E-Mail-Verwaltung ist nicht einfach. Nur wenn Sie denken, Sie haben es unter Kontrolle, hat es eine Möglichkeit, wieder vor Ihnen zu kommen.
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“/>Es ist leicht, von E-Mails überwältigt zu werden, aber es muss keine Belastung sein. Dies sind meine Lieblingstipps, um E-Mails unter Kontrolle zu halten.
1. Halten Sie Ihren Posteingang leer
Ein sauberer Posteingang hat etwas seltsam Befriedigendes. Dies erhöht die Produktivität, da Sie Ihren Posteingang in wenigen Minuten schnell durchsuchen können, ohne die alten sortieren zu müssen. Und es reduziert psychische Störungen. Es gibt nichts Schöneres als einen vollen Posteingang, der Sie überfordert.
2. Insolvenz per E-Mail anmelden
Wenn Ihr Posteingang völlig außer Kontrolle geraten ist, melden Sie Insolvenz per E-Mail an. Beißen Sie auf die Kugel und löschen Sie alles (oder archivieren Sie alles, wenn Sie nicht bereit sind, einen bestimmten Schritt zu tun). Starten Sie erneut, starten Sie erneut. Wenn Sie seit Monaten dort sitzen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Person, die auf Ihre Antwort wartet, darüber hinweggekommen ist. Und seien Sie realistisch, werden Sie all diese Nachrichten erhalten? Entscheiden Sie, welche der neuesten Informationen Sie behalten möchten, wählen Sie den Rest aus und löschen oder archivieren Sie sie. Niemand wird sterben, das verspreche ich. Und denken Sie darüber nach, wie frei Sie sich fühlen werden!
3. Berühren Sie es einmal
Dies ist eine Denkweise, an der man hart arbeiten muss, um sich darauf einzulassen, aber sobald es zur Gewohnheit wird, wird man es lieben. Wenn Sie eine Nachricht öffnen, überprüfen Sie sie und dann mit ihr. Lass es nicht dort bleiben! Dort gefundene E-Mails müssen erst später erneut gelöscht werden, was Sie mehr Zeit und Energie kostet.
4. Üben Sie die Triage per E-Mail
Um eine One-Touch-Richtlinie beizubehalten, entscheiden Sie sofort, was mit einer E-Mail geschehen soll. Hier sind Ihre Entscheidungen:
- Antworte darauf. Wenn Sie in weniger als 3 Minuten auf die E-Mail antworten können, tun Sie dies sofort. Bring ihn aus dem Weg.
- Hausaufgaben Müssen Sie darauf reagieren, aber dies dauert mehr als ein paar Minuten? Setzen Sie es auf Ihre To-Do-Liste. Wenn Sie im Weg sind, müssen Sie Ihren Posteingang nicht durchsuchen, um herauszufinden, was zu tun ist.
- Datei es (wenn Sie Google Mail verwenden). Was ist Einreichung? Sie senden Ihre E-Mails an einen “Vorratsbehälter” irgendwo in Ihrem Google Mail-Konto. Es ist uns egal, wo, solange es nicht in Ihrem Posteingang ist! “Aber wie werde ich es finden?” du fragst. Einfach. Grundsätzlich werden Sie es googeln. Google Mail verfügt über eine Suchfunktion, die Ihrer eigenen Google-Suche nach Google Mail ähnelt. Benötigen Sie diese E-Mail von Tante Jane? Geben Sie einfach “Tante Jane” in die Google Mail-Suchleiste oben in Ihrem Posteingang ein und alle Ihre Nachrichten werden mit diesen Wörtern angezeigt. Sie müssen sich nicht mit dem Aufwand befassen, einen Ordner zu erstellen, ihn zu archivieren und zu erwarten, dass Sie sich daran erinnern, wo Sie ihn später abgelegt haben. (Wenn Sie Google Mail nicht verwenden, legen Sie es an einem leicht zu findenden Ort ab.)
- Löschen Sie es (oder senden Sie es per Spam). Das ist offensichtlich. Brauchst du es wirklich Wenn Sie es sofort wissen, löschen Sie es einfach. Getan.
