos virtuales ofrecen al menos cifrado de 256 bits y claves de 2048 bits para los datos cuando se transfieren y en reposo.
- Redacción incorporada. Esta característica oculta ciertas áreas (como aquellas que revelan información de identificación personal) de un archivo o documento para que queden confidenciales.
- Marca de agua. Cada vez que se ve, imprime o descarga un documento en particular, aparecen marcas de agua dinámicas encima de él. Estas marcas de agua suelen contener información personal sobre el usuario o su dirección IP, de modo que cada acción se puede rastrear fácilmente.
- Vista de valla. Esta característica representa una valla digital que aparece en la parte superior del documento, por lo que solo ciertas partes del documento son visibles, mientras que el resto queda oculto por la pantalla con barras deslizantes.
- Restricciones de tiempo e IP. Un administrador de sala de datos virtual puede restringir el acceso a documentos para ciertas direcciones IP o establecer un límite de tiempo particular cuando se puede acceder a los archivos.
Resumiendo
La seguridad de los datos compartidos durante fusiones y adquisiciones es de enorme importancia. Cuando no se aborda de forma adecuada, puede dar lugar a numerosos problemas, como filtraciones de datos, que, a su vez, provocan importantes pérdidas monetarias o incluso el fracaso del acuerdo.
Las salas de datos virtuales son la forma de proteger los datos confidenciales durante las fusiones y adquisiciones. Con una variedad de funciones dedicadas y serias medidas de seguridad, los proveedores de salas de datos modernas garantizan que la negociación no solo sea segura sino también ágil y eficiente. Elija el mejor proveedor de salas de datos virtuales para las necesidades de su negocio comparando los mejores jugadores del mercado.