5. Befreien Sie sich großzügig
Wenn Sie wie ich sind, haben Sie im Laufe der Jahre einige Newsletter abonniert. Melden Sie sich ab, es sei denn, ein Newsletter bietet einen echten Mehrwert für Ihr Leben oder Ihre Arbeit (Sie wissen, wie Useletter). Jeder legitime Newsletter hat am Ende der E-Mail einen Link zum Abbestellen (manchmal in sehr kleinem Druck, daher müssen Sie möglicherweise genau hinschauen). Klicken Sie hier, um sich abzumelden. Wenn Sie keinen Link zum Abbestellen sehen, handelt es sich bei der E-Mail wahrscheinlich um Spam. In diesem Fall markiere ich sie im Allgemeinen als Spam.
6. EOM verstehen (und verwenden!)
EOM steht für “End of Message” und ist ein nützliches Werkzeug, um Zeit zu sparen, aber es ist nicht allgemein bekannt. Grundsätzlich können Sie am Ende einer E-Mail-Betreffzeile “eom” einfügen, um anzuzeigen, dass die Nachricht nichts enthält. Es ist wie zu sagen: „Es ist nicht notwendig, diese E-Mail zu öffnen und / oder mir zu antworten. Was Sie gerade in der Betreffzeile gelesen haben, war alles, was ich sagen musste. Mein Mann und ich nutzen dies, wenn wir können. Wenn ich ein “eom” sehe, weiß ich, dass ich mit der folgenden Nachricht umgehen kann.
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7. Planen Sie ein regelmäßiges Bombardement
Das Schlüsselwort hier ist. Machen Sie dies zu einem festen Bestandteil Ihres Tages, Ihrer Woche oder Ihres Monats (was auch immer für Sie angemessen ist), sonst ertrinken Sie in kürzester Zeit wieder. Sperren Sie 5-15 Minuten, um Ihren Posteingang zu überprüfen und zu reinigen. Tragen Sie Ihren E-Mail-Blitz in Ihren Kalender ein, um sich daran zu erinnern. Stellen Sie den Timer ein und Sie sind fertig. Denken Sie daran, berühren Sie es einmal!
8. Suchen Sie eine E-Mail-Überprüfungsroutine, die für funktioniert
Vor einiger Zeit las ich Never Check E-Mail am Morgen: und andere unerwartete Strategien, um Ihr Arbeitsleben zum Funktionieren zu bringen von Julie Morgenstern. Auf den Seiten 97-98 macht sie einen guten Punkt:
„/> Der dramatischste und effektivste Weg, um Ihre Produktivität zu steigern, besteht darin, E-Mails in der ersten Stunde des Tages vollständig zu vermeiden. Verbringen Sie stattdessen jeden Tag diese erste Stunde mit Ihrer wichtigsten Aufgabe. Wenn Sie Ihre erste Stunde damit verbringen, sich auf ein Skript zu konzentrieren, beginnt der Tag mit der Kontrolle und nicht umgekehrt. Es ist eine kühne Aussage gegenüber der Welt (und sich selbst), dass Sie die Kontrolle übernehmen, dem hektischen Tempo entfliehen und Zeit für ruhige Arbeit schaffen können, wenn Sie sie brauchen … Denken Sie darüber nach: E-Mail ist nichts anderes als eine Reihe von Unterbrechungen und Ablenkungen die ohne Einladung in Ihrem Posteingang erscheinen. Selbst wenn Sie Ihre E-Mails eine Minute lang abrufen, können Sie auf sichere Weise die verschiedenen Schubladen in Ihrem Gehirn öffnen und Ihren Geist sofort mit einer Reihe anderer Probleme ablenken. Sobald dies geschieht, ist eine längere Konzentration auf etwas, ob kritisch oder nicht, fast unmöglich.
Ich habe diese Methode eine Woche lang ausprobiert und einige Produktivitätsvorteile festgestellt, bin aber seitdem zu meiner vorherigen Methode zurückgekehrt. Ich bin der Typ, der gerne an einem sauberen Whiteboard arbeitet. Daher ist es für mich am besten, meinen Posteingang zu leeren.
Der Punkt ist, es gibt keine Möglichkeit, Ihre E-Mails zu verwalten. Finden Sie einfach heraus, was für Sie funktioniert. Und dann mach es!
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